Совершенствование организационной структуры коммерческого предприятия на примере ООО «Продторг»

Таблица 1.5 Обязанности и функции сотрудников ООО «Продторг»

Для того чтобы определить, насколько на самом деле эффективна и функциональна организационная структура ООО «Продторг», необходимо провести исследование, которое должно содержать в себе мнения работников организации и руководителей о недостатках данной структуры, о функциональных обязанностях сотрудников.

Для проведения данного  мероприятия было проведено исследование, которое состояло из нескольких этапов:

На первом этапе – подготовка к исследованию, была проведена следующая работа: наблюдение за работой менеджеров, генерального директора и первых руководителей, а также всех остальных работающих в организации. Присутствие при процессе обмена информацией между менеджерами и заказчиками, выявление «плюсов» и «минусов» в данных коммуникациях помогло мне при составлении вопросов в анкетах для сотрудников и руководителей.

Вторым этапом было анкетирование, которое происходило по следующей схеме:

1) определение целей и задач. Цель анкетирования - ответить на такие основные вопросы: как измениться деятельность организации; каковы будут положительные и отрицательные стороны в данных изменениях; как организация должности маркетолога повлияет на известность ООО «Продторг» в Ульяновске, что укажет на необходимость дополнительного развития фирмы, через должность маркетолога для формирования маркетинговых коммуникаций, либо только поддержания их на том уровне, на котором они сейчас; данная информация поможет в принятии решения о внедрении проекта, либо его отклонении. Но данный вопрос является важным как для самой компании, так и для моей исследовательской работы, т.к. он также покажет эффективность функционирования маркетолога через более грамотную организацию рекламы, выявление спроса, продвижения продукции и услуг;

2) разработка анкеты происходила по 2 направлениям. Т.к. опрашивались сотрудники и руководители организации, то для каждой из этих групп составлялась отдельная анкета. У каждой из анкет были свои дополнительные цели.

Анкета для руководителей  должна выявить недостатки организационной структуры. Анкета для работников, должна показать удовлетворенность своей работой и обрисовать то, что они хотели бы изменить.

3) устранение недостатков перед исследованием. Анкеты были опробованы генеральным директором и каждым сотрудником организации, каждая на несколько респондентов, для того, чтобы выяснить, понятно ли сформулированы вопросы анкеты, насколько удобно составлена она для заполнения анкетирующего, что необходимо добавить, а что исключить;

После опробования были отредактированы анкеты для работников и клиентов, для руководителей.

4) обработка результатов  – происходила с помощью ПК, программы Excel;

5) анализ полученных  результатов, составление выводов.

В результате опроса сотрудников   ООО «Продторг» были получены следующие результаты:

Из 13 опрошенных сотрудников  на вопрос: «Как Вы оцениваете состав персонала в компании?» 9 человек ответило, что персонал полностью соответствует требованиям, а 4 человека, что некоторых работников не мешало бы и заменить; «Каковы функциональные обязанности между структурами компании?» 9 человек считают, что все обязанности распределены не по должностным инструкциям, а 4 человек считают, что есть небольшие неточности, но на них не стоит обращать внимания; «Возникают ли разногласия между сотрудниками компании?» 10 человек считают, что существуют незначительные разногласия, которые не требуют особого внимания, 3 человека считают, что каждый из сотрудников четко знает свои обязанности; «Как Вы считаете, какой именно должности не хватает в вашей организации?» почти единогласно – 12 человек ответили, что не хватает маркетолога; «Согласны ли Вы, взять, на себя дополнительные официально оформленные обязанности?» 9 человек были бы не согласны с дополнительными обязанностями, 3 человека согласились бы за хорошую надбавку к заработной плате, и лишь один бы человек согласился возложить на себя новые обязанности; «Боитесь ли Вы перемен, связанных с организацией новой должностью маркетолога?» 2 человека ровно отнесутся к переменам в организационной структуре организации, 1 человек боится лишиться своего рабочего места и 7 человек твердо уверенны в необходимости организации новой должности маркетолога. Почти большинство ответов связано с распределением обязанностей не по должностным инструкциям. Очень часто сотрудники выполняют обязанности связанные с несуществующим отделом, за счет этого и возрастает конфликтность в коллективе. По той же причине большинство сотрудников отказываются даже от официально оформленных обязанностей.

Данные анкетирования  были проанализированы и на их основании построена диаграмма наиболее недовольных ответов сотрудников (рис. 13)

Рис. 13 Распределение ответов сотрудников ООО «Продторг»

В результате анализа  деятельности ООО «Продторг» были отмечены следующие недостатки:

1. Большая загруженность  руководителя ООО «Продторг», связанная с оперативным управлением;
2. Существуют незначительные недостатки в организационной структуре, в связи с разделением обязанностей среди сотрудников не по должностной инструкции, нет четкого разделения функциональных обязанностей между всеми работниками; часто работники выполняют несвойственные им обязанности;
3. Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования и анализа;
4. Существует проблема с продвижением услуг организации в связи с отсутствием отдела маркетинга;

Малая гибкость организационной структуры  и недостаточная приспособляемость  к изменению среды;

Низка и неэффективна степень автоматизации функций управления;

Могут возникнуть различия во мнениях должностных лиц в отношении обязанностей;

Все вышеперечисленные недостатки в работе организации приводят к  следующим негативным последствиям:

1) внешним по отношению к организации: маркетинговые стратегии легко «копируются» конкурентами, а портфель ООО «Продторг» недостаточен для сохранения достигнутых темпов роста. Именно поэтому состояние предприятия можно характеризовать как переходное;

2) внутренним по отношению к организации: создание определенного напряжения между работниками внутри организации; существуют серьезные проблемы в системе материального стимулирования персонала предприятия, в отличие от работников аппарата управления; система мотивации анализируемого предприятия нуждается в доработке и совершенствовании.

