Оформление документов по трудовым правоотношениям

 

 

 

Контрольная работа.

                      Документирование управленческой  деятельности.

                 «Оформление документов по трудовым  правоотношениям»

 

Проверил:                                                                                Выполнила студ:

3-ЭиУ-3(заочное отделение)

 

 

 

 

 

 

                                                        

2013

 

 

 

Оглавление

Введение 3

1. Положение  о подборе персонала. 4

1.1  Общие  положения 4

1.2   Организация  процесса подбора персонала 4

1.3 Отбор кандидатов. 6

2. Перечень  документов регламентирующих трудовые  отношения. 8

2.1 Приказы  по личному составу 10

2.2 Оформление  приема на работу 10

2.2 Документы  по переводу на другую работу. 15

2.3 документы  по оформлению отпусков. 17

2.4 документация  по оформлению поощрений. 20

2.5 документация  по оформлению дисциплинарных  взысканий. 21

2.6 документы  по оформлению увольнения сотрудников 24

2.7 Учетные  документы сотрудника (личное дело, личная карточка, трудовая книжка). 26

Список литературы 29

Введение

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных  фирм, предприятий, организаций остро  встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации  работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти  повсеместно из-за малочисленности  и некомпетентности персонала фирмы  не придают значения оформлению, ведению  и сохранению документации по личному  составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с  грубыми нарушениями соответствующих  требований общегосударственных законодательных  и нормативных .Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень  важно рассмотреть процесс регламентирования  законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового  договора (контракта), приказов по личному  составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

1. Положение о подборе персонала.

     1.1 Общие положения

Подбор персонала осуществляется на вновь вводимые в структуру  компании должности или при замене увольняющегося/увольняемого сотрудника.

Подбор персонала на вакантные  должности находится в компетенции  Менеджера по персоналу или лица, на которого данные обязанности возлагаются  в соответствии с приказом генерального директора компании.

Подбор кандидатов проводится на конкурсной основе по Заявке на подбор персонала в соответствии с утвержденным бюджетом закрытия вакансии.

Оформление Заявки на подбор персонала и Заявки на деньги осуществляется руководителем структурного подразделения (далее по тексту – Заявителем),  в котором открыта вакансия.

Днем принятия заявки в  работу является дата передачи заявки менеджеру по персоналу, которая  отмечается его подписью.

Заполнение кандидатом фирменной  Анкеты знакомство с документацией  кандидата, собеседования, тестирование, проверка предоставленных данных кандидатом не являются гарантией приема на работу.

      1.2   Организация процесса подбора персонала

Руководитель подразделения (при наличии вакансии в подчиненном  подразделении) заполняет Заявку на подбор персонала и Заявку на деньги (планируемый бюджет на закрытие вакансии).

Заявленные требования к  искомому специалисту  и бюджет на закрытие вакансии согласуются Заявителем у Руководителя блока, при необходимости  требования и условия корректируются. При достижении принципиальной договоренности Заявки подписываются Руководителем  блока.

Оригинал Заявки на деньги передается в бухгалтерию, копия  – менеджеру по персоналу.

Оригинал Заявки на подбор персонала передается менеджеру  по персоналу.

Менеджер по персоналу  организует заявочную кампанию, используя  различные источники (специализированные рекламные издания; агентства и  центры по трудоустройству; прямой поиск; специализированные сайты Интернета), выбираемые в соответствии с уровнем  вакантной должности и утвержденным бюджетом на закрытие вакансии:

  Собеседование с кандидатом  проводится очно Заявителем и  менеджером по персоналу.

Перед началом собеседования  кандидат представляет резюме, рекомендательные письма, документы.

По окончании собеседования  кандидат заполняет анкету, а Заявитель  и менеджер по персоналу оформляют  отзыв о кандидате - Оценочный  лист , где дают краткую характеристику соискателю (личностные качества, опыт в профессиональной сфере) и фиксируют свое мнение относительно целесообразности дальнейших переговоров с данным соискателем.

По результатам проведенных  собеседований с кандидатами, выбираются наиболее успешные на итоговое собеседование с Руководителем блока. Анкетные данные кандидатов для проверки передаются в Службу безопасности.

Менеджер по персоналу  организует итоговые собеседования отобранных кандидатов с Руководителем блока и передает их оценочные листы и результаты проверки службы безопасности Руководителю блока.

Решение о приглашении  кандидата на работу принимается  коллегиально руководителем блока, руководителем подразделения (заявитель) и менеджер по персоналу .

Кандидату делается предложение  о работе  и совместно с ним  определяется дата его выхода на работу.

   1.3 Отбор кандидатов.

Чтобы отобрать кандидата  на определенную должность, необходимо иметь достаточную информацию о  работе, которую предстоит ему  выполнять, а также о требованиях  к нему и результатах, которых  он должен достичь.

Далее требуется определить, насколько деловые качества работника  соответствуют предъявляемым к  нему требованиям.

Отбор кадров осуществляется из наиболее подходящих кандидатур резерва, созданного в ходе набора.

При отборе кандидатов важно  определить цели отбора, профессиональные и личные качества кандидатов, методы отбора.

Методы сбора  информации о кандидатах

Таких методов несколько: различные испытания, собеседования; привлечение независимых судей; оценка служебных характеристик; классические тесты; оценка документов, которые представляет работник при поступлении в организацию.

