Исследование адаптации персонала в организации

Данный проект будет направлен  на новых сотрудников организации.

Проектируемая программа  процедуры социальной адаптации  персонала содержит разработку следующих  документов:

• План адаптационных мероприятий.
• Положение о наставничестве.
• Памятка нового сотрудника.

Разработка проекта по совершенствованию процедуры социальной адаптации протекает в 2 этапа:

1. Принятие решения о необходимости разработки и совершенствования проекта процедуры социальной адаптации персонала в ООО «O'Stin».
2. Разработка программы и формализация ее с помощью вышеперечисленных документов, регламентирующих принципы усовершенствования процесса социальной адаптации.

 

• Разработка Плана адаптационных мероприятий

План адаптационных мероприятий  представляет собой памятку для  сотрудников отделения, в обязанности  которых входит проведение адаптационных  мероприятий. Этот план имеет стандартную  структуру и согласно ему осуществляется процедура социальной адаптации  для вновь принимаемых сотрудников. Этот план согласовывается Директором по персоналу и утверждается Генеральным  директором. План адаптационных мероприятий  разбит на 5 основных этапов:

I этап (первая неделя) –  подготовительная фаза.

II этап (вторая неделя) –  начальный период.

III этап (третья неделя) –  период приспособления.

IV этап (четвертая неделя) – завершение периода введения  в должность. 

V этап (окончание 3-го месяца) - подведение итогов испытательного  срока.

Первый этап Подготовительный.

Длится данный этап одну неделю и включает в себя мероприятия  по подготовке рабочего места сотрудника и поочередную подачу необходимой  информации. Здесь важно выделить 4 временных отрезка:

1. Подготовка рабочего места до прихода нового сотрудника.
2. Первый рабочий день нового сотрудника.
3. Первая рабочая неделя.
4. Последний день рабочей недели.

При подготовке рабочего места  до прихода нового сотрудника необходимо, прежде всего, убрать все личные вещи, принадлежавшие предыдущему сотруднику. Затем при помощи инженера и соответствующих  специалистов следует заранее произвести настройки автоматизированного  рабочего места под нового сотрудника: а именно, создать личный почтовый ящик, установить необходимые для  работы программы, ссылки на корпоративный  сайт и т.п. Важным психологическим  шагом является проявление внимания лично к новичку. Для этого можно положить на рабочее место ручку и записную книжку с логотипами «O'Stin», а также подписать открытку от имени работников отделения. В необходимый набор документов на рабочем столе новичка обязательно входит Памятка новому сотруднику. Очень ответственным моментом является определение и назначение наставника

Следующий временной отрезок  заключает в себе первый рабочий  день нового сотрудника. В этот день проводится тренинг, дающий представление  об организации.

Целью тренинга является передачи новых знаний об организации и  существующих в ней правилах, формирование и повышение лояльности новых  сотрудников компании. Важно понимать, что данный тренинг не является тренингом  в привычном понимании этого  слова, так как не направлен на отработку каких-либо навыков.

Традиционно тренинг включает в себя ряд информационных блоков.

Сведения о компании. Этот блок призван познакомить участников тренинга с историей организации, ее настоящим и будущим. Новички  узнают следующую информацию о компании:

• История создания.
• Видение, миссия и цели.
• Структура организации.
• Основные клиенты и партнеры.

Информация о производимых продуктах/оказываемых услугах. Данный блок должен содержать следующую  информацию:

• Описание сегмента рынка, на котором работает компания.
• Позиция компании на рынке.
• Основные конкуренты.
• Основные характеристики продукта/услуги.

Корпоративная политика в  области управления персоналом. Этот блок содержит информацию о возможностях, предоставляемых сотрудникам компанией, в следующих сферах:

• Политика вознаграждений;
• Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот.

Развитие карьеры: базовая  информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников.

