Деловые контакты. Особенности делового общения

 

 

Московский автомобильно-дорожный институт (Государственный  технический университет) Кафедра русского языка основных факультетов               Деловые контакты. Особенности делового общения.                                                                          ФИО студента                                            Группа     2ЗбПп                                                                           Руководитель: канд. филол. наук                                                                       МАДИ 2013 (2014)

 

 

 

 

      СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение  ……………………………………………………….…………………..…....3

      1. Понятие и особенности делового общения……………………...………………….4

      2. Значимость и эффективность делового общения.............................…....…….…....4

3 Виды делового общения .................………………………............................................7

      4 О правилах делового общения………………....…….................................................8

      4.1 Правила и запреты, обеспечивающие результативность контактов ………........8

      5 Правила эффективного ведения бесед……………………………………………….8

      6 Виды деловых контактов и их специфика……………………………………….….16

Заключение.……………………………………………………………….…..……. …25

Список  использованных источников ……………...............................................……26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Переговоры - это факт нашей повседневной жизни. Каждый день мы все о чем-то договариваемся: один - со своей подругой, куда пойти пообедать, другой - со своим  ребенком, когда гасить свет; кто-то обсуждает с начальником возможность  своего повышения по службе; а кто-то пытается договориться с малознакомым ему человеком о покупке его  дома. Два адвоката стараются найти  компромиссное решение спорного дела по поводу автомобильной аварии. Мэр встречается с профсоюзными лидерами с целью предотвратить  забастовку рабочих и т. п.

Переговоры являются основным средством  получения от других людей желаемого. Сегодня все чаще приходится прибегать  к переговорам, поскольку каждый человек хочет участвовать в  принятии решений, которые его затрагивают. Люди с разными интересами используют переговоры с целью уладить возникшие  разногласия. Даже когда они обращаются в суд, то почти всегда вырабатывают соглашение до слушания дела.

Хотя переговоры происходят каждый день, вести их правильно нелегко. Нередко видят лишь две альтернативные стратегии ведения переговоров -- быть податливым или жестким.

Человек с мягким характером желает избежать личного конфликта и  ради достижения соглашения с готовностью  идет на уступки. Дело нередко кончается  тем, что он чувствует себя ущемленным и обижается.

Жесткий участник переговоров рассматривает  любую ситуацию как состязание воли, в котором сторона, занявшая крайнюю  позицию и упорно настаивающая на своем, получает больше. Он хочет победить и часто вызывает такую же жесткую  реакцию с противоположной стороны, которая изматывает его самого и  его ресурсы, а также портит его  отношения с противником.

Оба участника переговоров, рассмотренных  выше, выбрали стандартную переговорную стратегию, связанную с концентрацией  внимания на позициях сторон (слабый - сильный), а не на решаемом вопросе.

Вторая стандартная стратегия  в переговорах предусматривает  средний подход -- между мягким и  жестким -- и включает в себя попытку  сделки между стремлением достичь  желаемого и ладить с людьми.

Есть и третий путь ведения переговоров, основанный на способности решения  проблемы на основе ее качественных свойств, то есть исходящий из рассмотрения сути дела, а не торговли по поводу того, на что может или не может пойти каждая сторона. Этот путь предполагает, что стороны стремятся найти взаимную выгоду там, где только возможно, а там, где их интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который был бы обоснован какими-то справедливыми нормами независимо от воли обеих сторон. Эта стратегия, называемая стратегией принципиальных переговоров, предполагает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров, исключает трюки и не использует фактор позиции. Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что полагается вам по праву, и остаться при этом в рамках приличий. Этот путь позволяет быть справедливым, одновременно предохраняя от тех, кто мог бы воспользоваться вашей честностью. Он применим и тогда, когда противостоящая вам сторона обладает большим опытом или, наоборот, меньшим, и тогда, когда торгуется жестко или же занимает дружелюбную позицию.

 

1. Понятие и особенности  делового общения

 

В деятельности руководителя большую  часть времени занимают различного рода деловое общение (с подчиненными, партнерами, коллегами, прессой и  т.д.). В связи с этим, руководителю просто необходимо знать, как наиболее эффективно организовать это общение.

   Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Содержанием такого общения является то, чем заняты люди, а не те проблемы, которые затрагивают внутренний мир. Умение вести себя с людьми во время беседы является одним из главнейших факторов, определяющих шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности [14].

   Деловое общение бывает прямое и косвенное. При прямых деловых контактах происходит очное общение, в то время как при косвенных контактах взаимодействие партнеров осуществляется на расстоянии (деловые письма, записки, телефонные разговоры). Прямое общение в сравнении с косвенным обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения.

 В целом деловое общение  отличается от неформального  тем, что в его процессе ставятся  конкретные цели и задачи, которые  требуют определенного разрешения. Данная ситуация не позволяет  прекратить процесс переговоров  с партнером в любой момент.

 

  К видам делового общения относят:

- беседы;

- переговоры;

- совещания;

- публичные выступления

 Деловые контакты строятся  на партнерских началах, исходя  из взаимных потребностей, из  интересов общего дела. В жизни  любой организации все виды  делового общения занимают важное  место. Перейдем к характеристике  некоторых видов деловых контактов. 

