Розробка хутра

Види контролю та ресурсів

Характеристика процесу контролю

Характеристика впливу контролю на посадових осіб і підрозділи організації

Служби і посадові особи, які  відповідають за результати контролю

1

2

3

4

ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ

Трудові

Реалізується в організації  за рахунок аналізу ділових та професійних якостей претендентів на роботу, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється відповідність рівню вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.

Забезпечує вибір висококваліфікованого  персоналу, що сприятиме якісному виконанню  поставлених завдань, досягненню організаційних цілей та забезпеченню прийняття  компетентних рішень усіма працівниками.

Директор та відповідні менеджери, у підпорядкуванні яких працюватимуть  потенційні кандидати на вакантні місця.

Інформаційні

Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряється  на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.

Формує якісне забезпечення діяльності підприємства, що дає змогу гнучко реагувати на позитивні та негативні  зміни у середовищі функціонування та приймати адекватні управлінські рішення.

Директор, юрисконсульт, головний бухгалтер, заступник з технічних питань, заступник з питань виробництва.

Фінансові

Перевіряються усі грошові надходження  та видатки підприємства, їх відповідність  фінансовій документації, терміни надходження  та виплат.

Забезпечує відповідне формування та використання фінансових ресурсів підприємства.

Директор, юрисконсульт, головний бухгалтер, бухгалтерія.

Матеріальні

Перевірка якості та кількості отриманих  від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів та критеріїв, що в них зазначені.

Формує матеріально-сировинну базу для здійснення відповідних видів  діяльності усіма підрозділами організації  за критеріями якості та кількості.

Заступник з технічних питань, заступник  з питань виробництва, відділ МТП,  заступник директора з господарських питань, господарський відділ.

ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ

Трудові

Реалізується у процесі безпосереднього  здійснення виробничо-господарської  діяльності підприємства. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичні атестації працівників тощо.

Забезпечує підтримання трудової дисципліни, запобігання прогулів, неякісному виконанню робіт, поганій  взаємодії, уникнення помилок та браку.

Усі керівники підприємства.

Інформаційні

Перевіряється робота системи обробки  інформації, її класифікації, групування, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподілу в межах організації.

Формує якісну систему передавання інформації в межах організації, раціоналізує структуру комунікаційних процесів.

Усі працівники організації.

Фінансові

Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.

Забезпечує цільовий розподіл та перерозподіл наявних фінансових ресурсів організації, їх правильний облік, запобігання зловживанням та крадіжкам фінансових ресурсів.

Директор, юрисконсульт, головний бухгалтер, бухгалтерія.

Матеріальні

Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у  процесі  діяльності усіх підрозділів  організації. Контролюються норми  використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.

Забезпечує цільове використання обмежених матеріальних організаційних ресурсів, запобігання крадіжок, уникнення  необґрунтованого використання матеріальних запасів.

Заступник з технічних питань, заступник з питань виробництва, відділ МТП, 

господарський відділ, головний бухгалтер, бухгалтерія.

ЗАВЕРШАЛЬНИЙ КОНТРОЛЬ

Трудові

Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного вдосконалення професійних навичок тощо.

Результати такого контролю є базою  для заохочення чи застосування санкцій  до відповідних працівників.

Усі керівники підприємства.

Інформаційні

Перевіряється повнота, достовірність  та об’єктивність інформації, що відображає рівень виконання поставлених завдань.

Створює умови для забезпечення усіх працівників підприємства достовірною, повною необхідною інформацією, формування прозорості діяльності організації.

Представники керуючої та керованої  системи організації.

Фінансові

Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими.

Формує базову інформацію щодо прийняття  подальших управлінських рішень, які стосуються формування, розподілу  та перерозподілу фінансових ресурсів.

Директор, юрисконсульт, головний бухгалтер, бухгалтерія.

Матеріальні

Перевіряються обсяги використання нормованих матеріальних ресурсів, залишки у  коморах тощо.

Формує інформаційну базу щодо існування  запасів матеріальних ресурсів та потреби  їх поповнення.

Директор,

заступник з технічних питань, заступник з питань виробництва.

