Управління заходами. Планування і конролінг іvent проєкту

II УПРАВЛІННЯ ЗАХОДОМИ 

2.1. Siebel eEvents 
 

  Siebel eEvents - комплексне рішення з планування та проведення різних заходів, включаючи семінари , покази товару , спеціалізовані виставки , конференції та спортивні заходи. Додаток дозволяє ефективно управляти широким спектром діяльності - від планування до аналізу результатів проведення заходів , забезпечує додаткову інформацію по всім новим контактам , отриманим завдяки проведеним заходам . 
 Siebel eEvents також пропонує готове і повністю конфігурується інтернет- додаток, що дозволяє клієнтам отримати інформацію про захід , зареєструватися та сплатити в режимі самообслуговування . 
Siebel eEvents дозволяє планувати і вести як прості заходи , так і складні , з урахуванням фінансових витрат , вільних ресурсів ( проектори , приміщення , номера готелю і пр. ) , а також фіксувати складні логістичні переміщення. 
 Функції Siebel eEvents 
 а) Детальне планування маркетингових кампаній на основі аналізу конкретних заходів дозволяє планувати як одержуваний результат від заходу , так витрати на нього. Таким чином , можна розрахувати очікувану і відстежити реальну ефективність заходу. 
 б) Гнучке перепланування заходів у рамках маркетингових кампаній, використовуючи результати аналізу вже проведених заходів .

   в) Використання різних каналів для інформування потенційних покупців про заходи , проведення заходів різних типів по різних каналах (залежно від очікуваної реакції або продукту, що просувається ) . 
 г) Скорочення витрат на проведення заходів завдяки можливості здійснення реєстрації на заходи та оплати через інтернет . 
 
2.2 Управління заходом 

  Проект- менеджмент відображає цілісну обгрунтованість проведення або реалізації цілеспрямованих дій . Кожна задача , яка не може бути виконана в стандартному порядку , повинна плануватися як проект. Наступні критерії ідентифікують задум в якості проекту : 
• однозначно задані параметри ; 
• тимчасове , кадрове та фінансове обмеження ; 
• унікальність завдання; 
• високий рівень складності; 
• специфічна для проекту організація .

  За допомогою даних критеріїв роз'яснюється, що проект-менеджмент являє собою безпосередню основу менеджменту заходів. Кожний захід або кожен event повинні розглядатися як затверджені проекти ; планувати і організовувати їх необхідно відповідно до методами проект -менеджменту . 
Нижче будуть докладніше представлені підстави , методи та концепції проект - менеджменту; після цього ми в деталях розглянемо і визначимо сфери завдань і фази їх виконання в рамках менеджменту заходів. 

2.3. Проект- менеджмент 
 

  Управляти проектом , тобто event або заходом , означає: 
  а) Ставити разові завдання , планувати , оцінювати і організовувати їх виконання ; 
  б) Здійснювати цілеспрямовану реалізацію цих завдань в команді ; 
  в) Контролювати і управляти виконанням завдань , щоб оптимально забезпечити досягнення мети; 
  г) Успішно завершити проект і покінчити з усім на загальне задоволення. 
 Наступні підрозділи покликані надати основну інформацію та ознайомити з допоміжними засобами успішного менеджменту заходів. 

2.4. Трикутник проекту 

  Під час загальної тривалості роботи над проектом , тобто у фазах його планування і управління, слід з увагою поставитися до так званого « магічного трикутнику проекту». Трикутник проекту ( див. нижче ) утворюється з трьох основних кутів , що визначають цілісність проекту: 
  а) Результат / мета . 
 В рамках менеджменту заходів сам захід є вища мета всього проекту. З цієї першорядної мети, тобто успішного проведення заходу , виводяться далі, залежно від характеру event - заходу і його організатора , самі різні цілі другого порядку . При проведенні спортивного свята силами спортивного товариства можливі такі другорядні цілі , як представлення нового члена команди або поповнення громадської каси. А на дні відкритих дверей , організовуваному підприємством, цілі другого порядку - позитивний вплив та ідентифікація співробітників та їх сімей з підприємством, - навпроти , виносяться на передній план. 
  б)Ресурси / витрати . 
 Під цей пункт потрапляють усі без винятку необхідні витрати протягом всього часу роботи над проектом. Сюди відносяться не тільки фінансові ( постійно знаходяться в розпорядженні грошові кошти , спонсорування , попереднє фінансування ) і матеріальні (засоби праці і т. д.) кошти, а й необхідний робочий час (як добуток чисельності персоналу і тривалості роботи ) і відповідна інфраструктура ( приміщення , корисні площі , автостоянки т. д.). 
  в) Час / терміни.

