Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ПФ ТОО «KSP Steel»)

Теперь уже после составления рабочей программы, мы приступим к детальной проверке учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ПФ ТОО «KSP Steel» .

Выполним первую процедуру «Наличие подтверждающих документов на приобретение ТМЦ, работ, услуг».

В качестве источников информации нами используются: договоры на поставку ТМЦ; договоры подряда; договоры на оказание услуг; письма-запросы на поставку ТМЦ; счета и счета-фактуры поставщиков; акты выполненных работ; приходные документы: приходные накладные, приемные акты, приходные ордера.

Используем следующие методы аудиторских доказательств: проверка документов, подготовленных на предприятии; проверка документов, полученных от третьих лиц; получение письменного подтверждения от третьих лиц; устный опрос.

Выборочно просмотрим приходные документы: приходные накладные, акты выполненных работ, выписывая наименования поставщиков товарно-материальных ценностей (работ, услуг). Далее, просматривая папку с договорами и текущими документами, выявляем наличие договоров на поставку или оказание услуг с соответствующим поставщиком либо письмо-заявку на поставку ТМЦ или оказание услуг. Затем проверяется проверить наличие счетов-фактур по каждой конкретной сделке. Данные о наличии счетов-фактур представлены в таблице 9.

 

Таблица 9 - Наличие оправдательных документов на приобретение ТМЦ

 

Наименование поставщика	Приходный ордер (Акт), номер, дата	Договор, номер, дата, срок действия	Счет-фактура номер, дата
1	2	3	4
ТОО «Intel»	Акт № 46 от 15.03..09	Договор № 43 от 12.03.09 1мес.	№ 56 от 15.03.09
ТОО «Стальной союз»	Прих № 214 от 04.09.09	Договор №37 от 02.09.09 1 год	№1108 от 04.09.09
ТОО «Имстальком»	Прих № 215 от 17.09.09	Договор № 06 от 17.03.09	№ 149 от 17.09.09
ПФ ТОО "Промтехмонтаж"	Акт № 439 от 30.09.09	Договор № 145 от 17.02.09	№ 344 от 30.09.09
ПФ ТОО «Бати-Павлодар»	Прих. № 0018 от 24.09.09	Договор №14 от 22.09.09	№ 0018 от 24.09.09
Окончание таблицы 9
1	2	3	4
ТОО «Dalmond»	Акт № 68 от 30.09.09	Договор 01.02.09 срок 1 год	№ 75 от 30.09.09

 

Важным моментом при проверке расчетов является проверка расчетов по неотфактурованным поставкам. Если аудитором выявлено отсутствие счетов-фактур на полученные товарно-материальные ценности, необходимо установить посредством устного опроса: были ли затребованы счета-фактуры от поставщиков или нет. Если запросы были, то просматриваем ответы на них. При отсутствии запросов проводим сверку с поставщиком. Данные, полученные в ходе опроса, проведения сверок и прослеживания, произведенных клиентом запросов, заносятся в рабочий отчет.

Мы оценили наличие договоров на поставку ТМЦ, качество заключаемых договоров. Были выявлены незначительные нарушения по неправильному оформлению документов: в приходных накладных не заполнены все необходимые реквизиты, использованы лишние или не надлежащие реквизиты. Были зафиксированы случаи присутствия копий приходных накладных, неотфактурованные поставки не обнаружены.

Выполним вторую процедуру «Проверка своевременности предъявляемых претензий по качеству и количеству товарно-материальных ценностей и по качеству выполненных работ и оказанных услуг».

При оприходовании товарно-материальных ценностей, выполненных работ и оказанных услуг могут быть выявлены расхождения по качеству и количеству с характеристиками и количеством, указанными в документах поставщика. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи продукции предприятие-получатель предъявляет отправителю (поставщику) претензию.

Источниками информации являются:

• сопроводительные документы или сличительные ведомости фактического наличия продукции с данными, указанными в документах поставщика;
• акт о выявленной недостаче продукции;
• другие документы, свидетельствующие о причинах возникновения недостачи (анализ на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, коммерческие акты).

Нами используются следующие методы сбора аудиторских доказательств:

• метод получения письменных подтверждений;
• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
• наблюдение за выполнением хозяйственных операций.

Нами последовательно просматриваются акты о выявленной недостаче. При проведении детальной проверки принимаем решение об участии в приемке ТМЦ, с целью проверки ее осуществления, а также даем указания о выборочном сопоставлении данных приходных документов поставщика и данных приемных актов склада, сверяя их со сроками предъявления претензий.

Кроме этого, выясняем, нет ли случаев предъявления претензий с истечением срока исковой давности. На основании копий документов, приложенных к исковым заявлениям, аудитор определяет, доказательными ли являются предъявляемые поставщикам претензии.

Претензии ПФ ТОО «KSP Steel» поставщикам не были предъявлены, так как по акту приема - передачи ТМЦ расхождений не оказалось.

Выполним третью процедуру «Соответствие занесения данных поставщиков в учете».

При выполнении данной процедуры нам потребуются следующие источники информации:

• счета-фактуры поставщиков;
• оборотная ведомость по учету материалов.

Метод сбора аудиторских доказательств включает проверку документов, предъявляемых клиентом, с использованием приема прослеживания. Нами прослеживаются данные первичных документов и их отражение на счетах бухгалтерского учета.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета задолженности с поставщиками и подрядчиками на предприятии могут использоваться следующие регистры при использовании автоматизированной системы учета:

• подробная оборотная ведомость по счету 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• аналитическая карточка по счету 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Нами отбирается определенное количество счетов-фактур и прослеживается их отражение в применяемом на предприятии учете (журнале-регистрации счетов-фактур полученных).

