Организация и технология работы службы приема и размещения

При поселении туристской группы в гостиницу, ее руководитель предъявляет администратору направление  туристской фирмы (документ, подтверждающий право проживания данной группы в  гостинице и гарантирующий, что  оплата произведена) и список группы, оформленный в соответствии с  требованиями паспортного режима.

Администратор сообщает номера комнат, которые забронированы для  данной группы. Туристы из группы размещаются  обычно в двухместных номерах, руководитель группы – в одноместном. Все туристы заполняют анкеты, в графе цель приезда следует писать – туризм. Администратор заполняет групповое разрешение на поселение по безналичному расчету, где указываются номера комнат, в которых будут жить туристы.

Каждому гостю администратор  выписывает карту гостя. Счет за проживание при регистрации группы не выписывают, так как оплата производится по безналичному расчету.

Очень часто в туристских фирмах вместе с путевкой туристам выдают ярлыки с номерами для багажа. Номер на ярлыке соответствует порядковому  номеру туриста в списке группы, который находится у руководителя группы. Сравнив номера на багаже и  списке группы, подносчик определяет номер комнаты и доставляет туда багаж.

Часто, для того чтобы  не оплачивать еще сутки проживания, туристы освобождают номера, а  багаж сдают в камеру хранения. Но за группой остается один «штабной»  номер для отдыха туристов.

 

Особенности регистрации  иностранных туристов.

Въезд в Украину требует получение визы.

Виза – это специальное  разрешение правительства на въезд  – выезд, проживание или транзитный проезд через ее территорию.

Разрешение может быть проставлено в паспорте или представлять собой отдельный документ (например, групповая туристическая виза).

Визы бывают: одноразовые  и многоразовые; индивидуальные и  групповые; студенческие; въездные, выездные, транзитные и др.

С 1 августа 1997 года действуют  визы следующих категорий: дипломатические (ДП), служебные (СЛ), обыкновенные (ОБ), туристические (ТО). Визовые талоны вклеиваются в национальный паспорт иностранного гражданина.

Для осуществления пограничного контроля предусмотрены карточки прибытия/убытия иностранца, которые прикрепляются  к национальным паспортам иностранных  граждан. Отметку о регистрации пребывания на территории Украины производят на оборотной стороне листа национального паспорта, на которой вклеена виза.

По прибытии в пункт  назначения въезжающий обязан в течение 3 суток, исключая праздники и выходные дни, представить свой паспорт для  регистрации.

Для того чтобы гостиница  имела право самостоятельно регистрировать иностранных граждан, следует получить лицензию на международную туристскую деятельность.

Во время регистрации  в гостинице администратор обращает внимание на срок действия визы, проставляет  в визе регистрационный номер  гостя, название гостиницы и дату регистрации. В некоторых гостиницах иностранные граждане не заполняют  анкету. В счет иностранца включается государственная пошлина в размере 20% МРОТ, если это первый пункт регистрации  после пересечения границы.

По дипломатической визе пошлина не взимается. Каждый день гостиница  сдает отчет в паспортно-визовую  службу о числе зарегистрированных граждан с извещениями об оплате государственной пошлины.

Оформляя проживание, администратор  заполняет «Учетную карточку на иностранца»  в двух экземплярах, снимается копия  загранпаспорта и визы и пересылается в ОВИР. Учет иностранных граждан  ведется по журналу, который должен быть пронумерован, скреплен печатью  и подписью директора. Должен храниться в гостинице 3 года с момента внесения последней записи. Иностранному гражданину оформляется карта гостя и счет.

Журнал регистрации иностранных  граждан формы 2-Г содержит следующие  сведения:

  -номер регистрации (тот же номер стоит в штампе регистрации в визе);

  -дату и время регистрации;

  -паспортные данные;

  -КПП въезда;

   -маршрут следования и наименование организации, в которую он прибыл;

  -номер комнаты;

  -срок действия визы.

Документация, необходимая  для учета использования номерного  фонда.

Кроме документов, которые  передаются гостю, администратор заполняет  документы внутреннего пользования. В автоматизированных гостиницах все  эти документы формируются автоматически  после внесения данных гостя при  регистрации.

