Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ПФ ТОО «KSP Steel»)

Платежное поручение представлено в приложении Б.

Порядок расчетов платежными поручениями представлен на рисунке 5.

Синтетический учет с поставщиками и подрядчиками ведется на счетах групп 3310 и 4110 «Кратко-долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам». По кредиту отражаются остатки задолженности на начало и конец периода, и акцептованные счета поставщиков (принятые к оплате, но не оплаченные, то есть увеличение задолженности). По дебету отражается оплата счетов поставщиков, то есть уменьшение задолженности перед ними.

На счетах групп 3310, 4110 учитываются расчеты по:

• полученным товарам, принятым работам, потребленным услугам, в том числе предоставление электроэнергии, газа, воды, доставке или переработке запасов, расчетные документы на которые приняты к оплате;
• товарам, продукции, работам, услугам, на которые расчетные документы от поставщиков (подрядчиков) не поступили;
• излишкам товаров, установленным при их приемке;
• потребленным услугам по перевозкам, в том числе недоплаченной или переплаченной суммам тарифов; по всем видам услуг связи;
• операциям, связанным с расчетами по приобретенным товарам, принятым работам, потребленным услугам, отражаемым на счетах групп 3310, 4110, независимо от факта оплаты.

 

 

Рисунок 5 - Порядок расчетов платежными поручениями

 

Ведение аналитического учета операций и событий установлено исходя из потребностей ПФ ТОО «KSP Steel».

Аналитический учет ведется в хронологическом порядке по каждому поставщику или подрядчику. Причем аналитический учет организован таким образом, что можно получать сведения в различных разрезах: по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); по расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; по неоплаченным в срок расчетным документам; по выданным неоплаченным и просроченным векселям; по неотфактурованным поставкам.

Принимается на учет кредиторская задолженность перед поставщиками на основании следующих документов: счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, приходных ордеров, приемных актов, актов о выполнении работ. Приходный ордер представлен в приложении Б.

Аналитический учет по счету 3310 ведется в журнале-ордере № 6, в котором записи по кредиту данного счета производятся на основании предъявленных поставщиками и подрядчиками и принятых к оплате счетов-фактур (расчетно-платежных документов), а по неотфактурованным поставщикам - согласно сопроводительным документам на товарно-материальные запасы. На основании счетов-фактур, принятых к оплате, в журнале-ордере в разрезе поставщиков и подрядчиков производятся следующие записи: суммы оставшихся на начало месяца неоплаченных или частично оплаченных счетов-фактур или других расчетно-платежных документов; стоимость поступивших товарно-материальных запасов в корреспонденции со счетами учета товарно-материальных запасов по фактической себестоимости; и итоговая их сумма по каждому поставщику; суммы по расчетным документам на товарно-материальные запасы, отгруженные или переданные поставщиками, но не прибывшие в течение месяца на склад (магазин) торговой организации; суммы оплаты по каждой поставке.

С помощью аналитического учета детализируются сведения об объекте в денежном и (или) натуральном выражении. Детализация в бухгалтерском учете осуществляется по схеме: синтетический учет - субсчет - аналитические счета (по поставщикам). С помощью аналитического учета характеризуются расчеты с поставщиками и подрядчиками. Натуральные показатели аналитического учета дают возможность учитывать результаты инвентаризации (излишки, недостачи). Данные аналитического учета обобщаются путем составления сальдовых и оборотных ведомостей. По итоговым данным по аналитическим счетам получаем сведения по синтетическому счету. Итоги оборотов и сальдо по аналитическим счетам соответствуют оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, с помощью которого обеспечивается возможность контроля данных. Для ведения аналитического учета пригоняются карточки, книги, ведомости, а при автоматизированном учете - файлы на машиночитаемых носителях (дискетах, жестких дисках).

Правильным построением аналитического учета обеспечивается получение следующей информации по:

• поставщикам по акцептованным расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам, по расчетным документам которых оплата в срок не произведена;
• поставщикам по поставкам, по которым расчетные документы не поступили;
• поставщикам по выданным векселям, по которым срок оплаты не наступил;
• поставщикам по полученному товарному кредиту.

Если счет поставщика был принят к оплате и оплачен, а npи поступлении товаров обнаружилась их недостача по сравнению с данными сопроводительных или иных документов, обнаружены несоответствия цен, оговоренных в контракте, обнаружены арифметические ошибки, счета групп 3310, 4110 кредитуются со счетом группы 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность», 2180 «Прочая долгосрочная дебиторская задолженность».

Суммы штрафов, пени, неустоек, признанные должником или по которым получены решения суда об их взыскании, отражаются на счете 6280 «Прочие доходы».

Списание кредиторской задолженности в пределах и за счет дебиторской задолженности при наличии акта сверки отражается в учете по дебету счетов 3310, 4110 и кредиту счетов 1210, 2210, 1280, 2180. Погашение кредиторской задолженности поставщикам отражается зачетом аванса по дебету 3310, 4110 и кредиту счетов 1610, 2910.

Выплата аванса под поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг отражается на счетах групп бухгалтерского учета по дебету счетов 1610, 2910  и по кредиту счетов по учету денежных средств. При возврате сумм авансов по различным обстоятельствам в учете производятся записи по дебету счетов по учету денежных средств и кредиту счетов 1610, 2910. Зачет ранее выданного аванса в погашение задолженности поставщикам отражается по дебету счета 3310, 4110  и кредиту счетов 1610, 2910.

Счета групп 3310, 4110 предназначены для отражения операций по расчетам за приобретенные товары, принятые работы, оказанные услуги, в том числе для учета расходов по доставке или переработке запасов.