2.4 Предложения  по совершенствованию организационной структуры предприятия ООО «Продторг»

          В XXI в. перспективные проблемы развития организации имеют особое значение для России. Многообразный опыт, накопленный в разных странах мира, свидетельствует, что среди всех ресурсов предприятий важнейшее значение имеет именно управление, т.е. способность и умение вырабатывать цели, определять ценности, координировать выполнение задач и функции, обучать работников и добиваться эффективных результатов их деятельности.

Совершенствование организационной  структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением.

Процесс управления хозяйственной  деятельностью в организации  связан с принятой ею орг. структурой управления, которая предопределяет весь цикл управления. Основные действия, связанные с орг. структурой, – создание отделов и служб, определение сферы управления, распределение прав и обязанностей, – основаны на той или иной теории организации, в соответствии с которой организация рассматривается спроектированной для достижения предписанных целей.

Изменения в управленческих структурах, связанные с изменениями  целей организации, в основном определяются двумя группами факторов. Во-первых, факторами, отражающими необходимость формирования и/или удержания конкурентных преимуществ на соответствующих целевых рынках, а также развитием НТП и возможностями использования его результатов для повышения эффективности организации. Во-вторых, возможными (опробованными практикой) формами и методами совершенствования самих структур. Такие возможности предусматривают:

1. совершенствование структур за счет внутренних резервов, включая децентрализацию, делегирование полномочий на более низкие уровни. Линейные структуры превращаются в более плоские за счет сокращения числа уровней управления с одновременным (как правило)укрупнением функций и сокращением подразделений на одном иерархическом уровне;

2. замену механистических структур на адаптивные. Такой переход является наиболее радикальной формой реорганизации структур, но для этого нужен сильный лидер с командой;

2. интегрирование (создание) различных форм адаптивных структур внутри механистической структуры, например, путем создания венчурных инновационных отделов, бизнес-центров, бригадных структур, проектных групп и др.;

4. создание конгломератных структур. В этом случае высшее руководство сохраняет за собой только финансы. Большинство конгломератов возникает за счет внешнего слияния компаний;

5. формирование структур будущего (модульные и атомистические организации), обеспечивающих общую направленность на массовую экономику при одновременной возможности производства и выпуска нестандартных продуктов, ориентированных на индивидуальный заказ и обслуживание отдельного потребителя. Внедрение этих структур может быть реализовано при переходе от индустриальной фазы организации производства с информационной.

Структура и методы управления, разработанные в западных фирмах в стабильных условиях работы, не могут  переноситься на российские предприятия механически, без учета конкретных внутренних и внешних условий переходного периода. Процесс модификации организационных структур управления развивается по ряду конкретных направлений. В качестве основных - можно выделить следующие:

Осуществление децентрализации производственных и сбытовых операций. С этой целью в рамках крупнейших компаний уже созданы или создаются полуавтономные или автономные отделения, полностью отвечающие за прибыль и убытки. На эти отделения возлагается вся полнота ответственности за организацию производственно сбытовой деятельности. Каждое отделение полностью финансирует свою деятельность, вступает на коммерческой основе в партнерские отношения с любыми организациями.

Нововведенческая экспансия, новый поиск рынков и диверсификация операций. Это направление реализуется через создание в рамках крупных компаний нововведенческих фирм, ориентированных на производство и самостоятельное продвижение на ранках новых изделий и технологий и действующих на принципах «рискового финансирования». Широко распространенной практикой крупных компаний становится создание в наиболее перспективных областях небольших предприятий, нацеленных на завоевание в кратчайшие сроки прочных позиций на рынке.

Дебюрократизания, постоянное повышение творческой и производственной отдачи персонала. Для этого предпринимаются самые разнообразные меры, включая распределение акций среди персонала и образование предприятий, находящихся в коллективной собственности их работников.

Любая перестройка структуры  управления предприятия требует оценки, прежде всего с точки зрения достижения поставленных целей. В условиях нормально развивающейся экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации. При этом главными показателями улучшения являются сокращение затрат, рост прибыли, более гибкий стиль управления. Важным критерием оценки организационной структуры управления является ее восприятие людьми, которым предстоит работать в новых условиях.

Для решения поставленных задач, реорганизация организационной  структуры управления в ООО «Продторг» ориентирована на поиск оптимального решения между централизацией и  децентрализацией властных функций, что  обусловлено необходимостью:

• оперативно реагировать на изменения во внешней среде;
• снизить объем повседневной, рутинной работы, связанной с оперативным управлением производством генерального директора ООО «Продторг»;
• предоставлять полномочия на решение проблем тому подразделению аппарата управления, которое способно наиболее оптимально решать поставленные задачи;
• повысить оперативность реализации принимаемых решений.