Понятие и назначение управления информационной деятельностью муниципального учреждения

 

 

2.3. Структура  и условия функционирования управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ

 

Организационная структура  управления информационной деятельностью  Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан – Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлена на рисунке 2.4.

 

Начальник Общего отдела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________   - непосредственное  подчинение

-----------------------   - функциональное  подчинение

Рис. 2.1. Организационная  структура  службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

 

Общий отдел возглавляет  начальник, назначаемый на должность приказом Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Общий отдел в своей  деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами  по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Сведения о составе основных работников службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан можно посмотреть в таблице 2.5.

Таблица 2.5.

Сведения о составе  основных работников службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Профессия (должность)	Всего
Начальник общего отдела Секретарь Инспекторы Юрист Итого	1 1 2 1 5

 

Рассмотрим данные о составе служащего персонала и его квалификации (таблица 2.6).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.6.

Данные о квалификационном составе специалистов Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан ООО «Восход»

Должность	Образование	Специальность	Кол-во	Стаж работы
Начальник   Секретарь Инспекторы Юрист	Высшее   Средне-техн. Высшее Высшее	Инженер- экономист бухгалтер бухгалтеры юридическое	1   1 2 1	Свыше 5 лет   Свыше 3 лет 3-4 года Свыше 5 лет

 

Как, мы видим уровень подготовки специалистов довольно высокий, все они имеют стаж работы по специальности более  3 лет.

Положение об общем отделе Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• задачи;
• структура;
• функции;
• взаимоотношения с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан;
• права;
• ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела Главе Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления  деятельности отдела, важнейшими из которых  являются организация работы по обеспечению  документационного оборота в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, организация системы учета документов.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции»  рассмотрены функциональные обязанности  в области  работы, в частности:

• разработка планов комплектования документации в соответствии с программой развития Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан;
• ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений;
• ведение всей отчетности по управленческим вопросам.
• Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан» содержит перечень документов, которые поступают в отдел, и документов, которые направляются из отдела в другие подразделения Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

В разделе «Права»  указаны основные полномочия, которыми наделен отдел, в частности:

• право требовать от всех подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан необходимых для полноценной работы отдела материалов;
• право принимать работников Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по вопросам приема, перемещения и увольнения;
• право осуществлять связь с другими организациями по организационным вопросам;
• право требовать от других подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе.

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника общего отдела являются:

• руководство работой отдела;
• обеспечение выполнения работ;
• разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• проведение работ по защите информации, составляющей государственную тайну;
• обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
• контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
• внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, касающиеся деятельности отдела;
• нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• основы экономики, организации труда и управления;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела и перечень видов основных работ  определяется численностью работающих в организации.

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы (таблица 2.7).

Таблица 2.7.

База данных по контролю

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Исполнитель	Срок исполнения	Ход исполнения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

- формирование базы  контролируемых документов; направление  контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю  о сроке исполнения;

- получение информации  о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу  данных информацию о ходе и  результатах исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование  руководителя о состоянии и  результатах исполнения;

- снятие документов  с контроля по указанию руководителя.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

 Затем снимает копию  для исполнителя и подшивает  в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

<p class="dash041e_0441_043d_043e_0432_043d_043e_0439_0020_0442_0435_043a_0441_0442_0020_0441_0020_04