Особенности проведения деловых совещаний

Совет: Напомните о рамках дискуссии, о ее цели. Попросите еще  раз уточнить его антитезис и  вернуть разговор в прежнее русло.

Ситуация 3. Оппонент выхватывает мелочи, не затрагивая основного.

Совет: Спросите, не забыл  ли он цель разговора, свою собственную  цель. Верните его к спорной проблеме.

Ситуация 4. Оппонент намеренно подводит вас к ложным выводам, подтасовывая факты для того, чтобы впоследствии уличить вас в безграмотности и дилетантстве.

Совет: Прекратите обмен  мнениями, похвалите оппонента за глубину анализа и попросите его сделать обобщающий вывод.

Ситуация 5. Оппонент постоянно  меняет позицию, ходит вокруг да около, пытается найти что-то третье.

Совет: Не настаивайте на признании, согласии и поддержке  вашего предложения. Сверните разговор, который все равно ни к чему не приведет.

Ситуация 6. Оппонент скрывает резко отрицательное отношение к вашей позиции или к вам под маской доброжелательности.

Совет: Остроумно сорвите  его маску, напомните об уже имевших  место случаях подобной «доброжелательности» и ее результатах, раскройте его  замысел всем присутствующим.

В процессе делового совещания  очень важно контролировать его ход:

1. Руководителю следует  оставаться на нейтральных позициях! Это положительно воздействует  на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать  разговор. Если возникает неловкая  пауза, сразу же вмешиваться:  с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов.

3. Немедленно принимать  меры в случае возникновения  напряжения, обусловленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгореться спор!

4. Отклонять непродуманные  решения! Только подкрепленные  фактическим материалом решения  должны приниматься во внимание.

5. Высказывание участников  должно осуществляться путем поименного вызова.

6. Всегда должен говорить  только один человек. Необходимо  препятствовать возникновению стихийных дискуссий на совещании.

7. Руководитель совещания  должен выслушивать мнения всех  оппонентов! Никакие идеи не удерживаются  так упорно, как те, которые не  обсуждались.

8. Совещание - не поле боя, на котором противник должен быть «уничтожен», поэтому необходимо стремиться к выработке общих подходов. Всегда можно найти точки соприкосновения, если только захотеть.

9. Следует нетерпимо относиться  к экскурсам в прошлое и  отклонениям от темы, которые  допускают отдельные участники.  Совещание должно последовательно,  шаг за шагом приближаться  к решению поставленной проблемы.

10. Чтобы исключить недоразумения,  руководитель совещания должен  при необходимости уточнять сообщения  отдельных участков словами: «Я  это правильно понял? Так будет правильно?

11. Надо чаще подводить промежуточные итоги для того что продемонстрировать участникам, как близки они уже к цели.

12. Руководитель совещания  должен экономить время! Уже  в самом начале надо объяснить,  что проблема может быть, без  сомнения решена в отведенное  время. Если это возможно, не  следует затягивать совещание ни на одну минуту.

 

 

 

Заключение

 

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на основные положения подготовки и проведения деловых совещаний.

В предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных проблем.

Если такое совещание  признается целесообразным, оно тщательно  готовится. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания  включает следующие действия: определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания  и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава  участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная  подготовка участников и помещения. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход.

Для этого руководителю необходимо: оставаться на нейтральных позициях; постоянно поддерживать разговор; немедленно принимать меры к устранению напряжения, обусловленного эмоциями; выслушивать  всех оппонентов и стремиться найти  точки соприкосновения интересов; нетерпимо относится к отклонениям  от темы; чаще подводить промежуточные  итоги, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они к цели; экономить время.

Проводя совещание, следует  соблюдать общие правила ведения  спора: четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться; стараться так возражать, чтобы не вызвать неприязни и раздражения собеседника; не допускать превращения делового спора в выяснение личных отношений; не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность.

