Технология менеджмента

Правильно спроектированный процесс управления делает организацию  преуспевающей. А для того, чтобы  этот процесс правильно проектировать, необходимо знать его внутреннюю структуру, взаимосвязи между отдельными этапами выполнения и их характеристики.

Известно, что процессный подход к управлению был впервые  исследован представителем «классической  школы» или научного менеджеризма Анри Файолем. Анализируя деятельность руководителей, он рассмотрел ее как процесс, подразделяющийся на отдельные стадии: планирование, организацию, координирование, контроль и мотивирование.[8]

Со временем стало очевидно, что перечнем данных функций содержание процесса управления не исчерпывается. Если взять отдельно любую из функций, то ее выполнение также представляет собой процесс управления. Создается впечатление, что процесс управления состоит из отдельных процессов выполнения каждой конкретной функции.

Давайте разберемся. Действительно, для выполнения, допустим, функции  планирования необходимо выполнить  целый ряд последовательных процедур. Опять абстракция. Ведь планирование как процесс выполняется в  отношении конкретного объекта  и конкретной ситуации, и это верно. Каждый раз мы говорим о процессах  управления, отличающихся друг от друга  объектами, на которые они направлены, и временем их выполнения.

 

 

                                          Рисунок. 1. Управленческий цикл

 

Процесс управления необходимо связывать не с функциями, а с  задачами управления. Как нам уже  известно, каждая задача представляет собой управленческие действия, которые  описываются целью, объектом управления, временным периодом ее решения, информационными  параметрами (входом, выходом). В соответствии с данным ранее определением, «процесс управления» представляет собой  логическую последовательность управленческих действий, т. е. задач управления, решение  которых направлено на достижение конкретного  результата, которым является цель. Таким образом, содержание процесса управления отражает логическую взаимосвязь  решения задачи планирования, организации, учета, контроля, регулирования, анализа  и стимулирования. Сочетание этих задач управления, решение которых  направлено на одну конкретную цель, образует управленческий цикл(рис. 1.), или конкретный процесс управления.

Все процессы управления организацией, представленные в виде взаимосвязи  задач управления, можно разделить  на две большие группы: постоянные и периодические.

Постоянные процессы представляют собой функциональные области человеческой деятельности по достижению текущих целей. Например, процесс управления производством продукции. Такие процессы содержат определенные управленческие процедуры, порядок выполнения которых заранее спроектирован и описан в виде инструкции. Изменение содержания постоянных процессов происходит нечасто. Управленческие процедуры имеют стандартный характер и изменяются только при совершенствовании системы управления. Они описываются штатным составом задач управления, решение которых осуществляется по известному алгоритму. Для их решения используются известные методы.

Периодические процессы - это  активная форма управления, вызванная  появлением незапланированных, непредвиденных ситуаций, требующая выработки оперативных (часто разовых) управленческих воздействий. Эти процессы, как правило, направлены на разрешение нештатных управленческих ситуаций. Для выполнения управленческих процедур используются выработанные менеджментом правила, но использование этих правил представляет собой искусство управления. В разные моменты времени объектом внимания руководителя, осуществляющего  периодический процесс управления, могут быть различные аспекты  управляемой системы.

Как постоянные, так и  периодические управленческие процессы имеют одну и ту же внутреннюю структуру, отличающуюся целями, предметом, средствами, содержанием выполняемых управленческих процедур и операций.

В процессе управления можно  выделить элементы и управленческие процедуры.

Элементы процесса управления представляют собой управленческие категории, логическая взаимосвязь  которых определяет следующие характеристики управленческой деятельности:

а) для чего выполняется процесс управления;

б) что явилось причиной возникновения процесса управления;

в) на что направлен процесс управления;

г) какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления.

Исходя из сущности управленческой деятельности, рассмотренной нами ранее, можно выделить следующие элементы процесса управления:

-   цель;

-   ситуация;

-   проблема;

-   решение.