Документы претендента  и их анализ

При приеме на работу претендент должен представить документы, которые  дают определенную информацию о нем. В соответствии с ТК РФ запрещается  требовать при приеме на работу документы, не предусмотренные законодательством. Но кроме тех документов, которые  традиционно требуются при приеме на работу, можно порекомендовать  предоставлять характеристики с прежнего места работы и из учебного учреждения.

Документы, предъявляемые  при приеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента, уровень его профессиональной подготовки, его квалификацию, практический опыт руководящей работы.

Характеристика же дает возможность  в определенной степени судить о  его человеческих качествах.

Все чаще на коммерческих предприятиях поступающий на работу представляет «Резюме»

Эти документы являются документами  личного характера, текст их может  быть произвольным и составляться самим  автором, но такие реквизиты, как  название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Резюме – документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, предоставляемый лицом  при трудоустройстве в коммерческое предприятие.

Резюме содержит:

- название вида документа;

- дату;

- указание фамилии, имени,  отчества;

- должности;

- почтового адреса претендента,  телефона;

- текст;

- подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

- персональные данные;

- цель трудоустройства,  какую именно работу или должность  хотел бы получить претендент);

- образование (перечисление  в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места  учебы);

- опыт работы (краткое  описание характера работы с  указанием занимаемых должностей  и дат);

- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные  навыки, имеющие отношение к профессии,  работа в общественных организациях  и т.д.);

- рекомендации (с фамилиями  и телефонами).

«Личный листок по учету  кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой  работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется  от руки самим работником при поступлении  на работу. При его заполнении используются следующие документы:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании  (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), Документы  Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой  степени и о присвоении ученого  звания (диплом и аттестат);

Анализ документов, представленных претендентом, дает первое впечатление  и представление о нем как  о человеке профессионале. Если он проходит этот этап успешно, его допускают  к следующему – собеседованию.

2. Перечень документов регламентирующих трудовые отношения.

Результатом обязательного  регламентирования трудовых отношений  является целый комплект официальных  кадровых документов, отражающих движение персонала. Кадровая документация лежит в основе принятия управленческих решений и фиксирует юридически значимые факты.

Принято выделять две большие группы кадровых документов. Это документы по личному составу работников и документы, связанные непосредственно с функцией управления персоналом и организацией труда.

Документы по учету личного  состава подразделяют еще на несколько  групп:

- документы по оформлению приема на работу (заявления о приеме на работу, трудовые договоры, приказы о приеме);

- документы по переводу на другую работу (заявления о переводе, дополнительные соглашения к трудовому договору, приказы о переводе);

- документы по оформлению отпусков (график отпусков, заявления о предоставлении отпуска, приказы о предоставлении отпуска);

- документация по оформлению поощрений (представления к поощрению, приказы о поощрении);

- документация по оформлению дисциплинарных взысканий (служебные записки о нарушении трудовой дисциплины, акты, объяснительные записки работников, приказы);

- документы по оформлению  увольнения сотрудников (заявления  об увольнении, приказы об увольнении, акты, служебные и объяснительные  записки, соглашения о расторжении  трудового договора);

- учетные документы сотрудника (личное дело, личная карточка, трудовая книжка).

Вторую группу кадровой документации составляют в основном локальные  нормативные акты (Правила внутреннего  трудового распорядка, Положение  о структурном подразделении, должностные  инструкции, Положение о коммерческой тайне, штатное расписание и др.). Основная их цель – регламентирование  трудовых отношений между работником и работодателем. Ответственный  подход к разработке и внедрению  локальных нормативных актов  позволяет добиться баланса интересов  работников и работодателя и минимизировать возможность трудовых споров.

Порядок организации кадровой документации определяется руководителем  самостоятельно. В рамках локального нормотворчества работодатель самостоятельно разрабатывает типовые формы  необходимых документов с учетом специфики своей организации. Общее  требование к содержанию таких документов – отсутствие положений, ухудшающих условия труда работников по сравнению  с действующим трудовым законодательством. Содержание некоторых нормативных  актов, например Правил внутреннего трудового распорядка или Положения о защите персональных данных, четко определено в Трудовом кодексе РФ. Так, перечислены все существенные условия трудового договора, подлежащие обязательному включению в текст документа. Для других кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, приказы по личному составу и др.) Госкомстатом РФ разработаны специальные унифицированные формы.

2.1 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу  представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

Оформляют приказы по личному  составу на общих бланках. В заголовке  к тексту такого приказа пишут: «О приёме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного  взыскания» и т.п.

Приказы по личному составу  хранятся 75 лет в архиве предприятия  или организации.

2.2 Оформление приема на работу

I шаг: Для документального  оформления трудовых отношений  у работника запрашиваются следующие  документы: 

1) Паспорт (иной документ, удостоверяющий личность). Иным документом, удостоверяющим личность россиянина, является временное удостоверение  личности гражданина Российской  Федерации (выдается начальником  паспортного стола отдела внутренних  дел). Удостоверить личность иностранца  может его загранпаспорт. Соответственно, в трудовой договор вносятся  данные того документа, по которому  работник кадровой службы проверил  личность соискателя.