Технологии использования информационных ресурсов

Что же касается ведомственной принадлежности, то здесь лидером оказался Миноборонпром (более 6%), а аутсайдером–Министерство образования (менее 1,5%).

При анализе приведенных выше статистических данных следует иметь ввиду, что именно в последние годы в России реализуется ряд федеральных, межведомственных и региональных программ, направленных на развитие информационных ресурсов в сфере науки, образования и культуры. Поэтому современная ситуация в этой области может существенно отличаться от ситуации 1996 года.

Основные тенденции изменения информационной инфраструктуры общества

В последние годы в динамике информационной инфраструктуры российского общества наблюдаются следующие весьма устойчивые тенденции.

По мере развития процесса информатизации в регионах России происходит все большая децентрализация владения информационными ресурсами. Так, например, в последние годы на финансирование из местных бюджетов перешли многие библиотеки, архивы и другие информационные организации.

В России развиваются не только федеральные и ведомственные информационно-телекоммуникационные системы, но и системы регионального назначения. При этом наблюдается тенденция к созданию таких систем на базе отечественных разработок.

Для управления процессом информатизации в регионах России создаются специальные органы (управления, отделы, центры), находящиеся в структуре региональной администрации или же в ее непосредственном подчинении.

В составе инструментальных средств информатики все шире используются современные модели и информационные технологии, удовлетворяющие международным стандартам.

Происходит постепенная интеграция информационной инфраструктуры России с основными информационными структурами Западной Европы и других стран мирового сообщества.

Современные информационные услуги

Возможности оказания информационных услуг пользователям существенным образом определяются следующими основными характеристиками информационных систем общества:

• объемами имеющихся в них информационных ресурсов и степенью их доступности для пользователей с правовой точки зрения (открытая или закрытая информация);
• формой представления информационных ресурсов (обычная или электронная);
• уровнем развития информационно - телекоммуникационных сетей, обладающих возможностью предоставления пользователям удаленного доступа к информационным ресурсам;
• удобством интерфейсов пользователей при их взаимодействии с информационными системами;
• стоимостью информационных услуг в сопоставлении с доходами населения;
• информационной культурой общества, которая в значительной степени определяет уровень развития его информационных потребностей, а также информированности членов общества о возможностях использования его информационной инфраструктуры в своих интересах.

Таким образом, уровень развития информационных услуг в том или ином обществе существенным образом зависит не только от развития его информационной инфраструктуры, но также и от уровня развития самого общества, его информационной культуры.

 

2. ИНФОРМАЦИЯ, КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ СКС

Важность информации для управления настолько очевидна, что, кажется, нет необходимости останавливаться на этом вопросе.

Но на самом деле информационные управляющие системы, электронное технологическое оснащение развиваются настолько динамично, что малейшее отставание в их изучении и освоении непременно выводит организацию, учреждение, предприятие на периферию развития.

Кроме того, предметом изучения и интереса в данном учебном пособии являются не крупные компании, опыт которых широко освещен, а социо культурная сфера и ее отдельные учреждения, информационные технологии менеджмента которых практически не подвержены анализу и описанию.

Следовательно, в данном параграфе будет уделено внимание двум аспектам: информационно-управляющим системам общего характера и информационным технологиям конкретного социокультурного менеджмента.

Информация - основная часть того, что передается в процессе связи. Связи внутри учреждения преследуют две основные цели.

Первая заключается в том, чтобы предоставить информацию, необходимую для принятия решений, направленных на выполнение поставленных задач, а вторая - в том, чтобы оказать влияние на деловое поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей учреждения и в разумных пропорциях сочетать личные интересы и интересы организации. Таким образом, в первом случае на передний план выступают знания, во втором - мотивация.

В информационных технологиях наиболее широко используется термин "связь", или "общение". Оба эти термина означают процесс передачи сообщения, имеющего смысловое содержание, от одного сотрудника, или просто человека, к другому. Через слово, символы, жесты можно осуществлять любые видывоздействия на ум и сознание любого человека. Связи между людьми, отдельного человека с группой людей обеспечивают, по крайней мере, три важных аспекта:

- происходит  передача информации и идей;

- существует  определенное средство передачи  информации;

- имеется адресат, который понимает, что имеет в  виду корреспондент.

В процессе административного или служебного общения связь между сотрудниками учреждения культуры представляет собой процесс, который включает передачу и точное воспроизведение идей для того, чтобы вызвать действия, которые будут способствовать достижению целей всего коллектива. Точное воспроизведение идей предполагает высокий уровень понимания между сослуживцами.

Стало быть, управление имеет дело с механизмами передачи информации в учреждениях культуры. Информационные технологии управления включают в себя элементы многих дисциплин: наука управления, наука поведения, математика, синематика, психология, экономика, социология и др. Менеджмент формируется на основе указанных дисциплин, а информационные технологии влияют и часто трансформируют сам процесс менеджмента.

Информация - это преобразованные в определенном контексте (в данном случае управленческом) содержательные и полезные для управленцев данные.

Информация, следовательно, характеризуется своими качествами, которые и определяют ее полезность. В каждой конкретной ситуации анализ качества информации сводится к оценке ее значимости для учреждения и ее сотрудников.

В современной теории и практике информационные технологии трактуются как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и другие технологические средства хранения, обработки и передачи коммуникации.

Эти технологические категории позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об учреждении, его деятельности, посетителях, потребителях культурной продукции. Они позволяют сотрудникам учреждения Например, время имеет значение при разработке системы информации в определении границ периодичности представления информации. Один вид информации может требоваться ежедневно, другой – один раз в неделю, третий – один раз в квартал и т. д.