Види контролю та ресурсів

Виявлені у процесі контролю недоліки, збої, відхилення

Прийняття відповідних управлінських  рішень в керуючій системі з метою  усунення недоліків, збоїв, відхилень

Служби і посадові особи, які  відповідають за результати контролю

1

2

3

4

ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ

Трудові

Виявлено, що жоден з кандидатів на посаду заступника з технічних  питань не відповідає кваліфікаційним  вимогам.

Директор прийняв рішення звернутись до кадрової агенції щодо підбору  кандидата на вакантну посаду відповідно до висунутих кваліфікаційних вимог.

Запобігає некомпетентній роботі працівника на відповідні посаді.

Інформаційні

Виявлено, що інформація про зміни  в законодавстві, яке регулює  діяльність підприємств в Україні, надходить невчасно та із значними запізненнями, що призводить до значних фінансових втрат та порушень норм чинного законодавства.

Директор спільно із юрисконсультом приймають рішення щодо підключення  до всеукраїнської мереженої бази даних  „Ліга-Закон”, у якій щоденно відображаються зміни у правовій базі.

Створює умови для запобігання втрат і мобільного реагування на зміни у правовій базі, що регулює діяльність підприємства.

Фінансові

Зафіксовано факт надходження лише 20% вартості продукції, замовленої юридичною  особою.

Директор, юрисконсульт проводять  переговори з замовником щодо сплати всієї суми вартості виконаних робіт.

Забезпечує уникнення випадків невчасної чи неповної сплати вартості виконаних робіт

Матеріальні

Під час процедури технічного огляду обладнання виявлено, що 25% з нього потребує оновлення

Директор видає наказ на реалізацію проекту оновлення існуючого  обладнання на засадах лізингу.

Забезпечує виробництво якісної  броварної продукції.

ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ

Трудові

Виявлено, що працівник Лабораторії  порушив правила техніки безпеки, що могло спричинити поломку  обладнання, що засвідчило його недостатній кваліфікаційний рівень

Заступником з технічних питань винесено працівнику догану, позбавлено його премії. Крім цього видано директором наказ щодо здійснення атестації усіх працівників підприємства з метою виявлення некомпетентних працівників.

Забезпечує підтримання трудової дисципліни серед працівників.

Інформаційні

Виявлено, що майстер механічного  цеху не передав вчасно інформацію стосовно роботи працівників цеху, що спричинило затримку в нарахування заробітної плати.

Начальник цеху виніс догану майстру.

Запобігає зниженню трудової дисципліни та забезпечує якісне виконання посадових  обов’язків в межах повноважень  та відповідальності.

Фінансові

Зафіксовано факт крадіжки 500 грн. з каси організації.

Головний бухгалтер виніс догану касиру, та висунув вимогу відшкодувати втрачені кошти за власний рахунок.

Забезпечує підтримання трудової дисципліни, формування відповідального  та уважного ставлення до організаційних фінансів та запобігає крадіжкам серед працівників.

Матеріальні

Працівники холодильно-компресорного  цеху виявили несправність в роботі обладнання, яке перед тим пройшло  сервісне обстеження.

Директор видає наказ з розірвання договору з сервісним центром  та усунення існуючих неполадок .

Забезпечує запобігання невиконанню  договірних зобов’язань партерами.

ЗАВЕРШАЛЬНИЙ КОНТРОЛЬ

Трудові

Виявлено, що працівник вентиляційного цеху неякісно виконав поставлене завдання.

Начальник цеху видає розпорядження  щодо повторного проведення робіт.

Забезпечує запобігання неякісної  роботи.

Інформаційні

Виявлено, що проведена на замовлення рекламним агентством компанія  не принесла бажаних результатів.

Директор видає наказ про  розірвання угоди з даним агентством, про оголошення конкурсу між рекламними агентствами щодо найкращого проекту рекламної компанії ЗАТ, на основі чого підписує угоду з переможцем конкурсу.

Забезпечує оперативне реагування на невдалі управлінські рішення  та гнучкість у виправленні ситуації.

Фінансові

Виявлено, що вартість оренди площ є занадто високою.

Головний бухгалтер спільно  з директором обговорюють питання  з пошуку нових приміщень або  можливість будівництва власних.

Сприяє зменшенню вартості оренди площ, і як наслідок зменшенню собівартості послуг.

Матеріальні

В результаті планової інвентаризації виявлено нестачу упаковки.