После проведения тренинга нового сотрудника представляют в коллективе непосредственно на своем рабочем  месте. Его последующая адаптация происходит при действенном участии 3-х лиц: непосредственного руководителя, назначенного наставника, сотрудника отдела кадров. От организации встречи нового сотрудника во многом зависит его первое впечатление и дальнейшее комфортное ощущение от работы. Поэтому знакомство с коллективом начинается с главы социума отделения – руководителя. Начало знакомства с отделением на таком высоком уровне придает новичку ощущение собственной значимости и положительно настраивает его на дальнейшую работу. Руководитель должен выбрать наиболее подходящий момент для представления сотрудника, постараться собрать всех сотрудников в одном помещении и акцентировать внимание на торжественности и радости этого момента для всех сотрудников отделения.

Руководитель знакомит нового работника с наставником (более  подробно останавливаясь на его личной и профессиональной характеристике) и с остальными сотрудниками, с  распределением должностных обязанностей, рассказывает о месте и роли структурного подразделения в структуре организации, его задачах и функциях, раскрывает взаимосвязь с другими отделами. Далее знакомит нового работника  с должностными обязанностями и  правами, с должностной инструкцией, с документами, инструкциями и т.д., которые он должен знать и руководствоваться  которыми должен в процессе работы.

После этого наставник  знакомит нового работника с расположением  производственных, служебных и бытовых  помещений, со способами коммуникации внутри коллектива, с традициями, продолжительностью рабочего дня. Дает информацию о правилах внешнего вида, перерыве на обед, организации  питания, о днях и порядке выплаты  зарплаты, осуществляет знакомство с  внутренним сайтом компании (телефоны сотрудников, дни рождения). Также  контролирует выполнение плана работника, оказывает ему необходимую помощь в решении производственных задач.

В течение первой рабочей  недели сотрудник изучает перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать  в процессе работы, технологию взаимодействия между подразделениями, документы  и особенности их оформления, сроки, возможные сложности производственного  процесса, механизмы решения проблем  и прецеденты, которые предоставил  в первый день руководитель.

И, наконец, наступает заключительный временной отрезок первого этапа  – это последний день рабочей  недели. В этот день руководитель проводит беседы с новым сотрудником и  его наставником, на основании которых  происходит оценка итогов первой ознакомительной  недели работы и доклад результатов Генеральному директору.

Второй, третий и четвертый  этап включают в себя по неделе каждый и регламентируют профессиональную адаптацию и социальную (постепенное  вливание нового сотрудника в социальный коллектив). Здесь уделяется особое внимание интеграции в межличностные  отношения, акцентируется внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей  с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и т. п., при необходимости оказывается  помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений.

Основные мероприятия  по первым четырем этапам проводятся наставником и непосредственным руководителем подразделения. Руководитель осуществляет еженедельный контроль результатов  каждого этапа. Сотрудник отдела кадров подключается к контролю процесса на основных контрольных точках –  по истечению месяца и двух месяцев  работы нового сотрудника и, наконец, при  подведении итогов процесса адаптации  и оформления отчета о прохождении  сотрудником испытательного срока.

Пятый этап представляет собой  подведение итогов испытательного срока. В нем задействованы все участники  адаптационного процесса: и наставник, и непосредственный руководитель, и  сотрудники отдела кадров, и Генеральный  директор. Результатом этого процесса является обоснование положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в т. ч. по вопросу изменения размера оплаты труда.

Разработанный в рамках курсового проекта План адаптационных мероприятий с четкой разбивкой на этапы и указанием ответственных за проведение мероприятий представлен в Приложении Е.

 

• Разработка Положения о наставничестве

Наставничество – это  процесс обучения, консультирования и оценки новичка более опытным  сотрудником. Наставник не только помогает новичку адаптироваться, но и развивает  собственные управленческие навыки. Это является дополнительной ответственностью, так как успешность адаптации  новичка является показателем качества работы самого наставника.

Целью наставничества является оказание помощи сотрудникам в их профессиональном становлении и  занятие определенного места, как  в коллективе, так и в организации.

