Управління заходами. Планування і конролінг іvent проєкту

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗМІСТ

 

ВВЕДЕННЯ

 

I СУТНІСТЬ EVENT MANAGEMENT

   

   1.1. Event - management в системі маркетингових комунікацій

   1.2 Різні підходи до класифікації заходів event -менеджменту

 

II УПРАВЛІННЯ ЗАХОДАМИ

2.1. Siebel eEvents

   2.2 Управління заходом

   2.3 Проект- менеджмент

     2.4. Трикутник проекту

2.5. Структурний план проекту

2.6. Структурний робочий план

2.7. Склад Event заходу

 

III ПЛАНУВАННЯ І КОНРОЛІНГ ІVENT ПРОЄКТУ

   3.1 Планування проекту

3.2 планування часу 
3.3 Фази і віхи 
3.4. Мережевий план

3.5. планування ресурсів

3.6. Оцінка витрат

3.7. планування витрат

3.8. планування персоналу

3.9. Контролінг проекту 
3.10. Звітність

3.11. контролінг витрат

   3.12. Контроль часу / термінів

 

ВИСНОВОК

 

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕННЯ

  

  Івент (від англ. Event - подія ) - розважальне або рекламне уявлення , здійснюване на театральній сцені , кіно- або телеекрані , на спортивній або цирковій арені з використанням різного роду сюжетних ходів , образотворчих прийомів, світловий техніки , комп'ютерної графіки і т.п. 
 Процес , під час якого планується , готується і створюється спеціальний захід . Як і будь-яка інша форма організації , вона охоплює оцінку, визначення, збір даних , локалізацію , управління , контроль і аналіз часу , фінансів , персоналу , послуг та інших ресурсів і об'єктів. Слово « івент » ще не зафіксовано в російськомовних етимологічних словниках , так як воно з'явилося в російській мові порівняно недавно. У радянський час частіше вживалося поняття «культурно - масовий захід »

  Виключні події , або event -заходи , набувають в даний час все більшої актуальності як комерційно значимі явища , як засіб підприємницької комунікації та активізації цільових груп . Вони орієнтовані на емоційне сприйняття клієнтів і неповторні по суті , єдині у своєму роді ; вони ризиковані і вимагають високого ступеня відповідальності . Діапазон event -менеджменту широкий і включає дії від постановки мети і ув'язування її з бізнес-стратегією до оперативного планування і проведення заходів у заздалегідь визначених просторово-часових рамках . При цьому важливо , що в центр уваги event -менеджменту поставлений клієнт. Це вимагає набагато більшої зосередженості на роботі з індивідуальними рішеннями , суб'єктивним сприйняттям і психологічними ефектами, ніж на економіці і організації виробництва і технічних прийомах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I СУТНІСТЬ EVENT MANAGEMENT 
 
 
1.1. Event - management в системі маркетингових комунікацій 

  У традиційній трактуванні маркетинговий інструментарій включає в себе комплекс маркетингу ( 4Р - маркетинг- мікс ) , в який входять чотири компоненти - ціна , продукт , місце , просування . Під просуванням традиційно розуміються PR , реклама і пропаганда. В даний час , коли відзначається тенденція зниження віддачі від інструментів прямої реклами , стають актуальними так звані заходи BTL ( below the line ) - заходи з просування , що не включають пряму рекламу. До них можна віднести як PR- діяльність фірми , так і діяльність з організації та проведення event , або event - менеджмент ( event management ). 
 У своєму трактуванні event - менеджмент включає два основних аспекти : по-перше , використання спеціальних заходів для досягнення різних корпоративних і суспільних цілей , по-друге , методи і прийоми управління унікальними подіями , які розглядаються як окремі бізнес-проекти. У широкому сенсі під поняттям event в сучасному менеджменті маються на увазі будь-які зібрання людей з певною метою, а до сфери компетенцій event -індустрії відносять організацію будь-яких заходів , від концертів світових зірок , бізнес-заходів до приватних вечорів та весіль. Крім поняття event в більшості іноземних джерел фігурує поняття special event ( спеціальний захід ) .                  Cпеціальний захід відрізняє ряд характеристик : 
  а ) воно завжди є заздалегідь спланованим ; 
  б) володіє такими найважливішими властивостями , як унікальність і вихід за рамки буденності. 
 У роботі У. Хальцбаура під event розуміється не просто захід , а виняткова подія . Автор вказує , що event означає перетворення заходу за допомогою зовнішніх ефектів в щось абсолютно виняткове з точки зору відвідувачів. У сферу event - менеджменту або управління подіями включаються питання , що стосуються того , що саме відрізняє справжнє подія і як такою подією управляти , як його планувати і послідовно здійснювати . 
 Для позначення подій , організаторами яких виступають комерційні фірми , Міжнародний словник event - менеджменту пропонує термін « корпоративна подія » , під яким розуміється подія , фінансується компанією для досягнення певних цілей і завдань , таких як розвага клієнтів , подання або просування нових продуктів або послуг або забезпечення тренінгів для співробітників , поряд з іншими цілями. 
 В даний час в Росії event - менеджмент найчастіше розглядається не як окремий елемент стратегії просування фірми , а як частина PR- діяльності . Під event -менеджментом розуміється організація окремих заходів , наприклад корпоративних свят або прес -конференцій для ЗМІ. Зокрема , такі автори , як Ю. Касьянов , вказують , що подібні заходи використовуються в практиці PR.  
 В експертно - аналітичній доповіді Асоціації менеджерів проведення special event також розглядається в якості одного з основних напрямків діяльності по зв'язках з громадськістю .

