Илим-химпром организационная структура

Исходящие документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.
        В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно на ЗАО «Илимхимпром» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель ЗАО «Илимхимпром», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.
         Руководитель ЗАО «Илимхимпром» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На  ЗАО «Илимхимпром» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

  Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ЗАО «Илимхимпром».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки ЗАО «Илимхимпром», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности ЗАО «Илимхимпром»  организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Таким образом, объект исследования: закрытое акционерное общество «Илимхимпром», являющееся коммерческой организацией и имеющее смешанную форму собственности.

Правовое положение предприятия определяется законом РФ и Уставом общества. ЗАО «Илимхимпром» осуществляет следующие виды деятельности:

      химическая  промышленность;

      государственная оптовая торговля;

      внешняя торговля негосударственных организаций.

Цель деятельности получение коммерческой выгоды.

Задачами предприятия на данном этапе является увеличение рынка сбыта готовой продукции.

Органами управления ЗАО «ИлимХимПром» являются:

      общее собрание акционеров;

      совет директоров;

      генеральный директор (единоличный исполнительный орган). Учредителями общества являются: юридическое лицо и граждане Российской Федерации.

Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества является ревизионная комиссия.

          Предприятие является юридическим лицом, пользуется соответствующими правами и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

на ЗАО «Илимхимпром» применена разновидность смешанной системы организационной структуры управления, в которой сочетается линейная и функциональная системы. 

В условиях кризиса на предприятии  необходимо разработать эффективную систему управления кадрами.

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

Основной целью любого руководителя в его отношениях с персоналом является стимулирование у последнего нужной мотивации - процесса побуждения себя и других к достижению личных целей или целей организации.

Мотивирование может быть внешним и внутренним: первое определяет способы и подходы к пробуждению нужных действий в подчиненных, второе определяет самозарождающиеся факторы, заставляющие людей двигаться в определенном направлении в своей деятельности.

Наша цель - посредством направленного внешнего мотивирования вызвать в персонале (разных функциональных или статусных группах персонала) устойчивую, заданную внутреннюю мотивацию.

При исследовании организационной структуры управления на ЗАО «Илимхимпром» на основе проведенного анализа можно сформулировать основные принципы для эффективного руководства  подчиненными:

- обращаться со своими подчиненными как с личностями. Боль­шинство работников ценят возможность высказать свои идеи и выс­лушать мнение о них со стороны руководителя. Это повышает чувство включенности работников в выполняемую работу, повышает самоуважение работников и ощущение их собственной значимости.

- привлекать подчиненных к активному участию в делах орга­низации. Хороший руководитель поощряет работников к участию в постановке целей и определению стандартов выполнения работы. Работники, которые принимают участие в постановке целей или разработке программ совершенствования работы, работают более напряженно, стремясь достичь успеха, потому что это те программы, которые они помогали разрабатывать.  Они сами ставили цели, а не руководитель навязывал их, чтобы заставить работников работать более напряженно. Старайтесь при­нимать решения только после того, как подчиненные приняли в их подготовке достаточно активное участие.

- сделать работу интересной. Потеря интереса, связанная со скукой и однообразием, может приводить, к проблемам разного рода. Поэтому следует выявлять неинтерес­ные, монотонные работы и делать их по мере возможности более приемлемыми. Возможные подходы - расширение, обогащение труда и делегирование полномочий.

- поощряйте сотрудничество и групповую работу. В организациях, где поощряются дружеские отношения, работники с большей готовно­стью сотрудничают друг с другом. Это позволяет создать и укрепить, командный дух и повысить эффективность работы подразделения и организации в целом. Сплоченная команда также способствует удовлетворению потребности в безопасности, оценке и самоуважении.

- дать работникам возможность роста. Проявляйте искреннюю заинтересованность в своих сотрудниках, их росте и прогрессе. Это может выражаться в том, что работнику будет поручена более сложная работа, можно делегиро­вать работнику больше ответственности за выполнение определен­ной работы. Если работник растет профессионально, он обычно име­ет более высокую мотивацию и больше удовлетворен своей работой. Активно ищите возможности для развития своих подчиненных.

