Аттестация персонала организации: формирование критериев деловой оценки персонала

• 3.3 Анализ системы аттестации персонала ТФ ЗАО «МАКС»

 

Аттестация сотрудника ТФ ЗАО «МАКС» проводится на основе внутреннего «Положения об аттестации сотрудников и руководящего персонала». Ответственность за внедрение и работу системы аттестации несет юрист филиала. Он участвует в формировании и работе аттестационной комиссии, готовит необходимую документацию (положения, инструкции), регламентирующую работу системы, составляет списки и графики аттестации и контролирует процесс проведения аттестаций. Кроме того, юрист следит за тем, чтобы цели аттестации были четко донесены до аттестуемых, до директора ТФ ЗАО «МАКС» и директоров агентств.

В ТФ ЗАО «МАКС» аттестация проводится в целях соответствия сотрудников занимаемой должности, а также в способности сотрудников выполнять поставленные задачи.

Для проведения аттестации директор ТФ ЗАО «МАКС» внутренним приказом назначает аттестационную комиссию в которую входит он сам (как председатель комиссии) и юрист филиала, который является членом комиссии.

Аттестация работников проходит в три этапа:

1. Подготовка к проведению аттестации.

2. Проведение аттестации.

3. Подведение итогов аттестации.

На этапе подготовки к проведению аттестации в ТФ ЗАО «МАКС» на первый план выходят следующие задачи:

• разработка плана проведения аттестации;
• выбор методов и типовых форм оценки исполнителей и самой процедуры оценки;
• подготовка внутренних инструкций для проводящих аттестацию;
• составление списка работников, подлежащих аттестации;
• подготовка графика проведения аттестации;
• подготовка и размножение бланков, типовых форм, необходимых для аттестации.

Проведение аттестации в ТФ ЗАО «МАКС» как правило, сопровождается проведением ряда подготовительных мероприятий и подготовки необходимого пакета документации.

На каждого сотрудника ТФ ЗАО «МАКС» его непосредственным руководителем составляется форма оценки эффективности сотрудника, в которой отражаются его рабочие показатели, квалификация, профессиональный опыт, сильные и слабые стороны, возможность перевода на более сложную и ответственную работу.

Форма оценки эффективности сотрудника, в которой отражаются результаты предыдущей аттестации, предоставляется в аттестационную комиссию компании. Предварительно форма оценки заполняется аттестуемым работником, после чего заполняется его непосредственным руководителем. Затем сотрудник может ознакомиться с заполненной формой не менее чем за две недели до аттестации.

Аттестационная комиссия ТФ ЗАО «МАКС» рассматривает предоставленные материалы и заслушивает сообщение аттестуемого о его работе.

Основным и единственным методом оценки персонала является собеседование, которое заключается в отборе подходящего человека для работы на основе объективных критериев, которые применяются к кандидату взвешенно и справедливо. Собеседование проводится с целью помочь руководителю оценить кандидатов на соответствие занимаемой должности. Проходит в виде беседы, в которой участвуют аттестуемый сотрудник и комиссия. Сначала сотруднику задаются общие вопросы, чтобы выяснить уровень его профессиональных знаний, а потом собеседование переходит в диалог, где аттестуемый уже сам может задавать интересующие его вопросы (по его должности, по деятельности компании, о планах, перспективах). В конце собеседования комиссия предлагает несколько вариантов рабочих ситуаций и просит аттестуемого предложить свои варианты ее решения (конфликтные ситуации с клиентами или между сотрудниками, выбор оптимальной программы страхования для клиента и т.д.) 

Работа аттестуемого оценивается с учетом его личного вклада в выполнение планов подразделения, квалификации и исполнения им должностных обязанностей. На основе этих данных аттестационная комиссия открытым голосованием дает одну из следующих оценок деятельности работника:

• соответствует занимаемой должности;
• соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
• не соответствует занимаемой должности.

