Особенности разработки и принятия управленческих решений на предприятиях торговли

 

Особенности процесса управления различными предприятиями оптовой торговли предопределяются различиями между их конкретными организационными формами, используемыми технологиями и условиями хозяйствования, не смотря на то, что все торговые предприятия как хозяйствующие субъекты одной отрасли имеют много общих характеристик торгово-технологического и торгово-хозяйственного процессов.

 

При разработке управленческого решения на предприятии оптовой торговли необходимо всегда учитывать динамичные изменения на потребительском рынке, изменения принципов управления экономическими процессами, конкурентную среду и стратегии поведения иных торговых предприятий, дифференциацию денежных потоков населения.

 

Управленческие решения, разрабатываемые и принимаемые на предприятии оптовой торговли, должны быть направлены на решение следующих основных задач:

 

- формирование условий наиболее  полного удовлетворения спроса  на товары в рамках избранного  сегмента потребительского рынка;

 

- обеспечение высокого уровня  торгового обслуживания;

 

- обеспечение достаточной экономичности  осуществления торгово-технологического  и торгово-хозяйственного процессов  на предприятии;

 

- максимизация суммы прибыли, остающейся  в распоряжении торгового предприятия, и обеспечение ее эффективного  использования;

 

- минимизация уровня хозяйственных  рисков, связанных с деятельностью  торгового предприятия;

 

- обеспечение постоянного возрастания  рыночной стоимости торгового  предприятия;

 

Управленческие решения, разрабатываемые и принимаемые на предприятии оптовой торговли направлены на: выбор наиболее эффективных организационных форм функционирования торгового предприятия и его структурных единиц, управление технологическими процессами, управление процессом обслуживания покупателей, управление персоналом, управление товарооборотом, управление доходами, управление издержками обращения, управление прибылью, управление активами, управление капиталом, управление инвестициями, управление хозяйственными рисками, управление финансовым состоянием.

 

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА И ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ «ДЮМА»

 

3.1. Управление и управленческие  решения на предприятии «Дюма»

 

На рассматриваемом предприятии используется решение для оптовой торговли, предназначенное для крупных торговых компаний (холдингов). На рассматриваемом предприятии характеризуемое решение успешно и эффективно работает поскольку предприятие имеет большие товарные потоки, разветвленную структуру сбыта, региональные представительства и централизованное управление, значительное число клиентов с индивидуальными условиями работы.

 

Предприятие состоит из различных отдельных подразделений, которые относительно самостоятельны в ряде вопросов хозяйственной деятельности. Подразделения предприятия располагаются на различно удаленных друг от друга территориях.

 

Все операции по купле-продаже товаров, оплате и взаиморасчетам в системе осуществляются подразделениями, входящими в предприятие, от имени предприятия. Взаимоотношения между подразделениями предприятия оформляются соответствующими договорными отношениями и учредительными документами.

 

Рассмотрим особенности управления и принятия управленческих решений в следующих сферах хозяйственной деятельности рассматриваемого предприятия:

 

- реализация товаров;

 

- номенклатура, свойства товаров;

 

- справочник контрагентов;

 

- складское хозяйство;

 

- система ценообразования;

 

- система скидок;

 

- управление закупками;

 

- бухгалтерский учет;

 

Реализация товаров. Оптовая реализация товаров производится от предприятия со складов, находящего в ведении одного из подразделений. Перемещение товаров между подразделениями предприятия оформляется операциями с возможностью автоматического формирования пакета документов по выбытию и оприходованию товаров.

 

Учет потребности клиентов в том или ином товаре, исходя из полного содержимого картотеки товаров вне зависимости от фактического наличия конкретных товарных позиций на складах предприятия, отражается в заявках клиента. На основе сформированного пакета заявок оформляются договорные отношения или единовременные продажи. При согласовании условий реализации и стоимости продукции менеджер в оперативном режиме просматривает историю продаж по данному клиенту для определения индивидуальных скидок и льгот. Счета на предоплату детализируются спецификацией оплаты, которая определяет сроки внешних платежей и позволяет осуществлять планирование оплаты за реализуемый товар[1169].

