Исследование системы управления предприятием ООО «Восток Запад»

– данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;

– документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;

– устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

Между процессом получения  и распространения информации аппарат  выполняет ряд разнообразных  действий. Он может:

1) преобразовать информацию (например, информацию о продажах  в информацию, о полученной выручке  и выполненной работе);

2) объединять информацию (например, информацию о продажах  с информацией, о закупках в  информацию, о товарно-материальных  запасах);

3) накапливать информацию (например, информацию о продажах  для составления ежемесячных  и годовых отчетов о доходах).

Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей  важной продукции – решений. Это  могут быть решения:

а) местного и оперативного характера – такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения  или снижения цен;

б) долгосрочного, стратегического  характера – решения, связанные  с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделия, вхождением в корпорацию и выходом  из нее.

Таким образом, аппарат управления – это «фабрики, обрабатывающие информацию», с выходом продукции  двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных  и долгосрочных). В отдельных случаях  аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям  аппарата, производящим продукцию первого  типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой  технических инструкций; бухгалтерия  и финансовые подразделения; подразделения, подготавливающие информацию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства. Звенья аппарата, производящие продукцию  и того и другого типа, включают: технические подразделения; офисы, занимающиеся кадровыми вопросами; маркетинговые подразделения [1. с. 241–247].

Руководство предприятий  должно заниматься вопросами продуктивности «фабрик информации» точно так  же, как и подразделений по производству продукции. При производстве информации повышение продуктивности означает увеличение стоимости информации на единицу затрат. Это может быть большим объем информации (например, больше писем или технически инструкций); более высокое качество информации (более читабельные тексты, с меньшим  количеством ошибок); более своевременная  информация (техническая инструкция составляется одновременно с модификацией продукта). Применительно к решениям повышение продуктивности – это  увеличение стоимости решений на единицу затрат. Практически это  означает: большее число решений (например, на основе выбора из большего числа вариантов закупок и  продаж или предложений рабочей  силы); более высокое качество решений (выбор, который приводит к увеличению прибыли или улучшению качества работы подразделения); более своевременные  решения (выбор, который оперативнее  реагирует на изменение условий). Оценка продуктивности работы аппарата управления представляет известную  сложность. Тщательный анализ и точное измерение часто подменяются  экспертными оценками и наблюдениями. Определенный интерес представляет ранжирование информации, используемой в организациях в условиях рыночной экономики. Один из типичных вариантов  таких оценок, основанных на материалах крупномасштабных обследований, приводится в табл. 1.

Таблица 1. Интерес руководителей  к деловой информации

№	Деловая информация	№	Деловая информация
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13	Надежность деловых партнеров Источники деловой информации Цены, ценообразование Хозяйственные договоры и  споры, арбитраж Банки Инвестиционные компании Внешнеэкономическая деятельность Состояние кредитного рынка Состояние фондового рынка, рынка ценных бумаг Предприятия, фирмы (адреса, показатели работы) Состояние рынка недвижимости Коммерческие предложения Законодательство	13 14 15 16 17 18 19 20 21	Состояние товарного рынка, рынка услуг Иностранное участие в  российской экономике Выставки и ярмарки Предпринимательские объединения, ассоциации Результаты маркетинговых  исследований Причины преобразований, санации, ликвидации фирм Рекламные агентства Аудиторские фирмы Страховые компании, пенсионные фонды

Современные компании применяют  информационные технологии для совершенствования  методов работы. В результате изменяется организационная структура компании, разрабатывают новые организационные  взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационные технологии являются весьма перспективной  и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и  взаимодействия основных элементов  современной информационной системы  организации приведена на рис. 1.

Изменения в организации  и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация  и техника информационного обеспечения  руководителя. Особое значение приобретает  массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных  частей информационных систем, связанных  с сетью банка данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению  информации осуществляется удобными интерфейсами «человек – ЭВМ», не требующими специальной  подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации и т.д.).

Система управления документами
Экспертные системы и  системы принятия решений				Средства распознавания  текста
Бухгалтерский учет		Интегрированная корпоративная  база данных		Средства работы с графическими образами документов
Финансовый анализ		Информационная система		Средства описания и анализ
Система поддержки клиентов				Текстовые процессоры, электронные  таблицы
Управление проектами				Машинная графика, интегрированные  пакеты
				Справочные системы
Коммуникационные пакеты
Выход на финалы и внешние  организации

Рисунок 1 – Современная  информационная система организации

Существенно меняется также  техника хранения и обработки  информации. Автоматизируются системы  принятия, упорядочения, хранения и  передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов, и  не допускаются неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация  отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих  автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т.п. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно  повышается качество планов, разработанных  с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются  планы для отдельных подсистем  системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе  дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения  таких отклонений [6. с. 371–386].

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система  телекоммуникаций, которая дает возможность  проведения заочных совещаний, телеконференций  и т.п. (участники которых могут  находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления [4. с. 332–348].

