Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками (на примере ПФ ТОО «KSP Steel»)

Счет-фактура выписывается не позднее пяти дней после даты совершения оборота по реализации и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера поставщика либо иными уполномоченными на то должностными лицами.

Согласно п. 8 ст.242 Налогового кодекса РК оформление счета-фактуры не требуется в случаях:

• осуществления расчетов за предоставленные коммунальные услуги, услуги связи населению через банки с применением первичных документов, служащих основанием при ведении бухгалтерского учета,
• при представлении покупателю чека контрольно - кассовой машины в случае реализации товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет,
• при предоставлении товаров (работ, услуг), освобождаемых от налога на добавленную стоимость.

При получении расчетных документов их записывают в книгу учета расчетов с поставщиками. По принятым к оплате счетам производится акцепт, выписывается платежное поручение и передается вместе с расчетными документами в банк для перечисления средств.

Платежными поручениями производятся расчеты через учреждения банков в безналичном порядке за полученные и принятые товары, услуги при условии ссылки в поручении на номер и дату налоговых счетов - фактур, товарно-транспортных накладных и других документов, подтверждающих отпуск товара или оказания услуг, а также по нетоварным операциям.

Обязательным условием при получении товарно-материальных ценностей от поставщиков является выдача доверенности [10].

Согласно методическим рекомендациям о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности (к СБУ 7) [12] доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (доверенному) (статья 167 Гражданского кодекса РК).

Минимальными требованиями к реквизитам доверенности являются: срок действия, наименование и почтовый адрес потребителя, наименование и почтовый адрес плательщика, расчетный счет, наименование банка плательщика, номер доверенности, дата выдачи, фамилия, имя, отчество доверенного, наименование поставщика, помер и дата накладной (другого замещающего документа). Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером и заверяется печатью.

При получении услуг в безналичной форме оплаты доверенность не выписывается. Система получения услуг ничем не отличается от получения товара, за исключением того, что вместо накладной на товар поставщиком услуг выписывается и утверждается акт выполненных работ. Акт также заверяется получателем услуг, на основании акта выписывается счет-фактура. Акт выполненных работ, подписанный обеими сторонами, свидетельствует о выполнении условий договора поставщиком услуг и отсутствии претензий со стороны получателя данных услуг.

При наличной форме оплаты с поставщиками за товары необязательными условиями считаются - выписка доверенности на получение ТМЗ, так и выписка счета на оплату. Если поставщик - юридическое лило, то на представителя этого юридического лица оформляется доверенность на получение наличных денег, которая подкладывается к расходному кассовому ордеру покупателя. Для физических лиц и индивидуальных предпринимателей этого не требуется. Покупатель_; рассчитавшись с поставщиком наличными деньгами, одновременно с товаром (услугой) получает от поставщика, накладную на отпуск товара или акт выполненных работ и счет - фактуру. Факт наличной оплаты подтверждается чеком контрольно - кассовой машины и квитанцией к приходному кассовому ордеру, выданных поставщиком.

Наличная форма расчета с поставщиками предполагает также оплату полученных товаров (работ, услуг) подотчетными лицами компаний - покупателей. При работе с поставщиками за наличный расчет, из кассы подотчетным лицам выдаются денежные средства под закупку товарно-материальных запасов. Подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с наличием документов, подтверждающих «расход денежных средств». При приобретении товаров на рынке подтверждающим документом является разовый талон.

Сделки с зарубежными партнерами сегодня обычное явление для многих казахстанских предприятий. Понятие «обязательства» и «кредиторская задолженность» применимы не только при расчетах с местными контрагентами, но и при расчетах с иностранными поставщиками.

Особенности отражения валютных операций в бухгалтерском учете регламентируется положениями СБУ 9 «Учет операций в иностранной валюте» и методическими рекомендациями к нему. Основным требованием данного стандарта по операциям с иностранной валютой является следующее: валютные операции должны быть отражены в национальной валюте, используемой при составлении и представлении финансовых отчетов. Для этого применяется рыночный курс обмена валюты на дату совершения операции. Датой совершения операции является дата таможенного оформления, то есть дата выпуска груза таможенным учреждением для свободного обращения на территории Республики Казахстан. При импорте услуг датой совершения операции признается дата фактического потребления услуг. Датой расчетов по импортным операциям является дата зачисления или списания денежных средств по валютному счету субъекта.

При импорте товаров документальным основанием служат: контракт на поставку, паспорт сделки и инвойс, в которых указывается наименование товара, стоимость товара в иностранной валюте, а также грузовая таможенная декларация с указанием сумм затрат, идущих на себестоимость товаров, и суммы налога на добавленную стоимость.

Учет расчетов с поставщиками ведут по каждому налоговому счету -фактуре, платежному требованию - поручению в журнале - ордере № 6 по кредиту счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность по поставщикам и подрядчикам», открываемом на месяц. Помимо записей по кредиту счета 3310 в дебет соответствующих счетов в этом журнале - ордере отражаются также дебетовые обороты по расчетам с поставщиками и подрядчиками с указанием корреспондирующих счетов.

В конце месяца бухгалтером подсчитываются обороты, а по неоплаченным счетам выводится остаток.

