В университете функционирует система
менеджмента, которая распространяется
на все процессы организации (ряд
процессов жизненного цикла продукции,
ряд процессов обеспечения ресурсами
и др.).
Для того чтобы корректировать работу
данной системы, центр университетского
менеджмента проводит анализ результативности
менеджмента каждого из процессов.
Результативность процесса НИИД по
итогам 2011 года составила 107,1%, процесса
«Учебный процесс» - 108,1%, процесса «Воспитательно-идеологической
работы» - 137,5%, процесса «Менеджмент
ресурсов» - 130,2%. Данные показатели свидетельствует
о некорректном планировании ряда показателей,
выполнение которых было превышено
в несколько раз. При этом ряд
показателей был существенно
либо полностью не выполнен. Результативность
процесса «Проектирование и разработки»
по итогам 2011 года составила 75%, процесса
«Система менеджмента университета»
- 48%.
Если говорить о оценке
удовлетворенности потребителей, то
наблюдается положительная динамика
уровня удовлетворенности. По пятибалльной
шкале средний уровень удовлетворенности
трех основных категорий потребителей
в 2011 г. составил: персонал – 3,7 (2010 год
– 3,1), наниматели – 4,0 (2010 год – 3,9), студенты
(1-4 курс) – 4,3 (2010 год – 4,2). По остальным
группам исследования впервые проводились
в 2011 г. и уровень удовлетворенности составил:
выпускники – 3,5; магистранты – 3,7; аспиранты
– 4,3, молодые специалисты – 3,9 [10].
Таким образом,
комплексная оценка результативности
системы менеджмента ГрГУ им. Янки
Купалы составила 76,6%, что соответствует
достаточному уровню функционирования.
При этом уровень результативности
корректирующих и предупреждающих
мероприятий (41,6%) – недостаточный.
Данные
показатели говорят о необходимости
внесения коррективов в оперативный
план университета, а также очевидной
является необходимость повышения
удовлетворенности, прежде всего, персонала,
выпускников и обучающихся.
- РеАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА учреждения образования ГрГУ имени Янки Купалы
3.1. Описание элементов системы
менеджмента университета
Руководством
университета уделяется внимание обеспечению
результативного планирования, осуществления
процессов и управления ими. Высшее
руководство обеспечивает:
- планирование системы менеджмента, в том числе системы менеджмента качества,
- достижение на соответствующих уровнях организации измеримых целей в области качества, согласующихся с политикой в области качества;
- сохранение целостности системы менеджмента при планировании и внедрении в нее изменений;
- организацию и функционирование системы обратной связи от потребителя, включая жалобы потребителя и других заинтересованных сторон;
- анализ системы менеджмента со стороны руководства.
Планирование качества.
В университете
определены критерии и методы, необходимые
для обеспечения результативности
как при осуществлении управляющих,
основных и обеспечивающих процессов,
так и при управлении ими. Руководство
университета обеспечивает:
- планирование системы менеджмента качества для выполнения требований, установленных в п. 4.1 СТБ ISO 9001-2009, а также для достижения целей в области качества;
- сохранение целостности системы менеджмента качества при планировании и внедрении в нее изменений.
В СТУ
содержится описание модели системы
менеджмента, включающей процессы менеджмента,
основные и поддерживающие процессы.
Для каждого процесса приводятся
основные характеристики: наименование,
владелец, ответственные исполнители,
цель, входы, выходы, ресурсы, критерии
для оценки, методы мониторинга.
Управление информацией.
ГрГУ
им. Янки Купалы обеспечивает управление
информацией внутри университета и
обмен информацией с внешним
окружением, включая вышестоящие
руководящие государственные и
отраслевые органы, региональные власти,
предприятия, организации и потребителей.
