Понятие и назначение управления информационной деятельностью муниципального учреждения

 

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной  структуры Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан за счет расширения сферы деятельности, возрастанием количества служащих.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний  и конференций.

Из муниципалитетов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении отчетов о проделанной работе.

Исходящие документы, в  соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные  документы, отправляемые из Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк  для письма;

- общий бланк для всех других  видов документов (служебная записка,  докладная записка и т.д.).

Внутренний документ – это официальный  документ, не выходящий за пределы  организации, подготовившей его.

Внутренние документы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан  по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- организационные документы, которые  регламентируют деятельность Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые  Главой Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные и служебные  записки, акты, справки и т.д.).

Необходимо отметить, что при  внутренней переписке сотрудники Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан  другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  осуществляется централизованно секретарем-референтом Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Заканчивается первичная  обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

На рассмотрение руководства Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая  на имя Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан передается секретарю Главы. Она рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит  на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Глава Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Порядок прохождения  входящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлен на рисунке 2.2.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом. Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан на рисунке 2.3.

 

Кто выполняет операции	Общий отдел	Руководство	Секретари структурных подразделений	Руководство структурных подразделений	Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных  документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразделением
12.Регистрация  документов
13.Рассмотрение руководством подразделения

 

                                - движение документов, поступающих на имя Главы

- движение документов, поступающих  на имя руководителей структурных  подразделений

- движение нерегистрируемых документов.

Рис.2.2.  Оперограмма  движения входящих документов

 

Кто      выполняет     Операции	Исполнители	Структурные подразделения Секре-      Руковод-тари          ство	Юрист	Глава Администрации	Общий отдел
1.Составление проекта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение  изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

 

- движение документов, подписываемых  Генеральным директором

- движение документов, подписываемых  руководителями структурных подразделений

Рис.2.3. Оперограмма  движения исходящих документов

Регистрация входящих документов в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Таблица 2.2.

Форма регистрационного журнала для входящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Корреспондент/кто подписал	Заголовок	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

Резолюция руководителя Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный  номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в  верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих  документов ведется в журнале, содержащем следующие графы (таблица 2.3).

 

 

 

 

Таблица 2.3.

Регистрация исходящих  документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата док-та	Исход.  №	Адресат	Краткое содержание/   кто подписал	Исполнитель/              Кто принял	Прим.(кто принял док-нт)
1	2	3	4	5	6

 

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Главы, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан регистрирует секретарь руководителя. 

Журналы регистрации  внутренних документов содержат следующие графы (таблица 2.4).

Таблица 2.4.

Журналы регистрации  внутренних документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата и номер поступления	Дата и номер док-та	Структурное подразделение	Вид док-та	Содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

Практическую работу по контролю управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ осуществляют сотрудники Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по поручению руководства Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, что подробно рассмотрено в следующем параграфе.