Современные технологии создания бизнес-процессов

Разработка  проекта реинжиниринга бизнес-процессов.

Определив основные направления реорганизации БП, разрабатываются обеспечивающие подсистемы, которые поддерживают функционирование новой системы организации бизнеса.

На этапе изменения структуры организационно-экономической системы:

- разрабатываются должностные инструкции,

- обучается персонал,

- подготавливается рабочая документация.

В этапе создания новой информационной системы:

- разрабатывается и наполняется база данных,

- устанавливается система телекоммуникации,

- программируются, настраиваются и отлаживаются программные модули.

Как правило, в процессе реинжиниринга БП применяются современные средства автоматизации проектирования (CASE -технологии), такие как, CASE Oracle Designer 2000, SilverRun, Natural Engineering Workbench и др. или комплексные системы управления ресурсами предприятия (ERP), такие как, R /3, BAAN IV. В этих системах в специальном репозитории автоматизированно поддерживается модель бизнеса, которая используется при создании информационной системы⁷.

Осуществление проекта по реинжинирингу бизнес-процессов предполагает его сдачу приемочной комиссии, в состав которой входят лица, принимающие решения, и лица, управляющие процессами. Иногда перед отчетом проектной команды на приемочной комиссии проводится независимая экспертиза проекта, осуществляемая специально назначенной инспекционной группой. Осуществление проекта обычно происходит поэтапно в зависимости от приоритетов, установленных на стадии идентификации БП.

Внедрив спроектированные БП в реальную практику, важно обратить внимание на организацию анализа достижения заданных в начале реинжиниринга измерений эффективности функционирования организации, на основе которых можно своевременно принимать решения о необходимости адаптации бизнес-процессов к изменяющейся внешней среде.

Организационная структура проект реинжиниринга БП.

В работах по реинжинирингу БП принимают участие взаимосвязанные структурные единицы, образующие организационную структуру проекта (рисунок 3):

 

 

 

Рисунок 3 – Организационная  структура проекта по реинжинирингу  бизнес-процесса

 

Команды РБП занимаются реинжинирингом бизнес-процессов.

Лидер проекта – это топ-менеджер, возглавляющий работы по реинжинирингу БП на всех его стадиях.

Регламентирующий  комитет занимается выделением ресурсов в организации для осуществления реинжиниринга и контролем выполнения всех стадий в зависимости от разработанного плана-графика сдачи работ.

Методологический  центр занимается координацией работы команды реинжиниринга и обеспечением ее методологией, инструментарием, типовыми решениями. Методологический центр, как правило, состоит из представителей консалтинговой организации.

Собственники БП - это будущие администраторы бизнес-процессов.

Команды РБП формируются из работников организации - высококлассных экспертов на смежных участках БП, и сторонних консультантов-инженеров из области структурирования и моделирования БП (рисунок 4). Как правило, соотношение работников компании и сторонних консультантов - три к одному, а общая численность команды – около десяти человек.

Рисунок 4 – Структура  команды по реинжинирингу бизнес-процесса

 

 

2.2. Методы и инструментальные  средства реинжиниринга БП

 

Основные методы и средства, используемые в работах по реинжиниригу БП (рисунок 5).

Рисунок 5 - Последовательность работ по проектированию БП

 

При формировании миссии компании определяются стратегии поведения организации на рынке относительно расширения границ рынка или более глубокого проникновения на рынок, диверсификации деятельности или повышения качества товаров и услуг и т.д. В качестве главного метода формирования стратегии организации часто применяется метод анализа иерархий Саати. В качестве инструментальных средств анализа иерархий применяются статические экспертные системы с возможностью обработки качественных оценок, такие, как Guru, Expert Choice, Level 5.

Маркетинг сегментов рынка подразумевает конкретизацию стратегических целей организации при определении потребителей, регионов, каналов распределения товаров и услуг. Важнейшими методами исследований на этой стадии являются такие методы, как статистический анализ и прогнозирование рынков сбыта, интеллектуальный анализ данных современных информационных хранилищ. Наиболее мощными инструментами анализа и прогнозирования с целью выявления основных сегментов рынка являются SPSS,ППП SAS, PolyAnalyst NeurOn - Line, Brain Maker, и др.