Университет обеспечивает ресурсную
и технологическую поддержку
управлению информацией. Горизонтальный
обмен информацией в университете
включает в себя информирование посредством
документов на бумажных и электронных
носителях, сайта университета, стендов,
подсистем АСУ. В университете обеспечивается
возможность доступа персонала
в интернет с рабочих мест, установка
(разработка) необходимого программного
и технологического обеспечения
для управления информационными
потоками. Информационное поле университета
составляют вузовские электронные
(сайт) и печатные (газета «Гродзенскi
ўнiверсiтэт») СМИ. Особую разновидность
информационных сообщений представляет
рекламная и имиджевая продукция
университета, основное назначение которой
– доведение до потребителя информации
об университете, в том числе о
совершенствовании системы менеджмента.
Менеджмент персонала.
В университете
ведется целенаправленная работа по
обеспечению деятельности по предоставлению
образовательных услуг, проведению
НИИД, административно-управленческим
персоналом, учебно-вспомогательным
персоналом, профессорско-преподавательским
составом, обеспечивающими соответствие
всех видов услуг установленным
требованиям. Университет обеспечивает
необходимый уровень квалификации
и компетентности всех категорий
сотрудников, для чего:
- проводит анализ обеспеченности университета персоналом;
- осуществляет планирование качества в области менеджмента персонала, устанавливает квалификационные требования к преподавателям и сотрудникам, определяющие необходимую компетентность данных категорий персонала, выполняющего работу, которая влияет на соответствие образовательных услуг и результатов научно-исследовательской и инновационной деятельности установленным требованиям;
- обеспечивает соответствие законодательным требованиям о регулярном повышении квалификации персонала, а также предпринимает другие действия (стажировка, дополнительное обучение, внеплановое повышение квалификации и т.д.) для достижения необходимой компетентности сотрудников;
- обеспечивает осведомленность персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества (СТУ 07);
- поддерживает в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте;
- осуществляет деятельность по поиску персонала внутри и вне университета.
Менеджмент знаний.
В университете
применяются процедуры обеспечения
процесса познания. Их целью является
обеспечение в университете таких
условий, когда познание (обусловленный
развитием общественно-исторической
практики процесс отражения и
воспроизведения действительности
в мышлении) осуществлялся согласно
идеологии непрерывно и достоверно.
Данное требование основывается на концепции,
что в настоящее время информация
становится основным (с позиции повышения
производительности труда) средством
производства. Своевременное и адекватное
уяснение требований потребителей и
других заинтересованных сторон, процессов,
происходящих внутри университета, позволит
потребителю и другим заинтересованным
сторонам получить наибольшее удовлетворение
и обеспечить постоянное совершенствование
самого университета.
Менеджмент ресурсов.
Университет
осуществляет целенаправленную деятельность
по обеспечению управляющих процессов,
процессов предоставления образовательных
услуг на всех ступенях обучения, научно-исследовательской
и инновационной деятельности, обеспечивающих
процессов, человеческими и материальными
ресурсами, необходимыми для поддержки
этих процессов и их мониторинга.
Мониторинг и измерения.
В качестве
одного из способов измерения функционирования
системы менеджмента, университет
осуществляет на основе установленных
методов получения и использования
информации мониторинг восприятия внутренними
и внешними потребителями выполнения
университетом их требований . В стандарте
представлены способы получения соответствующей
информации, перечень и анализ источников
информации. Одним из объектов мониторинга
и измерения являются процессы системы
менеджмента. В университете определены
методы мониторинга системы менеджмента,
обеспечивающие возможность демонстрировать
способность процессов менеджмента достигать
запланированных результатов. При несоответствии
полученных результатов запланированным,
предпринимаются соответствующие коррекции
и корректирующие действия.
Проектирование и разработка.