- установить реалистичные цели для себя и для других - достаточно сложные, интересные и реальные. При этом цели должны быть достижимыми. Если подчиненные считают, что перед ними постав­ лены слишком сложные цели, то мотивация будет снижаться.

- дать регулярную обратную связь своим подчиненным о том, как они работают, о достигнутом прогрессе и о возникающих про­блемах. Обратная связь повышает мотивацию работников к улуч­шениям в работе.

- дать своим подчиненным поддержку, когда она им необходи­ма. Это повышает уровень сотрудничества между работниками и руководством, усиливает мотивацию к выполнению рабочих задач.

Убедитесь в том, что работники понимают, как их работа связана с удовлетворением их потребностей и достижением их личных целей. Мотивация работников повышается, если они видят, как достижение целей подразделения и организации помогает им в дос­тижении их собственных целей.

- определить поощрения, значимые для каждого подчиненного. Легче воздействовать на трудовую мотивацию подчиненных, если вы зна­ете, какие поощрения более привлекательны для работников.

- связать поощрения с результатом. Мотивация работников к достижению поставленных целей выше, если они предварительно про­ информированы, что они должны делать, чтобы получить вознаграждение. Поощрение должно быть соизмеримо с достигнутыми результатами

- не следует поощрять всех работников одинаково. Для того, чтобы подкрепление поведения было эффективным, поощрении должны основываться на результатах работы. Одинаковое поощ­рение всех работников будет стимулировать средних или плохих работников, и игнорировать высокую производительность лучших работников.

- отсутствие реакции тоже может оказывать влияние на мотивацию подчиненных. Руководители влияют на своих подчинен­ных как тем, что они делают, так и тем, чего они не делают. Отсутствие похвалы по отношению к отличившемуся работнику может привести к тому, что в следующий раз он проявит меньше рвения для достижения высокого результата.

На предприятии ЗАО «ИлимХимПром» необходимо сделать заработную плату тесно связанную с итогами труда. Также особое внимание следует уделять нематериальному стимулированию, создавая гибкую систему льгот для работников. Необходимо организовать труд так, чтобы удовлетворялись потребности высших уровней.

Чтобы не допустить потерю потенциальных прибылей, менеджер должен добиться максимальной отдачи от своих подчиненных. Для эффективного управления таким дорогим ресурсом как люди  менеджеру необходимо выделить определенные параметры работы , поручаемой подчиненным ,изменяя которые он может воздействовать на психологические состояния исполнителей ,тем самым мотивируя либо демотивируя их. Грамотно спроектированная работа должна создавать внутреннюю мотивацию, ощущение личного вклада в выпускаемую продукцию.

Также произведя анализ документооборота дадим рекомендации по его совершенствованию. Так как в организации функционирует система компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота, то в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорён способ предоставления информации исполнителю: передача электронной почтой копии документа или непосредственно исполняемого документа через компьютерную сеть.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ доставлен к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Правильно составленные графики курьерской связи и строгое их соблюдение способствует ритмичности документооборота в организации. При отсутствии курьеров специалисты-исполнители сами разносят документы, что приводит к потере их рабочего времени.

Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться его секретарём. Число доставок в течение дня зависит от характера деятельности организации и объёма документооборота. В организациях с большим объёмом документооборота целесообразно проводить до четырёх доставок в день, в остальных – не менее двух. Приём и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учётных формах. При большом объёме документооборота под расписку могут передаваться только контролируемые или другие наиболее важные документы.

Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность та служба, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.

Ознакомление ряда лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным, составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят как типовой руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации. Такой же типовой график можно разработать для ознакомления текущей информацией.

Контролируемые или другие наиболее важные документы передаются через канцелярию либо другую службу, контролирующую исполнение документа.

Сотрудникам  ЗАО «Илимхимпром» следует не до­пускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.