Директор, як голова  інвентаризаційної  комісії, видає наказ на звільнення працівника, відповідального за дану сировину з попереднім відшкодуванням її вартості.

Забезпечує запобігання крадіжок, без господарському використанню організаційних запасів, зловживань, підвищує рівень відповідальності.

Групи методів менеджменту

Види методів менеджменту

Приклади використання конкретних  методів в організації

Характеристика взаємозв’язку  функцій з методами менеджменту  в організації

Характеристика механізмів взаємодії  різних методів менеджменту в  організації

1

2

3

4

5

Економічні

Економічні плани

Сформований фінансовими службами бюджет організації, який визначає джерела  формування та напрямки використання фінансових ресурсів.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською діяльністю організації”, а саме, на етапі планування.

Бюджетні показники відповідають показникам фінансового, виробничого  планів підприємства. бюджет повинен  бути затверджений наказом директора  на його виконання.

Матеріальні стимули

Розміри зарплати, надання премій, надбавок, доплат , компенсаційних виплат. Стимулює працівників якісно виконувати свої функціональні обов’язки, виявляти ініціативу тощо.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо-господарською діяльністю організації” а саме, на етапі мотивування.

Затверджуються відповідними положеннями  про форми та системи оплати праці, преміювання тощо. Розмір витрат мотивування  формується у бюджеті організації.

Адміністративні

Організаційні методи

Норми витрат сировини визначають формування їх запасів та розподілу.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською  діяльністю організації”, а саме, на етапі планування.

Враховуються при формуванні витрат на сировину, вартість якої фіксується у бюджетах.

Розпорядчі методи

Наказ директора на створення та укомплектування  кадрами пастеризаційного та компресорного цеху.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською діяльністю організації”, а саме, на етапі організування.

Передбачає формування посадових  інструкцій для працівників пастеризаційного та компресорного цеху.

Дисциплінарні методи

Керівник виносить догану головному  бухгалтеру за постійні штрафи  податкової інспекції

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською  діяльністю організації”, а саме, на етапі організування.

Догана головному бухгалтеру можу супроводжуватись матеріальними санкціями (зняттям премій) тощо.

Соціально-психологічні

Соціальні плани

Сформований план покращення умов праці  для працівників, дати проведення їх медичного обстеження.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською діяльністю організації”, а саме, на етапі планування.

Витрати на заходи, передбачені в  плані, фіксуються у бюджеті організації. Цей соціальний план підлягатиме  реалізації лише після відповідного затвердження директора підприємства шляхом видачі наказу на його виконання.

Моральні стимули

За  вислугу років, певні заслуги  перед підприємством, за ефективну  роботу працівники нагороджуються листами  подяки, похвальними грамотами.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською діяльністю організації”, а саме, на етапі мотивування.

Набувають сили впливу, коли затверджені  наказом директора на нагородження працівників.

Методи формування колективів та соціально-психологічного клімату  в колективі

Формування колективів проводиться за такими вимогами, як стаж, вік, освіта, психологічна сумісність.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською  діяльністю організації”, а саме, на етапі організування.

Витрати на оплату паці сформованих  колективів фіксуються у бюджеті  підприємства.

Технологічні

Технологічні  документи

Зміст інструкцій щодо огляду холодильно - компресорного  обладнання передбачає здійснення певного переліку процедур.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту „управління виробничо - господарською діяльністю організації”, а саме, на етапі планування.

У інструкції враховуються норми часу на здійснення технічного огляду, правила  безпечної експлуатації, відповідальність працівників за результати техогляду.

Конструкторські документи

Працівники перед здійсненням  ремонтних робіт використовують конструкторські схеми влаштування  обладнання.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту  „управління виробничо - господарською діяльністю організації”, а саме, на етапі планування.

Пов’язані з інструкціями щодо експлуатації та обслуговування конкретного обладнання.

Характеристика управлінських  рішень

Приклади, які відображають характеристики управлінських рішень

1

2

Види управлінських  рішень:

1. За сферою охоплення:

- загальні рішення

Наказ директора про перехід  на 7-ми годинний робочий день.

- часткові рішення

Наказ про економію  матеріалів.

