Применение эффективных способов реализации систем управления

В организации существуют нормы и стандарты производства; качества продукции; нормы затрат ресурсов; нормы времени и нормы выработки.

Контроль за качеством выпускаемой продукции, сырья и материалов, а также за соблюдением установленного технологического процесса на всех стадиях производства осуществляет производственная лаборатория. Она обеспечивает на заводе постоянный контроль за правильным проведением анализов, качеством выпускаемой продукции, сырья и материалов, за соответствие их с ГОСТом и техническим условиям; за правильностью хранения готовой продукции, сырья и материалов на складах завода, за точным выполнением утвержденных технических инструкций и режимов на всех стадиях производства.

Одним из инструментов контроля на предприятии является входной контроль комплектующих изделий, полуфабрикатов и материалов, поступающих на предприятие, в соответствии с утвержденным стандартом предприятия.

Для того чтобы организация могла нормально функционировать и осуществлять поставленные перед ней задачи и цели, ей необходимо взаимодействовать с рядом других организаций, таких как государственные налоговые органы, банки, различные финансовые учреждения, а так же предприятия, с которыми заключены договора на поставку материалов, комплектующих и полуфабрикатов.

Все распоряжения связанные со сроками сдачи отчетности, изменением цены на выпускаемую продукцию, сроки отправки готовой продукции, а также расчеты с работниками по оплате труда поступают непосредственно из главного офиса, находящегося в Москве. Связь с офисом производится с помощью факсов, телефонных переговоров, а нередко и путем личного контакта [3, с.173].

Таким образом, концепция бизнеса, реализуемого ООО «Западные Ворота», заключается не только в производстве качественной продукции, но и в разработке и внедрении новых технологий в сфере энергосбережения.

 

 

 

 

 

 

 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

3.1  Учет и  анализ внешней среды 

Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития.

Анализ внешней среды ООО «Западные Ворота» служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет организации своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть поставленных целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности. Схема анализа внешней среды организации представлена на рисунке 3.

 

 

 

Рис.3. Процесс стратегического выбора

 Угрозы и возможности  могут проявляться в семи областях  внешнего окружения, соответственно  им группируются и факторы, которые  подвергаются анализу. Исследование  этих групп факторов позволяет  получить полное представление  о складывающихся тенденциях  развития внешней среды организации.

1. При анализе политических факторов,  следует следить за соглашениями по тарифам и торговле между странами, протекционистской таможенной политикой, направленной против третьих стран, нормативными актами местных органов власти и центрального правительства, уровнем развития правового регулирования экономики, отношением государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитной политикой местных властей, ограничениями на получение ссуд и наем рабочей силы.

2. При анализе экономических  факторов рассматривают темпы  инфляции (дефляции), налоговую ставку, международный платежный баланс, уровень занятости населения  в целом и в отрасли, платежеспособность  предприятий.

3.Социальные факторы внешней  среды включают изменяющиеся  общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы. В  условиях экономической нестабильности  именно в социальной сфере  рождаются многие проблемы, представляющие  большую угрозу для организации. Чтобы эффективно справиться  с этими проблемами, организация  как социальная система сама  должна меняться, приспосабливаясь  к внешней среде.

4.Руководство организации  обязано постоянно следить за  технологической внешней средой, чтобы не упустить момент появления  в ней изменений, которые представляют  угрозу самому существованию  организации. Это особенно важно  потому, что изменения в технологической  внешней среде могут поставить  организацию в безнадежное положение  в условиях конкуренции.

5.Рыночные факторы включают  многочисленные характеристики, которые  оказывают непосредственное влияние  на эффектив­ность работы организации. Их анализ позволяет руководству организации уточнить ее стратегию и укрепить ее позиции на рынке.

6.Анализ факторов конкуренции  предполагает постоянный контроль  со стороны руководства организации  за действиями конкурентов.

7.Анализ международных  факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю [18, с.118].

Анализ внешней среды предприятия ООО «Западные Ворота» рекомендуется заканчивать составлением перечня внешних как опасностей, так и возможностей, с которыми организация сталкивается в этой среде. Форма представления этого перечня может быть различной, но, как правило, она должна включать взвешивание факторов для их ранжирования по степени воздействия на организацию и оценку воздействия.

Исследование рыночных факторов и конкуренции составляет сущность анализа микросреды окружения, то есть отрасли, в которой работает организация. Главной задачей здесь является анализ уровня конкуренции, который во многом предопределяет характер стратегии, выбираемой организацией.

Анализ пяти конкурентных сил включает в себя оценку каждой конкурентной силы, как правило, с использованием качественной шкалы: сильная, средняя или слабая конкурентная сила [7, с.128].

Среди пяти конкурентных сил ООО «Западные Ворота», наиболее важную роль играет внутриотраслевая конкуренция. Обычно она является самой сильной. При анализе внутриотраслевой конкуренции необходимо проверить, какие методы и инструменты конкуренции наиболее активно применяются в данном сегменте рынка. Чаще всего конкуренция  данного предприятия внутри отрасли сосредоточивается на таких факторах, как цена, качество, уровень обслуживания, сервис, гарантии, реклама, продвижение товаров, сеть поставщиков, продуктовые инновации.

При проведении конкурентного анализа  ООО «Западные Ворота»   следует оценить возможность появления новых конкурентов. Серьезность угрозы зависит от входных барьеров и реакции существующих фирм на появление новых конкурентов.