В университете
установлен и документирован порядок
проектирования и разработки образовательных
услуг и научно-исследовательской
и инновационной деятельности, в
рамках которого определены стадии проектирования
и разработки, установлены процедуры
анализа, верификации и валидации
каждой стадии проектирования и разработки,
ответственность и полномочия, взаимодействия
групп, участвующих в проектировании
и разработке для обеспечения результативного
обмена информацией. При проектировании
и разработке в рамках проекта университет
обеспечивает управление взаимодействием
различных групп, участвующих в проектировании
и разработке, с целью обеспечения результативного
обмена информацией и четкого распределения
ответственности. Если это целесообразно,
результаты планирования актуализируются,
по ходу проектирования и разработки.
В университете определяются входные
данные для процесса проектирования и
разработки, а записи поддерживаются в
рабочем состоянии (СТУ 08). Входные данные
включают: требования к услуге (образовательная
услуга, научно-исследовательской и инновационной
деятельности), соответствующие законодательные
и другие обязательные требования, информацию,
полученную из предыдущих аналогичных
проектов, другие существенные требования.
Входные данные анализируются на адекватность,
полноту, однозначность и непротиворечивость.
Выходные данные проектирования и разработки
одобряются до их выпуска и представляются
в форме, приемлемой для проведения верификации
относительно входных данных для проектирования
и разработки.
3.2.
Бизнес-процессы
В рамках
системы менеджмента для обеспечения
успешной деятельности университета существуют
бизнес-процессы, которые обеспечивают
достижение установленных целей
университета и повышение удовлетворенности
потребителя и других заинтересованных
сторон. Данные бизнес-процессы непосредственно
обеспечивают предоставление услуг
и создание продукции в соответствии
с областью распространения системы
менеджмента: «Проектирование, разработка
и предоставление услуг по подготовке
специалистов на первой ступени, магистров
на второй ступени высшего образования,
научных кадров высшей квалификации,
переподготовке и повышению квалификации,
проведение воспитательной работы, осуществление
научно-исследовательской и инновационной
деятельности»(рис.)
Рис.3.1. Схема взаимодействия процессов системы
менеджмента ГрГУ им. Я.Купалы
Источник:[].
3.2.1
Бизнес-процесс. Управление учебным процессом.
Довузовская подготовка
Университет
обеспечивает определение и выполнение
требований для предоставления услуг
по довузовской подготовке. Особое
внимание уделяется повышению удовлетворенности
потребителя (заказчика) и других заинтересованных
сторон, включая внутреннего потребителя.
Удовлетворенность потребителя и других
заинтересованных сторон обеспечивается
соблюдением университетом в ходе осуществления
образовательной деятельности:
- требований, установленных потребителем;
- требований, не определенных потребителем, но необходимых для конкретного или предполагаемого использования;
- законодательных и других обязательных требований, применимых к продукции.
Университет
осуществляет анализ требований, относящихся
к предоставлению конкретных образовательных
услуг до принятия обязательства
по их предоставлению на стадии валидации
и верификации образовательных
программ довузовской подготовки для
гарантии того, что:
- требования к оказанию образовательных услуг определены;
- требования к оказанию образовательных услуг, отличающиеся от ранее сформулированных, согласованы;
- университет способен выполнить определенные требования.
Университет
определяет необходимые человеческие
и материальные ресурсы для обеспечения
качества предоставляемых образовательных
услуг для повышения удовлетворенности
потребителя посредством выполнения его
требований и прогнозируемых ожиданий.
Предоставление
образовательных услуг осуществляется
в управляемых условиях, включающих:
- информирование потребителей и заказчиков предоставляемых университетом образовательных услуг о характеристиках продукции (обучение на подготовительном отделении, обучение на подготовительных курсах);
- наличие должностных инструкций, устанавливающих полномочия и ответственность персонала, задействованного в процессе предоставления образовательных услуг;
- применение подходящего технологического и иного оборудования, обеспечивающего установленное требованиями государственных образовательных стандартов качество предоставляемых образовательных услуг;
- наличие и применение необходимого оборудования для мониторинга и измерения деятельности по предоставлению образовательных услуг и для мониторинга и измерения результатов данной деятельности.