2.За тривалістю дії:

- перспективні рішення

Рішення директора про заміну застарілого обладнання новим.

- поточні рішення

Рішення начальника відділу  МТП  про закупівлю запчастин до певного  обладнання.

- оперативні

Начальник відділу МТП віддає наказ  про тимчасове розміщення нового обладнання в пастеризаційному цеху.

3. За рівнем прийняття:

- рішення на вищому  рівні управління

Рішення по підписання договору з  іноземним клієнтом.

- рішення  на середньому  рівні  управління

Рішення про проведення рекламної  кампанії.

- рішення на нижчому рівні  управління

Рішення  про підвищення ефективності праці працівників мийного цеху.

4. За характером вирішуваних  організацією завдань:

- організаційні запрограмовані  рішення

Рішення про нарахування заробітної плати працівникам.

- організаційні незапрограмовані  рішення

Рішення про відмову купівлі  певної сировини через недостачу  коштів.

- компромісні  рішення

Рішення про відмову від рекламної  кампанії і спрямування коштів на купівлю нового обладнання.

5. За способом обґрунтування:

- інтуїтивні рішення

Рішення  директора запросити програміста для ремонту комп’ютерів, що вийшли з ладу.

- рішення, які базуються на  судженнях

Рішення начальника відділу МТП  про купівлю додаткової кількості  запчастин до обладнання на основі інформації про підвищення ціни  (за декілька днів) на них.

- раціональні рішення

Рішення  про комп’ютеризацію  усіх відділів підприємства.                                                                                                                                                       

6. За способом прийняття:

- одноособові рішення

Рішення директора  про звільнення працівника у зв’язку з  великою  кількістю необґрунтованих прогулів .

- колегіальні рішення

Пропозиція заступника з загальних  питань про надання знижки постійним  клієнтам. Рішення приймає директор на основі інформації отриманої від головного бухгалтера .

- колективні  рішення

Рішення трудового колективу про  затвердження статуту  підприємства.

7. За характером:

- економічні рішення

Рішення головного бухгалтера про  перерозподіл бюджету.

- технологічні рішення

Рішення директора про купівлю  нового обладнання.

-соціально-психологічні рішення

Рішення директора про надання  путівок в Крим усім працівникам  підприємства.

- адміністративні рішення

Рішення директора про заміну заступника з загальних питань.

Умови прийняття управлінських  рішень:

1. Право прийняття

Головний   бухгалтер має право  приймати рішення щодо роботи бухгалтерії.

2. Повноваження

Заступник директора з технічних  питань не може приймати рішення, які  входять у повноваження головного бухгалтера.

3. Обов’язковість

При  звільненні одного або кількох  працівників начальник цього  відділу повинен прийняти рішення  про знаходження заміни звільненим робітникам.

4. Компетентність

Директор правильно прийняв  рішення про диференціації кола постачальників.

5. Відповідальність

Якщо заступник директора з  загальних питань прийняв помилкове  рішення , то до нього  можна  застосувати  штрафні санкції.                                   

Фактори, які  впливають  на процес прийняття управлінських рішень:

1. Особисті  якості  менеджера

Менеджер  з більш високою  кваліфікацією приймає компетентніші  рішення ніж  менеджер з нижчою кваліфікацією.

2. Поведінка менеджера

Пасивність директора при прийнятті  та обговоренні конкретного рішення  може призвести до аналогічного ставлення підлеглих до його виконання.

3. Середовище прийняття рішень:

Прийняття директором рішення щодо створення дочірніх підприємств  на території України є певною мірою ризиковим, оскільки неможливо  точно прогнозувати обсяги попиту на продукцію, яку виготовляє підприємство, рівень розвитку галузі, конкуренції тощо.

4. Інформаційні обмеження

Якщо начальник відділу МТП  має недостатньо інформації щодо певного обладнання, він не прийме рішення про його купівлю.

5. Взаємозалежність рішень

Директор,  приймаючи рішення  про купівлю нового обладнання, визначає працівників, які будуть на  ньому  працювати.

6. Очікування можливих негативних  наслідків

Якщо дослідження показали, що певний вид продукції не користуватиметься  попитом, то рішення про її виробництво не буде прийняте.