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к  деловым качествам руководителя, среди которых – умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать  конфликты, оперативно реагировать  на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование  новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

 

2. Исследование  системы управления предприятием  ООО «Восток Запад»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

Предприятие ООО «Восток Запад» создано по решению общего собрания участников общества 5 октября 2005 года, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», с целью ведения предпринимательской деятельности и получения прибыли. ООО «Восток Запад» является юридическим лицом, действует на основании Устава и Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Участниками Общества являются физические лица – граждане Российской Федерации.

Общество с ограниченной ответственностью «Восток Запад», расположенное  по адресу: 241000, г. Смоленск, ул. Урицкого, д. 41.

Основными видами деятельности ООО «Восток Запад» являются:

– оптовая торговля фармацевтическими и медицинскими товарами, парфюмерными и косметическими товарами, включая мыло;

– оптовая торговля чистящими средствами;

– розничная торговля косметическими и парфюмерными товарами;

– оптовая и розничная торговля прочими непродовольственными и потребительскими товарами;

– денежное посредничество;

– финансовый лизинг;

– предоставление различного вида услуг.

Уставный капитал ООО «Восток Запад» полностью состоит из номинальной стоимости долей участников общества, которые не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью предприятия, в пределах стоимости внесенного им вклада. Величина Уставного капитала составляет 10000 руб. и полностью внесена. Лицензируемые виды деятельности предприятие осуществляет в соответствии с действующим законодательством. 28 июля 2006 г. в Устав предприятия были внесены изменения, а в частности «Для организации и обеспечении деятельности Общества образован Уставной капитал в размере 800000 (восемьсот тысяч) рублей.

ООО «Восток Запад» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, а также может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Высшим органом ООО «Восток Запад» является его единственный участник – учредитель (Устав предприятия, приложение 1).

ООО «Восток Запад» осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Уставом общества.

Предметом деятельности исследуемого предприятия являются любые виды деятельности, не противоречащие целям  деятельности общества и не запрещенные  действующим законодательством  РФ, в т.ч. осуществлении деятельности: в сфере материального производства и внепроизводственной сфере. ООО «Восток Запад» имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Для осуществления текущей деятельности предприятием открыт расчетный счет в банке. Как юридическое лицо, ООО «Восток Запад» зарегистрировано в ИМНС Советского района г. Смоленска, ИНН 3234220580.

Директором, с момента  создания предприятия, является Будерина Г.Н. Штатное расписание предприятия разрабатывается обществом и утверждается директором. Все документы денежного, материального, имущественного, расчетного, кредитного характера, а также отчеты и балансы подписываются директором ООО «Восток Запад» и главным бухгалтером.

ООО «Восток Запад» осуществляет оптовую и розничную торговлю фармацевтическими и медицинскими товарами, парфюмерными и косметическими товарами включая мыло, прочими непродовольственными товарами начиная с 2005 года. Его филиалы расположены в Смоленске, Орле, Туле, Белгороде, Рязани. Собственники компании они же учредители – Рочев С.П., Курлович В.А.

25 августа 2007 года ООО «Восток Запад» провело открытие первого супермаркета самообслуживания сети магазинов «Свенская Ярмарка». Супермаркет находится в Фокинском районе г. Смоленска недалеко от оживленной трассы проспект Московский, ведущей из Володарского, Советского района на московскую магистраль. В магазине представлен широкий ассортимент продуктов питания, кулинарии (собственное производство) и промышленных товаров non-food. Супермаркет расположен на 2-х этажах отдельно стоящего здания общей площадью 1200м². Численность персонала супермаркета – 121 человек. Постоянные потребители – активная часть населения Фокинского района и близлежащих к нему территорий в возрасте 20–50 лет со средним и высоким уровнем дохода.

Лицензируемые виды деятельности Общество осуществляет в соответствии с действующим законодательством. Уставный капитал Общества составлял 100000 рублей до 28 июля 2006 г. В Устав предприятия были внесены изменения, а в частности «Для организации и обеспечении деятельности Общества образован Уставной капитал в размере 800000 (восемьсот тысяч) рублей.

Миссия организации –  удовлетворение потребностей любого потребителя  в промышленных товарах и продуктах  питания через супермаркеты с  высоким уровнем культуры обслуживания, повышение социального уровня жизни  работников организации.

Стратегические цели –  к 2012 году добиться увеличения объема продаж на 5 млрд. руб. в год за счет расширения рынка в г. Смоленске и Смоленской области в сфере розничной торговли продовольственными и промышленными товарами с высоким уровнем культуры обслуживания, открыть пять супермаркетов самообслуживания в Фокинском, Володарском, Бежицком, Советском районах г. Смоленска.

Структура организации имеет  древовидную форму (рис. 2). Общее руководство ООО «Восток Запад» осуществляет генеральный директор, который производит расстановку приоритетов, отбор и эффективное использование маркетинговой, финансовой, организационной информации. У генерального директора высшее торговое, медицинское образование.

			Генеральный директор
Директор супермаркета	Начальник службы контроля	Главный бухгалтер	Заведующий производством	Директор по маркетингу	Технический директор	Директор по персоналу	Директор информ. технологий	Юридический отдел	секретарь