Коммуникации и их роль в управлении персоналом

Мероприятия, проводимые в рамках взаимодействия с персоналом, способствуют созданию на предприятии человечной атмосферы. В условиях усиливающихся в обществе отчуждения, индивидуализации, недостаточной самоидентичности населения создание доброжелательного микроклимата, а также формировании доброй товарищеской обстановки выполняют не только важную задачу оптимизации производственных процессов, они также несут в себе общественно значимую и важную социальную и нравственные функции.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Рекомендации по управлению внутренними коммуникациями

в работе с персоналом

 

Эффективно работающая система коммуникаций на предприятии позволяет установить прозрачные отношения между персоналом, повысить мотивацию к повышению качества труда, создать положительную систему взаимодействия. Следствием всего этого является повышение рентабельности предприятия, уменьшение затрат на запуск проектов, коррекцию деятельности и др.  В данной части работы мы предлагаем систему мероприятий, направленных на формирование эффективного взаимодействия между сотрудниками внутри организации, предприятия и др. Прежде всего мы определяем характеристики качественных коммуникаций:

• вовлеченность сотрудников в процесс коммуникации, их оперативная реакция на сообщения, инициативность, готовность к сотрудничеству;
• достаточно неформальный личностный характер коммуникаций, атмосфера доверия;
• высокое качество коммуникативных сообщений;
• открытость, интерактивность, разветвленная сеть коммуникаций;
• полнота, актуальность, доступность передаваемой информации, 
• использование эффективных коммуникативных технологий;
• способность сотрудников работать с большим объемом информации; постоянное совершенствование коммуникаций усилиями всех членов команды.

Качественные  коммуникации позволяют сделать самообучающуюся организацию, обеспечить легкость взаимодействия в ней, сформировать высокий уровень  скоординированности действий команды.

На начальном  этапе формирования качественных внутренних коммуникаций необходимо понять, к какому типу корпоративной культуры принадлежит большинство сотрудников (приложение 4). Следующий шаг – это определить задачи, которым должны служить коммуникации в организации. Обозначим основные:

• формирование, поддержка и укрепление корпоративной культуры;
• привлечение на работу молодых и талантливых специалистов;
• создание эффективной системы мотивации сотрудников; улучшение отношений в коллективе, направленное на удержание персонала;
• управление конфликтными ситуациями, возникающими в коллективе;
• оценка деятельности персонала.

После определения  задач необходимо составить поэтапный план работы по построению внутренних коммуникаций, он может выглядеть следующим образом:

1. Выработка и утверждение стандартов организации.
2. Создание бюллетеня для новичка. Члены коллектива информируются о выходе нового работника, получают краткую информацию о нем. В первый рабочий день новичку выдается «Брошюра новичка», в которой изложена история организации, ее структура, роль и место каждого отдела и др.
3. Создание информационного стенда с печатным изданием, которое издается ежемесячно.
4. Выработка стратегии по стимулированию работников, их поощрению.
5. Организация встречи с руководством, печатных электронных изданий для новичка.
6. Проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий.

Важное значение в процессе построения внутренних коммуникаций принадлежит руководителю, от стиля общения которого зависит комфортность межличностных отношений в целом. Ниже мы предлагаем советы по развитию коммуникативных черт характера у руководителя. Коммуникативные черты характера у человека проявляются в следующих умениях и навыках:

• в умении правильно воспринимать и оценивать людей, включая их индивидуальные характерологические особенности, цели, мотивы, намерения, состояния;
• в умении правильно оценивать сложившуюся жизненную ситуацию и действовать с ее учетом;
• в умении выбирать такие стиль, средства, приемы общения, которые бы с минимальными затратами приводили к намеченной цели общения;
• в умении сочувствовать, сопереживать людям;
• в гибкости мышления, проявляемой в выборе эффективных средств убеждения и оказания влияния на партнеров по общению.

К коммуникативным чертам характера можно отнести ряд  волевых и деловых черт характера  человека, проявляемых в его общении  с людьми. Поэтому под развитием коммуникативных черт характера мы будем иметь в виду укрепление всех черт характера, которые как-то влияют на общение данного человека с людьми. Для того чтобы у человека развивалось умение правильно воспринимать и оценивать людей, необходимо, во-первых, чтобы он научился внимательно наблюдать за людьми, целенаправленно находить и умело использовать информацию, позволяющую ему судить об индивидуальных особенностях людей, с которыми он вступает в общение. Это означает, что тот, кто желает научиться правильно воспринимать людей, должен будет выработать у себя привычку и постоянно действующую установку на психологическое оценивание людей. Эта установка, в частности, проявляется в том, что, встречаясь с новым человеком, данный человек будет стремиться узнать о нем как можно больше, и в первую очередь то, что позволило бы ему правильно воспринять и оценить его как личность.

