Контроль в процессе управления

Объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его непосредственный руководитель (начальник). Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Задачи текущего контроля – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций  и производственных заданий.[1]

3.3 Заключительный или финальный контроль

Контроль, осуществляемый по окончании  по окончания выполнения задания или работ.

Цель заключительного контроля – предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность, так как основная суть здесь заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управлении на предприятии. [5]

Также целью данного контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе. Во время заключительного контроля формируется информация для учета, которая может использоваться для мотивации труда. [1]

Недостатком заключительного контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем. [5]

3.4 Финансовый контроль

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных, зарубежных, дочерних или зависимых организаций. Число позиций и сроки предоставления могут быть различными. Здесь в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется как по организации в целом, так и по отдельным товарам и подразделениям. [1]

Финансовый контроль осуществляет специальные подразделения, такие, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтера в подразделениях.

Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники позволяет сформировать также и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности фирмы. [7]

Блок-схема финансового контроля процесса производства на фирме.

3.5 Административный контроль

Административный контроль ведется на всех уровнях управления фирмой: на уровне фирмы в целом, на уровне отдельных подразделений, на уровне группы и отдельного работника и призван оценивать их деятельность (контроль исполнения).

Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирования, то есть с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.

Назначение контроля и регулирования можно сформулировать следующим образом:

      Фиксирование результата управленческой деятельности и ее оценка;

      Фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;

      Фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;

      Разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Уточнение назначения контроля позволяет оценить весь комплекс факторов (человеческих, технологических, управленческих, экономических), способствующих получению эффективных результатов. Фирма должна своевременно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. [7]

3.6 Оперативный контроль

Оперативный контроль нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспечения выполнения принятых плановых заданий. Объектом оперативного контроля выступают тематические и производственные задания, сроки проведения и качества работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия. [1]

Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль – децентрализации.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмы в целом. [8]

3.7 Различные виды контроля

Стратегический контроль предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития предприятия (организации). Объектами контроля выступают жизненно важные аспекты политики организации: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематичесий портфель. [1]

Плановый – контроль осуществляемый в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально.

Контроль может полный или выборочный. Полный контроль строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.

Выборочный контроль строится как мероприятие, имеющее целевой характер. Например, проверка соблюдения нормативных требований, качества или научно-технического уровня продукции.

Наличие отклонений в одном из звеньев управления может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения или всей организации. [1]

Внезапный – контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. Например, поступают жалобы на систематические опоздания  сотрудников или сотрудники не выполняют своих должностных обязанностей, постоянно пьют чай или устраивают перекуры.

На любом предприятии существует внутренний контроль – система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия. Например, в финансовой области речь может идти о сохранности активов, достижении плановых показателей, в том числе по прибыли. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия. Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский контроль. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов и т.д. С точки зрения контроля со стороны бухгалтерии, здесь оценивается строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности, точное отражение в ней производимых операций.

Внешний – контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль санэпидемстанции, аудиторская проверка  и т.д. Проверка итогов работы предприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности предприятия, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определения предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить. [5]

Эффективная система контроля характеризуется:

      Своевременностью;

      Экономичностью и простотой;

      Ориентацией на результаты.

Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление контроля опирается, в первую очередь, на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение ее анализа.[1]

[1] – Ходеева Ф.П. «Менеджмент» стр.92

  [5] – Драчева Е.Л. и Юликов Л.И. «Менеджмент» стр.222

  [6] – Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури «Основы                      менеджмента» стр.450

  [7] – Максимцова М.М. и Игнатьева А.В. «Менеджмент» стр.154

  [8] – Герчикова И.Н. «Менеджмент» стр.206

4.      Поведенческие аспекты контроля

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации. Так, например, каждого банковского служащего, осуществляющие какие-либо сделки, совершенно не двусмысленно предупреждают, что каждый доллар банка должен проходить по счета каждый день. Денежные расчеты часто проверяются и перепроверяются старшими служащими, как об этом и говорилось в предупреждении. Аналогично никто не делает секрета из регулярных проверок качества изделий на заводах. Те сотрудники фирм, которые обладают правом выдавать кредиты или подписывать чеки, твердо знают, что вся финансовая отчетность будет тщательно проверена независимыми аудиторами.

Идея, лежащая в основе желания сделать процесс контроля наглядным и видимым, состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предотвратить их. Менеджеры надеются, что сотрудники, зная о том, что контроль существует и действует эффективно, будут сознательно стараться избегать ошибок, сомнительных сделок и т.п. В свою очередь это увеличивает возможности контроля максимально сближать реальные результаты с намеченными.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знает о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение людей, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действий системы контроля.

4.1 Поведение, ориентированное на контроль

Сотрудники организации обычно знают, что для оценки результативности их деятельности руководство применяют различные методы контроля. Они знают, что и ошибки и достижения в тех областях, где руководство установило стандарты и наиболее последовательно выполняет процедуру контроля, послужат со всей очевидностью основанием для распределения вознаграждений  и наказаний. Поэтому если сказать что подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть от них на проверке, будет чаще всего правдой.

Анализируя воздействие контроля на поведение людей, Хемптон, Саммер и Уэббер отметили следующее. «Сам факт измерения результатов влияет на поведение людей, работу которых обследуют. Когда начальство измеряет результаты работы подчиненных, оно тем самым включает цепочку познавательных и мотивационных эффектов. Подчиненные стремятся интерпретировать эти измерения как процессы, которые определяют важнейшие аспекты их работы. Они реагируют на это, пытаясь зафиксировать измерения на уровне, который подлежит вознаграждению». В некоторых исследованиях подтверждается тенденции сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом подобных эффектов, иначе она будет направлять сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.

Например, такая проблема иногда может возникнуть, если оценивать работу коммивояжеров только на основе объема их продаж. Опытные  коммивояжеры, знают, что звонок в уже знакомое место с большей вероятностью приведет к продаже их товара, чем звонок в незнакомое место. Таким образом, если объем проданных ими товаров в долларах будет единственной оценкой их работы, то коммивояжеры будут сосредотачивать свои усилия на уже знакомых покупателях, не заботясь о перспективах. Если в перечень организации входит также увеличении ее доли на рынке, чего можно достичь только путем привлечения новых клиентов (покупателей), то, очевидно, что такое поведение коммивояжеров может привести к отрицательным последствиям. Так, в частности, если фирмы-конкуренты будут успешно увеличивать свои доли на рынке, то доля данной организации будет прогрессирующе уменьшаться.