Формирование продуктовых портфелей  для выделенных перспективных сегментов  рынка предполагает анализ и оценку возможностей компании относительно эффективности распределения капиталовложений по различным проектам и продуктам. Чтобы решить такую задачу, как правило, применяют методы оптимизации и математические модели. ППП Project Expert - один из наиболее известных средств бизнес-планирования, позволяющий спроектировать и оценить бизнес-планы компании для различных вариантов стратегий⁸.

Проектирование БП. Выявленный на третьей стадии продуктовый портфель определяет содержание БП, для которых необходимо детально разработать технологию их осуществления с позиции достижения заданных критериев эффективности. Для выбора конкретных технологий требуется разработать статические и динамические модели БП, которые позволяют оценить их эффективность.

Различные средства и методы моделирования БП чаще всего сводятся к функциональному (диаграммы рабочих потоков Oracle Designer 2000, SilverRun, Natural Engineering Workbench, функциональные диаграммы Design / IDEF), или к объектно-ориентированному моделированию (язык UML, средство Natural Engineering Workbench).

Планирование использования ресурсов. После того, как статическая модель бизнес-процесса построена графически, требуется выполнение анализа ее реализации с точки зрения достаточности и эффективности ресурсов. Для достижения этой цели используют стоимостной анализ функций и динамического имитационного моделирования.

При стоимостном анализе функций используются средства CASE -технологий, такие, как Design / IDEF, или системы комплексной автоматизации организаций, например, R /3, или специализированные программные продукты, такие, как Easy ABC +.

Чтобы провести динамический анализ бизнес-процесса, применяют методы имитационного моделирования, позволяющие генерировать статистику выполнения большого числа БП одного или нескольких типов за длительный период времени. Притом важную роль играет анализ узких мест в организации БП, которые связаны с перегрузкой/недогрузкой ресурсов, образованием очередей. Известными средствами имитационного моделирования являются ППП РДО, Pilgrim, Workflow Analyser, Ithink, ReThink и др.

2.3. Особенности  реинжиниринга бизнес-процессов

 

Бизнес-планирование начинается с первоначального проектирования бизнеса или, как говорят, первоначального проектирование развития деловой единицы. В дальнейшем организации также необходимо непрерывное проектирование. Под общим управлением бизнес-процессами подразумевают инжинирингом бизнеса, имея ввиду постоянное совершенствование процессов.

Цель реинжиниринга – создать такие условия, при которых все звенья бизнеса действовали продуктивно и вся система их взаимодействия была нацелена на получение максимального эффекта мультипликации, т.е. того эффекта, который невозможно получить каждому в отдельности, но реально достичь за счет совместных усилий, организованных оптимальным образом⁹.

В процессе реинжиниринга  бизнеса важную роль играют согласованность действий, а также их взаимозаменяемость и взаимодополняемость. Помимо этого еще одной особенностью реинжиниринга является нацеленность каждого работника не только на качественное выполнение его работы, но и на обеспечение максимально высокого конечного результата всего бизнеса, поэтому следует всегда «подставлять плечо» работнику, который нуждается в помощи. В таком случае интенсивность труда, как правило, растет. Этот труд приносит прибыль, а улучшение финансовых показателей бизнеса существенно расширяет материальное стимулирование. Результатами более напряженного и продуктивного труда является не только высокая заработная плата, но и общественное признание, высокий имидж сотрудника и большее моральное удовлетворение.

Метод реинжиниринга используется ведущими мировыми компаниями. В особенности много финансовых ресурсов и усилий тратят на этот метод американские компании.

Реинжиниринг является фундаментальным переосмыслением и радикальной перестройкой БП с целью улучшения таких значимых показателей, как качество,стоимость, уровень обслуживания, финансы, построение информационных систем, маркетинг. Ключевые понятия в этом определении:

Фундаментальный – значит, что в результате необходимо получить ответы на существенные вопросы, касающиеся деятельности организации: что мы делаем?, почему должны это делать?, почему мы должны применять те или иные методы?.

