Технологии использования информационных ресурсов

Более того, директору дома культуры или художественному руководителю информация нужна в форме, отличной от той, которая нужна заведующему хозяйством или руководителю коллектива самодеятельного творчества.

Заведующему постановочной частью ежедневно нужно знать отдельные виды затрат на его сценической площадке: изготовление декораций, костюмов, реквизита, художественно-оформительские расходы, затраты на освещение, звук, занавес, ткани.

Директору дома культуры эта же информация нужна с недельной периодичностью, в виде сводок по всем подразделениям. Руководитель художественного коллектива имеет оперативную информацию о творческом состоянии своего коллектива, его репертуаре, посещаемости участников, концертах, смотрах, гастролях.

Художественный руководитель должен получать информацию о состоянии работы всех художественных коллективов дома культуры, их репертуаре, концертах, творческом уровне.

Четкость, полнота и своевременность информации в большой степени зависит от организационной структуры, распределения властных полномочий и ответственности в учреждении. На каждом уровне руководства необходимо четко определить права и ответственность сотрудников, их взаимоотношения по вертикалям прав и обязанностей. В противном случае трудно будет разобраться кому и какая информация нужна.

Распределение информации, ее содержание и форма зависят от руководителя, стиля руководства, субъективных черт его характера и предпочтений. В практике встречаются руководители, имеющие разное отношение к информации - от пристрастия к грудам информации до использования минимальных сведений.

Известно, что одни руководители старательно читают письменные отчеты, другие стремятся заслушивать информацию в устной форме, большинство руководителей немногочиленных коллективов социокультурных учреждений стараются больше непосредственно контактировать с подчиненными сотрудниками, но есть и такие руководители, которые общаются работниками через бумажные каналы. Кроме того, в стиле работы руководителей наблюдается и такая особенность, как профессиональная предрасположенность к той или иной информации.

Скажем, директор учреждения культуры с базовым искусствоведческим образованием требует, чтобы в представленных ему отчетах акценты делались на художественно-творческой информации.

Руководитель такого же учреждения с образованием в области менеджмента социально-культурной деятельности обращает внимание на вопросы культурного обслуживания населения, данные социологических исследований, статистические данные бухгалтерии, цифровые показатели работы подразделений и всего учреждения.

Таким образом, разрабатывая и внедряя информационную систему в каждом социокультурном учреждении, специалист по менеджменту потерпит неудачу, если не будет внимательно изучать и учитывать стили руководства в учреждениях, мнение руководителей, от которых и зависит, в конечном итоге, устойчивость выбранной информационной системы.

Основные подсистемы информации

Информационная система, как правило, состоит из нескольких подсистем, отражающих основные информационные потоки деятельности каждой организации, учреждения, предприятия, фирмы и т.д. Центральной подсистемой, в которой концентрируются важнейшие статистические данные, отражающие деятельность учреждения, является бухгалтерско-статистическая информация.

Она включает годовые, квартальные и месячные финансовые планы, планы по труду и заработной плате, годовые, квартальные бухгалтерские отчеты и балансы, банковские и кассовые документы, документы по оценке основных фондов (акты, расчеты, заключения, ведомости и др.), акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, акты финансовых ревизий, аудиторских проверок, трудовые соглашения и хозяйственные договоры, договоры о материальной ответственности, лицевые счета сотрудников, авансовые отчеты, главная бухгалтерская и кассовые книги, книга и инвентарные карточки учета основных средств, доверенности на получение денежных средств и товар-

ных ценностей, гарантийные письма, журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений, переписка о финансово-хозяйственной деятельности.

Информационная подсистема бухгалтерского и статистического учета обеспечивает все уровни управления учреждением показателями финансово-хозяйственной деятельности, на основе которых создаются другие информационные подсистемы.

К их числу относится подсистема учета и работы с кадрами. Нет такого учреждения или организации, где бы не собиралась и хранилась информация о своих сотрудниках. Такая информация включает данные о численности работников, замещенных и вакантных должностях, квалификации и образовании, заработной плате и т.д.

Реально эта информация сосредоточена в таких документах, как: приказы о приеме на работу, переводах и увольнениях, поощрениях и премировании, которые регистрируются в книге учета, приема, перемещения и увольнения работников; личные дела сотрудников, контракты и договоры с сотрудниками.

По вопросам работы с кадрами составляются отчеты, ведутся и сохраняются протоколы аттестационных или квалификационных комиссий, документы о подготовке и переподготовке специалистов, нарушениях трудовой дисциплины, командировках, больничных листах и т.д.

Другой важнейшей информационной подсистемой социокультурных учреждений является документация по организации труда и производственно-творческой деятельности.

В эту подсистему включаются годовые отчеты по труду, численности сотрудников, нормативы по труду (если такие имеются), расценки, разработанные учреждением, должностные инструкции, справки об условиях труда и техники безопасности, коллективный договор между администрацией и профсоюзом, документы, свидетельствующие о выполнении условий коллективного договора, договоры о творческой и финансовой деятельности с другими организациями, целевые программы социально-культурного развития, документация об инвесторах, меценатах и спонсорах, творческие паспорта, планы и программы коллективов художественной самодеятельности, любительских объединений и клубов, хозяйственные паспорта на здания и объекты социокультурных учреждений. .

К документам, определяющим принципы организационной деятельности (как делать), являющимся продолжением стратегии (что делать), относятся источники управленческой информации: устав, положение, договор, учреждающий юридический статус организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях.