В гостиницах, где документация заполняется вручную, до сих пор  основным документом учета использования  номерного фонда является ведомость  движения номерного фонда. (Приложение 9)

С этим документом работает дежурный администратор при поселении  гостей, так как в нем отражены все свободные места и номера. В первой части таблицы записаны места, которые были свободны 00:00 ч. текущих суток, в другой части  администратор записывает места, освобождающиеся  в течение текущих суток. Ведомость  начинает заполнять один дежурный администратор  в 00 ч., а заканчивает другой администратор  в 24:00 ч. тех же суток.

На этаже дежурные по этажу  или заведующая секцией заполняют  список проживающих на этаже (шахматку). (Приложение 10) Существует несколько видов этого документа. По шахматке дежурный по этажу составляет ежедневно наряд на уборку номеров с указанием вида уборки и горничной, которая будет ее проводить.

В некоторых случаях в  номер может быть поставлена дополнительная кровать или раскладушка. Это  происходит, когда в гостинице  нет мест или если туристы хотят  жить в одном номере, а в гостинице  нет свободных многоместных номеров. Дополнительную кровать ставят также  для ребенка, если этого хочет  гость. Оплата дополнительного места  производиться в размере 50% от основного  места в стандартном номере и 100% в номере высшей категории.

Но не во всех гостиницах есть такая дополнительная услуга. В гостиницах высокого класса есть номера с кроватями для детей  или диваны в многокомнатных номерах.

В процесс проживания может  возникнуть необходимость изменения  номера. Это происходит по просьбе  гостя, если ему чем-то не понравился номер (шумно, недостаточно хороший  вид из окна, приехал родственник  и т.п.), или по служебной необходимости (неполадки оборудования, которые  невозможно было устранить и т.п.). При переводе гостя в другой номер  следует оформить разрешение, сделать  пометку в анкете и других документах об изменении номера. Если новый  номер более дорогой, то гостю  выписывают счет на доплату. Если же номер  более дешевый, то гостиница возмещает  разницу в оплате.

 

Виды расчетов с проживающими.

В гостиницах используют два  вида расчетов – наличный и безналичный (перевод денег на счет гостиницы). В отелях высокого класса в качестве безналичного расчета принимаются  кредитные карты. Ими расплачиваются индивидуальные туристы. В заявке на бронь указывается номер кредитной  карты, название платежной системы  и срок действия карты. Для расчетов с помощью пластиковых карт должно быть специальное оборудования: импринтер или электронный терминал.

Существуют электронные  ключи, которые одновременно являются и платежным средством во всех торговых точках гостиницы.

Кредитная карта – пластиковая  карточка или пластина, применяемая  клиентом банка или другого кредитно-финансового  учреждения в рамках установленного лимита для заимствования наличных денег для покупки товаров и получения услуг в кредит. На ней указаны имя владельца, образец его подписи, присвоенный ему номер и срок действия карточки. Обычная информация о клиенте и номере его счета закодирована на магнитном носителе или в виде отверстий, выбитых в определенном порядке на пластине. При расчете по кредитной карте кассир гостиницы проверяет принадлежность карточки, а также наличие на счете денежных средств.

Примером использования  кредитных карт в сфере обслуживания является ПАО КБ ПриватБанка. Администрация банка заключает договора с предприятиями, предоставляющими услуги. Предприятиями, которые работают в этой системе, могут быть гостиницы, туристские фирмы, рестораны, фирмы, сдающие автомобили в аренду и т.д. Клиент покупает «карту гостя» и тем самым обеспечивает скидки при оплате услуг. Карта гостя представляет собой пластиковую карту, в которой закодирована информация о клиенте, указана дата приобретения карты (срок действия 1 год), есть образец подписи клиента.

Для оплаты по безналичному расчету могут быть использованы дорожные и именные чеки.

Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, поэтому клиент выбирает услуги в гостинице или  в ресторане ровно на эту сумму. Получатель чека, т.е. гостиница, должен определить только подлинность чека, так как чековая компания, которая  выписала дорожный чек, гарантирует  оплату по нему, поскольку он уже  оплачен клиентом. Дорожный чек не может быть передан другому лицу, но его можно обменять на наличные в любом банке.

Именные чеки выписывает гость  на требуемую к оплате сумму каждый раз, когда это необходимо. Для  зачисления платежа по такому чеку на счет гостиницы требуется определенное время.