Совещание - процесс сложный, и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил.

 

 

Список использованной источников

 

1. Вечер Л.А. Секреты  делового общения / Л.А.Вечер / Работа для вас, 2006. - №8.

2. Виноградов С.И. Культура  русской речи: Учебник для вузов. / С.И.Виноградов. Под ред.проф. Л.К.Граудиной,  проф.Е.Н.Ширяева. - М.: Изд. группа НОРМА-ИНФРА М, 2007. - 560 с.

3. Колтунова М.В. Язык делового общения / М.В.Колтунова. - Изд-во: Экон. литература. - М., 2006. - 288 с.

4. Кузин Ф.А. Культура  делового общения: Практическое  пособие / Ф.А.Кузин. - М.: Ось-89, 2005.- 320 с.

5. Орлов О.М. Русский  язык и культура речи: Учеб. пособие  / О.М.Орлов. - Саратов: Саратовский  гос. соц.-экон. университет. - Саратов, 2005. - 334 с.

6. Сафронов В.И. Культура  общения: Конспект лекций / В.И.Сафронов. - М.: Изд-во «Мир книги», 2005. - 108 с.

7. Деловые статьи http://www.delo-press.ru

8. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. - М.: Экономика, 1990. - 115 с.

9. Каммероу Д., Баргер Н., Корби Л. Ваш психологический тип и стиль работы.- М.: ЗАО "Институт психотерапии", 2001

10. Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. и доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с 327-331

11. Андриенко Е.В. Социальная психология: Учебное пособие для вузов. –М: Академия 2004 – 264 с.

12. Василькова Ю.В. Лекции по социальной педагогике: Теория и история. –М: Перспектива 2006 – 736 с.

13. Грачев Г.В. Мельник И.К. Манипулирование личностью: Принуждение личности; Слухи и провокации; Технологии обмана; Алгоритмы самозащиты. –М: Алгоритм-книга - 384 с.

14. Шейнов В.П. Скрытое управление человеком: Психология манипулирования. –М: АСТ, 2005

15. Сухов А.Н. Бодалев А.А. Казанцев В.Н. Социальная психология: Учебное пособие для вузов. –М: Академия 2006 – 600 с.

16. Мудрик А. В. Социализация человека: Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. –М: Академия 2006 – 304 с.

17. Велков И. Г. Личность руководителя и стиль управления. - М. : Наука, 2002.-345 с.

18. Дизель П. М., Мак-Кинли  Раньян. Поведение человека в организации. - М. : Наука, 2003. - 145 с.

19. Лебедев В. И. Психология  и управление. - М. : 2000. - 140 с.

20. Практическая психология  для менеджеров: учеб. пособие / М.А.  Кириллов - М: Познание, 2006. - 199 с.

21. Самыгин С., Столяренко  Л. Психология управления: учебное  пособие / Ростов н/Д. Феникс, 2007. - 139 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

Тест М. Снайдера

Внимательно прочтите десять предложений, описывающих реакции на некоторые  ситуации. Каждое из них Вы должны оценить  как верное или неверное применительно  к себе. Если предложение кажется  вам верным или преимущественно  верным, поставьте рядом с порядковым номером букву «В», если неверным или преимущественно неверным - букву  «Н».

1. Мне кажется трудным искусство  подражать привычкам других людей. 

2. Я бы, пожалуй, мог свалять  дурака, чтобы привлечь внимание или позабавить окружающих.

3. Из меня мог бы выйти неплохой  актер. 

4. Другим людям иногда кажется,  что я переживаю что-то более  глубоко, чем это есть на  самом деле.

5. В компании я редко оказываюсь  в центре внимания.

6. В разных ситуациях и в  общении с разными людьми я  часто веду себя совершенно  по-разному.

7. Я могу отстаивать только  то, в чем я искренне убежден.

8. Чтобы преуспеть в делах  и в отношениях с людьми, я  стараюсь быть таким, каким  меня ожидают видеть.

