Оформление документов по трудовым правоотношениям

2) Трудовая книжка, за  исключением случаев, когда: а)  трудовой договор заключается  работником впервые; б) работник  поступает на работу на условиях  совместительства; в) трудовая книжка утрачена (работником или работодателем по прежнему месту работы). При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В случае отсутствия у соискателя, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением, работодатель обязан по письменному заявлению соискателя (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) после заключения с ним трудового договора оформить новую трудовую книжку.

3) Страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования.  При отсутствии у соискателя  страхового свидетельства ПФР  после заключения трудового договора работодатель обязан оформить работнику свидетельство. Если персональные данные работника, указанные в свидетельстве (фамилия, имя, отчество), изменились, работодатель оформляет работнику новое свидетельство.

4) Документы воинского  учета – для работников из  числа военнообязанных (лиц, подлежащих  призыву на военную службу): военный  билет либо приписное свидетельство.

5) Документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с  учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ может предусматриваться  необходимость предъявления при  заключении трудового договора дополнительных документов (например, медицинских  книжек).

II шаг: Ознакомление соискателя  с локальными нормативными актами  работодателя.  До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить соискателя с локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью (ст. 22 и 68 ТК РФ). Факт ознакомления соискателя с локальными нормативными актами целесообразно зафиксировать в трудовом договоре либо в Журнале ознакомления с ЛНА.

III шаг:  Ознакомление соискателя с проектом трудового договора. Это необходимо:

1) для согласования и  конкретизации сторонами условий договора;

2) для правильного внесения  в трудовой договор сведений  о соискателе, а также иных  сведений, внесение которых предусмотрено  ст. 57 ТК РФ, в том числе: 

• фамилии, имени, отчества работника;

 • наименования работодателя (фамилии, имени, отчества работодателя  – физического лица);

• сведений о документах, удостоверяющих личность работника  и работодателя – физического  лица;

 • идентификационного  номера налогоплательщика (для  работодателей, за исключением  работодателей – физических лиц,  не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

 • сведений о представителе  работодателя, подписавшем трудовой  договор, и основании, в силу  которого он наделен соответствующими  полномочиями;

• о месте и дате заключения трудового договора.

А также в трудовой договор  должно быть включено:

1) Место работы (наименование  организации либо Ф.И.О. индивидуального  предпринимателя), а в случае, когда  работник принимается для работы  в филиале, представительстве  или ином обособленном структурном  подразделении организации, расположенном  в другой местности, – место  работы с указанием обособленного  структурного подразделения и  его местонахождения. 

2) Трудовая функция (работа  по должности в соответствии  со штатным расписанием, профессии,  специальности с указанием квалификации  или конкретный вид поручаемой  работнику работы.

3) Дата начала работы, а в случае, когда заключается  срочный трудовой договор –  также срок его действия и  обстоятельства (причины), послужившие  основанием для заключения срочного  трудового договора в соответствии  с федеральными законами.

4) Условия оплаты труда  (в том числе размер тарифной  ставки или оклада (должностного  оклада) работника, доплаты, надбавки  и поощрительные выплаты).

5) Режим рабочего времени  и времени отдыха (если для  данного работника он отличается  от общих правил, действующих  у данного работодателя).

6) Компенсации за тяжелую  работу и работу с вредными  и (или) опасными условиями  труда, если работник принимается  на работу в соответствующих  условиях, с указанием характеристик  условий труда на рабочем месте. 

7) Условия, определяющие  в необходимых случаях характер  работы (подвижной, разъездной, в  пути, другой).

8) Условие об обязательном  социальном страховании работника  в соответствии с федеральными  законами.

9) Другие условия –  в случаях, предусмотренных трудовым  законодательством и иными нормативными  правовыми актами, содержащими нормы  трудового права. 

10) Дополнительные условия,  не ухудшающие положение работника  по сравнению с установленными  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права, коллективным договором,  соглашениями, локальными нормативными  актами, включаются в трудовой  договор по соглашению сторон.

К ним, в частности, относятся  условия:

• об уточнении места  работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

• об испытании;

• о неразглашении работником охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

• об обязанности работника  отработать после обучения не менее  установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств  работодателя;

• о видах и условиях дополнительного страхования работника;

• об улучшении социально-бытовых  условий работника и членов его  семьи;

• об уточнении применительно  к условиям работы данного работника  прав и обязанностей работника и  работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы  трудового права.