В Украине первое место занимает наличный расчет и перевод на расчетный счет гостиницы. Кредитные карты и чеки принимаются к оплате только в отелях высокого класса. Оплата наличными избавляет гостиницу от неприятностей, если чек по каким-либо причинам не может быть оплачен банком. Система оплаты на базе пластиковых карт повышает престиж гостиницы, приближает ее к мировым стандартам и тем самым способствует привлечению кредитоплатежных клиентов.

 Правила расчета оплаты  за проживание.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг» оплата за проживание производится в соответствии единым расчетным часом - 12 часов текущих суток по местному времени. Расчет оплаты за проживание начинают считать с 12 часов той даты, когда гость заехал, независимо от фактического часа заезда.

При проживании менее суток  оплата взимается за целые сутки  независимо от расчетного часа.

При задержке выезда не более, чем на 6 часов после расчетного часа (с 12:00 до 17:59) взимается почасовая оплата, при задержке выезда в период с 18:00 до 23:59 взимается оплата за половину суток. При задержке выезда более, чем на 12 часов, оплата взимается за сутки.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг» Исполнитель  должен обеспечить предоставление льгот  категориям лиц, имеющим право на получение льгот в соответствии с действующим законодательством. Перечень категорий лиц, имеющих  право на получение льгот, а также  перечень льгот, предоставляемых при  оказании услуг, должен размещаться  в помещении службы приема в удобном  для обозрения месте. Право на скидку не менее 30% имеют участники  Великой отечественной войны  и инвалиды 1 группы с сопровождающими.

Если расчет оплаты делается вручную, то гостю выписывается счет формы 3-Г. Счет оформляется в трех экземплярах, каждый из которых имеет  один и тот же регистрационный  номер. Первый экземпляр счета со штампом гостиницы «ОПЛАЧЕНО» выдается гостю. Второй экземпляр в конце  смены передается в бухгалтерию. Третий остается в книжке счетов. Для  их хранения в службе существует специальная  картотека счетов, в которой счета  хранятся в специальном кармашке по датам выезда.

Если расчет производится с помощью автоматического учета  мест, то счет выдается компьютером.

Бывают случаи, когда клиент отказывается оплатить ту или иную услугу. При решении таких ситуаций к каждому случаю нужно подходить  индивидуально. В таких случаях  необходимо отвести клиента от общей  очереди, можно пригласить руководителя службы. В любом случае выяснение  обстоятельств недоразумения не должно быть оскорбительным для клиента.

Автоматизированная обработка  данных в службе приема и размещения.

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице  в современных  условиях невозможно без применения новых технологий. Новые технологии предусматривают автоматизацию  многих гостиничных процессов, в  частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы  направлены на повышение производительности труда и уровня знаний у высших управленческих работников.

Становится обычным явлением совмещение профессий, что влечет за собой потребность в более  фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям.

Никакая гостиница в современном  мире высоких технологий не может  существовать без выхода в глобальную компьютерную сеть Интернет. Доступ к  Интернету дает практически неограниченные возможности в поиске деловых  партнеров, налаживании отношений, рекламы, продвижения услуг, а также  предоставляет возможность связи  с непосредственными клиентами, минуя многочисленных посредников, что снижает себестоимость гостиничных  услуг. Помимо этого необходимым  является также наличие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая  позволяет бронировать и резервировать  места в гостинице в зависимости  от потребностей гостей и имеющихся  возможностей гостиницы.

Открытие в Интернете  систем бронирования гостиниц, авиабилетов  и других составляющих тура позволяет  клиентам самостоятельно организовывать свой отдых, не прибегая к услугам  агентств. Сегодня многомиллионная  армия пользователей Интернета  может не только просматривать и  выбирать с помощью домашних компьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилеты, автомобили, экскурсии).

Создание собственной  web – странички или специализированного сервера – наиболее эффективный способ электронной рекламы. Информация, помещенная на эту страницу, становится доступной всем, кто пользуется Интернетом.

Система бронирования гостиниц и авиарейсов в сети Интернет содержит детальную информацию по всем ведущим  гостиничным цепям и авиакомпаниям, имеет систему поиска по клиентскому запросу и встроенную подсистему для поиска сегментов с минимальными тарифами.