  В іноземних джерелах event - менеджмент розуміється ширше , ніж у вітчизняних . У визначенні , даному англомовною версією енциклопедії Wikipedia , event - менеджмент відносять до інструментів стратегічного маркетингу , підкреслюючи значення event в процесі комунікації з клієнтами та іншими цільовими аудиторіями фірми, так званими стейкхолдерами . Шляхом проведення спеціальних заходів компанія може успішно доносити свої цінності до цільової аудиторії , формуючи необхідне відношення до себе, своїх продуктів та послуг. Найважливішим завданням в цьому випадку стає створення цілісної event -політики фірми , яка об'єднує розрізнені заходи в єдину систему для досягнення обраних цілей. Від загальних цілей і завдань, що стоять перед event - менеджером при організації конкретної події , залежать такі параметри , як формат заходу , бюджет заходу , терміни реалізації проекту. 
 Найбільш поширеними цілями проведення event для компаній , що не спеціалізуються на організації заходів , є: 
 а) Створення або підтримка необхідного іміджу фірми; 
 б) Підвищення лояльності цільової аудиторії , впізнаваності бренду і , як наслідок, підвищення продажів ; 
 в) Підвищення впізнаваності компанії , продукту , послуги . [ стор.56 ; 6 ] 
 Таким чином , event , в першу чергу, спрямований на досягнення маркетингових цілей фірми . Отримання прибутку від проведення event не є першочерговою метою , хоча воно можливо (наприклад , при залученні спонсора , організації додаткових платних сервісів ) . Такі event можна позначити терміном « некомерційний захід », що є важливим інструментом event -менеджменту в частині формування позитивного іміджу фірми . 
 
 
1.2 Різні підходи до класифікації заходів event -менеджменту 
 
 
 Будь маркетингова стратегія компанії складається з вельми стандартного набору інструментів , таких як реклама в ЗМІ та Інтернет , участь у заходах , PR- підтримка та багато іншого. Але навколишня дійсність змінюється з кожним днем , конкуренти використовують нові нестандартні підходи в діяльності , а споживачі стають все більш витонченими при виборі товарів і послуг. 
 Одним із шляхів подолання даної кризової ситуації є використання компаніями заходів event -маркетингу. В даний час event - менеджмент - один з найперспективніших напрямків комунікаційної політики в будь-якій сфері бізнесу. Менеджмент - вид інтегрованих маркетингових комунікацій , що представляє собою комплекс заходів , спрямованих на просування товарів , послуг , бренду у внутрішній і зовнішній середовищі за допомогою організації спеціальних подій. 
 Існує величезна кількість різноманітних видів заходів event -менеджменту . Використовуючи ті чи інші види заходів , компанії успішно просувають товари або імідж компанії , збільшуючи при цьому обсяги продажів , підвищуючи лояльність клієнтів і залучаючи нових партнерів по бізнесу.

  Різні автори виділяють безліч підходів до класифікації заходів event -менеджменту . Кожен вчений відштовхується від різних факторів і принципів , створюючи власне бачення даної проблеми. 
 
Кирило Федоров , к.е.н , доцент кафедри маркетингу Московського інституту економіки , менеджменту і права , начальник відділу продажів компанії Oracle JD Edwards EnterpriseOne , поділяє класифікацію заходів event -менеджменту за принципом цільової аудиторії або орієнтації на об'єкт впливу .

  - Заходи event -менеджменту , розроблені спеціально для партнерів по бізнесу , клієнтів , дилерів і дистриб'юторів. Це ділові заходи: конференції , презентації , прийоми , конгреси , саміти , спеціальні заходи на виставках і ярмарках . Мета організації подібних заходів - представити товар або послугу , наочно продемонструвавши його гідності партнерам по бізнесу. Заходи цієї категорії часто організовують з метою презентації нових товарів та послуг , обміну досвідом , пошуку нових стратегічних партнеров.