На предприятии применяется журнально-ордерная форма учета. Состав учетных регистров при журнально-ордерной форме учета представлен ниже на рисунке 6.

Учетным регистром по кредиту счетов 3310 и 4410 является журнал-ордер № 6. В левой стороне регистра отражают наименование поставщика, номер приходного номера. При принятии материалов на склад даются корреспонденции по дебету соответствующих счетов (в зависимости от видов полученных ценностей) в корреспонденции со счетами 3310 или 4410. В особую графу выделяются общие суммы задолженности по данной поставке. По мере поступления выписок банка с текущего счета в банке, либо какого-то другого счета против каждого поставщика дается отметка об оплате.

 

 

Рисунок 6 - Состав учетных регистров при журнально-ордерной форме учета

 

В конце месяца журнал-ордер закрывается и кредитовые обороты, то есть сумма акцепта, переносится в Главную книгу и делается накопление дебетовых оборотов по всем корреспондирующим счетам со счетом 3310 или 4410. Cуммы, оставшиеся неоплаченными, а также суммы по неотфактурованным поставщикам, подсчитываются отдельно по каждому счету-фактуре или другому заменяющему его документу и заносятся в графу «Сальдо на конец месяца».

Итоговые суммы кредитовых и дебетовых оборотов и остатков на конец месяца переносятся в Главную книгу.

Если материальные ценности поступают без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные), то в журнале-ордере № 6 их записывают по учетным ценам раздельно по каждой поставке. Затем при поступлении сопроводительных документов, ранее записанная сумма по учетным ценам аннулируется путем исправительной записи (реверсивная проводка),  а на основе счетов-фактур производится верная запись по  фактической себестоимости.

Существует и противоположный случай, когда документы поставщика имеются в наличии, а ТМЦ находятся в пути. По данным документов они записываются в журнал-ордер № 6 в обычном порядке как поступившие (без оприходования на склад).

Если к концу месяца материальные ценности не поступили, то их стоимость записывают в специальную графу «За неприбывший груз», а при поступлении, раннее произведенную запись исправляют (реверсивной проводкой) и по фактическому наличию ценностей делают новую бухгалтерскую запись.

Суммы кредиторской задолженности, с истекшим сроком исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании материалов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и учитывается на счетах группы 6280.

В таблице 4 показана корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

Таблица 4 - Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дебет		Кредит
1	2		3
Отражены документально  подтвержденные затраты по принятым к оплате счетам подрядчиков	7110, 7210,   8110		3310
Отнесен НДС в зачет на основании счета-фактуры	1420		3310
Оплачены услуги подрядной организации	3310		1010,1030
Отражены документально подтвержденные затраты по приобретению запасов	1310, 1330		3310
Приняты к оплата счета поставщиков за выполненные работы и оказанные услуги по незавершенному строительству, относимые на стоимость незавершенного строительства	2930		3310
Погашение задолженности перед поставщиками, подрядчиками филиалом	3310		1030
Отражение курсовой разницы при изменении рыночного курса иностранной валюты (отрицательная курсовая разница)	7430		3310, 3390,   4110
Отражение курсовой разницы в результате изменения рыночного курса иностранной валюты (положительная курсовая разница)	3310,4110		6250
Оплата расходов по реализации, административных расходов	7110,7210		1010, 1030
Штрафы, пенни, неустойки, подлежащие уплате по хозяйственным договорам	7110,7210		3310
Возврат запасов, не соответствующих условиям поставки	3310		1310, 1330
Уменьшение кредиторской задолженности за счет раннее оплаченного аванса	3310		1610
Списание невостребованной суммы кредиторской задолженности, в том числе по истечении срока исковой давности		3310		7470, 7440
Краткосрочная задолженность переведена на счет долгосрочной задолженности		3310		4110

 

Для оформления фактов хозяйственной деятельности в ПФ ТОО «KSP Steel» применяются Типовые формы первичных документов, утвержденные приказом Министерства финансов РК от 19 марта 2004 года № 123, и формы первичных документов, предусмотренные в программе «1С: Бухгалтерия».

Регистры бухгалтерского учета (ведомости учета хозяйственных операций, ведомости учета сгруппированных показателей активов, обязательств и собственного капитала) составляются в формате, предусмотренном программой «1С:Бухгалтерия» 8.0, на базе которой ведется бухгалтерский учет в ПФ ТОО «KSP Steel».

 

 

2.3 Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками и отражение ее результатов в бухгалтерском учете

 

Все записи в бухгалтерском учете производятся на основании документов. При ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями текущего учета и фактического состояния расчетов с кредиторами. Так, например, остатки средств по данным учета могут не совпадать с их фактическим наличием вследствие изменений, происходящих с запасами, которые в текущей работе не поддаются бухгалтерскому учету и следовательно, не могут быть документально оформлены. К ним относятся так называемые естественные потери или естественная убыль, возникающая под влиянием биологических (в продуктах в первую очередь), физических и химических воздействий внешней среды. Происходит изменение веса или количества средств в результате усушки, утруски (например, сыпучие материалы), утечки, распыла, порчи грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не соответствовать данным учета в результате потерь при транспортировке товарно-материальных ценностей, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных и весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных или посторонних лиц.

Поэтому тщательно и с должным вниманием  проводится инвентаризация, то есть проверка фактического наличия имущества и обязательств данными бухгалтерского учета.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства хозяйства, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится 1 раз в год, как правило, перед составлением годового отчета на 1 января.

Инвентаризация  расчетов начинается за несколько месяцев до конца года, так как это процесс трудоемкий и требующий больших затрат времени.

Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств и расчетов, например, расчетов с поставщиками и подрядчиками. Она проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально - ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений имущества сводится к минимуму.