Применение эффективных способов реализации систем управления

Управленческое решение - это концентрированное выражение процесса управления на заключительной стадии - это выбор альтернативы руководителем в рамках его должностных полномочий, направленный на достижение целей организации. Выбор выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управляемый объект и предопределяет действия, необходимые для проведения изменений его состояния.

Решения должны отвечать определенным требованиям. Главные среди них - это обоснованность, четкость формулировок, реальная осуществимость, своевременность, экономичность (определяемая по размерам затрат), эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов). Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на работу организации является его согласованность с ранее принятыми решениями, как по вертикали, так и по горизонтали управления (если, конечно, очередное решение не направлено на кардинальное изменение всей политики развития) [10, с.93].

В организациях принимается большое количество самых разнообразных решений по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам, воздействия, сроком принятия, информационной обеспеченности и так далее. Управленческие решения требуют различного подхода к организации процесса управления и методам принятия решений, а также неодинаковых по затратам времени и ресурсам.

Известно, например, что количество оперативных решений, принимаемых в организациях, значительно (иногда многократно) превышает количество тактических и стратегических решений, однако по затрачиваемому времени самыми ресурсоемкими являются стратегические решения. Распределение затрат времени на принятие оперативных, тактических и стратегических решений в организациях крупного, среднего и малого размера также имеет особенности: в малых предприятиях основная доля затрат времени приходится на оперативные решения, но по мере роста предприятий существенно увеличивается время, затрачиваемое на выработку стратегии развития[20, с.97].

Классификация решений на высоко- и слабоструктурированные позволяет более эффективно организовать процесс за счет разных подходов и действий, обеспечивающих движение к поставленным целям. Решения в высокой степени структурированные известны так же, как запрограммированные. Они являются результатом реализации определенной последовательности действий или шагов (подобных тем, которые предпринимаются при решении математического уравнения). При этом число альтернатив ограничено, и выбор делается в пределах направлений, заданных организацией, а также с учетом нормативов, стандартов, правил и так далее. Выделение класса запрограммированных решений позволяет разрабатывать стандартные процедуры и программировать решения под ситуации, повторяющиеся с определенной регулярностью. Слабоструктурированные решения (не запрограммированные) принимаются в ситуациях, отличающихся новизной, внутренней неструктурированностью, неполнотой и недостоверностью информации, многообразием и сложностью влияния различных факторов. Это не позволяет находить решения путем построения адекватных математических моделей, и основную роль в поиске играет человек и его способность разрабатывать соответствующую процедуру, ведущую к решению задачи.

Слабоструктурированными являются решения, связанные с определением целей и формулированием стратегии развития организации, с изменением ее структуры, с прогнозами работы на новых рынках и так далее.  Количество таких решений увеличивается по мере роста масштабов сложности организации; к такому же результату приводят современные тенденции к глобализации экономики, увеличению ее открытости, так как их прямым следствием становится рост числа связей между организациями, большая динамичность и изменения как внешней среды, так и внутренней организации каждого предприятия. В то же время современные разработки в области исследования операций, развитие информационной технологии и компьютеризация позволяют значительно повысить долю программируемых решений, которые, как уже было отмечено, характеризуются большей точностью и в ряде случаев требуют меньших затрат времени и других ресурсов [22, с.156].

Между двумя видами решений - запрограммированными и незапрограммированными - находится множество их комбинаций, и именно это множество является реальностью, в которой принимаются управленческие решения. Программируемость решений повышается по мере продвижения сверху вниз по вертикали управления. Поэтому высшему звену управления приходится иметь дело в основном со слабоструктурированными решениями: на среднем уровне характер возникающих проблем требует принятия как запрограммированных, так и незапрограммированных решений (при этом надо отметить, что автоматизация труда в этом звене сопровождается ростом удельного веса решений, характеризующихся большей структурированностью), в нижнем звене преобладают решения, принятие которых осуществляется по заранее разработанным правилам и процедурам.

