Технология проведения кадрового аудита в организации

Аудит на соответствие[24] преследует своей целью определение соблюдения на предприятии каких-либо конкретных правил, норма, законов, инструкций, договоров и пр., которые влияют на результаты деятельности или отчеты компании.

Приведенные виды и классификация аудита, конечно, не является полным, потому как с каждым днем сфера применения аудиторских услуг расширяется, соответственно, появляются новые направления в аудите. Однако здесь перечислены основные виды аудиторских услуг, предоставить которые полностью способна только профессиональная аудиторская компания.

На сегодняшний день аудит широко развит в различных сферах. Существуют следующие разновидности аудита:

Финансовый аудит [7]- это и есть аудит в классическом понимании, то есть независимая проверка бухгалтерской отчетности, платежной документации, налоговых деклараций и остальных финансовых обязательств и требований экономических субъектов для установления достоверности их бухгалтерской отчетности и соответствия их финансово-хозяйственных операций нормам Российской Федерации.

Близко примыкает к нему и инвестиционный аудит[23] - заключение о целевом и эффективном использовании инвестиционных ресурсов и аудит профессиональных участников инвестиционной деятельности (бирж, инвестиционных и строительных компаний).

Промышленный аудит[5]- более сложное явление, так как включает в себя элементы финансового (в части формирования себестоимости изделий, подтверждения обоснованности тарифов на услуги - например, услуги ЖКХ) и чисто технического аудита.

Вплотную к промышленному аудиту примыкает инспекционная деятельность[20] - то есть деятельность по техническому надзору (за изготовлением, строительством, сборкой, пуском-наладкой) технически сложных изделий, имеющих так называемые скрытые работы (работы, которые невозможно увидеть и принять по качеству в будущем - например, фундаментные работы) и деятельность по независимой приёмке технически сложных изделий (кораблей, турбин, технологических комплексов) и подтверждению достижения проектных параметров, а также приёмке партий товаров с подтверждением их свойств, количества и качества.

Разновидностями промышленного аудита являются экологический аудит[25] - подтверждение нагрузок на природную среду, аудит затрат на эксплуатацию и подтверждение тарифов - применяется в основном для обоснования цен на продукцию естественных и иных монополий и иные виды специальных аудитов.

Под техническим аудитом[23] понимают проверку независимыми специалистами системы организации производства, системы контроля и управления качеством, применяемых технических и технологических решений, а также проверку технического состояния машин оборудования, механизмов, зданий и сооружений, инженерных коммуникаций, систем и сетей, также проверку технической и проектной документации с выражением мнения относительно обоснованности применяемых технических/технологических решений, способов управления производством и соответствия технического состояния инженерно сложных систем и оборудования требованиям нормативных актов.

Что же касается кадрового аудита[15], то это - комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления кадровых документов компании, рекомендации и выполнение работ по устранению допущенных компанией ошибок в кадровых документах.

Как видно, понятие аудита весьма широко и включает целый комплекс мероприятий, призванных, в конечном счете, существенно скорректировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия и защитить его от ущерба. Сущность аудита как раз и заключается в обеспечении стабильности и грамотности финансово-хозяйственного производства.

Итак, рассмотрев понятие аудита с различных сторон подробнее остановимся на кадровом аудите.

1.2 Кадровый аудит

Несмотря на то, что понятие «кадровый аудит» сегодня широко распространено и консультанты часто получают запросы на проведение этой процедуры, точный смысл термина известен далеко не всем.

Практика показывает, что представители компаний подчас понимают под «кадровым аудитом» разные вещи: одни имеют в виду оценку сотрудников с целью определения соответствия их квалификации занимаемым должностям, другие рассчитывают получить исчерпывающую информацию об эффективности используемых в организации технологий управления персоналом.

На самом деле в ходе подобной проверки оцениваются и качество работы сотрудников, и система управления персоналом.

Кадровый аудит[20]- это полная проверка внутренней кадровой документации на предмет соответствия её требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства, выстраивание алгоритмов кадрового документооборота, документальное оформление (кадровые документы) приема и увольнения, оценка качества сотрудников и системы управления персоналом.

Основной целью кадрового аудита является долгосрочный рост отдачи основного ресурса организации – персонала, что достигается повышением эффективности системы управления человеческими ресурсами.