  EVENTS - корпоративні event -заходи , до яких можна віднести спільний відпочинок співробітників , ювілеї компанії , професійні свята . Корпоративні заходи надають унікальну можливість донести ідеї компанії безпосередньо до співробітників , але також вони можуть послужити ефективним інструментом зовнішнього маркетингу , завжди можна запросити на корпоративні заходи центральних клієнтів і партнерів.

  - Спеціальні заходи, що включають в себе фестивалі , вручення премій , заходи для преси , концерти , призначені для широкої аудиторії. В цілому, це комплекс заходів і подій , що благотворно впливають на імідж компанії або торгової марки. Після професійного проведення серії event -заходів даного виду слід обширна позитивна реакція цільової аудиторії , виражена в підвищеній лояльності до компанії і зростання інтересу з боку потенційних клієнтів. 
 Олександр Шумовіч , директор компанії Eventum , член міжнародної асоціації ISES , член AmCham , розглядає класифікацію заходів event -менеджменту за принципом поставлених компанією цілей і отриманого результату. Даний підхід досить часто застосовується на практиці , так як перспективне бачення бажаного результату завжди робить позитивний вплив при виборі заходів. 
 Вид заходу Результати для учасників;Результати для організаторів

Для преси Прес - конференції Прес – тури;Отримання актуальної та достовірної інформації з перших рук Залучення уваги преси;Публікації ;Позиціонування компанії Антикризові дії Виїзні заходи Презентації Заходи щодо стимулювання збуту ;Отримання інформації про новинки; Отримання особливих умов для покупок; Увеліченіе обсягів продажів збільшення лояльності клієнтів; Залучення нових клієнтів; Розважальні; Корпоративні свята; Внутрішньо корпоративні свята для розвитку командного духу; Розвага ;Спілкування; Зміцнення колективу; Підвищення лояльності працівників ;Залучення уваги преси; Урочисті Бенкети, фуршети; Ювілеї; Прийом гостей ;Формірованіе традицій; Спілкування; Підтримання статуса; Повишеніе власного статуса.

  Автор не виділяє окремим елементом корпоративні заходи , навпроти - прагне виділити їх види в окремі групи . Так він описує заходи розважального та урочистого характеру як окремі елементи в класифікації і розмежовує їх схожість отриманням різного результату по закінченні заходу . 
Важливою особливістю даного підходу так само є той факт , що вчений виділяє в окрему статтю класифікації заходи event -менеджменту , призначені для преси. У своїй книзі « Чудові заходи . Технологія та практика event management » А. Шумовіч не раз згадує , що преса представляє величезне значення для діяльності компанії , сприяє створенню її іміджу і репутації. 
У свою чергу Музикант Валерій Леонідович , доктор соціології , професор кафедри масових комунікацій РУДН, експерт Президії Навчально- методичного об'єднання Міносвіти РФ за фахом Реклама , представляє дещо іншу , більш розширену модель класифікації заходів event -менеджменту. 
 Критерії классіфікаціі: Віди собитій; Форми собитій; Тіп маркетингової среди; Політичні; Корпоративні; Соціальні; Культурні; Мітінг , демонстрація , інавгурація; Презентація; Виставка; Благодійний концерт; Концерти; фестивалі Спортивні змагання , сбориХарактер взаємодії участніковНаучние Формальні / неформальние; Семінари; конференції залежать від типу маркетингової среди. Масштаби цільової аудіторіі; Международні Державні Корпоративні Мікрособитія Самміт , конференція офіційне свято , інавгурація Корпоративна вечірка , промо- акція, маркетінгові задачі, собитія , що закріплюють отримані результати Події , спрямовані на кардинальні змінення, ділова зустріч,звітна конференція та інші заходи, завершальні цикл дії Презентація нового продукту. 
 Автором даного підходу представлені кілька видів підстав , за якими можна класифікувати event -заходи. На наш погляд , використання даної моделі класифікації найбільш раціонально. Однією з підстав класифікації заходів є тип маркетингового середовища . Це наочно демонструє використання заходів event -менеджменту в різних сферах діяльності бізнесу. 
 Підхід до класифікації заходів event -менеджменту професора В.Л. Музиканта являє собою щось середнє між вище викладеними моделями . Крім розробки власних підстав для класифікації заходів , автор згадує і принцип цільового підходу , озвучений К. Федоровим , і використання методу цілей і завдань,розроблений А. Шумовіч . 
 Незалежно від обраного виду класифікації , використання будь-яких заходів event -менеджменту в діяльності компанії приведе до бажаного результату , якщо правильно побудувати процес планування і реалізації заходу . Event - менеджмент - перспективний напрямок , що дозволяє компаніям підвищити рівень конкурентоспроможності на ринку , збільшити прибуток і рівень лояльності клієнтів і партнерів.