Процесс принятия решений в организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ процессов  принятия решений

 Рассмотрим процесс принятия решений в отдельном подразделении Военного Комиссариата Смоленской области такого как   «Центр социального обеспечения».

Рисунок 1.Организационная структура отдела

 

  Все решения в данном отделе принимают коллективно, начальник отдела выставляет на обсуждение, уже выявленную проблему, начальникам отделения и совместно ищут альтернативные решения. После этого начальник отдела из совместно предложенных вариантов решений выбирает наиболее эффективную на его взгляд, руководствуясь так же  внешними факторами. Таким образом, процесс принятия решениё в данном отделе осуществляется из нескольких этапов: выявление проблемы, обсуждение приемлемых вариантов, выбор из их числа лучшего, согласование выбранного варианта с различными внешними организациями. Обязательно начальник отдела Социального обеспечения при выборе решения обращает внимание чтобы оно было: законным, не мешало, а лучше способствовало достижению цели, современным, оптимальным, комплексным, своевременным, гибким, отсутствуют противоречия к ранее принятым решениям.

Решения принимаемые  «Центром Социального обеспечения»:

1. кадровый подбор персонала, обусловленный поставленными задачами
2. деловые взаимодействия между отделениями
3. контроль за работой по направлению деятельности и решение всех проблем связанных с этим процессом
4. создание условий для эффективной и мотивированной деятельности сотрудник( санкции, штрафы, поощрения, премии)
5. анализ деятельности «Центра Социального обеспечения» и планирования совершенствования организации
6. решение конфликтных ситуаций между сотрудниками внутри коллектива и между внешними организациями (с юридической и психологической точки зрения) Комиссар Военного Комиссара Смоленской области

 Начальник отдела «Центра социального обеспечения» принимает решения внутри организации. Все вопросы, связанные с внешней средой принимает Комиссар Военного Комиссара Смоленской области.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.Анализ процессов принятия управленческих решений

 

Этапы процедуры	Содержание	Участвующие подразделения  и исполнители	Способы выполнения работы
Постановка проблемы	Выявление проблемы	Начальник отдела	Необходимо найти причину спада эффективности работы
Анализ и обработка исходной информации	Проанализировать причины  и последствия проблемы	Начальник отдела и заместитель  начальника отдела	В процессе исследования проблемы
Разработка вариантов решения	Обсуждение возможных  вариантов решения	Весь коллектив	В процессе обсуждения коллектив выявляет возможные варианты решений
Выработка окончательного варианта	Из всех предложенный вариантов нужно выбрать оболе эффективный	Начальник отдела	Выбор наиболее эффективного решения, руководствуясь требованиям к принятию решений
Организация выполнения решения	Приступить к реализации окончательно решения	В зависимости от проблемы, чаще всего начальник отделения (может так же и иная организация)	Устранение причин и последствий поставленной проблемы.
Контроль выполнения решения	Контроль за правильностью и эффективностью выполнения решения	Начальник отделения, либо вышестоящие органы	Требование ежедневных отчетов о выполнении решения

 

 

 

 

 

Глава 3.Совершенствование процесса принятия решений

3.1 Анализ действующих  в организации процедур подготовки  и принятия управленческих решений

 На основании проведенного анализа задач, можно сделать вывод о том, что достаточно многие из них  выполняются довольно успешно, но минусы и огрехи есть в любой деятельности, равно как и плюсов достаточно много.

Можно сделать вывод о том, что достаточно многие из них  выполняются довольно успешно. У данных услуг, которые предоставляет Центр Социального обеспечения, нету конкурентов, а значит и нету борьбы за клиентов, вследствие которой обычно организации совершенствуются, внедряют новые технологии, самосовершенствуются. Одним из минусов процесса принятия решений в данной организации является то, что начальник почти все делает сам, практически полностью отсутствует делегирование.

 Процесс подготовки и принятие решений в Центре Социального обеспечения происходит поэтапно: подготовка решения: принятие решения; реализация решения.

  На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения.

 На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; производится отбор критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

  На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

 В первую очередь  в данной организации происходит  разработка возможных альтернатив  выполнения задачи и отсев нерациональных. Затем для каждой альтернативы определяются значения характеризующие ее показателей: степень выполнения задачи, ожидаемые затраты, предполагаемый срок выполнения задачи и т.п. После этого альтернативы сравнивают, отбирают наиболее предпочтительные и представляют руководителю. В материалах, подготовленных для руководителя, обычно содержатся обоснования, приводимые в подтверждение выводов специалистов о предпочтительности предложенных сочетаний целей. Руководитель рассматривает представленные ему варианты и выбирает один из них для реализации. В этом случае решение принято. Если руководитель не сочтет обоснования убедительными, он дает специалиста задание рассмотреть дополнительные варианты или подготовить недостающую информацию. В этом случае процесс принятия решения продолжается.

 Качество управленческих решений - совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта. В составе свойств управленческих решений выделяются: обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.

  В любой организации могут  возникнуть проблемы в процессе подготовки и принятия управленческих решений. Проблема — ситуация, характеризующаяся таким различием между желаемым и существующим состоянием управляемой подсистемы, которое препятствует ее развитию и нормальному функционированию.

 Существующие проблемы в процессе принятия решений в Центре Социального обеспечения:

1. Недостаточность у  организации ресурсов для реализации  принятых решений;

2. Недостаточное число  работников, имеющих требуемую квалификацию и опыта

3. Существенным ограничителем  всех управленческих решений  является определяемое высшим руководящим звеном сужение полномочий всех членов организации, то есть любой работник может принимать или осуществлять решение только в том случае, если высшее руководство наделило его этим правом;

4. Начальник Центра  Социального обеспечения часто  вынужден принимать решение, не  консультируясь с другим персоналом  организации.

