Обращение за помощью к спонсорам как основной этап фандрайзинга

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат по библиотечному менеджменту.

Тема: «Обращение за помощью к спонсорам как основной этап фандрайзинга».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2007 

Оглавление:

 

Введение

Глава 1. Основные этапы работы со спонсорами.

1. Подготовительный этап.
2. Обращение за помощью.
3. Выражение благодарности.

Глава 2. Методы обращения к спонсорам.

   2.1 Деловое письмо.

   2.2 Личное обращение за  помощью.

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время в библиотеках происходят стремительные перемены. Традиционные задачи сохранения знаний и предоставления доступа к информации остаются. Для их осуществления теперь используются компьютеры и новые информационные технологии, которые еще совсем недавно были никому не знакомы. Перед любой библиотекой возникает двойная проблема – сохранения и поддержания традиционных ресурсов и внедрения новых технологий в организацию деятельности управленческого аппарата.

Эти изменения отчасти и составляют причину того, что библиотекам становится все труднее находить средства как для поддержания и развития своих книжных фондов, так и для предоставления информационных услуг. Поиск внебюджетных источников финансирования (фандрайзинг) становится традиционным аспектом инновационной деятельности для библиотек любого уровня. Он уже не является дополнением к работе библиотекаря, сторонней, «небиблиотечной» деятельностью. В ближайшие десятилетия привлечение внебюджетных средств обратится в буквальном смысле в фактор, определяющий для множества библиотек водораздел между лидерами и отстающими.

Формами фандрайзинга являются:

• составление заявок на грант
• платные услуги
• составление муниципальных социально-творческих программ
• работа со спонсорами и меценатами.

Самой долговременной и трудоемкой является работа со спонсорами. Из 10 потенциальных объектов собственно спонсорами в лучшем случае становятся 2-3 человека.

Сам процесс фандрайзинга состоит из трех этапов:

     - подготовительная работа

     - обращение за помощью

     - выражение благодарности.

Наибольшей отдачи сил требует обращение за помощью. Это самая главная фаза фандрайзинга. И именно от того, как будет проведен этот этап, зависит результат всего фандрайзинга. Цель моей курсовой работы заключается в том, чтобы выявить те формы обращения за спонсорской помощью, которые дадут наилучший результат.

Изыскание средств – профессиональное занятие, которое требует полной отдачи сил. К сожалению, лишь немногие библиотекари имеют необходимую для этого подготовку.

Нельзя забывать, что сама идея внебюджетного финансирования базируется на признании значения библиотек обществом в целом и конкретными гражданами. Многие проблемы современных российских библиотек возникают именно оттого, что они не умеют и недостаточно осознают свою значимость в развитии общества, не устанавливают тесных контактов с общественностью. Настало время считать эту работу одной из важнейших забот библиотек. От этого зависят в немалой степени расширение сферы социального влияния, материальные ресурсы, а также будущее библиотек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Основные этапы работы со спонсорами.

1.1 Подготовительная работа.

 

Процесс фандрайзинга делится на три фазы, применяемые при обращении к источникам любого типа:

• подготовительная работа
• обращение за помощью
• выражение благодарности.

Давайте по порядку рассмотрим каждый из этих пунктов. Начнем с подготовительной работы.

Она, в свою очередь, также включает в себя несколько этапов:

• изучение перспектив
• «окучивание»
• таблицы пожертвований.

Прежде чем приступать к фандрайзингу, необходимо изучить перспективы, то есть выявить потенциальных спонсоров. А прежде чем обратиться к какому-либо донору, нужно сначала разведать его интересы и подружиться с ним.

Эта работа должна вестись непрерывно. Источниками сведений могут быть местные газеты, телевидение и разговоры в определенных кругах. Нужно следить за всеми, кто появляется на культурных мероприятиях города.

Все сведения о потенциальных спонсорах заносятся в специальную картотеку-досье или в компьютер. Эта информация секретна и никто, кроме заведующего библиотекой и сотрудника, отвечающего за работу со спонсорами, знать ее не должен.

В картотеку заносятся следующие  сведения:

   - точное современное название  организации

   - ФИО руководителя

   - вероисповедание, состав семьи, увлечения руководителя и т.д.

   - ФИО секретаря

   - адрес, телефон, факс, режим работы предприятия

   - информация о размерах  предыдущих пожертвований

   - информация о том, что  производит фирма или предприятие, так как всегда нужно помнить, что спонсорская помощь – не  всегда деньги. Это могут быть  помещение, оборудование, транспорт, продукты и человеческий фактор, то есть профессионализм.

Далее начинается так называемый процесс «окучивания», то есть завязывания дружеских отношений. Он может длиться несколько лет.

Если спонсор не поддается, нужно помнить, что все люди больше интересуются собой, чем другими и разговоры нужно вести в русле проблем спонсора. При этом нужно помнить, что из 10 объектов «окучивания» собственно спонсорами становятся 2-3 человека.

Еще одним этапом первой фазы фандрайзинга являются Таблицы пожертвований. Эти таблицы показывают, какой размер пожертвований необходим библиотеке и то, сколько она уже получила от каждого спонсора.

Эти таблица размещается либо в фойе библиотеки, либо на абонементе. Выглядит она  следующим образом: дается список спонсоров, напротив каждого указывается размер пожертвования и то, какой процент от общей суммы это составляет.

Из такой таблицы видно, какие средства необходимы библиотеке и реально ли собрать нужную сумму.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Обращение за помощью.

