Коммуникации и их роль в управлении персоналом

Коммуникативные процессы в управлении организацией обеспечивают ее целостность и общность функционирования. Система коммуникативных обменов пронизывает все уровни управления, полностью охватывая каждую горизонтальную плоскость. Создание коммуникативного пространства является уникальным специфическим видом деятельности руководителя, который во многом отражает его профессиональную компетентность. Современная практика управления свидетельствует, что до 80% управленческих решений принимается руководителем в устной форме в процессе делового взаимодействия. Характер деловых контактов оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, отдельных коммуникационных мероприятий (бесед, деловых совещаний, переговоров и т.д.), торгов и презентаций.

Психологическая составляющая коммуникативной функции содержит в свою очередь три аспекта: коммуникативные явления, коммуникативные процессы управленческой деятельности и коммуникативное поведение руководителя. Сущность коммуникативной функции руководителя заключается в обеспечении эффективного обмена информацией внутри организации, между ее отдельными подразделениями и индивидами.

Главные функции коммуникативных структур заключаются в следующем:

• обеспечивать органы прямого управления организации необходимой деловой и специальной информацией, например, расчетами различных вариантов для принятия тех или иных решений; такая информация представляется в виде предложений, рекомендаций и советов;
• осуществлять сбор и анализ необходимой информации и обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и обработки информации;
• планировать работу различных подразделений организации, составлять графики работы, определять плановые показатели, разрабатывать всевозможные стандарты;
• заниматься снабжением и материальным обеспечением повседневной жизни организации;
• решать социальные задачи, стоящие перед организацией. 

Функционированию коммуникаций очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем.

1. Различия в восприятии  сообщения и его основной идеи  и концепции, что происходит  в силу:

• неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);
• конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);
• различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

2. Семантические барьеры,  возникающие из-за плохо сформулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде.

3. Невербальные межличностные  преграды (жесты, интонации, внутренний смысл и другие формы невербальной символической коммуникации).

4. Неудовлетворительная  обратная связь (например, из-за  неумения слушать).

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы. Прежде всего – это постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок. Далее, осуществление контроля за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д. Следующий прием – это организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» и т.д. Кроме этого можно создавать дополнительные каналы для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках и т.д. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.). Использование современных информационных технологий подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. Планирование рабочих мест необходимо с учетом функциональных особенностей и способностей работников. При этом возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек. Подробнее о способах совершенствования коммуникационных процессов в организации речь пойдет в следующем пункте работы.

Таким образом, функционирование и наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

2.2 Анализ коммуникаций ОАО «Разрез Харанорский»

 Забайкальского края

В управлении персоналом на предприятии главным аспектом являются внутренние и внешние коммуникации. Это инструмент, который позволяет кампаниям использовать интеллектуальный и творческий потенциал сотрудников для создания дополнительных ценностей и получения максимального результата. Их роль состоит в том, чтобы связывать между собой различные фрагменты информации, показывать всю систему взаимосвязей и помогать сотрудникам выполнять свои обязанности наиболее эффективно. Рассмотрим это на примере деятельности ОАО «Разрез Харанорский», осуществляющего разработку открытым способом Харанорского буроугольного месторождения, расположенного в Борзинском районе Забайкальского края. В процессах коммуникации на предприятии участвуют работники аппарата управления. Это является жизненно важным связующим звеном между руководителем и организацией, между организацией и внешней средой, потому что в повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков, СМИ и т.д. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Поэтому для успешной работы ОАО «Разрез Харанорский» необходимы эффективные коммуникации.

Внутренние  коммуникации на предприятии осуществляются вертикально и горизонтально. Вертикальные коммуникации осуществляются как от начальства к подчиненным, так и в форме обратной связи – от сотрудников к начальству.

Итак, коммуникации по нисходящей осуществляются следующим  образом: аппарат управления издает руководящие документы, которые доставляются подчиненным уровням и сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах посредством информационных писем и бюллетеней, нормативных документов, приказов, распоряжений в письменной и устной форме, отчетов, предложений и объяснительных записок. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Также, сюда входит отчетная документация от подразделений предприятия, различные сводки об экономическом состоянии подразделений, а также различного рода прошения и награды.

Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей в ОАО «Разрез Харанорский» – это создание групп из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей.

В дополнение к  обмену информацией по нисходящей и  восходящей компания нуждается в  горизонтальных коммуникациях. Так как предприятие состоит из подразделений, то обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство добивается, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигаясь в нужном направлении. Руководители подразделений периодически встречаются для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о текущих делах. Ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению производства. Также сотрудники компании общаются посредством телефона и электронной почты (e-mail).

Для сотрудников  группы ОАО «Разрез Харанорский» проводятся специальные тренинги, семинары, встречи и конференции. Благодаря этому сотрудники имеют возможность получить новые знания, пообщаться с коллегами из других городов и обменяться профессиональным опытом, а также организовать интенсивный информационный обмен между подразделениями предприятия. Все вышеперечисленное позволяет координировать планы и графики поставок оборудования, комплектующих запчастей и др.

Наиболее важным компонентом коммуникаций на предприятии являются отношения между руководителем и подчиненными. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Сотрудники предприятия являются основой потенциала ОАО «Разрез Харанорский». На сегодняшний день персонал насчитывает около 1000 тысяч человек, профессионализм которых и удовлетворение трудом положены в основу процветания предприятии.

Коммуникации на предприятии ОАО «Разрез Харанорский» осуществляются как формально, так и неформально. Формальные коммуникации также имеют важное значение в деятельности. Они отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации существуют в виде письменного сообщения на бумажных, электронных носителях, с помощью факса и телефона. К ним относятся: инструкции, приказы, поощрения, санкции, распоряжения, доски объявлений, на которых размещается оперативная информация, поздравления с праздниками, вывешиваются фото лучших сотрудников. Данные коммуникации имеют определенные преимущества, так как могут быть сохранены как записи и источники ссылок; они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда экономят и время и деньги. Такие коммуникации используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления юридических документов, для публикации бюллетеней, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Такие коммуникации сохраняют документы в юридических целях.

Неформальные  коммуникации возникают в процессе общения работников ОАО «Разрез Харанорский» по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Данные коммуникации, не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Они играют важную роль в деятельности сотрудников, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Сотрудники общаются друг с другом посредством ICQ, а так же непосредственно беседуя. Такие коммуникации способствуют быстрому и полному обмену информации. Сюда относятся инструкции, поздравления, деловое общение, поощрения, выговоры, а также слухи. Но они никак усложняют работу данной организации, не искажают информацию, полученную от аппарата управления.

Хорошо отлаженная система внутренних коммуникаций на предприятии ОАО «Разрез Харанорский» делает его более управляемым, рентабельным и, значит, сокращает затраты. История развития предприятия в качестве угольного разреза началась в 1957 г., и в настоящее время предприятие является одним из развитых угольных разрезов Забайкальского края.

Таким образом, рассмотрев роль коммуникаций в управлении персоналом на примере конкретного предприятия – ОАО «Разрез Харанорский», мы сделали следующие выводы. Под организацией эффективного взаимодействия с персоналом можно понимать множество разных моментов: от формирования бизнес-процессов (взаимодействие между людьми зависит от того, каким образом выстроены технологические процедуры и того, какие роли играют те, кто в них задействован) до вопросов эффективной коммуникации (передачи информации от руководителя к подчиненному и обратно). Задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение мотивации сотрудников к оптимально лучшему выполнению своей работы. Данное направление осуществляется специалистами отдела корпоративных коммуникаций данного предприятия совместно с отделом по персоналу. Для правильного и адекватного восприятия корпоративной философии, а также эффективного взаимодействия с персоналом специалисты по работе с персоналом придерживаются следующих принципов.

Принцип уважения. Работники ценят проявление уважения к ним как к личности, особенно со стороны руководства.

Принцип признания. Персонал чувствует себя успешным, если их вклад в общее дело оценен руководством.

Принцип голоса. Почти каждому хочется, чтобы его выслушали, приняв его точку зрения во внимание. Также немаловажным является право голоса в принятии стратегических решений.

Принцип поощрения. Конечно, деньги всегда мотивировали сотрудников, но кроме этого требуется и моральное поощрение и поддержка для дальнейшей продуктивной работы.