Логическая взаимосвязь  этих элементов представлена на рис. 2.

Цель определяет смысл выполнения процесса управления. Процессы реализуются для достижения цели. Процесс управления - это всегда целенаправленная деятельность участников. Конкретный результат человеческой деятельности - это цель. Следовательно, каждый процесс управления совершается для достижения какой-то определенной цели. Поэтому процесс управления предусматривает выяснение или постановку цели, ради которой он будет выполняться.

 

 

 

                              Рисунок. 2. Процесс управления организацией

 

Каждому из процессов управления присуща своя цель. Следовательно, цели относительно постоянные (неопределенный период времени) и периодичны. Неправильно  поставленная цель делает процесс управления неэффективным, да и вредным для успешной деятельности организации.

Цели в процессе управления должны иметь рациональный характер и преобразовываться в конкретные задачи и рабочие задания. Для каждой управленческой ситуации они являются ориентиром для концентрации необходимых ресурсов.

Ситуация представляет собой  состояние управляемой подсистемы (для постоянных процессов) или отдельного объекта (для периодических процессов).

Ситуация в процессе управления возникает в результате появления  отклонений деятельности управляемого объекта или влияния на объект факторов внешней среды, в которой  работает организация. Ситуация может  оказывать на организации управляемый  конкретный объект положительное влияние, повышая эффективное или отрицательное, снижая ее. Например, резкое повышение  спроса на продукциюпредприятия позволяет повысить цену, и, наоборот, резкое снижение потребительского спроса на эту же продукцию вынуждает организацию вырабатывать меры, имеющие нежелательные тенденции. Ситуация - это определенное возмущение, которое является причиной возникновения процессов управления. Сложность и сфера воздействия ситуации (воздействие на крупную подсистему или отдельный объект) являются чиной возникновения постоянных или периодических процессов управления.

В менеджменте ситуация имеет  одну очень важную особенность. Многочисленные ситуации, воздействующие на организацию  взаимосвязаны. Одна ситуация влечет за собой множество других, прохождение  катера вызывает волны на реке. Первый процесс управления, вырабатывающий реакцию на воздействие ситуации, вызывает явление других процессов  управления, а те, в свою очередь, вызывают вые процессы, тем самым  создавая постоянные управленческие циклы.

Ситуации в процессе управления создают проблемы, которые должны быть разрешены менеджерами.

Проблема - это необходимость  обоснования и выбора определенной позиции в разрешении возникшей  ситуации.

Проблема предполагает выяснение  основных противоречий между условиями  работы организации, вызванными появлением ситуации, условиями, требующимися для достижения организацией своих целей. Выяснение характера управленческой ситуации позволяет определить возможные направления деятельности менеджера по устранению возникших отклонений от достижения поставленной цели.

Направления деятельности связаны  с перераспределением имеющихся  ресурсов (материальных, людских, финансовых), т. е. определением необходимых ресурсов и их распределением.

Выбирая возможные направления  выхода из создавшейся ситуации, менеджер обязан помнить о взаимосвязанности  управленческих ситуаций. Поэтому при  разрешении проблемы менеджеру необходимо использовать интегральный системный  подход. Простого указания на то, какие  элементы или факторы, вызвавшие  ситуацию, сильнее всего влияют на успех организации, явно недостаточно для того, чтобы определить, какое  решение будет лучшим для достижения той или иной цели организации.

Для этого необходимо установить взаимосвязь между данными элементами и выработать комплексную реакцию  на устранение нежелательных воздействий.

Конкретно воздействие на ситуацию осуществляется через решение.

Менеджер в процессе управления выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников.

Решение - это заключительный и, пожалуй, самый ответственный  элемент в процессе управления.

Процедура целеполагания  позволяет сделать следующее:

1. Организовать и объяснить весь диапазон явлений, связанных с объектом, под системой или предприятием в целом.
2. предсказать поведение объекта, подсистемы или предприятия;
3. оценить разумность решений в момент, когда они еще не приняты;
4. проанализировать собственную работу менеджерам всех уровней в процессе управления и в результате улучшить ее.