9. Я могу быть дружелюбным  с людьми, которых я не выношу.

10. Я не всегда такой, каким  кажусь.

Люди с высоким коммуникативным  контролем, по Снайдеру, постоянно следят за собой, хорошо знают, где и как себя вести, управляют выражением своих эмоций. Вместе с тем, у них затруднена спонтанность самовыражения, они не любят непрогнозируемых ситуаций. Их позиция: «Я такой, какой я есть в данный момент». Люди с низким коммуникативным контролем более непосредственны и открыты, у них более устойчивое «Я», мало подверженное изменениям в различных ситуациях.

Подсчет результатов: По одному баллу начисляется за ответ «Н» на 1, 5 и 7 вопросы и за ответ «В» на все остальные. Подсчитывайте сумму баллов. Если Вы искренне отвечали на вопросы, то о Вас, по-видимому, можно сказать следующее:

0-3 балла - у Вас низкий коммуникативный контроль. Ваше поведение устойчиво, и Вы не считаете нужным изменяться в зависимости от ситуаций. Вы способны к искреннему самораскрытию в общении. Некоторые считают Вас «неудобным» в общении по причине вашей прямолинейности. Это может стать помехой при работе в коллективе, особенно в женском, где, как известно, личные отношения значат очень много.

4-6 баллов - у Вас средний коммуникативный контроль, вы искренни, но не сдержанны в своих эмоциональных проявлениях, считаетесь в своем поведении с окружающими людьми. 

7-10 баллов - у Вас высокий коммуникативный контроль. Вы легко входите в любую роль, гибко реагируете на изменение ситуации, хорошо чувствуете и даже в состоянии предвидеть впечатление, которое вы производите на окружающих. Профессиональное общение не является для вас проблемой, но вот когда, касается глубоких отношений, искренности и самораскрытия, то вам неуютно без привычных ролей и масок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Б

Приятно ли с вами общаться?

Ответьте «да» или «нет» на утверждения:

1. Мне нравится высказывать кому-нибудь свое расположение.

2. Я больше сосредоточен на приобретении внимания, чем дружбы.

3. Когда я узнаю об успехе моего товарища, у меня ухудшается настроение.

4. Я чувствую, что в отношение к моим друзьям, у меня больше прав, чем обязанностей.

5. Чтобы быть удовлетворенным собой, я должен кому-то в чем-то помочь.

6. Мои заботы исчезают, когда я оказываюсь в среде друзей.

7. Мои друзья мне основательно надоели.

8. Когда я занят делом, присутствие людей меня раздражает.

9. Мне приятно помогать другим, даже если это доставляет мне значительные трудности.

10. Из уважения к другу я могу согласиться с его мнением, даже если он не прав.

11. В одиночестве я испытываю тревогу и напряженность больше, чем, когда нахожусь среди людей.

12. Я считаю, что основной радостью в жизни является общение.

13. Я предпочитаю иметь поменьше друзей, но зато близких.

14. Я люблю бывать среди людей.

15. Я долго переживаю после ссоры с близкими.

16. У меня определенно больше близких друзей, чем у многих других.

17. Я больше доверяю собственной интуиции и воображению в мнении о людях, чем суждениям о них со стороны других.

18. Я предаю большее значение материальному благополучию и престижу, чем радости общения с близкими мне людьми.

19. Я сочувствую людям, у которых нет близких друзей.

20. По отношению ко мне люди были часто неблагодарны.

Вы получаете по одному баллу:

А) за ответы «да» на вопросы 5, 6, 9, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 19;

Б) за ответы «нет» на вопросы 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10, 17, 18, 20.

Результат:

До 10 баллов – поразмышляйте  над этой информацией, люди к Вам  не тянутся...

От 11 до 14 баллов – Вы хороший  собеседник.

От 15 до 20 баллов – Вы бываете  слишком общительны. Может есть смысл  сбавить интенсивность общения?