Результаты заседания аттестационной комиссии заносятся в протокол.

В результате проведенного анализа системы аттестации персонала в ТФ ЗАО «МАКС» выявлены существенные недостатки:

1. Не сформирована аттестационная комиссия.
2. Всеми кадровыми вопросами занимается юрист, который в силу своей загруженности не уделяет должного внимания своим прямым обязанностям.
3. Аттестация проходит без предварительного уведомления сотрудников о ее проведении.
4. Аттестация сотрудников Тамбовского филиала ЗАО «МАКС» проходит формально. Нет четких критериев оценки персонала.
5. Аттестация проходит только в форме собеседования.

 

 

 

 

Выводы по третьей главе.

 

ТФ ЗАО «МАКС» открылся 13 марта 2002 года. На данный момент имеет три агентства в г. Котовске, г. Мичуринске и г. Рассказово. Имеет линейную организационную структуру, сотрудники подчиняются директору филиала. Количество штатных сотрудников – 42 человека.

Крупный универсальный страховщик с богатым опытом работы на страховом рынке Тамбовской области. В 2010 г. Занимал седьмое место по сборам страховых премий среди страховых компаний в Тамбовской области. Страховые сборы за 2010 год составили 39 429 000 рублей. Основными видами страхования являются – автострахование, страхование имущества, добровольное медицинское страхование. Партнерами филиала являются банки, автосалоны и лизинговые компании.

При приеме сотрудника на вакантную должность, придерживаются трех основных критериев: наличие высшего образования, опыта работы в страховании и наличие наработанной страховой базы. Сотрудники, помимо заработной платы, получают премии за выполнение плана, а также надбавку за выслугу лет.

 Аттестация персонала в ТФ  ЗАО «МАКС» проводится раз  в год в форме собеседования  без предварительного уведомления  о ее проведении. Главной целью аттестации является соответствие сотрудников занимаемой должности. Директор филиала является председателем комиссии, а юрист филиала – членом комиссии. По итогам аттестации комиссия дает оценку работнику: соответствует или не соответствует занимаемой должности. При необходимости проводится переаттестация сотрудника.

 

 

 

4. Разработка рекомендаций по формированию  критериев деловой оценки персонала  ТФ ЗАО «МАКС»

 

На основе выявленных недостатков руководству ТФ ЗАО «МАКС» были разработаны и предложены следующие рекомендации:

1) Для объективности проведения  аттестации сотрудников ТФ ЗАО  «МАКС» предлагается расширить  состав комиссии:

- одного человека руководящей  должности (например, начальник отдела).

-  одного человека из подчиненного  состава (например, страховой агент или один из специалистов отдела страхования).

- юриста филиала.

- председателя комиссии в лице  директора филиала.

Два человека разных должностей снизят субъективность в аттестации, и также будет охвачен более широкий спектр знаний. Руководящий состав более опытней и имеет больше знаний в планировании и организации деятельности, а подчиненный состав непосредственно лучше знает текущую работу, страховую базу.

В итоге, аттестационная комиссия будет состоять из трех человек (сотрудник руководящей должности, сотрудник подчиненного состава, юрист филиала (или менеджер по персоналу) во главе которой будет стоять председатель комиссии, являющийся директором филиала.

2) Рекомендуется ввести должность  менеджера по персоналу, т.к. в  должностные обязанности юриста работа с кадрами не входит, отвлекает от основных обязанностей и, соответственно, не позволяет эффективно решать юридические вопросы из-за нехватки рабочего времени. Введение дополнительной штатной единицы обусловлено различной сложностью видов работ, требующих определенного уровня знаний и опыта работы в данной сфере.

Заработная плата юриста составляет 25 000 рублей с учетом совмещения должностей. При введении новой должности менеджера по персоналу и, соответственно, разделении обязанностей, заработная плата юриста будет составлять 15 000 рублей, заработная плата менеджера по персоналу – 10 000 рублей, что не влияет на фонд оплаты труда по организации.