Если проблема несложна, а ситуационные факторы ясны и управляемы, процесс принятия решений может быть достаточно прост и скор. В этом случае после уяснения проблемной ситуации принимается решение, которое оказывает на нее прямое воздействие и приводит систему (управляемый объект) в состояние, соответствующее заданному.  При решении относительно несложных проблем часто используется интуитивный подход, который характеризуется такими чертами: субъект решения держит всю проблему в голове; по мере развития проблемы подход к ее решению может радикально меняться; возможно одновременное рассмотрение нескольких вариантов; может не соблюдаться последовательность этапов; качество решения основывается на предыдущем опыте лица, принимающего это решение. Поэтому интуитивный подход не дает хороших результатов в тех случаях, когда опыт лица, принимающего решение, небольшой, а предыдущие ситуации не соответствуют новым. Кроме того, на качество интуитивных решений могут оказывать влияние недостаточно полное представление о текущей проблемной ситуации и неверная интерпретация ее сути.

Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то принятие решения требует структуризации, которая позволит определить этапы и процедуры, направленные на ее решение [4, с.328].

2.2 Анализ системы управления предприятием

 ООО «Западные Ворота»

Главной целью производственной организации считается максимизация прибыли. Достижение этой цели означает, что компания получает максимум от рынка, а это, в свою очередь, позволяет компании расширяться, увеличить зарплату своим работникам, требуя от них взамен соответствующей отдачи.

Основной целью ООО «Западные Ворота» является максимизация прибыли, достижение которой предполагает стремление организации к минимизации затрат и налогообложения. Также одной из основных целей является цель постоянного роста организации, которая предполагает расширение ассортимента выпускаемой продукции и внедрение в производство новых технологий.

Миссия организации - это ее наиболее общая цель, которая детализирует статус организации, декларирует ее главные задачи, определяет общее направление ее деятельности [13, с.131].

Миссия ООО «Западные Ворота» заключается в обеспечении соответствия собственных целей и интересов с интересами общества в целом в области энергосбережения. Поэтому для предприятия важна как прибыль акционеров, так и доходы работников, так как они находятся во взаимной зависимости, так же важную роль играет взаимовыгодная деятельность с поставщиками и удовлетворенность потребностей покупателей.

Организационную структуру  ООО «Западные Ворота» можно описать следующим образом: данное предприятие является обществом с ограниченной ответственностью с частной формой собственности, поэтому во главе структуры находится общее собрание учредителей. Предприятием управляет генеральный директор, назначаемый общим собранием учредителей. Структура предприятия разбита на три функциональные подструктуры. Во главе каждой подструктуры стоит директор. Таких директоров трое:

1) Директор по экономике  и управлению предприятием;

2) Коммерческий директор;

3) Технический директор.

Функции данных подструктур вытекают из обязанностей заместителей генерального директора.

Функциями подструктуры экономики и управления является планирование, учет, анализ и управление предприятием.

В функции коммерческой подструктуры входит обеспечение материально-технической базы производства, проведение маркетинговых исследований, проведение мероприятий по сбыту готовой продукции, а также наполнение портфеля заказов.

Важнейшей составляющей технической подструктуры является производство. В функции этой подструктуры входит проектирование, испытание, производство продукции, а также выполнение технического контроля и исследование на предмет соответствия нормам качества.

Для регламентации деятельности структурных подразделений ООО «Западные Ворота»,  на предприятии разработаны положения и должностные инструкции работников структурных подразделений.

Ликвидационная комиссия при добровольной ликвидации общества избирается общим собранием в порядке, предусмотренном настоящим уставом и «Положением о ликвидационной комиссии». При принудительной ликвидации ликвидационная комиссия назначается судом (арбитражем).

Все участники предприятия имеют право присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений. Каждый участник имеет на общем собрании участников общества число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале общества.

