Особенности проведения деловых совещаний

Управление Алтайского края по образованию и делам молодёжи КГБОУ СПО «Барнаульский торгово-экономический колледж»   ПЦК Социально – правовых  дисциплин

 

Дисциплина  «Управленческая психология»

                                                               

 

                                                                                              Председатель ПЦК

                                                                                              Социально – правовых 

                                                                                              дисциплин

                                                                                               ______ Л.А. Балакирева

                                                                                              «___»__________ 2012г.

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на тему: «Особенности проведения деловых совещаний»

(на материалах ООО  «РОЗНИЦА-1»)

 

 

Выполнил студент      ________    «___» _________________ 2012 г.     Е.А. Беседина  

                                         

Специальность              080501      «Менеджмент (по отраслям)»            Группа М-102

                                             

Руководитель работы  ________    «___» ______________ 2012 г.     Ю.В. Мжельская

                                            

Работа защищена         «___» ___________________2012 г.        Оценка _________

 

 

 

 

 

 

       

Барнаул  2012

Оглавление

 

 

 

Введение................................................................................................................	3
1. Особенности деловых совещаний и их организация............................................	4
1.1. Деловое совещание как риторический жанр......................................................	4
1.2. Задачи  деловых совещаний.................................................................................	7
1.3. Подготовка к проведению делового совещания................................................	8
1.4. Ведение делового совещания...............................................................................	9
1.5. Этапы принятия решений.....................................................................................	14
1.6. Завершение делового совещания и составление его протокола.......................	18
2. Исследование особенностей  деловых совещаний в ООО «РОЗНИЦА-1».........	20
2.1. Методики и база  исследования навыков ведения  деловых совещаний...........	20
2.2. Результаты исследования  навыков общения......................................................	21
2.3. Рекомендации по ведению делового совещания..............................................	22
Заключение...................................................................................................................	25
Список использованных источников.........................................................................	26
Приложение А Тест М. Снайдера...............................................................................	28
Приложение Б тест «Приятно ли с вами общаться?»...............................................	30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Кроме деловых бесед и  коммерческих переговоров, в предпринимательской  практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов.

Актуальность темы не вызывает сомнений, поскольку коллективное обсуждение как форма делового разговора  имеет много положительных сторон. Во-первых, оно повышает эффективность  мышления. Своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями. Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

Объект - организация деловых  совещаний в ООО «РОЗНИЦА-1».

Предмет – особенности  деловых совещаний.

Цель данной работы - всестороннее изучение и характеристика основных этапов подготовки и проведения деловых совещаний.

Задачи:

1. Раскрыть, что представляет  собой деловое совещание.

2. Провести исследование  в ООО «РОЗНИЦА-1».

3. Дать рекомендации по  проведению деловых совещаний.

Курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, 2 приложений. Общий объем курсовой работы - 31 страница.

 

1. Особенности деловых  совещаний и их организация

 

1.1. Деловое совещание  как риторический жанр

 

 

Деловое совещание - устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива). В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.

В теории управления деловое  совещание определяется как форма  организованного, целенаправленного  взаимодействия руководителя с коллективом  посредством обмена мнениями. Это  своеобразный форум по выработке  ключевых решений и способ координации  активности людей и подразделений.

Совещание - это форма  организации делового общения коллектива с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам. Некоторые авторы относят совещания к так называемым протокольным жанрам - это означает, что проходят они в обстановке строгой официальности, обусловленной фиксацией устной речи, ведением протокола.

В профессиональной практике экономистов чаще всего встречается  деловое совещание в «чистом» виде, именно как совещание коллектива специалистов. Способности специалиста, его творческий потенциал, его умение профессионально общаться, как в  зеркале, проявляются в процессе проведения делового совещания.

В отличие от деловой беседы или переговоров, деловые совещания  представляют собой способ открытого  коллективного обсуждения тех или  иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это такие  речевые события, как собрание, заседание, семинары и конференции. Они классифицируются в зависимости от важности и содержания проблем и реальных задач, вынесенных на обсуждение, а также места, времени и продолжительности работы.