Периодичность поступления информации может быть ритмичной, но может диктоваться необходимостью по усмотрению руководителя и в зависимости от состояния творческо-хозяйственной деятельности.

Как отмечалось, в информационных системах наряду с компьютерными сетями, аппаратным и программным обеспечением, важнейшим фактором является человек, человеческий ресурс, Люди формируют и поддерживают необходимый информационный банк и этот же информационный банк помогает людям в реализации их управленческих функций.

Информационные системы менеджмента обеспечивают принятие стратегических, тактических и операционных решений. Обращаясь к предыдущему источнику, использование информационных систем в различных уровнях менеджмента можно представить следующим образом.

Информация, заложенная в информационных системах менеджмента, имеет несколько признаков, которые характеризуют ее полезность.

/. Информация к действию и информация к сведению. Как следует из самого названия, информация, требующая действия, обязывает предпринимать определенные шаги деятельности. Например, когда учреждение культуры получает заявку от предприятия, фирмы, банка на проведение праздничной программы, или торжественного вечера по случаю важного для данного коллектива события, или когда ставятся под угрозу срыва детские культурные новогодние программы из-за неожиданного отказа участвовать в них приглашенных артистов.

Информация, не требующая действия, принимается к сведению, когда, скажем, директор учреждения культуры информирует сотрудников о состоявшихся событиях, о своей точке зрения, о приказах, распоряжениях и иных директивных документах, методических рекомендациях вышестоящих органов о деятельности других учреждений культуры.

2. Неповторяющаяся и повторяющаяся информация. Признаком неповторяющейся информации является уникальность, одноразовый характер информации, которая может быть получена в результате социологических и иных исследований в коллективе, среди населения, и служит основой для принятия радикальных решений. К типичным видам повторяющейся инфор мации следует относить отчеты учреждения, в которых отражаются вопросы творческой деятельности, финансовой и хозяйственной работы, кадровые вопросы, объем социально-культурных и культурно-досуговых мероприятий, участие в них населения и т.д.

3. Документированная информация фиксируется в письменной форме, на электронных носителях, источником же недокументированной информации служат личные наблюдения, устные коммуникации между людьми.

4. Следует различать внутреннюю и внешнюю информации, которые также служат целям планирования и контроля, маркетинга, управления кадрами и т.д.

В небольших коллективах, к которым можно отнести практически все учреждения социально-культурной сферы, в том числе учреждения культуры и искусства, информационные системы довольно просты. В центре оказываютсв основном руководители (административные и творческие), заведующие отделами и секторами.

Адресное распределение информации

Директор  учреждения  культуры  ежедневно общается со своими сотрудниками, часто посещает хозяйственные и творческие участки и имеет сведения о состоянии дел в своем учреждении, что называется, из "первых рук". Не имея средств на создание специальной системы сбора и распространения информации, он постепенно создает неформальные системы, удовлетворяющие его профессиональные потребности.

Чем многочисленнее и крупнее становится учреждение, тем более сложными становятся все производственно-творческие операции и все большее значение приобретают потоки информации о состоянии дел как внутри, так и вне учреждения.

Вместе с тем, даже в небольшом учреждении главным условием создания хороших информационных потоков является степень понимания самим руководителем, какая информация нужна ему и его сотрудникам. Существует аксиома: информация становится управленческой только в той степени, в какой она нужна руководителю.

Для руководителя полезность информации зависит от его собственных представлений о ценности информации, от его личной ответственности и заинтересованности в делах учреждения, от его знаний и опыта.

Собственно вопрос стоит так: Зачем руководителю нужна информация? Ответ прост: для того, чтобы руководить, а значит выполнять свои функции планирования, организации, подбора и расстановки кадров, контроля. Ему нужна информация для того, чтобы решать самые разнообразные задачи:

- выработки основной  миссии (цели) учреждения;

- разработки  долгосрочных (перспективных) планов;

- определения  направлений стратегии и идеологии  для достижения конкретных целей;

- выявления новых  возможностей;

- знания положения  дел в учреждении культуры;

- подготовки отчетов, отчетных мероприятий перед населением; . 1       - информирования населения о деятельности учреждения культуры и его коллектива;

- информирования сотрудников учреждения;

- знания проблем и трудностей, которые еще предстоит решать в будущее

- совершенствования творческого  потенциала и имиджа учреждения культуры;

- осуществления контроля за ходом  решения текущих вопросов.

Данный перечень указывает на широкий круг вопросов, которые решаются с помощью информации, но, на самом деле, в реальной практике этот список гораздо объемнее и сложнее. Потребности в информации различаются по характеру ситуаций и факторов, в которых работает каждое социокультурное учреждение.

В силу разнопрофильности таких учреждений, а также уникальности условий работы даже однотипных учреждений (разные регионы, материальная база, кадры, состав населения и т.д.) выделяются области деятельности, в которых принимаются свои решения. Такие области являются областями принятия ключевых решении.

Например, комитет социальной защиты населения уделяет основное внимание малообеспеченному населению, инвалидам, престарелым, ветеранам и т.п. Парк культуры и отдыха должен уделять основное внимание организации культурного досуга населения, развлечений, детским и подростковым играм, созданию природно-ландшафтной среды. Области принятия решений в каждом случае неповторимы и требуют эксклюзивной информации.

Однако, решив задачи принятия решений в области деятельности того или иного учреждения, необходимо разобраться с потоками информации для различных уровней управления. Очевидно, что на различных уровнях управления нужны не только разные виды информации, но даже одна и та же информация должна поступать в различных формах.

Скажем, информация, поступающая директору учреждения культуры, существенным образом отличается от информации, которая поступает художественному руководителю, осуществляющему повседневное руководство художественным и творческим процессом этого учреждения.