Основными задачами наставничества являются ускорение процесса обучения основным навыкам профессии, развитие способности самостоятельно и качественно  выполнять возложенные на сотрудника задачи по занимаемой должности, а также адаптация к корпоративной культуре, усвоение традиций и правил поведения в данном подразделении.

Наставничество устанавливается  над новыми сотрудниками в период испытательного срока, то есть на срок до трех месяцев. Наибольшая нагрузка происходит в первый месяц, затем  новичок обращается к наставнику уже не в рамках Плана адаптационных  мероприятий, а только по необходимости  при возникновении проблем.

Наставники подбираются  из наиболее подготовленных сотрудников, обладающих высокими профессиональными  качествами, имеющих стабильные показатели в работе, способность и готовность делиться своим опытом, имеющие системное  представление о своем участке  работы и работе подразделения, преданные  делу организации, поддерживающие его  стандарты и правила работы, обладающие коммуникативными навыками и гибкостью  в общении. Наставник помогает новому сотруднику влиться в коллектив  и найти свое место в нем.

Утверждение сотрудника в  качестве наставника осуществляется в  приказе о назначении сотрудника стажером по должности либо назначения его на определенную должность. Основанием для закрепления наставника является представление непосредственного  начальника при обоюдном согласии предполагаемого  наставника и сотрудника, за которым  он будет закреплен. Показателями оценки эффективности работы наставника является выполнение целей и задач новым  сотрудником в период испытательного срока, а также установление хороших  взаимоотношений внутри коллектива. Оценка производится на промежуточном  и итоговом контроле.

Наставническая деятельность оценивается по ее завершении методом 360 градусов, т.е. сотрудник оценивается  с разных уровней: руководителем  подразделения, наставником, коллегами, подчиненными и самим аттестуемым. На основании этой оценки происходит материальное вознаграждение наставника.

Помимо материальной мотивации  существует и нематериальная мотивация  труда наставника, которая представляет в большинстве случаев основную ценность для работника и играет немаловажную роль. Основные составляющие нематериальной мотивации наставника – это профессиональное развитие и признание статуса.

Это возможность для наставника проявить свои таланты и подняться  по карьерной лестнице. В рамках занятий со стажером, наставнику приходится заниматься организацией рабочего времени  нового сотрудника, составлять планы  работ, а также принимать участие  в оценке сотрудника. Все это позволяет  приобрести наставнику управленческие навыки и опыт решения организаторских проблем. Взаимодействие с сотрудниками отдела кадров и руководителем позволяет наставнику уверенней чувствовать себя в коллективе. Кроме этого, в отделении культивируется положительный образ наставника, как человека наиболее способного и ответственного, уважаемого как коллегами, так и руководством, и, следовательно, прививается естественное желание оказаться на его месте. Назначение наставником происходит не как обременительная общественная нагрузка, а как оказание особого доверия.

Основные принципы наставничества, гарантирующие успех на этом поприще, это доброжелательное, позитивное отношение  к новому сотруднику; рациональное распределение рабочего времени: совмещение функций по основной работе с функциями  наставничества за счет правильного  планирования рабочего времени; последовательная передача необходимой информации, знаний, опыта новому сотруднику: от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной; отслеживание обратной связи, контроль освоения знаний в ходе наставничества; осуществление текущего контроля над работой нового сотрудника, своевременная коррекция неправильных действий в работе; проявление заботы о новом сотруднике: обстоятельное разъяснение вопросов, привитие культуры компании; своевременное доведение информации руководителю подразделения о соответствии нового сотрудника данной должности, участие в оценке нового сотрудника на промежуточном контроле.

 Наставник разрабатывает  и утверждает совместно с непосредственным  начальником сотрудника индивидуальный  план его обучения. Он всесторонне  изучает деловые и нравственные  качества сотрудника, его отношение  к работе, коллективу, оказывает  стажеру индивидуальную помощь  в овладении избранной профессией, практическими приемами, выявляет  и совместно с ним устраняет  допущенные ошибки, привлекает сотрудника  к участию в общественной жизни  коллектива, содействует развитию  общекультурного и профессионального  кругозора.