Во-вторых, для правильного  восприятия и оценки людей необходимо научиться сверять свои собственные  впечатления о них с мнениями и оценками других людей. Такая привычка позволит формировать более объективное мнение о человеке, так как собственное мнение воспринимающего лица бывает, как правило, субъективным и односторонним. О характере человека свидетельствуют, например, его типичные реакции на складывающиеся жизненные обстоятельства и на действия других людей, причем наиболее показательными из них являются такие, которые возникают у человека тогда, когда он находится в обычном для него настроении, типичном расположении духа. О целях, мотивах и намерениях людей можно судить по тому, какие эмоции они испытывают в случае удач или неудач. Если эти эмоции являются достаточно сильными, явно положительными или явно отрицательными, то на этом основании можно сделать вывод о том, что удачи или неудачи связаны с весьма значимыми для человека потребностями и мотивами. О мотивах, в свою очередь, можно судить по анализу целенаправленности действий, приводящих, соответственно, к удаче или неудаче. Конечная цель этих действий выступает в качестве исходного мотива поведения человека. Что же касается настроения, то оно обычно хорошо идентифицируется по выражению лица человека, но его голосу и по реакциям на слова и действия других людей. В приложении 5 мы приводим правила активного слушания, так же необходимые менеджеру и руководителю. Активное слушание – это метод и способ взаимоотношений, который является основой для эффективного сбора информации.  Принятие важнейших управленческих решений основано на собранной информации, в том числе и в ходе бесед, которые приходится вести менеджеру: подбор кадров, вопросы организации, дисциплины, советы, представление оценки, разрешение конфликтных ситуаций и т.д.

Таким образом, умение психологически правильно оценивать сложившуюся ситуацию, действовать в соответствии с ней вырабатывается в результате привычки осматриваться, обращая особое внимание на сложившуюся обстановку, особенно на такие ее аспекты, которые важны для выбора подходящего стиля, средств и способов общения. Но без такой работы руководителю будет сложно добиться комфортной коммуникативной ситуации на своем предприятии или в организации.

Общим итогом данного исследования можно считать позицию комплексного подхода к организации коммуникации в управлении персоналом.

Комплексный подход к использованию всех коммуникационных ресурсов организации предполагает наличие единой коммуникационной стратегии. В этом случае коммуникации не ограничиваются функцией одного из элементов комплекса маркетинга, а приобретают системообразующие возможности. Формирование коммуникационной стратегии организации возможно на основе принципа когерентности, поскольку данным свойством обладает вся система коммуникаций, включая цели, действия, внешние оценки, методы и т.д. Именно поэтому достаточно условным может считаться разделение целей коммуникационной стратегии на внешние и внутренние. Каждая из коммуникационных задач, решаемых на внутриорганизационном уровне, соотносятся с деятельностью организации во внешней среде (рис. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Уровни формирования коммуникационной стратегии организации

 

 

 

 

Заключение

Подводя итоги исследования можно с уверенностью утверждать, что осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия. Рассмотрев понятие коммуникации, мы сделали вывод о том, что в практическом плане – это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. Цели коммуникаций предполагают обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления; совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией; создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий; регулирование и рационализация информационных потоков.

Рассмотрев виды коммуникаций в управлении, мы убедились в том, что существуют разнообразные подходы к их выделению, однако обобщенно можно определить нecкoлькo видoв кoммyникaций внyтpи opгaнизaции: мeжypoвнeвыe кoммyникaции, кoммyникaции мeждy paзличными oтдeлaми, кoммyникaции «pyкoвoдитeль – пoдчинeнный», кoммyникaции мeждy pyкoвoдитeлeм и paбoчeй гpyппoй, нeфopмaльныe кoммyникaции

Для создания эффективных коммуникаций необходимо следующее:

• оптимальная организационная структура;
• ясные, четкие и определенные цели организации;
• конкретизация целей в подцелях каждого уровня управления;
• детализированные планы, четко регламентирующие основные виды работ подразделений;
• нормативы оценки контрольных показателей;
• доступная и ясная система контроля исполнения решений.

Практическим подтверждением теоретических материалов исследования является анализ внутренних коммуникаций ОАО «Разрез Харанорский» Забайкальского края. Согласно исследованиям, руководитель предприятия и руководители подразделений массу времени тратят на коммуникации. Они занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном потоке и процессах принятия решений, не говоря уж об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации считаются связующим звеном в деятельности данного предприятия. В целом, можно сделать вывод, что коммуникации на ОАО «Разрез Харанорский» налажены эффективно и функционируют достаточно успешно.

Исходя из теоретического и практического материалов работы, мы разработали рекомендации по управлению внутренними коммуникациями в работе с персоналом. Заметим, что они основаны на опыте работы анализируемого предприятия. Мы предлагаем систему мероприятий, направленных на формирование эффективного взаимодействия между сотрудниками внутри организации, предприятия и др.

Таким образом, в заключение можно сказать, что коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности любой организации, это важнейший элемент обеспечения эффективности её управления. Работа с персоналом требует использования всех видов коммуникаций с опорой на психологические аспекты взаимодействия людей. Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководству необходимо знать специфику аудитории, устанавливать коммуникацию с помощью хороших человеческих отношений посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Все это положительно отразится на психологическом климате коллектива и его показателях.

На данном этапе  считаем цель работы достигнутой, задачи решенными. Перспектива исследования видится в применении материалов работы в практической деятельности и отслеживание результатов.