7. Можливість застосування сучасних  технічних засобів

Якщо для ремонту обладнання можна використати більш сучасні  технічні ремонтні прилади, то механічного  цеху прийме рішення про їх використання.

8. Наявність ефективних  комунікацій

Начальник відділу МТП в результаті повідомлення працівників механічного  цеху про  нестачу комплектуючих  до шліфувального обладнання прийняв  рішення   про закупівлю їх нової партії.

9. Відповідність організаційної  структури  управління  цілям  та місії організації

Якщо начальник певного відділу  або директор приймають рішення, то вони повинні знати підлеглих, які будуть їх виконувати.

Підходи до оптимізації  управлінських рішень:

1. Науковий метод

Відділом  МТП постійно збирається і аналізується інформація про ціни  на певні матеріали тощо. На основі зібраної і проаналізованої інформації приймаються рішення про їх купівлю.

2. Системна орієнтація

На основі отриманої і проаналізованої  інформації про попит на продукцію  підприємства в певних районах, приймаються рішення про проведення рекламної кампанії.

3. Моделювання

Модель створення виставкових  стендів.

Види комунікацій

Характеристика конкретних видів  комунікацій

Приклади використання інформації при різних  видах комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних  видів  комунікацій

1

2

3

4

1) За сферою охоплення:

1. Між організацією і зовнішнім  середовищем

Здійснюється обмін інформацією  між організацією та споживачами, постачальниками, державою, політичною системою.

Шляхом реалізації рекламної компанії ЗАТ „Золоте хутро” інформує споживачів про нові види продукції, знижки тощо.

Рекламна компанія реалізується на засадах договору, укладеного між  ЗАТ „Золоте хутро” та рекламною агенцією, затвердженого кошторису тощо.

2. Організаційні

- від вищих рівнів  управління до нижчих (зверху-вниз)

Передається інформація про планові  завдання, зміни у діяльності організації, нововведення тощо.

Директор інформує підлеглих про  проведення атестації усіх працівників  організації.

 Рішення про проведення атестації  оформляється у вигляді наказу на здійснення атестації, формування положення про проведення атестації.

-  від нижчих рівнів до  вищих (знизу-вверх)

Передається інформація про недоліки в роботі, прохання, пропозиції, рекомендації тощо.

Начальник мийного інформує директора  про необхідність ремонту обладнання

Ця інформація подається  у вигляді доповідної записки.

- між різними підрозділами

 Передається інформація стосовно  конкретних, взаємозалежних сфер, параметрів, завдань виробничо-господарського  процесу тощо.

Начальник цеху розливу і складання інформує відділ МТП про необхідність постачання певних комплектуючих до обладнання.

Оформляється у вигляді замовлення.

- між менеджером і його робочою  групою

Передається інформація про конкретні  завдання, що стоять перед робочою  групою керівника, зміну технології роботи групи, очікувані зміни у структурі групи тощо.

Головний бухгалтер повідомляє підлеглих бухгалтерів про очікувану  податкову перевірку діяльності організації.

Головний бухгалтер видає розпорядження  та інструкції щодо перевірки усіх бухгалтерських документів.

2) За способом виникнення:

- неформальні комунікації

Передається між працівниками організації  неофіційно  і може стосуватися  будь-яких сфер.

Директор радиться з юрисконсультом та заступником з загальних питань стосовно питання, якого з претендентів на посаду заступника з технічних питань взяти на роботу.

Приватна розмова, базою для  якої служить резюме претендентів та додаткові довідкові дані.

- формальні комунікації

Передається офіційна інформація організаційними  комунікаційними каналами в межах організаційної структури управління..

Директор видав розпорядження  юрисконсульту ретельно ознайомитись з угодою лізингу обладнання.

Юрисконсульт, виконуючи розпорядження  директора, користується договором  та допоміжними нормативно-правовими документами.

3) За способом здійснення: 

- вербальні

Словесні комунікації, які здійснюються через розмови, усні заяви, повідомлення.

Секретар-референт повідомив директора, що за час його відсутності йому телефонувала дружина.

-

- невербальні

Несловесні комунікації, які здійснюються з використанням мови жестів тощо.

Директор власним виразом обличчя  виявив незадоволення від пропозиції заступника директора з технічних  питань стосовно підняття зарплати певним працівникам.

-