Важным элементом конкурентного анализа является анализ появления товаров-заменителей (субститутов). Отраслевые организации часто сосредоточивают свои усилия на противоборстве друг с другом и не замечают возрастающей угрозы со стороны субститутов.

Наряду с отраслевой конкуренцией на состояние отрасли могут влиять и смежные отрасли. Нередко состояние отрасли определяется деятельностью поставщиков. Поставщики являются существенной конкурентной силой, если они могут влиять на такие факторы конкурентоспособности, как цены, качество и условия поставки [1, с.75].

Аналогично влияние на отрасль потребителей. Потребители являются существенной конкурентной силой, если: они являются достаточно крупными , и приобретают значительную долю производимого продукта; производимый продукт стандартизирован; издержки потребителей при переходе на заменители или другие марки достаточно низки; потребители могут приобретать товары у различных продавцов и так далее.

 

3.2 Применение  эффективных способов реализации  систем управления

 

Проанализировав структуру предприятия ООО «Западные Ворота» можно сделать вывод, что наименее организованной является система планирования, поэтому целесообразно предложить вариант ее улучшения.

Стратегическим планированием на предприятии должно заниматься высшее руководство во главе с директором. Технико-экономическое и оперативно-производственное планирование должно осуществляться планово-экономическим отделом (ПЭО).

ПЭО возглавляется начальником и включает в себя, как правило, 2 подразделения (бюро), которые возглавляют заместители начальника ПЭО.

Бюро №1 - стратегическое и долгосрочное планирование.

Бюро №2 - текущее планирование.

Функции бюро №1:

1) Прогнозирование, стратегическое и долгосрочное планирование;

2) Разработка методологии и автоматизации процедур планирования и целевых программ;

3) Учет, статистика и анализ;

4) Разработка норм и нормативов;

5) Ценообразование.

Функции бюро №2:

1) Текущее планирование;

2) Оперативно-производственное планирование, в том числе по бригадам;

3) Планирование вспомогательным цехам, подсобным хозяйствам и непромышленным подразделениям.

Такая структура планового отдела вполне подходит для ООО «Западные Ворота». При этом наиболее оптимальная численность сотрудников - 4 человека: начальник планового отдела; сотрудник, занимающийся стратегическим и долгосрочным планированием; сотрудник, занимающийся текущим планированием; сотрудник, обеспечивающий применение информационных технологий в процессе планирования.

Предприятие ООО «Западные Ворота» должно иметь структуру системы управления, которая будет способна координировать деятельность всех подразделений и позволит перейти от вертикального управления к управлению вертикально-горизонтальному, а также будет нести ответственность за подготовку документов, необходимых для формирования основного бюджета.

Так же, на предприятии целесообразно применить систему двойного управления.

Система двойной ответственности нужна всегда, когда на стратегическую деятельность направляются средства из инвестиционного фонда фирмы. Ответственность за прибыль в текущем периоде возлагается на производственно-хозяйственные подразделения, а ответственность за стратегическое развитие - на стратегические хозяйственные центры.

Оперативное планирование обеспечивает прибыль в текущий момент, а стратегическое - создание экономического потенциала на будущее. При этом текущий план включает комплекс производственных программ и финансовых смет (бюджетов), которые разрабатываются по каждому подразделению. Обычно это детальные программы и бюджеты, которые составляются на год и с меньшей детализацией на 3-5 лет.

Двойное управление требует разработки двойного бюджета, который является эффективным средством защиты стратегической деятельности от текущей и заключается в делении бюджета на 2 части, обеспечивая непрерывное получение прибыли от использования действующих мощностей:

1) Стратегический бюджет:

- капитальные вложения на проведение диверсификации;

- капитальные вложения на расширение географии рынка;

- капитальные вложения на увеличение конкурентоспособности;

 2) Текущий бюджет:

- капитальные вложения, направленные на снижение себестоимости;

- капитальные вложения на увеличение мощностей;

- уровень прибыли от использования действующих мощностей.

При этом двойной бюджет позволяет сохранять баланс капитальных вложений и доходов в краткосрочном и долгосрочном периодах.

Организация такой системы двойного управления требует создание комитета по бюджету - это составленная из руководителей верхнего звена консультативная группа, которая может включать и внешних консультантов.

Комитет по бюджету - это постоянно действующий орган, который занимается тщательной проверкой стратегических и финансовых планов, дает рекомендации, разрешает разногласия и оперативно вносит коррективы в деятельность предприятия.

Также при построении системы бюджетирования целесообразно применение современных компьютерных технологий, что позволяет значительно облегчить эту процедуру и существенно упростить сценарный анализ. Составлять бюджет рекомендуется на три года вперед с разбивкой в первый год по месяцам.

Именно благодаря данным изменениям в структуре предприятия ООО «Западные Ворота» произойдет общая оптимизация системы управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Система управления - это совокупность действий, определяющих направление управленческой деятельности.

Систему управления можно определить как подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации.

Классификацию систем управления можно осуществлять по таким признакам как: степень автоматизации функций управления, степень сложности системы, степень определенности, тип объекта управления и др. В зависимости от степени автоматизации функции управления различают: ручное, автоматизированное и автоматическое управление. Соответственно принято различать автоматизированные и автоматические системы управления.