Тема: Организация и совершенствование закупочной деятельности предприятия (на примере фирмы «Бисквитный Двор»)

• личная встреча с руководством компании;
• финансовая отчетность поставщика;
• местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);
• банки и финансовые институты;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации;
• информационные агентства;
• государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и другие, обладающие открытой для ознакомления информацией).

В большинстве своем отечественные  предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом этого этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

Таким образом, проверка поставщиков  является один из основополагающих этапов закупочной деятельности, от нее зависит  ваши отношения с поставщиками. Игнорируя  этот этап организация может понести  убытки. [22]

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие  изделия, как правило, неравнозначны  с точки зрения целей производственного  или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного  процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле — к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Алгоритм определения надежности поставок:

• сопоставление даты поставки плановой и фактической;
• определение времени опоздания;
• сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев недопоставки продукции;
• определение объема недопоставки продукции;
• определение условного опоздания в случае недопоставки;
• определение общей величины опозданий;
• определение количества случаев отказа;
• определение общей величины отказов;
• определение интенсивности отказов;
• определение коэффициента готовности поставок.

Если закупаемые предметы труда  не являются значимыми с точки  зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Таким образом, оценка надежности поставщика является одним из важных факторов влияющих на выбор поставщика. А  также оценка надежности поставщика необходима для уверенности в завтрашнем дне. [22]

 

III. Организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров (рисунок 4)

Рисунок 4 –Третий этап закупочной деятельности

Примечание – Выполнено автором на основе [17], [18], [26]

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в  качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу  товара или поставка товара на оснований  общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.  [45]

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным и межреспубликанским поставщикам. В карточках указывают данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условия поставки товаров и другие сведения, интересующие оптовые базы.

С поставщиками товаров должны быть налажены рациональные хозяйственные  связи, преимущественно прямые и  долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно у поставщиков-изготовителей на стабильной долговременной основе. [34]

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно  классифицировать на различные группы по различным признакам.

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на две категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников, закупающих продукцию у ее производителей и реализующих ее оптовым покупателям.

Поставщиками-посредниками могут  быть оптовые предприятия общенационального, регионального уровня различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу системы оптовой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), а также организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, товарные биржа, оптовые и мелкооптовые рынки, магазины-склады).

Оптовые посредники в условиях рыночной экономики приобретают самостоятельное  значение в сфере закупочной деятельности.

Дистрибьютор - фирма, осуществляющая сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных фирм-производителей готовой продукции. Это относительно крупная фирма, располагающая собственными складами и устанавливающая длительные контрактные отношения с промышленниками.

Брокерская фирма - предприятие, оказывающее посреднические услуги государственным и коммерческим структурам в приобретении, продаже и обмене товаров. Брокер (физическое лицо) - торговый посредник при заключении сделок между покупателями и продавцами товаров на товарной бирже. Действует он по поручению клиентов, получая от них вознаграждение.

Дилер - юридическое или физическое лицо, осуществляющее биржевое или  торговое посредничество за свой счет и от своего имени. Доходы дилера образуются за счет разницы между покупной и продажной ценой товара, валют и ценных бумаг.

Важным посредническим элементом  в закупочной деятельности являются организаторы оптового товарооборота - товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и другие предприятия. Основной задачей этих структур является создание условий для организации закупочной и реализационной деятельности клиентов. Однако они не являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.

По территориальному признаку поставщики товаров бывают местными, внеобластными, республиканскими и внереспубликанскими. Оптовые предприятия чаще закупают товары у внеобластных и внереспубликанских поставщиков, учитывая, что не во всех областях и республиках развито производство многих товаров и их приходится завозить. Местные поставщики зачастую поставляют товары непосредственно розничным торговым предприятиям, минуя оптовые базы.

Поставщики также различаются  по их принадлежности к той или  иной хозяйственной системе. Поставщики, относящиеся к той же системе, в которую входят оптовые покупатели, называются внутрисистемными, остальные - внесистемные.

По форме собственности поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

IV. Организация и технология закупок у поставщиков

Схематично этот этап представлен  на рисунке 5. Службы закупок в компании могут быть построены централизованно  и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции  децентрализации, служащие отделов  будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

Процесс закупки при этом подходе  может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

 

Рисунок 5 – Четвертый этап закупочной деятельности

Примечание – Выполнено  автором на основе [26], [33], [45]

 

• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Выбранный товар для предприятия  может закупаться как непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя, предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.

Другим преимуществом закупки  товара у посредника является возможность  приобрести широкий ассортимент  нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

Немаловажным фактором, влияющим на принятие решения об осуществлении  закупок, является удаленность склада продавца от склада покупателя. При  наличии выше перечисленных факторов в пользу посредника может оказаться, что посредник может располагаться территориально на более отдаленном расстоянии, чем изготовитель товара. Дополнительные транспортные расходы в этом случае могут превысить разницу в ценах изготовителя и посредника.

Таким образом, очень важно обращать внимания на факторы, которые влияют на закупку товаров для предприятия. Это необходимо для эффективного использования средств предприятия.  [22]

V. Организация учета и контроля за оптовыми закупками

После того, как заказ на закупку  отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой  продукции. Основными целями функции  получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и так далее) регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства  на покупателя, обычно выписывается в  двух экземплярах и включает номер  заказа, стоимость изделия, общую  сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

• журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа – выполнен /не выполнен;
• реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку;
• товарный реестр, показывающий закупки каждого основного вида товара;
• реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Таким образом, завершающий этап работы по закупу можно представить в виде следующей схемы (рисунок 6):