  Цей пункт охоплює , по-перше , власне календарні терміни проведення заходу. Але в рівній мірі необхідно враховувати планування термінів та їх дотримання . Захід тримається на дотриманні запланованих термінів . Рекламні плакати та газетні статті вже за кілька місяців вказують на запланований захід і відповідні терміни. 
Трикутник проекту тому і позначається як « магічний» , що жоден з його кутів не може бути змінений окремо, але кожного разу зміна як мінімум одного тягне за собою інші детермінанти . Якщо , наприклад , занадто мало співробітників готове до організації та проведення заходу , ця нестача ресурсів може бути компенсована тільки збільшенням тривалості роботи або коректуванням цілей. 
 По ходу даної глави ми все частіше будемо звертатися до трикутника проекту , оскільки він повинен прийматися до уваги протягом усіх без винятку фаз менеджменту заходи. 

2.5. Структурний план проекту 

  Щоб справитися з таким складним завданням , як планування та проведення заходу , весь проект в цілому має бути поділений як з точки зору організації , так і з точки зору змісту . Бо тільки таким чином можливо подужати гору навалилися завдань. 
 Організаційне структурування проекту , яке ще називають організацією побудови , дається в загальному і цілому через ієрархічний поділ на відповідні області завдань (з призначенням відповідальних за ті чи інші ділянки ) та проектні складові. Тут встановлюється , хто несе відповідальність за яку сферу діяльності або за виконання яких завдань . Організація побудови в межах проекту « Захід » може виглядати наступним чином: 
  а)ведення проекту (сфери завдань: керівництво , організація проекту, планування , контролінг , оповіщення зовнішнього світу); 
  б)відповідальність за стратегію (сфери завдань: програма , маркетинг) ; 
  в)відповідальність за логістику (сфери завдань: кейтеринг , логістика) ; 
  г)відповідальність за загальні умови (сфери завдань: фінанси , податки , право , відповідальність , гігієна , безпека) . 

2.6. Структурний робочий план 

Розподіл за змістом проекту , або event -заходи , проводиться за допомогою так званого робочого структурного плану ( структурний план проекту ( СПП ) , або WBS ( work breakdown structure ) . Він охоплює всі без винятку види діяльності , які треба здійснити в загальному проектному процесі . Окремі поточні завдання об'єднуються в робочі пакети , а робочі пакети , в свою чергу , складаються в проектні складові. Тим самим досягається розділення великого проекту « Захід » на маленькі доступні для огляду проектні складові. Виходячи з цього дамо коротке визначення складової СПП на прикладі проектної складової логістики. 
  а) Робочий пакет.

  Безліч поєднаних видів діяльності (наприклад , підготовка необхідної інфраструктури ) . Ієрархічна структура робочих пакетів утворює структурний план робіт . 
  б) Задана / дія . 
 Найменша одиниця роботи , яку необхідно виконати в рамках проекту (наприклад , підключення санітарного обладнання до каналів подачі і зливу води). Робочий пакет найнижчого рівня. 
  в) Проектна складова. 
 Частина проекту , що містить робочі пакети та / або більш дрібні частини проекту . Робочий пакет високого рівня. 
У кожної проектної складової , а також у кожного робочого пакета є своє відповідальна особа . Реалізація окремого робочого пакету повинна плануватися і здійснюватися як самостійний проект.