 

При регистрации условий торговой сделки предусмотрено обеспечение гарантии наличия необходимого товара на складе с помощью системы резервирования. Резервирование товаров производится одновременно на нескольких складах предприятия в соответствии с установленным для каждого склада приоритетом резервирования. Резерв устанавливается в размере, не превышающем свободного остатка на складе. Срок резервирования, как правило, устанавливается индивидуально. Поскольку товар может быть зарезервирован на нескольких складах одного предприятия, необходимо обеспечивать механизм перемещения товаров с других складов предприятия на торговый склад. Для регистрации завершения этапа поставки товаров клиенту в расходной накладной вводится специальная отметка (статус) "отгружено".

 

В случае реализации дефицитных товаров, пользующихся повышенным спросом у клиентов, существует возможность устанавливать процент распределения/квотирования товаров по группам менеджеров, занимающихся реализацией этих товаров, и изменять величину квот согласно заданным правилам. Также предусмотрены процедуры для перераспределения остатков дефицитного товара между различными группами менеджеров.

 

Номенклатура, свойства товаров. Номенклатурные справочники товаров и услуг являются древовидными справочниками с неограниченным количеством уровней - едины для всех подразделений предприятия.

 

Карточка товара содержит следующие данные:

 

- Код товара (PLU) - номенклатурный  номер, однозначно идентифицирующий  товар в системе;

 

- Номенклатурный (каталожный) номер;

 

- Краткое и полное наименование  товара;

 

- Учетная единица измерения;

 

- Тип товара: весовой, штучный;

 

- Список единиц измерения товара  с собственным штрих-кодом данной  единицы (для обработки на складе);

 

- Минимальная партия (количество  единиц в упаковке);

 

- Нормативный срок годности;

 

- Минимально-возможное количество  для перемещения по складам (в  учетных единицах измерения);

 

- Рейтинг - приоритет сортировки  для формирования прайс-листа;

 

- Ответственный менеджер за  поставку товара;

 

- Физические единицы измерения  товара: вес, длина, высота, ширина, объем;

 

- Список аналогов товара (неограниченное  количество) - используется для оперативного  поиска заменяемых товаров;

 

- Список поставщиков товара;

 

- Состав комплекта используется  при регистрации составного товара.

 

Дополнительные характеристики товара определяются свойствами товара (например, срок реализации, номер ГТД, страна происхождения и т. д.). Каждая номенклатура может иметь любое количество собственных характеристик, значения которых определяются непосредственно приходным документом.

 

Необходимо регистрировать составной товар (комплект) и проводить операции по комплектации и разукомплектации. В зависимости от состава комплекты могут быть постоянными, переменными и временными. При формировании переменных или временных комплектов существует возможность указывать название формируемого комплекта, которое идентифицирует вариант его комплектации. Состав комплекта может быть дополнен услугами (упаковка, доставка, сборка и пр.).

 

Справочник контрагентов. Все организации-поставщики, покупатели и производители товара ведутся в едином справочнике контрагентов. В карточке организации содержатся данные для отражения статуса контрагента: Предприниматель (ИП) / Юридическое лицо / Физическое лицо, и принадлежности к определенной группе (типу): Банк, поставщик, Покупатель, Производитель, Фискальные органы и прочее.

 

Складское хозяйство. Подразделения предприятия могут иметь разные склады: основные, производственные, торговые, ответственного хранения, брака и т. д. В реальности один и тот же склад может принадлежать как одному подразделению, так и нескольким подразделениям предприятия, расположенным на одной территории. Для разрешения данных ситуаций в системе учета вводится понятие принадлежности склада к территории. Таким образом, фактический склад регистрируется в системе учета как несколько складов разных подразделений на одной территории, и реализация товара может производиться одним подразделением с обоих складов.

 

Оприхование товаров производится на склад любого подразделения в соответствии с организацией работы предприятия, а движение товаров между предприятиями оформляется соответствующими операциями, системами взаимозачетов и т. д.