 

2 Значимость и эффективность делового общения

 

Более 70 % времени деловой человек  тратит на общение с партнерами, клиентами, своими сотрудниками. Поэтому от того, насколько грамотно построено это общение, зависит многое: результативность переговоров, степень взаимопонимания с окружающими, удовлетворенность работников своим трудом, морально-психологический климат в коллективе, взаимоотношения с другими организациями и с государственными органами и др.

Искусство делового общения основывается на использовании психологических факторов и умелой организации самого процесса общения. Ниже мы сделаем упор именно на организацию общения, не забывая об основных его факторах и специфике.

Любые виды деловой активности во внешнеэкономической деятельности предполагают интенсивное деловое  общение с партнерами, потенциальными потребителями и поставщиками, многочисленными  организациями, обеспечивающими транспорт, поставку сырья, полуфабрикатов и различных  видов продукции, коммерческие услуги и т. п.

Успешность любых из этих мероприятий  в очень большой мере зависит  от искусства специалиста, правильного  учета ситуации, особенностей деловых  партнеров, правильности выбора стратегии  и тактики делового общения, степени  предварительной подготовленности к решению конкретных вопросов.

Рассмотрим особенности делового общения и пути повышения его  эффективности.

Любое деловое общение предполагает решение ряда тактических и стратегических задач. Конкретный ожидаемый результат  – это тактическая задача делового общения. Однако даже решение этой конкретной задачи может предполагать решение  важной стратегической задачи – установление в последующем длительных, обоюдовыгодных деловых контактов.

Установление длительных деловых  контактов, поиск надежных и перспективных  деловых партнеров – важная задача в любой деловой активности. И  ее всегда необходимо иметь в виду при решении конкретных задач.

Не менее важна в ходе деловых  контактов, делового общения борьба за укрепление высокой репутации  и организации, и специалиста.

Успехи любой деятельности зависят  от складывающейся в деловой сфере  репутации организации и ее представителей. Сложившаяся репутация надолго определяет деловые отношения, облегчает принятие выгодных решений. В развитом обществе широко используются конкурсы на занятие должностей самого различного характера, на заключение важных и перспективных контрактов. Экспертная оценка организации или специалиста, выполняемая видными деловыми людьми или представителями солидных и пользующихся общим доверием организаций, их рекомендации нередко могут определить выбор. На их оценку, как правило, серьезно влияет репутация организации и специалиста, ведущего деловое общение.

Репутация складывается как результат  многочисленных контактов специалиста  или организации с деловыми партнерами. И нередко допущенная ошибка, непродуманные  действия могут привести к формированию неблагоприятных впечатлений, плохой репутации, причем сложившееся впечатление  очень трудно изменить. Поэтому в  деловом общении каждый ложный шаг  может иметь далеко идущие отрицательные  последствия. Это всегда необходимо иметь в виду.

Эффективность делового общения зависит  в очень большой мере от правильной оценки ситуации и деловых партнеров, их финансового положения и их традиций, психологических особенностей участников переговоров, а также  от общей подготовленности специалистов, осуществляющих это деловое общение. Деловое общение возможно в весьма разнообразных формах и проходит ряд стадий. Конкретные ситуации и  специфика деловых партнеров  могут существенно изменять стратегию  и тактику делового общения.

Конечная цель делового общения  – определенная совместная деятельность. Достижение этой цели требует разрешения противоречий, которые определяются неизбежным различием исходных позиций  будущих деловых партнеров. И  поэтому важным элементом делового общения оказывается проведение переговоров, направленных на формирование согласованных и обоюдовыгодных решений.

Для достижения этого результата важно  правильно оценить психологические  особенности деловых партнеров, умело использовать принципы психологии убеждения и пропаганды.

Встречи с деловыми партнерами и  проведение переговоров – довольно распространенный вид деятельности. Сложилась определенная система  планирования и организации этой деятельности – деловой протокол. Правильное использование отработанных приемов и норм избавляет от сложностей и недоразумений и существенно  облегчает деловое общение.

Комплекс вопросов, которые приходится решать в ходе делового общения, предъявляет  определенные требования к уровню подготовленности специалистов, их общей культуре общения, умению быстро и, по возможности, безошибочно  ориентироваться в ситуации. Поэтому  необходимо постоянно учиться в  ходе делового общения, чтобы исключить  повторение возможных ошибок и отрабатывать эффективные приемы деятельности. Необходимы непрерывное самообучение и самовоспитание (нередко применяется не очень  удачный термин "самоменеджмент"), чтобы сформировать у себя необходимые качества и привычки, облегчающие деловое общение и укрепляющие деловую репутацию.

Важным элементом делового общения  является подготовка деловых сообщений (в устной или письменной форме), излагающих позиции сторон и содержащих определенные предложения. На судьбу специалиста  существенно влияет его поведение  при такой форме общения, как  интервью при приеме на работу или  установлении первых контактов с  партнерами.

    3 Виды делового общения

 

При всем многообразии форм делового общения основным элементом его является разговор (беседа) двух или большего числа лиц. Поэтому для единообразия условимся называть деловым разговором, деловой беседой (или сокращенно — разговором, беседой) любой словесный контакт, инициатор которого преследует определенные цели.

В зависимости от того, в какой степени  в ходе разговора достигнуты его цели, можно судить о степени эффективности контакта и оценивать грамотность действий его участников.

Деловые разговоры (беседы) ведутся  при 1) приеме на работу; 2) получении  задания; 3) отчете о проделанной работе; 4) рассмотрении упущений в работе; 5)  при увольнении.