Оформление документов по трудовым правоотношениям

Документы для оформления отпуска:

График отпусков.

Заявление о предоставлении отпуска.

Приказ о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

Приказ об отзыве работника  из отпуска.

График отпусков используется для отражения данных о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников  подразделений организации на календарный год по месяцам от текущего момента. График отпусков  это сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. График отпусков заверяется подписью руководителя кадровой службы и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным им на это лицом с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если он есть) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

График отпусков обязателен к исполнению как для работодателя, так и для работника.

О начале отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала. Отдельным категориям сотрудников в случаях, предусмотренных трудовым кодексом и иными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в приемлемое для них время. По желанию супруга ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его работы у данного работодателя.

Заявление на отпуск может  оформляться в произвольной форме, заполняется работником от руки или  на типовом бланке, разработанном  в организации для подобных заявлений.

Cотрудник может написать обычное заявление на отпуск, то есть без указания причин, почему ему нужно пойти не по утвержденному графику. Если руководитель это заявление на отпуск одобрит, нарушения трудового законодательства не произойдет. В график отпусков в качестве основания предоставления отпуска будет занесено заявление работника и приказ о предоставлении отпуска.

На заявлении необходима виза (резолюция) руководителя организации. При этом руководитель организации  вправе отказать сотруднику в просьбе  изменить запланированную дату отпуска, если посчитает причины неуважительными. Так как график отпусков обязателен и для компании, и для работников (ст. 123 Трудового кодекса). Это касается и тех случаев, когда сотрудник просит вместо целого предоставить ему часть отпуска , а остаток перенести на другое время, или изменить запланированные даты частей отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Также есть категории работников, которые по закону могут уйти в  отпуск в любое удобное для  них время – работодатель не вправе им отказать, даже если нарушается график:

Это женщины перед декретным  отпуском или сразу после него, а также после отпуска по уходу  за ребенком

Сотрудники в возрасте до 18 лет

Внешние совместители организации

Сотрудники, имеющие беременных жен

Сотрудники, совмещающие  работу с обучением

Супруги военнослужащих

Иные льготные категории  сотрудников организации

Приказ о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-6 применяется  для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Унифицированная форма № Т-6 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

 

В соответствии со статьей 256 ТК РФ по заявлению женщины ей предоставляется  отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. К заявлению  прилагается копия приказа о  предоставлении отпусков по уходу за ребенком.

Отпуск по уходу за ребенком засчитывается в общий и непрерывный  трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности.

Отпуск по уходу за ребенком предоставляется после того, как  закончится отпуск по беременности и  родам.

Отметим, что по окончании  отпуска по уходу за ребенком женщине  по ее желанию предоставляется ежегодный  оплачиваемый отпуск независимо от стажа  работы в данной организации (статья 260 ТК РФ).

2.4 документация по оформлению поощрений.

Право применения мер поощрения  принадлежит руководителю организации. Поощрение работника оформляется приказом по унифицированной форме Т-11, а также записью в личной карточке работника и его трудовой книжке.

Согласно ст.191 ТК РФ работодатель поощряет работников, добросовестно  исполняющих трудовые обязанности:

объявляет благодарность;

выдает премию;

награждает ценным подарком;

почетной грамотой;

представляет к званию лучшего по профессии.

Выдача премии и награждение  ценным подарком относятся к материальным видам поощрения. Остальные из перечисленных - к моральным.

Сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку в соответствии с абзацем 4 статьи 66 ТК РФ. Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя (пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Необходимые документы при  оформлении поощрений:

Представление о поощрении.

Приказ о поощрении.

Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника по форме N Т-11 применяется  для оформления и учета поощрений  за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписывается руководителем  организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов  поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о  поощрении работника" реквизита "в сумме __ руб. __ коп.".

2.5 документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Дисциплинарное взыскание  – средство обеспечения дисциплины труда, остающееся с правовой точки  зрения одним из сложнейших в применении.

В статье 192 ТК РФ четко сказано, что за совершение дисциплинарного  проступка, то есть неисполнение или  ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право  применить следующие дисциплинарные взыскания:

замечание;

выговор;

увольнение по соответствующим  основаниям.

Нередко трудовая инспекция  обнаруживают нарушения, проверяя приказы  о применении дисциплинарных взысканий  и сопутствующие им документы. Типичная ошибка - отсутствие объяснительной записки  работника, подвергнутого дисциплинарному  взысканию.

Согласно статье 193 Трудового кодекса до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Если названная норма нарушена, применение дисциплинарного взыскания незаконно.

Необходимые документы при  оформлении дисциплинарных взысканий:

Докладная записка о нарушении  трудовой дисциплины

Объяснительная записка  о нарушении трудовой дисциплины

Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания

Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении  дисциплинарного взыскания.

 

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;

Дата составления и  номер регистрации документа;

Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);

Собственно наименование документа - Докладная записка;

Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);

Непосредственно текст докладной  записки;

Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);

Подпись автора - составителя.

Объяснительная  записка, по сути, является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения  поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины. Так же объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.

Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся  ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются:

Наименование организации

Данные  получателя записки,  с указанием ФИО должностного лица;

Само наименования - "Объяснительная записка";

Дата составления и  зарегистрированный номер документа;

Подзаголовок к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

Непосредственно текст пояснения.

Составитель и подпись.

Наложение дисциплинарного  взыскания оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Данный приказ должен содержать  следующие реквизиты:

факт (вид) нарушения трудовой дисциплины,

время его совершения или  обнаружения,

документы, послужившие основой  для издания приказа,

вид взыскания.

Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.

Обычно приказ о наложении  дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре.

На практике целесообразно  снимать несколько копий с  подписанного приказа после ознакомления с ним работника: первый экземпляр - оригинал - подшивается в наряд (приказы по личному составу), второй экземпляр - в личное дело, третий - для работника.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления  Правительства РФ от 06.02.2004 N 51) сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда  дисциплинарным взысканием является увольнение.

2.6 документы по оформлению увольнения сотрудников

Увольнение сотрудника оформляется  согласно Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 77 Трудового кодекса РФ основаниями увольнения являются:

1.соглашение сторон;

2.истечение срока трудового  договора, за исключением случаев,  когда трудовые отношения фактически  продолжаются и ни одна из  сторон не потребовала их прекращения;

3.расторжение трудового  договора по инициативе работника;

4.расторжение трудового  договора по инициативе работодателя;

5.перевод работника по  его просьбе или с его согласия  на работу к другому работодателю  или переход на выборную работу (должность);

6.отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;

7.отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;

8.отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;

9.отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;

10.обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

нарушение установленных  настоящим Кодексом или иным федеральным  законом правил заключения трудового  договора, если это нарушение исключает  возможность продолжения работы.

Трудовой договор может  быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Во всех случаях днем увольнения работника  является последний день его работы.

Процедуру увольнения отражают два основных документа:

1) инициативный документ (при увольнении по собственной  инициативе — заявление работника,  которое оформляется в качестве  самостоятельного документа; при  увольнении по окончании срока  действия трудового договора  или по инициативе работодателя  — приказ (распоряжение) администрации  предприятия (учреждения, организации);

2) приказ о прекращении  действия трудового договора (в  традиционной форме или по форме № Т-8 при прекращении действия трудового договора (контракта) с одним работником или № Т-8а при увольнении нескольких работников). Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) содержит следующее:

обозначение распорядительного  действия (прекратить действие трудового  договора, уволить);

фамилию, имя, отчество, должность  работника;

место работы;

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) (запись производится в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой  на соответствующую статью; делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием  его даты и номера);