 

Карточка складского учета содержит данные о минимальном и максимальном запасе товара на складе, месте хранения товаров (ячейке, стеллаже и т. д.), группе нормативного запаса (в днях), среднедневном расходе, сведения о движении товара по каждой партии, накопительные итоги для оперативного контроля, зарезервированное и доступное для реализации количество, а также информацию о реализованном товаре с учетом установленных свойств.

 

Для оперативного управления внутренним перемещением товаров по складам предприятия разработан монитор перемещения товаров, отражающий требуемое и возможное количество для перемещения.

 

При работе с территориально удаленными складами для складских работников автоматически отображаются созданные в других подразделениях предприятия (например, отделе закупок или продаж) документы, являющиеся основанием для оприходования или отпуска продукции со склада: счета, сопроводительные документы поставщиков, расходные накладные, доверенности и др. Для упрощения работы на складе с большими объемами данных предусмотрены специальные мониторы приходов и отчетных документов, с помощью которых данные фильтруются в соответствии с заданными параметрами выборки.

 

При работе с товарами-комплектами на складе определяется перечень всех комплектующих для данной номенклатуры; максимально возможное количество формируемых комплектов на основании доступного количества материалов, входящих в состав; стоимость составного товара по учетным данным.

 

Затем происходит расчет результатов реализации продукции производится на основании расходных накладных, разнесенных по документам прихода, с отражением финансовых результатов за отчетный период и по каждой совершенной сделке.

 

Система ценообразования. Данные об отпускных ценах на товар представляют совокупность прайс-листов. Каждый прайс-лист является документом конкретного подразделения предприятия и действует только в рамках данного подразделения. При реализации продукции региональными представительствами и дистрибьюторами по ценам управляющей компании предусмотрены операции копирования действующих прайс-листов этой компании и установления фиксированных цен для остальных подразделений предприятия.

 

На предприятии предусматривается ведение по каждому товару нескольких цен в различной валюте. При установлении новых цен на товар сохраняется история изменения цен и процентов изменений. В одном и том же прайс-листе для одной номенклатурной позиции могут быть установлены цены для различных отпускных единиц измерения. Формирование отпускных цен на продукцию возможно производить на основании процентной наценки к закупочной цене.

 

На предприятии поддерживаются сервисные функции индексации цен как в целом по прайс-листу, так и по отдельным выделенным позициям. Изменение цен может осуществляться как в процентном (изменение цен на заданный процент), так и в абсолютном (изменение цен на заданную величину) отношении. Точность значения рассчитанной цены устанавливается правилом округления.

 

Система скидок. На предприятии формируются скидки на товары и сопутствующие услуги. При этом используется многовариантный механизм начисления скидок по различным критериям с учетом одновременного использования разных скидок: разовой, накопительной, дисконтной, групповой, по производителю, на объем товара и другие.

 

Алгоритм расчета скидки и приоритет устанавливается дифференциально в зависимости от условий работы с клиентами. При определении действующей величины скидки может учитываться период расчета (например, изменение значения скидки от суммы покупок за указанный период времени: неделю, месяц и т. д.).

 

На предприятии обеспечивается ведение перечня товаров и контрагентов, на которых не распространяется действие скидок.

 

Управление закупками. На предприятии реализован весь набор документов для формирования и регистрации сделок по закупке товара и получению сопутствующих услуг, а также реализован механизм перемещения товаров между подразделениями предприятия.

 

При оприходовании товара, как правило, устанавливаются дополнительные характеристики для товара (например, срок реализации, сертификат соответствия, акцизная марка, удостоверение качества и др.) и свойства товара (например, вес) для расчета и контроля параметров отгрузки товаров покупателям (тоннаж, количество мест).

 

Затраты, связанные с приобретением товара (и не входящие в их стоимость), относятся на стоимость товаров или другие статьи затрат предприятия в соответствии с установленными нормативами.

 

Ведение справочника поставщиков позволяет отслеживать изменения приходных цен, а также устанавливать номенклатурные позиции из собственного справочника товаров в соответствии с аналогичной номенклатурой поставщика при расхождении наименования закупаемого товара.

 

В случае недопоставки закупаемого товара, браке или пересортице на основании сопроводительных (приходных) документов поставщика формируются акты недостачи и претензии.