Проверку соответствия данных счетов поставщиков данным учета отражаем в таблице 10.

Если отклонения значительны, можно расширить проверку, увеличив количество проверяемых счетов. Соответствие занесения данных счетов поставщиков в учетные регистры в ПФ ТОО «KSP Steel» занесены правильно, отклонений не обнаружено, то есть данные первичных документов полностью совпадают с их отражением на счетах бухгалтерского учета.

Выполним четвертую процедуру «Проверка реальности, достоверности и законности задолженности поставщикам и подрядчикам».

Данная процедура является одной из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и ее погашением наличными денежными средствами предоставляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности.

 

Таблица 10 - Соответствие данных счетов-фактур полученных с данными, отраженными в учете

 

Наименование поставщика	Счет, номер, дата	По счету поставщика, тенге		Фактически отражено в учете, тенге		Отклонения, тенге
		сумма без НДС	НДС	сумма без НДС	НДС	сумма без НДС	НДС
ТОО «Имстальком	197 от 11.01.09	446428,6	53571,4	446428,6	53571,4	_	_
ТОО «LOGYCOM	4899 от 02.03.09	248214,3	29785,7	248214,3	29785,7	_	_
ПФ ТОО «Бати-Павлодар»	4751 от 13.04.09	48141,6	6258,4	48141,6	6258,4	_	_
ТОО «Аманат»	372 от 08.06.09	233628,3	30371,7	233628,3	30371,7	_	_
ТОО «Format Mach Company»	0263 от 18.09.09	74210,6	9647,4	74210,6	9647,4	_	_
АО «Сут»	139 от 25.10.09	74159,3	9640,7	74159,3	9640,7	_	_
ТОО " Стальной союз»	3696 от 11.11.09	116371,7	15128,3	116371,7	15128,3	_	_

 

Принимая это во внимание, ищем типичные методы совершения и сокрытия таких действий. Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать при осуществлении закупки товаров. Нарушения при закупках товара могут быть как простыми и сложными. Простые нарушения - предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных фирм, что легко выявляется в ходе инвентаризации и при сверке расчетов. Сложные нарушения - те, которые практически невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, когда мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат.

Источниками информации, необходимыми для выполнения данной процедуры, являются:

• оборотные ведомости;
• ответы на запросы;
• акты сверок.

Применяем следующие методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, подготовленных на предприятием;
• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• получение письменных подтверждений от третьих лиц.

Проверяются статьи актива бухгалтерского баланса «Авансы выданные» и статьи пассива «Поставщики и подрядчики», а также приложение к бухгалтерскому балансу в части наличия на начало и конец года отдельных видов дебиторской и кредиторской задолженностей.

При проверке выписываем наименование поставщиков, даты возникновения задолженности и сальдо задолженности на определенный момент, затем сверяем все эти данные с ответами на запросы.

При выявлении реальности задолженности выявили, что нарушений при получении товара (оказанию услуг) и его оплаты в сроки не имеется, искажения данных финансовой отчетности также отсутствуют, отраженная задолженность поставщикам и подрядчикам является реальной.

Приступим к пятой процедуре «Проверка полноты оприходования материальных ценностей материально-ответственными лицами».

Источники информации являются:

• счета поставщиков услуг;

• приходные накладные;
• приемные акты;

Используем следующие методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, полученных от третьих лиц;
• проверка документов, подготовленных на предприятии.

Просматриваем счета поставщиков. При этом проводим выборочную проверку документов.

Приступим к шестой процедуре «Проверка правильности составления корреспонденции счетов».

Источниками информации являются:

• оборотная ведомость;
• счета поставщиков;
• банковские и кассовые документы.

Методы сбора аудиторских доказательств:

• проверка документов, подготовленных на предприятии;
• проверка документов, предоставленных третьими лицами

Прослеживаем операций по задолженности с поставщиками и подрядчиками. Для определения правильности корреспонденции счетов особое внимание уделяем тому, как отражаются операции на счетах, учитывающих издержки обращения, поскольку обычно в них содержится множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции и финансовый результат.

Аудиторская проверка показала, что корреспонденция счетов составлена, верно, т.е. операции на счетах отражены правильно.

По окончании проведения всех необходимых процедур оценим полноту и качество выполнения всех пунктов программы аудита. Кроме того, проводим систематизацию и аналитический обзор результатов проверки, для того чтобы составить объективную письменную информацию клиенту, аудиторское заключение не составляется поскольку аудиторская проверка затронула только определенную область проверки аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Систематизация результатов проверки состоит в приведении в определенную последовательность всех полученных результатов. Выделяем наиболее существенные замечания: неверные записи на счетах, нарушение налогового законодательства, отсутствие записей на счетах и прочее.

Анализ результатов проверки проводится по полученным данным и имеет несколько целей:

• общий анализ учетной политики, принятой на предприятии;
• правильность ведения учета в области расчетов с поставщиками и подрядчиками.

В учетной политике выявляются существенные моменты, делаются выводы о соответствии положениям по ведению учета.

Правильность ведения учета определяется на основании Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», Налоговой отчетности в Республики Казахстан и других положений по организации учета.

Серьезных нарушений установленного порядка ведения бухгалтерского учета и подготовки финансовой отчетности, которые могли бы существенно повлиять на достоверность отчетности, не обнаружено,