 

Это самая важная фаза в процессе фандрайзинга. Именно от того, насколько правильно вы себя поведете, и насколько удачным окажется выбор формы обращения зависит результат всего фандрайзинга.

Существуют различные формы обращения к спонсорам:

• по телефону
• письмо
• личная встреча.

Конечно, наиболее эффективным является последний способ, то есть личная встреча. Ведь самая убедительная просьба – это просьба, высказанная глядя человеку в глаза. Самый плохой способ – это послать письмо.

Существуют рекомендации поведенческого характера, которые нужно использовать при личной встрече со спонсорами. При написании письма также нужно соблюдать определенные требования. О них мы поговорим чуть позже.

Для обращения к спонсорам можно использовать помощь волонтеров. Но ни в коем случае нельзя разрешать заниматься волонтерам этой работой самостоятельно. Или, по крайней мере, их нужно консультировать и проверять их работу.

Важно уметь правильно распределить задания между волонтерами. То, что кто-то из них хорошо знает кого-то из потенциальных спонсоров, еще не значит, что именно его следует направлять к этому человеку с просьбой. Хорошо знакомому человеку всегда легче отказать в просьбе такого рода, чем незнакомому. Обычно выгоднее всего направлять на переговоры человека, имеющего некоторый вес, к мнению которого ваш кандидат в спонсоры отнесется с уважением.

И еще очень важно назначить сроки обращения к каждому из потенциальных доноров, иначе процесс затянется.

 

 

 

1.3 Выражение благодарности

 

Что делать после того, как взнос получен? Все мы всегда ждем, чтобы нам сказали спасибо за наши добрые дела. Так же и спонсоры ждут от вас выражения благодарности за свое деяние. Говорят, что каждый подарок – прелюдия к следующему. Но это сбудется только в том случае, если вам удастся сделать процесс пожертвования приятным для спонсора.

За каждый, пусть даже самый скромный взнос нужно непременно поблагодарить, сразу же написав теплое и грамотное благодарственное письмо. Маленький взнос иногда требует от донора большей жертвы и в него вкладывается больше любви, чем в небрежно выделенные большие суммы. Но если поступает крупный взнос, вы должны немедленно поставить о нем в известность высшее руководство, чтобы благодарственное письмо было подписано людьми соответствующего дарителю ранга.

Выражая признательность за крупный взнос, недостаточно только написать и отправить благодарственное письмо. Разные люди ждут разных знаков внимания за предоставленное вам крупное пожертвование. Некоторые из них, и их меньшинство, не хотят публичной известности. Большинство же людей к ней стремится. Признательность за оказанное благодеяние может выражаться в разных размерах: от упоминания спонсора в программке до официальной высказанной благодарности мэра вашего города, приема в честь спонсора или высечения его имени на мраморной доске.

У вас должна быть продуманная политика оказания знаков внимания в ответ на пожертвования. Ваша благодарность всегда должна быть пропорциональна размеру взноса.

Следует помнить – правильно просчитанный знак внимания воодушевляет на пожертвования окружающих, и может подтолкнуть вашего изначального спонсора на повторные жесты благотворительности.

 

 

 

Глава 2. Методы обращения к спонсорам.

2. Деловое письмо.

 

Как уже отмечалось выше, письмо – самый неэффективный способ обращения к спонсорам. И все же, если вы, в силу каких-то причин выбрали именно этот способ, то следует помнить, что он так же имеет свои особенности.

Планировать рассылку следует заранее. На подготовительном этапе вам предстоит собрать списки потенциальных спонсоров, разработать краткий, но информативный и эмоциональный текст письма-обращения.

Будьте гибкими. Если вы видите, что ваше письмо не оказывает ожидаемого воздействия на потенциальных спонсоров, постарайтесь понять, что именно нужно в нем изменить или дополнить. Составьте несколько вариантов обращения и посмотрите, какой из них «сработает» лучше.

При составлении письма старайтесь быть предельно конкретными и краткими. Письмо должно объяснять, почему вы обратились именно в эту организацию или именно к этому спонсору; должно содержать информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта; должно четко объяснять необходимость данного проекта и суть проблемы. Письмо должно убедить спонсора, почему именно он должен оказать помощь.

Иными словами, письмо должно содержать ответы на вопросы: На что необходимы средства? Какие именно? Сколько? Как показывает практика, письма, в которых ответы на эти вопросы наиболее очевидны, оказываются наиболее успешными.

Письмо должно оформляться на фирменном бланке, желательно на одной стороне листа. Начинаться оно должно с обращения по имени отчеству. Желательно, чтобы суть проблемы заключалась уже в первой фразе. Обязательно нужно подчеркнуть значимость того, что делает библиотека для общества и указать на те положительные моменты, которые спонсор получит в результате сотрудничества именно с вашей библиотекой. Завершить письмо можно списком тех, кто уже оказал помощь. Можно использовать определенный лозунг: «Создайте себе современную репутацию, занимаясь благотворительностью!» Обязательно подчеркивайте ту выгоду, которую потенциальный спонсор получит в результате сотрудничества с вами.

Завершить письмо обязательно нужно перечнем реквизитов библиотеки (адрес, телефон, банковский счет).

И еще несколько рекомендаций по содержанию письма: оно должно быть четким, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены один от другого. Стиль делового письма – деловитость, отсутствие посторонних фраз. Грамматика, орфография и лексика должны быть безупречными. Короткое, грамотное, логичное деловое письмо – знак уважения к адресату.

Не просите слишком мало и не просите слишком много. Прежде чем отправлять потенциальному спонсору предложение, оцените его возможности. Исследования возможностей спонсора производятся на подготовительном этапе.