Илим-химпром организационная структура

Для данного подразделения характерно физический и строго регламентированный характер труда.  Что говорить об условиях труда, то это опасные, без всяких удобств и комфортностей. Работа в цехе ведется в сменном режиме по 12 часов, в условиях большого шума, вибрации, повышенной концентрации вредных веществ в воздухе, недостаточной освещенности и повышенной температуры. В большинстве случаев используется индивидуальная форма труда.

В качестве вознаграждений используется денежная премия, зависящая от общего результата предприятия в целом.

На предприятии  разработана определенная система мотивации работников для решения следующих целей:

- ориентации на соотнесение затрат и результата, готовность к риску;

-повышение трудовой активности;

- удовлетворенность состоянием рабочего места;

- внутриорганизационная мобильность в применении профессиональной квалификации;

- эффективность рабочего времени;

- положительное влияние на поведение и развитие личности.

Таким образом, цель стимулирования не вообще побудить человека работать, а побудить его делать лучше (больше) того, что обусловлено трудовыми отношениями.

Эффективность методов управления связанных с оценкой результатов деятельности каждого работника постепенно подтверждается опытом как зарубежных, так и российских предприятий. Однако не существует единых методов мотивации персонала, эффективных во все времена и при любых обстоятельствах. Но, любой метод, применяемый руководителем основан на выбранной фирмой стратегии управления человеческими ресурсами.

Разработка системы мотивации и стимулирования является одной из функций службы управления персоналом. Управление персоналом осуществляется службой управления персоналом во взаимодействии с руководителями структурных подразделений организации.

Персонал предприятия.

На заводе работают 600 человек, из них 534 рабочих. Одной из задач руководства, должна стать разработка сбалансированной занятости на производстве и автоматизация производства, с целью снижения себестоимости выпускаемой продукции, расширение ассортимента, и перепрофилирование работников.

По сведениям, данными нам отделом кадров, мы получаем следующие графики представленные на рис.2 и рис.3:

Рис. 2. Анализ персонала по образованию

Что можно сказать об уровне образования наших рабочих? Исследуя рис.2 можно сделать вывод, что большинство работников имеет среднеспециальное и начальное профессиональное образование, но следует заметить, по сведениям полученным из отдела по работе с персоналом  25% молодых специалистов продолжают обучение в высших учебных заведениях на заочной основе.

Рис. 3.  Анализ персонала по возрасту

  Исследуя рис. 3, мы получаем, что большинство наших рабочих имеют среднеспециальное образование и возраст от 30 лет до 50 лет, т.е. люди, имеющие сознательность и оформившееся взгляды. Их будет не сложно переучить, если они почувствуют в этом заинтересованность. Далее у нас 27%  рабочих имеют возраст от 19 лет, до 29. При реорганизации предприятия - это будет наша опора, т.е. молодые - чаще всего оптимисты, и легче понимают свою выгоду в том или ином деле. Итак, в целом влияние экономического фактора позитивно и положительно.

На следующей ступени анализа у нас стоит социальный фактор. Являясь наиболее важным, он очень сложен для анализа, и требует длительного анализа. Мы провели анкетирование наших работников, на вопрос о поддержке намерений руководства об изменении стратегии. Судя по анкетным данным, большинство работников нашего предприятия, заинтересованы в реорганизации предприятия и проведения реформ. На рис. 4 представлены мнения опрошенных выраженные следующим графиком:

Рис. 4.Вопрос о поддержке намерений руководства

Итак мы можем сделать выводы, что в целом абсолютное большинство поддерживает руководство и доверяет ему. Но тут надо действовать осторожно, избегая непопулярных действий, таких как сокращение и понижение заработной платы. Как видно из графика, 35% рабочих боится, что изменения затронут его лично. Т.е. это такие люди, которые привыкли к «насиженному месту» и так просто его не покинут. Следующие 12% понимают и поддерживают реформирование стратегии, понимая, что нашему комбинату это необходимо. На них надо опираться. Это наш «фундамент». Основная группа основывает свою поддержку на доверии к руководству. Значит наши действия будут чаще всего трактоваться как положительные. Самые опасные 2% опрошенных, которые утверждают, что реформы никогда не ведут к положительным результатам. Это как правило люди старые и обиженные жизнью. Они пессимисты и могут стать наиболее серьезными противниками выбранной стратегии, а также настраивать против этих шагов остальное большинство. К счастью пока их мало. Еще 3% не против стратегии, если отрицательные факторы не коснуться их лично. На них нельзя рассчитывать, но они неопасные до тех пор, пока мы не будем принимать непопулярные действия. Но в целом ситуация в коллективе благоприятная, т.к. у руководства есть основа - доверие большинства.

Следующий фактор, который мы будем рассматривать - техногенный. Для нас это важно, т.к. одна из целей будущей стратегии является замена нашего устаревшего оборудования на более новое, а также расширение ассортимента. Существует ряд новых технологий, которые мы рассмотрим к применению чуть позже, а пока отметим только то, что все отрасли, связанные с сельским хозяйством развиваются несколько вяло, и в ближайшем будущем рассчитывать на революционное изменение технологии не приходится. С другой стороны хотелось бы обратить внимание на генетические и кормовые технологии, которые развиваются более быстро, в связи своей близости к относительно хорошо финансируемой военной промышленности. Пока закончим на этом и перейдем к анализу  рынка сбыта. По сведениям, имеющимся у нас  предприятие выпускает продукцию, которая является как сырьевой базой для промышленных предприятий так и самостоятельными товарами народного потребления (например, белизна, сода каустическая). Продукция реализуется в России и поставляется в Казахстан.

Предприятие имеет как сильные стороны, так и слабости. Предприятие хорошо зарекомендовало себя на рынке труда, но имеются и некоторые внутренние производственные проблемы, решение которых лежит непосредственно на руководителях конкретных подразделений. В основном проблемы связаны с улучшением условий труда работников, так как вредные факторы производства существенно отражаются на здоровье обслуживающего персонала.

Предприятие имеет как сильные стороны, так и возможности, и угрозы. Раз правительство введет высокие ставки налогообложения, что повлечет за собой увеличение себестоимости продукции,  следовательно цены, что ляжет на плечи покупателей. Чем дальше находятся поставщики, тем выше транспортные расходы, что существенно влияет на стоимость сырья. Растущая требовательность покупателей  к качеству представляет собой угрозу для предприятия так как, если покупатели не увидят и не смогут приобрести товар именного того качества который им необходим или увидят аналогичный товар, но по более приемлемым ценам, чем уже предложены на рынке, то они перестанут приобретать у данного предприятия и отдадут предпочтение конкурентам. Для предприятия - это грозит тем, что она потеряет своих клиентов, поэтому она внимательно следит за рынком.

2.3 Организация документооборота в ЗАО «Илимхимпром»

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

         Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ЗАО «Илимхимпром»  так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота на ЗАО «Илимхимпром»  являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

         Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ЗАО «Илимхимпром»  согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

          Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ЗАО «Илимхимпром», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ЗАО «Илимхимпром».

        Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ЗАО «Илимхимпром»  и табелем унифицированных форм документов.

        Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

          Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В ЗАО «Илимхимпром» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть

установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

         Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ЗАО «Илимхимпром», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ЗАО «Илимхимпром» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Входящие документы:

Документы, поступившие, в ЗАО «Илимхимпром» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ЗАО «Илимхимпром» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ЗАО «Илимхимпром» и в структурные подразделения организации. Руководству ЗАО «Илимхимпром» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  на  ЗАО «Илимхимпром».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ЗАО «Илимхимпром» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.