Исследование проблемы делегирования полномочий в организации

3. Основные  принципы делегирования полномочий

     Рассматриваемые ниже принципы делегирования полномочий[3, с. 98] являются основополагающими для правильного делегирования полномочий. Несоблюдение их на практике может привести к тому, что делегирование будет неэффективным, организация нежизнеспособной, а процесс управления значительно затруднится.

     Принцип делегирования  на основе ожидаемых результатов. Поскольку смысл полномочий заключается в предоставлении управляющему некоего инструмента для внесения соответствующего вклада в дело достижения целей предприятия, то полномочия, делегируемые индивидуальному управляющему, должны быть достаточными для обеспечения возможности достижения ожидаемых результатов. Слишком много управляющих стремится разделить и дефинировать полномочия по объему делегируемых или приобретаемых прав, вместо того чтобы вначале понять те цели, которые необходимо достигнуть, а только затем определить свободу действий, необходимую для этого. Только так управляющий способен делегировать полномочия в четком соответствии с предъявляемыми им потом требованиями к подчиненному. Часто руководитель имеет представление о том, что необходимо сделать, но не задумывается над тем, располагает ли подчиненный необходимыми для этого полномочиями. Порой он просто не хочет признать, что выполнение задачи требует предоставления большей свободы действий подчиненному, также нечетко представляет себе ожидаемые результаты. Делегирование в соответствии с ожидаемыми результатами предполагает, что цели установлены, а планы разработаны, что они доведены до сведения подчиненных и поняты ими, что введены соответствующие должности, которые будут способствовать выполнению поставленных задач. Кроме того, данный тип делегирования указывает на то, что планирование является необходимой предпосылкой для осуществления любых стоящих перед управляющими целей и что на практике все функции управляющего сливаются в единый вид деятельности.

     Принцип функциональной дефиниции. Структурное деление — это группировка видов деятельности, обеспечивающая достижение поставленных целей, и управляющий каждого из подразделений должен обладать полномочиями, необходимыми для координации действий этого подразделения с предприятием в целом. Исходя из этого, принцип функциональной дефиниции означает, что: чем яснее определены ожидаемые от управляющего или структурного подразделения результаты, чем четче и полнее определены направления их деятельности и делегированные организационные полномочия, чем яснее осознаны должностные и информационные взаимосвязи с другими управляющими и подразделениями — тем больший вклад способны внести эти управляющие и структурные подразделения в реализацию целей предприятия. Несоблюдение данного принципа способно вызвать путаницу и неразбериху в вопросе о том, что именно и от кого именно следует ожидать. Данный принцип (который относится и к делегированию и к структурному делению), будучи концептуально весьма простым, зачастую трудно применим на практике. Четкое определение содержания работы и делегирование необходимых для ее выполнения полномочий в большинстве случаев требуют терпения, высокого интеллекта и ясного представления о целях и планах. Ясно, что весьма непросто дать определение содержания работы, если у руководителя нет четкого представления о том, какие результаты он хочет получить.

     Скалярный принцип. Скалярный принцип относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективнее процесс принятия решений и коммуникация. Ясное понимание скалярного принципа — есть необходимое условие для нормального функционирования организации. Подчиненные должны знать, во-первых, кто делегирует им полномочия, а во-вторых, на чье усмотрение они должны передавать решение проблем, выходящих за рамки их полномочий. И хотя командная цепочка вполне может использоваться самостоятельно для передачи только информации, отказ от нее при принятии решений приводит к нарушению системы принятия решений и подрыву самой системы управления.

     Принцип уровня полномочий. Принцип уровня полномочий вытекает из совокупности принципа функциональной дефиниции и скалярного принципа. На каждом организационном уровне имеются полномочия для принятия решений в рамках компетенции предприятия. Принцип уровня полномочий означает, что: сохранение эффективности делегирования требует, чтобы решения в пределах полномочий отдельных сотрудников принимались ими, а не переадресовывались на высшие организационные уровни. Другими словами, на каждом уровне управляющие должны принимать все те решения, на которые у них хватает полномочий, а на усмотрение своего руководства передавать решение лишь тех вопросов, которые выходят за рамки их компетенции. Часто высшие управляющие, утверждая, что прекрасно понимают всю важность делегирования полномочий вниз дают понять, что гораздо большую тревогу они испытывают в связи с распространением  среди подчиненных практики делегирования «вверх». Иначе говоря, как указал в беседе с авторами один из управляющих высокого звена, часто случается, что, поручив решение той или иной проблемы своим подчиненным, высшие управляющие через несколько дней или недоль обнаруживают, что вопрос вновь передан на их усмотрение. Очевидно, что во избежание этого необходимо не допускать повторной переадресации проблем вверх. Если право принятия решения делегировано должным образом, то руководителю нe следует поддаваться искушению принять решение самому. Подчиненные обычно быстро уясняют, кто из руководителей охотно принимает решения за них. Если исходить из принципа уровня полномочий, то становится ясным, что, если управляющие хотят добиться эффективности делегирования и тем самым снять с себя определенную часть нагрузки по принятию решений, они должны быть уверены, что полномочия ясны подчиненному, что он их четко осознает.

