Менеджмент в оперативном управлении турфирмой

 

ООО «ТФ Отдых» создано в 1998 году и уже успешно  работает на Тверском рынке более 12 лет, и входит в десятку лучших турфирм города.  «Туристская  фирма Отдых» уже много лет тесно сотрудничает с  «Комитет по туризму» и совместно организовывают госзаказы, является членом правления «Ассоциации по туризму» и входит в  «Российский Союз Туриндустрии».  Фирма ежегодно выставляется на международных и региональных выставках, таких как MITT, MITTOF, INTOURMARKET. Неоднократно ООО «ТФ Отдых» было награждено  премиями и наградами за плодотворное и профессиональное сотрудничество с туроператорами, администрацией города, комитетом по туризму, за продвижение Тверской области на Российский рынок туристских услуг.

 Фирма  относится к числу предприятий,  предоставляющих туристические  услуги, и является одной из самых крупных фирм данной сферы деятельности по Твери и Тверской области. Основными конкурентами являются: «Комильфо», «Спутник», «Жираф», «Тезей» и другие.

Организационно-правовая форма  туристической фирмы «ТФ Отдых» – общество с ограниченной ответственностью.  Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Общество  с ограниченной ответственностью характеризуется  двумя признаками:

1) в нем  имеется уставный капитал, так  как у обществ есть устав;

2) участники  общества, в том числе и учредители, никакой ответственности по его  долгам не несут. 

Общество  создано для осуществления предпринимательской  деятельности с целью получения  прибыли.

На счету  компании 3 офиса:

1 Главный  офис (г. Тверь, ул. Володарского, 23, оф.11), который занимается международным  и внутренним туризмов.

2 Офис  на Волоколамском проспекте 27/2, который занимается российским  туризмом. В том числе составлением  новых туристических маршрутов  и развитием туризма в Тверской  области.

3 Офис  в городе Вышний Волочёк, который  занимается международным и российским  туризмом, а также развитием Вышневолоцкого  района.

На данный момент в ООО «ТФ Отдых» работает 12 человек [Приложение А].

В структуре управления организацией различаются линейные и функциональные связи [Приложение Б]. Первые – суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента.

Преимуществами  данной структуры являются: согласованность  действий исполнителей, четкая система взаимных связей между руководителями и подчиненными, оперативность управления, получение исполнителями увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами, ясно выраженная ответственность.

Недостатки  линейно-функциональной  структуры  организации: ограниченная возможность  на крупных предприятиях критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом – разные; перегрузка управленцев верхнего уровня; повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Главным недостатком  организационной структуры ООО  «ТФ Отдых» является отсутствие главного менеджера. При его наличие уменьшился бы объем деятельности у генерального директора. Главный менеджер бы мог бы: принимать ежемесячные отчеты о проделанной работе от менеджеров, заниматься организацией выставок, контролировать деятельность и загруженность менеджеров  и многое другое. В свою очередь, генеральному директору оставалось бы выслушать, проанализировать отчет  главного менеджера и принять окончательные решения.

Для оценки прибыли туристической фирмы  за последние 3 года рассмотрим таблицу 1.

 

Таблица 1 –  Оценка прибыли ООО «ТФ Отдых»

Показатели	2010 год	2011 год	2012 год
Сумма полученных доходов (руб.)	6537000	5980000	6760000
Себестоимость услуг, в том числе (руб.): - налоги - расходы на заработную плату - прочие расходы	3213550   980550   2136000     97000	3152000   897000   2129000     93000	3267000   1014000   2145000   108000
Прибыль (руб.)	3323450	2828000	3267000

 

Следовательно, чистая прибыль в 2011 году по сравнению  с2010 годом стала меньше на 495450 рублей, но в 2012 составила 3267000 рублей, что на 439000 больше, чем в предыдущем. В дальнейшем для обеспечения экономической безопасности организации необходимо следить за постоянными и переменными расходами, их соотношением и отклонениями от установленной нормы.

 

 

 

2.2 Структура и функции органов  оперативного управления турфирмой

 

Оперативное управление современным производством  осуществляется посредством совокупности взаимосвязанных функций – планирования, организации, учета, контроля, анализа и регулирования. Последние четыре часто объединяются в функцию диспетчирования.[3, С.162]

Построение  системы оперативного управления производством  определяется такими основными факторами: организационным типом производства; характером специализации предприятия; размером предприятия и его подразделений; уровнем развития кооперирования; степенью механизации и автоматизации  производственных процессов и др.

Система ОУП играет роль главного приемника  и источника информации для всех основных служб предприятия.

Действующие в ООО «ТФ Отдых» системы ОУП  построены по иерархическому принципу. Оперативное планирование организации туристического бизнеса как логическое продолжение технико-экономического планирования осуществляется генеральным директором ООО «ТФ Отдых».

Часть функций  оперативного управления, а именно: учет, контроль, анализ, регулирование  производства, объединяют в одну комплексную  функцию – диспетчирование. Оно реализуется как генеральным директором, так и менеджерами по работе с клиентами.