 Для того чтобы  повысить эффективность управленческих  решений необходимо включить в работы ведущих специалистов в данной сфере, так же необходимо ввести делегирование полномочий, что само по себе введет в процесс подготовки и принятия решений большее число сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Проектный  вариант процедуры подготовки  и принятия управленческих решений

  При разработке проектного варианта процедур принятия решений необходимо учитывать множество факторов для наиболее оптимального результата. Необходимо учитывать анализ действующих процедур данной организации, организаций конкурентов, жизненного опыта и профессионального, быть в курсе новых технологий и совершенствоваться. Для начала всю информацию для принятия решений необходимо систематизировать и дособрать. После  анализа нужно рассмотреть несколько вариантов и выбрать наиболее оптимальный, учитывая не только ту информацию, но и риски и прочее. Лишь при тщательном выполнении всех этих стадий возможно принятие такого решения, которое будет оптимальным, актуальным, своевременным  и необходимым.

 В процессе принятия решений невозможно добиться успеха, если право принимать решения принадлежит только одному человеку. Желание решить и сделать все самому ограничивает ваши возможности. Проблему решения задач за пределами своих физических возможностей следует искать в делегировании полномочий.

 Прежде чем принимать решения, люди мысленно проигрывают различные варианты, считая это лучшим способом найти оптимальный. Поэтому мне кажется, что будет полезным привести здесь несколько практических советов, разработанных Э.Старобинским в своей книге "Как управлять персоналом".

1) Не суетитесь. Каждое  решение нужно обдумать, и на  это нужно время. Определите для себя время, требуемое для решения, и проанализируйте пришедший в голову вариант. Отметьте его плюсы и минусы. Такая последовательность развивает в нас способность для принятия решений.

2) Выберите стратегию  поведения. Это очень важно  при решении принципиальных вопросов. Принципиальные решения не должны искажать стратегию поведения и противоречить жизненным установкам. В противном случае стоит подумать о пересмотре своих взглядов.

3) Подвергните серьезному  анализу сложившуюся ситуацию. В этом случае откроется справедливость предполагаемого решения. Для принятия решений этот шаг становится принципиальным.

4) При принятии решения  важен здравый смысл, это особенно важно, когда альтернатив решения много. Опирайтесь на логику, это поможет принять оптимальное решение.

5) Подходите к решению  творчески. Творческий подход  поможет принять нетрадиционное  решение. Проявление инициативы и творчества поможет вам получить желаемые результаты.

Для облегчения ориентации в проблемной ситуации Э.Старобинский предлагает ответить сначала на несколько  вопросов

1. Нуждается ли проблема  в сложном, многоступенчатом, либо  простом решении?

2. Проблема ли это  вообще, или ясна альтернатива?

3. Ясна ли последовательность  шагов в решении?

 К быстрому решению  подталкивают обычно конфликтные  ситуации. Здесь на эмоции полагаться  не следует. Эмоции - плохой советчик. И часто бывает так; если  с решением подождать, проблема исчезает сама собой. В таких случаях лучшее решение – не принимать никакого.

В делегировании полномочий имеются несколько положительных  факторов:

1. Делегирование полномочий  освобождает руководителя от  выполнения несвойственных рутинных функций, высвобождая время для решения важных и творческих вопросов.

2. Делегирование полномочий  является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта.

3. Делегирование полномочий  положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы, энтузиазма и самостоятельности.

Таким образом, делегирование  полномочий - это выстрел, который убивает сразу трех зайцев.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         Заключение

  Мы изучили функциональную организацию процессов принятия управленческих решений, а так же рассмотрели порядок и методы принятия решений.

  Решение - это выбор  альтернативы. Необходимость принятия решений объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности, возникает на всех этапах процесса управления и составляет часть любой функции управления. Принятие решений (управленческих) в организациях имеет ряд отличий от выбора отдельного человека, так как является не индивидуальным, а групповым процессом. На характер принимаемых решений огромное влияние оказывает степень полноты и достоверной информации, которой располагает руководитель. В зависимости от этого решения могут приниматься в условиях определенности (детерминированные решения) и риска или неопределенности (вероятностные решения). Комплексный характер проблем современного менеджмента требует комплексного, всестороннего их анализа, т.е. участия группы руководителей и специалистов, что приводит к расширению коллегиальных форм принятия решений. Принятие решения - не одномоментный акт, а результат процесса, имеющего определенную продолжительность и структуру. Процесс принятия решений - циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, выборе из них наилучшей и ее реализации.

  Совершенствование процесса принятия управленческих решений и соответственно повышение качества принимаемых решений достигается за счет использования научного подхода, моделей и методов принятия решений. В дополнение к решению проблем, руководитель должен быть готов к благоприятным ситуациям и будет лучше, если разделит процедуру принятия решений с подчиненными, чем будет выполнять все только один.

 Исходя из всего  выше сказанного можно сделать  вывод, что управленческие решения имеют следующие свойства:

• обоснованность (люди убеждены, что решение действительно обоснованно);
• своевременность;
• содержание;
• выполнимость;
• жесткость регламентации;
• твердость (характеристика, раскрывающая вероятность пересмотра решения).

Качество управленческих решений - совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта. В составе свойств управленческих решений выделяются: обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др.