2.7. Склад Event заходу 

  Еvent management (від англ. Event - "подія" ) - це повний комплекс заходів щодо створення корпоративних і масових подій . Причому якщо перші спрямовані в основному на зміцнення внутрішньокорпоративного духу , то другі надають велику підтримку рекламним і PR- кампаніям . В цілому ж завдання подієвого менеджменту - зробити з банального заходи справжня подія , яке будуть згадувати і після його закінчення. 
    З чого починаэться подія

Приводи для таких заходів можуть бути самими різними. Залежно від цілей і характеру можна виділити наступні види акцій : змагання ; семінари , курси підвищення кваліфікації; фанд - рейзер ( fund - raisers ) - заходи по збору коштів на різні цілі ; зустрічі , засідання , річниці ; особливі заходи; церемонії , привітання , відкриття , торжества; спортивні заходи ; музичні виступи та концерти ; масові гуляння . Головне - правильно використовувати кожен привід і організувати свято з максимальною користю. 
 Управління навіть самим скромним за масштабом заходом вимагає значних зусиль і витрат , як інтелектуальних , так і матеріальних . А для ефективної підготовки потрібно чітко уявляти собі кінцеві цілі , завдання і бажаний суспільний резонанс. Після відповідей на ці питання можна починати власне event management . При плануванні необхідно продумати наступні ключові позиції : 
 Бюджет. Насамперед з'ясуйте, скільки це коштує. Приміром , на якісне корпоративний захід на 100 персон витрати плануються в межах 15-20 тисяч у.о. Масштабне ж суспільна подія - наприклад , концерт Пола Маккартні в Києві - це зовсім інший рівень event management . Тут з'являються додаткові організаційні заходи: pre - party , after - party , інтерв'ю для преси , прес -конференції , телеефіри , прес -ланчі , vip - фуршети та т.п. Відповідно і вартість таких грандіозних заходів може досягати астрономічних , в порівнянні із звичайними , розмірів. 
 План- графік . Не менш чітко , ніж питання грошей , потрібно вирішити питання з термінами як самої події , так і всіх етапів його підготовки. 
Кадрове забезпечення . Скільки людей знадобиться , щоб організувати свято ? Скільки буде працювати на заході професійних артистів , режисерів , фахівців по звуку і світла , промо- персоналу? Хто буде відповідати за доставку обладнання , підготовку майданчика , вести переговори з підрядниками ? Відповісти на ці питання теж необхідно , перш ніж механізм підготовки прийде в дію. 
 Спонсорська підтримка . На цьому ж етапі бажано визначитися , чи потрібна для організації свята допомогу спонсорів і наскільки вона може бути взаємовигідною. Знайти , переконати , залучити гідних спонсорів - справа непроста і дуже відповідальна. 
 Комунікації та привернення уваги громадськості. Завжди слід пам'ятати , що одна з надзавдань event management - отримати необхідний суспільний резонанс. Тому , плануючи акцію , потрібно точно представляти , від кого , в яких обсягах і який саме відгук на подію ви хотіли б отримати. 
    Самі або агентство? 
 З цим питанням так чи інакше стикається будь-який початківець бренд- менеджер або директор з маркетингу . Люди більш досвідчені воліють довіряти справу професіоналам . Причина ясна: спеціалізоване комунікаційне агентство позбавить від багатьох турбот , взявши на себе весь тягар організаційних клопотів . 
 Діючи "по науці " , фахівці спочатку розроблять загальну концепцію , тобто , постаравшись якомога точніше відповісти на традиційні питання " для кого ми це робимо? " , " Для чого ми це робимо ? " і " з приводу чого ми це робимо? " і закликавши на допомогу весь творчий потенціал , запропонують яскраву ідею , максимально виражає суть і індивідуальність майбутнього події.