Центральным звеном всей системы ОУП является оперативно-производственное планирование (ОПП). В современной теории организации, подтвержденной отечественной и зарубежной практикой, система ОПП рассматривается как многоуровневая, структурируемая на различные блоки и стадии плановых работ. В ООО «ТФ Отдых» существует три уровня оперативного планирования:

- фирменный  – уровень оперативного планирования  деятельности всей фирмы;

- офисный  – уровень оперативного планирования  деятельности каждого офиса фирмы  в отдельности;

- участковый  – уровень оперативного планирования  деятельности каждого менеджера фирмы в отдельности или нескольких менеджеров, занимающихся одним заказом.

По характеру  применяемых методов плановые работы подразделяются на три последовательно  выполняемых блока:

- объемное  планирование;

- календарное  планирование;

- текущее  (или оперативное) планирование.

Основная  задача объемного планирования –  распределение выполняемых работ по подразделениям и плановым периодам с учетом загрузки сотрудников фирмы.

Календарное планирование предполагает определение  сроков начала и окончания работ (например,  составления нового туристского маршрута) и сроков передачи проекта другому отделу (например, директору на утверждение или реализацию) при необходимости с корректировкой результатов объемных расчетов. В качестве планового периода при календарных расчетах чаще всего выбирается месяц или квартал.

Задача  оперативного планирования состоит  в разработке конкретных производственных заданий по номенклатуре работ и исполнителей на короткие плановые периоды (декаду, неделю, сутки, час). [10, С.378]

Календарное планирование осуществляется как для  фирмы в целом, так и для  отдельных его офисов, сотрудников. Функции оперативного планирования ООО «ТФ Отдых» представлены в  Приложении В.

Продуманное и качественное решение основных задач оперативного планирования улучшает почти все основные показатели производства [Приложение Г], способствует организации ритмичной работы и равномерной загрузке сотрудников «Туристической фирмы Отдых» на протяжении всего планируемого периода.

Оперативное планирование производства подразделяется на стадии – предварительных расчетов и разработки планов. На пересечении структурных образующих формируется целостная система оперативного планирования производства, включающая в себя совокупность следующих основных элементов:

- выбор  и обоснование планово-учетных  единиц (ПУЕ);

- разработка  календарно-плановых нормативов;

- разработка  фирменных и офисных производственных  программ (объемные расчеты);

- формирование  офисных производственных графиков (календарные расчеты);

- формирование  оперативных заданий (суточных, часовых  и др.). [13, С.186]

Суть  выбора планово-учетных единиц состоит  в разумном укрупнении или, наоборот, в детализации номенклатуры производственной программы применительно к каждому уровню оперативного планирования и управления.

Значение  объемных расчетов в оперативном  планировании состоит в определении возможностей трудовых коллективов по выполнению производственных заданий в плановом периоде с учетом скорости движения производства, которая определяется в блоке календарного планирования. Однако громоздкие расчеты, проводимые без календарного обоснования производственного процесса, носят лишь предварительный характер и не могут заменить либо компенсировать отсутствие календарного планирования. [17, С.156]

Суть  установления календарно-плановых нормативов состоит в нормировании хода дискретного  производственного процесса во времени. В качестве критерия экономичности  в ООО «ТФ Отдых» при выборе, например, количества туристов, отправленных за определённый период, используются различные показатели:

- наименьшее  время переналадок оборудования (сломался компьютер; не работает интернет, телефон и др.);

- наименьшее  время отсутствия персонала на  рабочем месте (болезнь и др.);

- максимальная  загрузка персонала, минимальная  длительность работы с клиентом;

- наименьший  объем незавершенного производства, либо совокупных производственных издержек.

Содержание  календарного планирования предполагает определение на основе календарно-плановых нормативов сроков выполнения производственных заданий на планируемый период в  разрезе установленных планово-учетных  единиц при соблюдении объемной разгрузки сотрудников фирмы. Нужно отметить, что календарно-плановые задачи в ООО «ТФ Отдых» с небольшой номенклатурой успешно решаются вручную, а в случае большой номенклатуры – легко решаются с применением компьютерной техники.

Диспетчирование – это система централизованного оперативного контроля и регулирования текущего хода работы по выполнению производственных заданий согласно заранее разработанным календарным графикам. Главная цель такой системы – предупредить, обнаружить и ликвидировать производственные неполадки и отклонения от графика, а также направить движение производственного процесса в рамки установленного организационно-технологического режима, обеспечивая условия для выполнения производственных заданий. [17,С.87, 204]

Диспетчирование представляет собой заключительный этап оперативного управления производством. В соответствии с главной целью  диспетчирование охватывает следующие виды работ:

- непрерывный  учет и сбор информации о  ходе выполнения разработанных  и принятых к исполнению календарных  графиков производства;

- выявление  отклонений от установленных  заданий и анализ их причин;

- принятие  оперативных мер по устранению  и дальнейшему предупреждению  отклонений от графика;

- координация  текущих работ взаимосвязанных  производственных подразделений для обеспечения ровного ритма производства в соответствии с календарным графиком.

Диспетчирование в ООО «ТФ Отдых» осуществляется непосредственно генеральным директором и менеджером, который ведёт данный проект.

На основании  данных оперативного учета и контроля хода производства осуществляется оперативное управление всей производственно-хозяйственной деятельностью фирмы. К контуру оперативного управления предприятием относятся задачи, непосредственно связанные с реализацией производственных планов фирмы.