В соответствии с данной целью задачи кадрового аудита следующие:

• нахождение проблем в области управления персоналом;
• формирование эффективных методов управления персоналом;
• приведение системы управления персоналом в соответствие с законодательством;
• определение вклада службы персонала в эффективность организации в целом;

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях[18]:

• когда планируется реорганизация компании;
• когда штаты слишком широки и нет уверенности в эффективности такого количества персонала;
• когда существует необходимость объективной оценки кадрового потенциала компании;
• когда решается вопрос об инвестировании в компанию;
• когда компания настроена на выпуск нового продукта или услуги на рынок;
• когда компания решает вопрос о расширении производства.

В кадровом аудите выделяется три основных блока (этапа), которые в совокупности позволяют получить полное представление о системе управления персоналом на предприятии.

Первый блок - аудит субъектов управления персоналом - предполагает оценку управленческой компетентности руководителей, а также профессиональных навыков специалистов кадровой службы. Существует несколько причин для того, чтобы компания сделала запрос на подобную форму аудита. Среди основных - неудовлетворенность квалификацией руководителей, смена команды управленцев или назначение нового топ-менеджера.

Второй блок связан с аудитом объектов управления, т. е. с оценкой исполнителей и корпоративной среды компании. В рамках данного этапа проводится оценка персонала, исследуется эффективность корпоративной культуры и традиций, сложившихся в организации, а также особенности социально-психологического климата в коллективе. Изучаются, например, такие аспекты, как лояльность и степень удовлетворенности сотрудников уровнем заработной платы, системой материального стимулирования, условиями труда и т. д. Необходимость аудита объектов управления возникает в ситуации, когда в компании велика текучесть персонала, растет количество конфликтов, предстоят существенные организационные изменения.

Наконец, третий блок предполагает аудит системы управления персоналом (СУП). Здесь детальному анализу подвергаются технологии управления персоналом: как они представлены, насколько удовлетворяют стратегическим, тактическим, оперативным целям и задачам компании. В ходе аудита СУП, в частности, оценивается, корректно ли ведется кадровое делопроизводство; как обновляется качественный состав персонала и адекватно ли изменяются требования к нему; организована ли работа с молодежью и новыми сотрудниками; оптимальны ли процедуры отбора, приема на работу и адаптации; насколько эффективны системы оценки и обучения персонала, если компания использует таковые[8].

Для того, чтобы кадровый аудит был проведен грамотно и профессионально менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации. Краткое описание этих направлений представлено в таблице (Приложение Б).

Таблица 2.1 – Направления диагностики

Итак, предметом кадрового аудита являются все составляющие процесса управления организацией в целом, а также функциональные процессы управления персоналом.

Профессиональный и своевременный кадровый аудит дает следующие результаты[3]:

• выявление основных кадровых проблем подробно и четко с выяснением их причин;
• возможность разработки программ по оптимизации затрат на управление персоналом компании.
• оценку степени соответствия существующей структуры и численности кадрового состава, стоящим перед организацией задачам;
• критические точки и зоны риска в сложившейся системе управления персоналом;
• оценку готовности персонала к реализации целей и задач организации;
• явные, скрытые и потенциальные источники угроз и рисков, связанных с персоналом;
• источники возникновения стрессогенных, проблемных и конфликтных ситуаций;
• рекомендации по оптимизации и повышению эффективности управления человеческими ресурсами компании.

Таким образом, каждый руководитель должен иметь четкое представление о кадровых ресурсах своего предприятия. Ведь залог успеха деятельности любой компании - сбалансированная кадровая политика. Достоверная информация о кадровой ситуации - основа для принятия взвешенных управленческих решений, гарантия снижения предпринимательского риска. Источником такой информации является аудит персонала или кадровый аудит.

Кадровый аудит, так же как и финансовый подразделяется на виды, которые будут представлены в следующей главе.

2 ТЕХНОЛОГИЯ КАДРОВОГО АУДИТА В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Виды кадрового аудита

Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями, одним из элементов которого является кадровый аудит.

Существуют следующие виды кадрового аудита[12]:

• аудит кадровой документации;
• ассесмент - центр;
• организационно - кадровый аудит.

Аудит кадровой документации [25]- это анализ документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству Российской Федерации, а также внутренним локальным документам компании.

Ведение кадрового делопроизводства представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации. При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация выступает в качестве письменного доказательства, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для нанимателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу нанимателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.