     Принцип единоначалия. Одним из основных принципов управления является принцип единоначалия, который формулируется следующим образом: чем полнее взаимосвязь подчинения подчиненного с руководителем, тем меньше вероятность получения им противоречивых указаний и тем выше чувство персональной ответственности за результаты работы. При рассмотрении вопроса делегирования полномочий предполагалось, что (за исключением случаев обязательного разделения полномочий) право свободы действия в определенной области деятельности передается подчиненному только одним руководителем. Несмотря на то, что подчиненный может в принципе получить полномочия от двух или более руководителей и соответственно быть подотчетен им всем, существенные трудности, с которыми сопряжена работа в подчинении двух или более руководителей, очевидны. Поскольку принимаемое обязательство по существу носит персональный характер, делегирование несколькими руководителями полномочий одному человеку часто приводит к противоречиям как в полномочиях, так и в ответственности. Принцип единоначалия весьма полезен для внесения ясности в систему взаимосвязей полномочия — ответственность. Так, президент фирмы обычно не распределяет сбытовую деятельность между подразделениями сбыта, производства, по связям с общественностью, финансов, бухгалтерского учета и кадров, если ими не руководит одни человек. Вместо этого, поскольку сбыт является своего рода связующим видом деятельности, руководство этой работой поручается управляющему по сбыту. Если же для руководства сбытовым подразделением президент вместо одного управляющего назначает некий исполнительный комитет, то единоначалия уже не будет. Заставить каждого ответственного работника сбытового подразделения подчиняться не одному управляющему, а каждому из членов комитета — значит вызвать неразбериху и нарушить эффективность работы.

     Принцип безусловной  ответственности. Поскольку ответственность, будучи взятым на себя обязательством, не может быть делегирована, то ни один руководитель не может за счет делегирования освободиться от ответственности за деятельность подчиненных, так как именно он делегирует полномочия и распределяет обязанности. Подчиненные, приняв поручение и получив необходимые для его выполнения полномочия, несут полную ответственность перед руководителями за свою деятельность; руководители же в свою очередь несут всю ответственность за организационную деятельность подчиненных.

     Принцип соответствия полномочий и ответственности. Поскольку полномочия есть право выполнять порученную работу, а ответственность — это обязательство выполнить ее, то отсюда логически вытекает, что полномочия должны соответствовать ответственности. Из этого очевидного обстоятельства вытекает следующий принцип: ответственность за те или иные действия не может превышать предполагавшуюся объемом делегированных полномочий, но и не должна быть меньше ее. Данное соответствие не носит математического характера, оно скорее пространственно-временного порядка, поскольку и полномочия, и ответственность касаются выполнения одной и той же задачи. Например, президент фирмы может поручить закупку сырья и оборудования, а также наем работников вице-президенту по производству. Последний может осуществлять эту работу лишь в случае предоставления ему достаточной для выполнения этих задач свободы действий. Вместе с тем не следует наделять подчиненных и большими, чем того требуют их обязанности, полномочиями. Зачастую управляющие спрашивают с подчиненных за работу, для осуществления которой те не имеют необходимых полномочий, что, в корне неправильно. Бывает, что подчиненному делегируются достаточные для тех или иных действий полномочия, но контроль за их правильным использованием отсутствует. Однако в данном случае имеет место лишь неэффективное руководство, что не имеет никакого отношения к принципу соответствия полномочий и ответственности.

  Выводы  по теоретической части:

1. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации.
2. Линейные полномочия - это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.
3. Штабные полномочия - это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.
4. Принцип делегирования на основе ожидаемых результатов. Полномочия, делегируемые индивидуальному управляющему, должны быть достаточными для обеспечения возможности достижения ожидаемых результатов.