Деловые совещания могут  классифицироваться по тематике рассматриваемых  вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Цель инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и  распоряжений «сверху вниз» по схеме  управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводится  принятые руководителем предприятия  или организации решения, распределяются задачи соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручения.

Цель оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о  текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний, информация поступает «снизу вверх» по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Цель проблемных совещаний - поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное  решение можно получить, используя  следующие способы:

1. нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;
2. выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;
3. принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

В качестве основной коммуникативной  задачи следует определить необходимость  принятия коллективного решения  на основе равного права каждого  высказать и обосновать свое мнение, при условии, что решение вопроса  затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений  организации или фирмы, когда для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных работников.

Специфика жанра «деловое совещание» состоит в том, что  совещание - вторичный текст, основанный на обсуждении профессиональных проблем, как правило, внутри своего коллектива. Основная цель делового совещания - принятие определенных решений или, как правило, координация взаимных действий. Тип  речевого жанра совещания - информационно-убеждающий. Характер общения при переговорах - ролевой, официальный, публичный, устный.

Особенность речевой ситуации деловых переговоров - общение происходит в конкретных условиях, в официальной  обстановке, между профессионалами, как правило, в коллективе единомышленников. Это придает общению особый личностный характер, тогда как у собеседников есть определенное сложившееся мнение друг о друге.

В композиционно-структурное  единство совещания входят:

1) открытые вопросы для  получения общей картины проблемы, включая вопросы типа «что»  для выявления фактов и «какие»  для понимания отношения к этим фактам;

2) поощрение, которое заключается  в повторении ключевых слов. Тем  самым вы получаете более полную информацию;

3) обратная связь, которая  может осуществляться в виде  пересказа, чтобы выступающий  понимал, что его правильно услышали;

4) отражение и признание  чувств, что дает понять собеседнику,  что вы заметили основные эмоции выступающего;

5) резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

С точки зрения структурно-композиционного  построения деловое совещание - комбинированный  риторический жанр, включающий в себя “малые” жанры, расположенные в  определенной логически обусловленной  последовательности: установление контактов; уточнение содержания и целей  делового совещания; деловое совещание (обмен сообщениями); обоснование  мнения (обмен мнениями); предложения (обмен предложениями); речь в прениях (по необходимости); принятие решения или выработка определенного мнения, отношения к полученному сообщению.

Первые два - это речевые  произведения, которые являются обязательной составной частью. Центральные - содержат объяснения сложившейся ситуации, необходимости  проведения делового совещания. Завершает  комбинированный жанр делового совещания - выработка определенного мнения или принятие решения по обсуждаемому вопросу.

Таким образом, деловое совещание  как способ координации деятельности людей - один из востребованных видов  речевого делового общения, в том  числе и для решения проблем  в области экономики, финансов, менеджмента, имеющий как устный риторический жанр свои специфические свойства, которые должен знать деловой  человек для успешного решения  профессиональных проблем, связанных  с управлением коллективом, с  целенаправленным решением проблем путем обмена мнениями.

 

1.2. Задачи  деловых совещаний

 

 

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решения  группой заинтересованных лиц, соответственно особенности такого поведения, распределения  ролей в группе, отношения между  членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние  на характер выступлений участников совещания и его результаты. Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:

1) Выяснить, проанализировать  состояние дела (как выполняется  намеченное, что происходит в  коллективе и т.д.); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.

2) Проинформировать коллектив  о поисках в решении проблем,  о новом опыте и возможностях  его внедрения, убедить сотрудников  в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.

3) Найти коллективное  решение проблемы, продуцировать,  собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».

4) Отобрать и принять  конструктивные решения. Это задача  собрания - принимающего решения.

5) Дать участникам необходимые  знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.

 

1.3. Подготовка к проведению делового совещания

 

 

В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения  о его проведении, определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и  его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и  проекта решения, предварительная  подготовка участников и помещения, а при необходимости - размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

После того как принято  решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число, но только тех, которые  действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. По количеству участников собрания могут  быть узкими (до 5 человек), расширенными (до 20 человек) и представительными (свыше 20 человек). Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них  трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в  них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок, давления на «саботажников». Идеальное  количество участников для внутреннего  делового заседания - от 6 до 9.