Процедура целеполагания  необходима и для уяснения сущности и содержания возникшей ситуации. Любая ситуация должна соизмеряться с целью, на достижение которой она может оказать влияние.

Информационное обеспечениепредставляет  собой управленческую процедуру  относительно предмета процесса управления - информации, адекватно отражающей характеристику цели и влияние возникшей  ситуации на ее достижение.

Данная процедура включает операции по сбору необходимой информации, ее систематизации и обработке.

Аналитическая деятельностьв  процессе управления характеризует  совокупность операций, связанных с  оценкой состояния управляемого объекта, подсистемы или предприятия (в зависимости от вида процесса), поиском путей улучшения, либо устранения нежелательных воздействий со стороны  возникшей ситуации. Анализируется  также сама ситуация, причины ее возникновения и возможные последствия  ее воздействия. Для этого используется собранная и обработанная информация о конкретной цели и факторах, создавших  управленческую ситуацию. Аналитическая  деятельность «обслуживает» все  элементы процесса управления, предоставляя возможные варианты протекания процесса управления.

Выбор вариантов действий. Содержание этой управленческой процедуры зависит от сложности возникшей ситуации. Для выработки реакции на воздействие ситуации менеджеру необходимо определить наиболее адекватные варианты действий. Если проблема не представляет особой сложности, и была правильно оценена, то сделать выбор правильного решения сравнительно просто. Менеджер, обладая необходимой информацией, просто выбирает альтернативу с наиболее благоприятными общими последствиями.

Но менеджеру приходится иметь дело не только с простыми ситуациями, но и с весьма сложными и взаимосвязанными ситуациями. В  этом случае ему приходится принимать  во внимание множество компромиссных  вариантов, и если аналитическая  процедура была выполнена недостаточно, то возможно, что ни одна альтернатива не может быть наилучшей. Бывают случаи, когда даже дополнительная аналитическая  работа не дает удовлетворительных альтернатив.

В этих случаях менеджер вынужден принимать к исполнению ту альтернативу, которая является приемлемой, но необязательно наилучшей. Таким образом, процедура выбора альтернатив является обязательной в процессе управления, но она необязательно  приводит к выбору только наилучшего решения.

Реализация решения. Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Процесс управления заканчивается, если он оказал влияние на объект управления как результат конкретной работы исполнителя. Поэтому процедура реализации решения требует от менеджера не только принятия приемлемого решения, но и обязательной организации его исполнения, т. е. он должен привлечь к данному процессу конкретных исполнителей. Если это не будет сделано, то такой процесс управления не имеет реального смысла, и на его осуществление (выполнение предыдущих процедур) не стоит тратить ресурсы.

Обратная связь. Процесс управления содержит, кроме перечисленных элементов, обратную связь. Роль обратной связи мы с вами уже рассматривали. Поэтому нам ясно, что сравнение полученного результата, от реализации выбранной альтернативы решения, с целью, ради достижения которой осуществлялся процесс управления, возможно только с помощью установления обратной связи. Методы установления обратной связи будут нами рассмотрены далее.

Здесь важно понять, что  обратная связь позволяет менеджеру  оценить результаты осуществленного  им процесса управления и, в случае необходимости, скорректировать результат, пока организации еще не нанесен  значительный ущерб.

Основу всех управленческих процедур составляет информация, передаваемая с помощью человеческой речи, документов или соответствующих технических  средств. Поэтому информационное обеспечение  необходимо при выполнении всех управленческих процедур. Предметом процесса управления является информация, которую менеджеры  и исполнители используют для  его осуществления.

 

2.3.Особенности процесса  управления

 

Процессы управления определяются управленческими ситуациями, из-за которых они организовываются и  осуществляются. Однако все процессы (независимо от ситуаций их вызвавших) обладают общими особенностями. Наиболее значимыми являются такие особенности.