       Изучив  теоретические аспекты делегирования полномочий, применим полученные знания на практике. Проведем анализ деятельности фирмы «PRO-TEC», выявим ее слабые стороны и разработаем мероприятия по усовершенствованию систему управления организацией.

2. АНАЛИЗ  РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ЗАДАЧ, ПОЛНОМОЧИЙ И ОТВЕТСВЕННОСТИ НА ООО «PRO-TEC»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «PRO-TEC»

     Для того  чтобы охарактеризовать деятельность предприятия (OOO «PRO-TEC»), необходимо  рассмотреть общие сведения о предприятии.

     Общество  с ограниченной ответственностью «PRO-TEC» действует на основании Устава ООО, зарегистрированного 5 февраля 2001 года за № 8  в Администрации Брянского района Брянской области, а внесено  в Единый государственный реестр 24 декабря  2002 года (прил. 1.).

      Общество  с ограниченной ответственностью «PRO-TEC» является коммерческой фирмой, созданной для осуществления финансовой деятельности. Основной  целью   создания   и   деятельности   предприятия   является хозяйственная деятельность,  направленная   на   извлечение   прибыли для удовлетворения   социальных   и   материальных    потребностей    участников предприятия,  удовлетворения  общественных  потребностей  в  его  товарах, работах, услугах.

      Учредителем ООО является физическое лицо. Учредитель несет ответственность по обязательствам ООО  в размере уставного капитала, который был создан за счет средств  учредителей.

      ООО является юридическим лицом, имеет  самостоятельный баланс, обособленное  имущество,  несет  самостоятельную  ответственность  по  своим обязательствам,  может  от   своего   имени   приобретать   и   осуществлять имущественные и личные неимущественные права,  исполнять  обязанности,  быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие имеет  расчётный и иные счета в учреждениях банков, круглую печать со своим наименованием и фирменное название, предполагает действия  на  основании  законодательства  города Брянска,  Устава   и Учредительного договора.

      Организационно-правовая структура предприятия представляет собой иерархию, которую можно  увидеть на рис. 5.

Рисунок 4 - Организационно-правовая структура предприятия

       Общество с ограниченной ответственностью  «PRO-TEC» возглавляет генеральный директор. Назначение заместителя генерального директора и главного экономиста должно быть согласовано с генеральным директором.

     Общество  с ограниченной ответственностью «PRO-TEC» является организацией с централизованной, жёсткой иерархией, чётким распределением задач и строгим контролем, где эффективность заключается в высокой степени организованности и упорядоченности системы. OOO относится к организациям маленького размера, в настоящее время оно насчитывает около 15 работников. Производственный персонал распределён по отделам, в зависимости от выполняемых работ.

     Фактический адрес организации:  241520 Российская Федерация, Брянская область, г. Брянск ул. Гагарина д.25

     Телефон: (4832) 74-39-73

     E-mail: protec32@mail.ru, www.autoprotec.ru

     Платёжные реквизиты: ИНН/КПП 3254002906/3254010014; ОГРН 1053260539155; р/счёт 40702810400017003266 в Брянском филиале ООО МКБ «Москомприватбанк» в городе Брянске; БИК 041501799.

     Уставной  капитал по состоянию на 2008 года составляет 20 000рублей.

     Обороты составляют 100 000 000 рублей в год. В среднем чистая прибыль составляет  8 000 000 рублей в год. Коэффициент соотношения заемных и собственных средств равен 2:1.

     Оснащенные  по последнему слову науки маркетинговая  отдел (5 человека) направляет свою деятельность, знания и усилия на совершенствование  и улучшение качества товара, освоение новых рынков сбыта. Основные направления деятельности ООО:

     1. Автохимия.

     2. Принимаются заказы по телефону ((4832)743973).

     5. Бесплатная доставка в черте города.

     Номенклатура  продукции: очистители масляной и смазочной системы, очистители топливной системы, дизельной системы, очиститель системы охлаждения, присадки для масла, уплотнитель системы охлаждения, очиститель для дисков, стёкол, очиститель от насекомых, очиститель обивки, средство для очистки двигателя, универсальный очиститель, акриловая экспресс политура и т.д. На предприятии постоянно ведется работа по расширению ассортимента  и повышению  качества  товаров.  Компания заинтересована в каждом клиенте и делает все, чтобы удовлетворить любые потребности. Заказчиками товаров являются как отдельные физические лица, так и организации.