  Потім будуть клопоти з підбору необхідного приміщення та обладнання ( питання настільки ж творчий , настільки й комерційний ) . Дуже відповідальний і важливий момент - перетворення ідеї в готовий сценарій. Фахівці агентства знайдуть час і на організацію переговорів з підрядниками , і на пошук професійних ведучих і звукорежисерів , і на десятки інших найважливіших дрібниць , які так просто випустити з уваги в передсвятковій метушні . 
Що стосується зв'язків із громадськістю , то і тут допомога агентства може виявитися набагато ефективніше. Комунікаційні агентства, що мають давні і міцні контакти зі ЗМІ , доб'ються громадського резонансу швидше. Для досягнення цілей професіонали користуються всіма різноманітними способами поширення інформації : це і direct - mail , і зовнішня реклама , та інформування цільової аудиторії через спеціалізовані джерела ( галузеві видання ) . 
Так що сьогодні навіть не дуже великі вітчизняні компанії , стикаючись з необхідністю влаштувати свято з рекламними або іншими цілями , воліють звертатися до професіоналів. 
     У них або у нас? 
 Навіть на Заході подієвий менеджмент - все ще відносно новий вид бізнесу , йому від сили двадцять років. А російські підприємці звернули увагу на event management лише в середині 90 -х , коли вітчизняна ринкова економіка стала облагораживаться , минувши стадію " дикого капіталізму " . 
 Зараз у нашій країні event management - один з найдинамічніших інструментів роботи BTL- агентств на комунікаційному ринку . Кількість агентств , що надають послуги event management , постійно збільшується , а самі масові заходи поступово починають набувати європейський стиль не тільки в столиці , але й у великих регіональних центрах. Однак при організації будь-якого заходу необхідно враховувати особливості російської ментальності : якщо бенкет - то горою , якщо торжество - то до ранку. Подібна " широта російської душі " часом створює додаткові організаційні складнощі , проте на загальний стан справ не впливає. 
 Як і у всієї PR -галузі , у еvent management в нашій країні великі перспективи. Однак говорити , що ринок еvent management остаточно сформований , ще передчасно. Наявність дрібних , демпінгують ціну на шкоду якості фірм обумовлено тим , що ще не у всіх бізнес -компаніях сформувалася культура подієвого менеджменту . Багато хто згадує про святкування Нового Року або ювілею компанії за кілька тижнів , не підозрюючи , що витрати на подібні заходи мають бути прописані окремим рядком в бюджеті на рік вперед. І тільки коли ставлення до еvent management зміниться , можна буде констатувати , що в Росії він вийшов на європейський рівень. 
    Справа майстра боїться 
 На думку генерального директора комунікаційного агентства Connecta Світлани Цигаревой , сьогодні професіонали PR -бізнесу виділяють кілька напрямків event management . Перше - це організація корпоративних заходів , спрямованих на зміцнення командного духу ( team building ) . Великі масові акції , що створюють інформаційні приводи для учасників і формують тим самим їх паблісіті , - це інше, більш складний напрямок подієвого менеджменту. 
 Але в кожному конкретному випадку - і коли мова йде про підготовку корпоративної вечірки , і при організації масового заходу - професіонали виходять в першу чергу з тієї комунікаційної задачі , яка перед ними стоїть . Точне бачення мети допомагає вибрати з багатого інструментарію саме тe форми , які підходять в даному конкретному випадку. Наприклад , не так давно один із клієнтів , відома фармацевтична компанія , доручила комунікаційному агентству Connecta підготувати святкування свого 5 -річного ювілею. Подібні урочистості - це насамперед прекрасна можливість зміцнити корпоративний дух , нагадати всім співробітникам фірми про те , що вони єдина команда. І не просто нагадати , а й допомогти на ділі відчути , що таке плече товариша , як цікаво і захоплююче вирішувати спільні завдання. Тому оптимальною формою для свята був обраний колективний виїзд в заміський клуб . Прекрасним засобом комунікації стали спортивні естафети та командні конкурси , а родзинкою свята - надана всім бажаючим можливість побачити наше місто з висоти пташиного польоту , з кошика повітряної кулі .