В процессе реинжиниринга сначала определяется, ЧТО организация должна сделать, и только потом - КАК это сделать.

Радикальный – значит, что происходит изменение вещей в самой их сути. Радикальность в бизнес-реинжиниринге представляет собой уход от всех существующих структур и создание и переход на новые методы выполнения работ.

Кардинальный – подразумевает, что осуществление бизнес-реинжиниринга нужно только в том случае, когда есть острая необходимость во «взрывном» воздействии¹⁰.

Процессы - это одно из самых важных понятий в определении бизнес-реинжиниринга. Большинство деловых людей, не являясь «процессоориентированными», сфокусируются на работах, задачах, на людях и структурах, а не на процессах. Так, может выпадать основная цель - товар, который заказывал покупатель, должен дойти до адресата. Конечно, необходимо выполнение и частных задач, но ни одна из них не играет никакой роли для потребителя, если товар не дойдет до него.

Центральная цель бизнес-реинжиниринга - резко ускорить реакцию организации на изменения в предпочтениях и требованиях клиентов при снижении всех видов издержек. При этом необходимо:

- резко снижать используемое время, число сотрудников и других затрат, необходимых для выполнения производственных функций;

- осуществлять глобализацию бизнеса: проведение работы с партнерами и потребителями в любой точке мира, работы с потребителями 24 часа в сутки и 365 дней в году;

- повышать возможности и права сотрудника, делать упор на повышение мобильности персонала;

- работать как на настоящие, так и на будущие потребности покупателя, ускоренно продвигать новые технологии;

- реализовывать все указанное выше, применяя информационные технологии.

Реинжинирингу присущи следующие свойства:

- уход от устаревших методов и начало деловых процессов как бы «с чистого листа»;

- пренебрежение действующими структурами и процедурами организации и кардинальное изменение методов хозяйственной деятельности; если представляется невозможным преобразование деловой среды, то можно преобразовать свой бизнес;

- значительные изменения показателей, касающихся деятельности. При незначительных изменениях компании следует лишь подстраиваться, умело приспосабливать существующие хозяйственные инструменты, Таким образом, если дела компании ухудшились, но незначительно, она не нуждается в реинжиниринге.

Реинжиниринг применим в трех основных случаях:

1. В ситуациях, когда в компании начался глубокий кризис, который выражается в ярко выраженном неконкурентном (высоком) уровне издержек, отказе большого количества покупателей от продукта компании и т.д.

2. Если текущее положение компании можно назвать удовлетворительным, но прогнозы ее дальнейшей деятельности не являются благоприятными, компания рискует столкнуться с нежелательными последствиями относительно ее доходности, конкурентоспособности, уровня спроса.

3. Быстрорастущие и агрессивные организации занимаются реализацией возможностей реинжиниринга. Их основная задача заключается в ускорении наращивания отрыва от главных конкурентов и формировании конкурентных преимуществ. Использование реинжиниринга с такой целью становится лучшим вариантом по ведению бизнеса.

Реинжиниринг основывается на двух главных понятиях - «будущий образ фирмы» и «модель фирмы».

Модель является образом определенного объекта. Модель имеет форму описания, изображения, чертежа, схемы, плана, графика – но во всех случаях это более простой образ оригинала, который отражает основные его черты и не учитывает второстепенные элементы. Модель бизнеса является образом (представлением) главных хозяйственных процессов организации, состоящих во взаимодействии с деловой средой этой организации. За последнее время при моделировании бизнеса широкое распространение получило использование информационных технологий для составлений и просчитывания моделей при помощи специальных компьютерных программ. С помощью моделей бизнеса возможно определение характеристик основных процессов деловой единицы и их перестройка - реинжиниринга¹¹.

Процесс реинжиниринга  делится на основные стадии:

1. Формирование желаемого образа организации. Этот этап протекает в рамках разработки стратегий компании, основных методов их достижения. Особую важность среди стратегических целей имеет ориентация на клиента. Правильность выбора целей реинжиниринга значит, что определены направления, являющиеся значительными для данного бизнеса.