IV шаг:  Подписание трудового договора Подписание трудового договора обеими сторонами означает его вступление в силу (ч. 1 ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). В случае если должностные обязанности работника непосредственно связаны с обслуживанием или использованием денежных, товарных и иных ценностей  необходимо оформить письменный договор о полной материальной ответственности. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

V шаг:  Издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Подписание трудового  договора обеими сторонами дает работодателю основание для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (унифицированная  форма Т-1). Такой приказ (распоряжение) должен быть объявлен работнику под  роспись в течение трех дней со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу указываются:

● наименование структурного подразделения;

● должность (специальность, профессия);

● срок испытания, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу;

● условия приема на работу;

● характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы, на режим неполного рабочего времени с оплатой пропорционально  отработанному времени или выполненной  работы и др.).

VI шаг: Внесение записи  в трудовую книжку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и делается соответствующая запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней.

VII шаг: Оформление личной  карточки работника. На основании заключенного трудового договора, изданного приказа о приеме на работу, работником кадровой службы оформляется личная карточка работника (унифицированная форма  Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, называются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются  дата заполнения карточки и подпись  лица, на которое она заведена. При  увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа  и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться  с особой тщательностью, так как  они нередко служат основанием для  подтверждения трудового стажа.

VIII шаг: Формирование личного  дела. Личное дело - это совокупность документов содержащих персональные данные работника, в которых наиболее полно отражены сведения о работнике и его деятельности. Личное дело работника формируется из документов, предъявленных работником при заключении трудового договора, а также документов, образующихся в процессе работы у данного работодателя.

 
2.2 Документы по переводу на другую работу.

Трудовой кодекс России дает определение перевода - изменение  трудовой функции или изменение  существенных условий трудового  контракта - и устанавливает следующие  виды переводов на другую работу:

- перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя;

- перевод на постоянную работу в другую организацию;

- перевод в другую местность сообща с организацией.

Все переводы допускаются  только с письменного согласия работника.

Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором  работу в той же организации в  случае производственной необходимости.

Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием  работника на перевод и содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его  должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись  и дата.

 В тексте излагается согласие работника с переводом его на другую пост и в другое структурное подразделение или в другую местность сообща с организацией. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений - по прежнему и новому месту работы.

Заявление визирует также  начальник отдела кадров, который  сообщает его руководителю организации  для получения его резолюции, разрешающей (запрещающей) перевод.

В тех случаях, когда инициатива перевода принадлежит администрации (при условии согласия работника  на перевод), руководитель структурного подразделения заполняет на него представление о переводе на имя  руководителя организации. Его резолюция  адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

После получения согласия работника на перевод кадровые службы готовят изменение к трудовому  контракту.

Если перевод работника  вызван причинами, связанными с изменением организационных или технологических  условий труда, инициатива перевода принадлежит работодателю. Он обязан предупредить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца до введения этих изменений. В уведомлении о переводе содержится информация о предстоящих в организации изменениях и предложение новых условий работы. В случае несогласия работника на выполнение работы в новых условиях работодатель также в письменном виде обязан предложить ему иную имеющуюся в организации работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья.

Документирование перевода на другую работу должно осуществляться с применением унифицированных  форм Т-5 и Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу". Формы заполняет  работник отдела кадров, подписывает  руководитель организации.

Порядок визирования устанавливается  организацией; как правило, на таком  приказе необходимы визы начальников  структурных подразделений прежнего и нового места работы.

При переводе на другую работу на должности, связанные с материальной ответственностью, виза бухгалтерии  обязательна.

Приказы о переводе объявляются  работнику под расписку, для чего в формах предусмотрен отдельный  реквизит.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, копия  передается в бухгалтерию.

При условии ведения кадровой службой личных дел все перечисленные  документы, которыми документируется  перевод, помещаются в личное дело. Заявление, представление, изменение  к трудовому контракту - в виде подлинников, а приказ, уведомления - в виде копий.

2.3 документы по оформлению отпусков.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места  выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, а также срока трудового договора и формы оплаты труда.