И, наконец, каждое учреждение, организация на основе утвержденного вышестоящими органами Классификатора дел и документов осуществляет документационную поддержку управления, для чего в специальных журналах ведет регистрацию приказов, распоряжений, поручений; поступающих и отправляемых документов, телеграмм, телефонограмм, факсов; составляет реестры и описи на отправляемую корреспонденцию; ведет журнал учета бланков строгой отчетности; номенклатуру дел; формирует фонд документов для передачи в архив на длительное хранение.

Приведенный перечень не исчерпывает существующие подсистемы информации. В каждой организации, учреждении информационные подсистемы изменяются и не всегда похожи одна на другую.

Не следует думать, что все информационные системы и подсистемы являются до конца продуманными, полными и окончательными. Таких систем просто не существует.

Однако каждая система обладает свойством координации и упорядочения информации. Но всегда следует видеть различия в наполняемости информационных потоков, адресованных для конкретных видов управления.

Например, информационные подсистемы в планировании существенно отличаются по своим характеристикам от подсистем, используемых для контроля. Информация для планирования всегда:

- проходит через границы  структурных подразделений учреждения;

- раскрывает основные  тенденции и охватывает продолжительные промежутки времени;

- опускает мелкие подробности  и детали;

- ориентирована  на будущее

Информация, предназначенная для организации контроля:

- совпадает с рамками подчиненности в организационной 
структуре учреждения;

- охватывает короткие отрезки времени

- имеет подробный  и детальный характер

- направлена на прошедший период времени.

Любое учреждение социально-культурной сферы, как отмечалось, не является замкнутой структурой, в которой осуществляется автономная деятельность по производству какого-то продукта для каких-то отдельных потребителей.

Деятельность этих учреждений касается жизни, социальных, моральных, культурных устоев множества людей, трудовых коллективов, общественных организаций, групп людей и отдельных личностей, а также состояния отношений между людьми.

Одним словом, они соприкасаются и влияют на социально-культурный климат общества. Поэтому в структуре управленческой информации социально-культурных учреждений особое значение имеет социальная информация, которая позволяет изучать социальные процессы, протекающие во внешней среде, и полнее учитывать их в практической деятельности.

Содержанием социальной информации являются факты, события, процессы общественной жизни, включая материальные, духовные, культурные, нравственные и бытовые взаимоотношения групп людей.

Содержание и назначение социальной информации следует рассматривать в широком и узком контексте. В широком толковании социальная информация выглядит как сведения о наиболее широких и разнообразных социально-культурных процессах в обществе, в узком - социальная информация в пределах самого коллектива социокультурного учреждения.

Тесная взаимосвязь задач учреждения с социокультурными процессами в обществе является условием эффективной работы каждого коллектива социо культурного учреждения

 Информационные сети

Характерным признаком отличия социальной  подсистемы  информации от других видов информации является ее репрезентативная оценка субъективных данных: мнения людей относительно объема и качества социально-культурной деятельности, реактивность их поведения, вовле-ченность в культурные, культурно-творческие процессы, деятельность общественных организаций, демократических институтов, социальные и социально-психологические процессы; о потребностях и интересах людей, уровне их культуры и воспитанности.

Таким образом, информационные системы в современных социокультурных учреждениях все больше интегрируются в своеобразную информационно-управляющую систему в виде сети объединенных подсистем, способствующих решению задач по управлению.

Такие сети представляют собой единую цепочку людских, материальных и технических ресурсов для достижения общих целей.

Создание интегрированной информационной системы предполагает сотрудничество, по меньшей мере, трех групп, а именно: специалистов по информации, профессионалов по вопросам управления и самих управляющих. Не исключается участие в этом деле счетных работников, плановиков и менеджеров всех уровней.

Все возрастающее влияние на информационные процессы в учреждениях социокультурной сферы оказывает компьютерная техника. В каждом учреждении культуры, искусства появляется все больше персональных компьютеров.

Однако проблема заключается в том, что специалисты, работающие в этих учреждениях, имеют обыкновение рассматривать информационную систему в целом и компьютерную технику исключительно с точки зрения своего собственного опыта. А его, опыта, как правило, и нет.

Отсюда, даже в крупных организациях компьютерный парк работает разрозненно, не внедряется единая компьютерная сеть, да и каждый отдельный персональный компьютер используется в основном как инструмент набора и выведения различных текстов в виде докладов, справок, писем, отчетов и т.д., что составляет тысячные доли от заложенного в этой технике интеллектуально-вычислительного, информационного и аналитического потенциала.

Не является откровением, что сотни тысяч персональных компьютеров в отделах, секторах, у секретарей в приемных руководителей светятся экранами пустопорожних электронных

игровых забав. Слишком часто представляемые компьютерами данные отвечают, скорее, возможностям самих компьютеров, прикладных программ, но никак не потребностям пользователей.

Компьютерщики же часто стремятся загрузить свою технику на полную мощность, упуская из виду необходимость представления небольших объемов полезной информации, пригодной для принятия решений.

Соорудить мостик через пропасть, разделяющую компьютерных специалистов и менеджеров, возможно лишь при условии активного участия в этом деле пользователей.

Требования к информационным системам управления

Сегодня можно говорить об интегрированной информационной системе в учреждениях социокультурной сферы, которая обладала бы координационными связями и отношениями внутри сети и взаимодействовала с внешней средой, с определенной долей авансирования в будущее.