Основной целью планирования на предприятии является определение оптимальной серии производимой и реализуемой продукции. Оно направленно на ценообразование, то есть  определение выгодных условий для продавцов и покупателей [5, с.92].

Что касается ООО «Западные Ворота», то на данном предприятии существует система оперативно-календарного планирования, которое предполагает разработку текущих планов предприятия и обеспечивает прибыль лишь в настоящий момент. Предприятие имеет перед собой конкретные и реалистичные цели, имеются программы развития, которые увязаны с возможностями ресурсного обеспечения.

Деятельность отделов и сотрудников, во-первых, регламентирована должностными инструкциями, а во-вторых, конкретными планами и заданиями, которые регулярно ставятся перед персоналом на производственных совещания.

К недостаткам системы планирования на предприятии следует отнести отсутствие специализированного планового отдела.

Технико-экономические показатели на следующий год принимаются по фактически сложившимся за предыдущий год.

Изучение организационной структуры необходимо для изучения структуры управления предприятием, а так же его функционирования.

В данной организации существует линейно-функциональная структура управления, так как аппарат управления построен из взаимоподчиненных органов управления в виде иерархической лестницы. Можно выделить три уровня управления: обществом руководит директор, а за каждую из сторон деятельности отвечает один из его заместителей; следующий уровень управления составляют работники, возглавляющие то или иное подразделение, и подчиняются тому заместителю, который отвечает за сферу их деятельности перед директором. Возраст руководящего персонала составляет в среднем 43 года со стажем работы на руководящей должности не менее пяти лет.

Говоря о сложности данной структуры управления, можно сказать, что по степени дифференциации она относится к горизонтальному типу с широким диапазоном управления, так как имеется несколько уровней управления. Степень формализации структуры данной организации достаточно высока, так как деятельность организации подкреплена рядом нормативных документов. Структура централизована, т. к. все важные вопросы согласуются с высшим уровнем руководства. Права, обязанности и ответственность сотрудников, стоящих на руководящих должностях четко сформулированы в должностных инструкциях. В организации существует определенный набор правил и процедур, которых четко придерживается персонал предприятия. Организован жесткий контроль за качеством поступающих материалов и комплектующих, за качеством производимой продукции и соблюдением мер по технике безопасности.

Такая структура является оптимальной и наиболее рациональной для данного предприятия.

Следует отметить, что в ООО «Западные Ворота»,  наиболее распространенной является рациональная модель принятия управленческих решений, предполагающая выбор такой альтернативы, которая принесет максимум выгоды для организации. В рамках этого подхода производится всестороннее определение проблемы, поиск альтернатив, тщательный подбор данных и их углубленный анализ. Оценочные критерии при этом определяются в самом начале процесса. Обмен информацией происходит беспристрастно на основе выбора лучшей альтернативы для организации в целом.

В целом стиль управления ООО «Западные Ворота»,  можно охарактеризовать как демократический.

Мотивационная структура - совокупность мотивов в действиях человека, лакмусовая бумага уровня развития личности и общества [21, с.85].

На предприятии ООО «Западные Ворота» для стимулирования персонала используется система вознаграждений и наказаний. Документально она представляет собой «Положение о порядке выплаты надбавок и доплат за сложность, напряженность, высокие достижения в труде, расширение зон обслуживания, профессиональное мастерство».

Согласно данному положению надбавки и доплаты устанавливаются в целях материального стимулирования труда отдельных наиболее квалифицированных, компетентных, ответственных и инициативных работников в целях усиления их материальной заинтересованности в повышении качества выполнения возложенных задач, своевременном и добросовестном исполнении своих должностных обязанностей, повышения уровня ответственности за порученный участок работы. В Положении определены критерии для установки надбавок и доплат. Конкретный размер надбавок и доплат устанавливается приказом директора конкретному работнику по результатам его деятельности. Также приказом директора может быть снижен ранее установленный размер надбавки или прекращена ее выплата при нарушении трудовой дисциплины, технологического режима, хищения продукции.