В бухгалтерии в целях осуществления контроля над списанием задолженностей по разным обязательствам организовано наблюдение, позволяющее не допускать налоговых ошибок и несоответствий в учете расчетных операций. Важнейшим условием правильного управления задолженностью является инвентаризация расчетов и обязательств. [8]

1.2 Цели, задачи и принципы учета и аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

Цель бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками - правильная организация учета расчетов в соответствии с действующим законодательством, а также представление полной и достоверной информации о состоянии расчетов и контроль над состоянием расчетов.

Основными задачами учета расчетов с поставщиками и подрядчиками являются:

• формирование полной и достоверной информации о состоянии кредиторской задолженности с поставщиками и подрядчиками за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, необходимой внутренним пользователям финансовой отчетности (руководителям, собственникам имущества организации) и внешним пользователям (инвесторам, кредиторам);
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям финансовой отчетности для контроля над соблюдением законодательства Республики Казахстан при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств;
• контроль над состоянием кредиторской задолженности;
• контроль над соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и подрядчиками;
• своевременная выверка расчетов с кредиторами для исключения просроченной задолженности.

Основные принципы бухгалтерского учета и общие правила учета установлены нормативно-правовыми актами, регулирующими систему бухгалтерского учета и финансовой отчетности в Республике Казахстан. Система регулирования бухгалтерского учета имеет пять уровней:

• Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;
• законодательные акты и постановления Правительства РК;
• стандарты бухгалтерского учета и методические рекомендации к ним;
• типовой план счетов и инструкция по его применению;
• учетная политика субъекта.

Бухгалтерский учет должен осуществляться в соответствии с основными принципами начисления и непрерывности деятельности и качественными характеристиками понятности, уместности, надежности и сопоставимости.

Принцип непрерывности предполагает, что любое предприятие является непрерывно действующим и функционирующим субъектом. Такое предприятие в состоянии продолжать свою работу из года в год и будет в дальнейшем функционировать в течение неопределенного периода и что у него нет ни намерения, ни необходимости в значительном сокращении масштаба деятельности, ни тем более ликвидации, если только отсутствуют факты, подтверждающие обратное.

Принцип начисления предполагает следующее: в бухгалтерском учете доходы признаются и отражаются в финансовых отчетах, тогда когда они заработаны, а расходы - когда они понесены, а не тогда когда денежные средства получены или уплачены.

Принцип понятности означает, что информация, представляемая в финансовых отчетах хозяйствующего субъекта должна быть понятна всем пользователям.

При принципе значимости, финансовая информация должна быть значимой, для того чтобы удовлетворять потребность пользователей в процессе принятия ими решений и помогать им в оценке событий хозяйственной деятельности.

Принцип существенности означает, что информация подразделяется на существенную и несущественную. Существенной считается информация, если ее отсутствие (пропуск или искажение) может повлиять на экономическое решение.

Принцип достоверности означает, что информация является достоверной, если в ней отсутствуют существенные ошибки или предвзятость, и на нее могут положиться пользователи.

При принципе нейтральности информация, представляемая в финансовой отчетности, должна быть свободной от предвзятости для того, чтобы быть нейтральной и надежной.

Принцип осмотрительности предполагает следующее: при принятии хозяйственных решений, необходимых для оценки в условиях неопределенности, требуется соблюдение степени предосторожности, чтобы активы и доход не были переоценены, а обязательства или расходы не были недооценены.

Принцип завершенности означает, что информация в финансовых отчетах в целях обеспечения достоверности должна быть полной.

При принципе сопоставимости финансовая информация должна быть не только полезной и содержательной, но должна быть и сопоставимой - от одного отчетного периода к другому.

Принцип последовательности предполагает следующее: принятая методология и выбранные методы учета не должны меняться до тех пор, пока не возникнут веские для этого причины.

Принцип правдивого и беспристрастного представления означает, что финансовые отчеты должны создавать у пользователей правдивое и беспристрастное представление о финансовом положении, в результате финансово-хозяйственной деятельности, движении денежных средств субъекта.

При принципе своевременности, информация должна формироваться и предоставляться своевременно, но не в ущерб надежности.

Общие принципы и правила установлены нормативно-правовой документацией, регламентирующей систему бухгалтерского учета, это принципы:

• об имущественной обособленности предприятия (в балансе предприятия может быть отражено лишь то имущество, которое согласно законодательству признается его собственностью, все прочие материальные ценности, денежные средства и обязательства должны учитываться за балансом);
• непрерывности деятельности (принимая какое-либо решение по вопросам учетной политики, нужно исходить из того, что предприятие будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем, у него отсутствуют намерения и необходимость ликвидироваться или существенно сокращать масштабы деятельности);
• последовательности в применении учетной политике (неизменность принятой методики отражения хозяйственных операций для оценки имущества и обязательств в течение отчетного года; а также от одного отчетного года к другому;
• временной определенности фактов хозяйственной деятельности (факты относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами).

Покупка товаров, сырья и материалов, получение электроэнергии, тепла, услуг и работ от поставщиков осуществляются на основании договоров, заказов, писем-заявок. Проверка их выполнения - один из важных моментов аудита.

Основной задачей аудита  является обеспечение качественных проверок соблюдения законодательства, регулирующего хозяйственную деятельность субъекта, ведении бухгалтерского учета, составление отчетности и обеспечении пользователей информацией о финансовом положении.

Цель аудита расчетных операций - оценка правильности организации учета, подтверждение законности образования кредиторской задолженности, ее достоверности и реальности погашения.