Таким образом, менеджер по персоналу будет:

1. Организовывать работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников.
2. Обеспечивать укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации.
3. Определять потребность в персонале, изучать рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.
4. Осуществлять подбор кадров, проводить собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектации штата работников.
5. Организовывать обучение персонала, координировать работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры.
6. Доводить информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.
7. Организовывать проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей.
8. Подсчет результатов проведения аттестации персонала.
9. Совместно с руководителями структурных подразделений участвовать в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников.
10. Разрабатывать систему оценки деловых качеств работников, мотивации их должностного роста.
11. Консультировать руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом.
12. Принимать участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.
13. Составлять и оформлять трудовые договоры (контракты) вести личные дела работников и другую кадровую документацию.
14. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.
3. Необходимо уведомлять сотрудников филиала о решении проведения аттестации заблаговременно, чтобы сотрудники смогли хорошо подготовиться к аттестации. Им необходимо объяснить, что аттестация проводится не только для того, чтобы выявить сотрудников, которые не знают свои цели и задачи, но и для выявления сотрудников, которых за отличное знание своей работы будет возможность премировать или перевести на более высокую должность. Предлагается уведомлять сотрудника за 1 месяц о проведении аттестации, направляя на его имя Уведомление, подписанное директором филиала (Приложение Б).
4. В ТФ ЗАО «МАКС» основной целью при аттестации персонала является соответствие сотрудника занимаемой должности. Аттестовывают страховых агентов и подчиненный состав филиала.

Директору ТФ ЗАО «МАКС» были разработаны и предложены критерии оценки для страховых агентов, подчиненного состава и руководства.

Для удобства использования и применения критериев, предложена пятибалльная шкала, где:  1 балл – «очень плохо», 5 баллов – «очень хорошо».

Критерии для страховых агентов и подчиненного состава:

- Качество работы.

- Отношение к своей организации. Лояльность.

- Коммуникабельность, умение общаться  с людьми.

- Профессиональные знания.

- Присутствие на работе (дисциплина). Данный критерий не актуален  для страховых агентов, так как  в силу своей должности, они  чаще всего ездят по городу  и районах в поисках клиентов и выезжают для оформления страховых договоров к своим клиентам.

- Инициативность.

Для руководящего состава ТФ ЗАО «МАКС» (директора агентств, начальники отделов) при аттестации, с целью выяснения соответствия занимаемой должности, а также с целью «Способны ли выполнять поставленные задачи (корректировка планов организации)», предлагаются критерии:

- Качество работы.

- Отношение к своей организации/лояльность.

- Коммуникабельность, умение общаться  с людьми.

- Профессиональные знания.

- Инициативность.

- Присутствие на работе (дисциплина).

- Умение оперативно принимать  решения для достижения поставленных  целей и брать на себя ответственность  за принятые решения.

-  Умение руководить коллективом.

- Умение планировать/организовывать  работу.

- Отношения с руководителем (в данном случае: с директором филиала).

Все критерии оценки представлены в Приложении Д.

Данные об испытуемых оцениваются по каждому критерию в баллах, подсчитывается итоговая оценка, подготавливается содержательное описание уровня развития личностно-деловых качеств испытуемого, формируются общее заключение и рекомендации по дальнейшему развитию.

5) Помимо собеседования рекомендуются  следующие методы проведения  аттестации:

- Метод «Тайного покупателя». В  период аттестации, на рабочий  телефон сотрудника поступает звонок от потенциального клиента, который на самом деле может являться членом комиссии или их доверенным лицом. «Покупатель» просит сотрудника рассказать о страховых продуктах и программах, ожидает от него развернутого рассказа, заинтересованности в их продаже, новых предложений. Рекомендуется применять данный метод для страховых агентов и офисных работников - специалистов по страхованию, так как метод определяет компетентность сотрудника, насколько он грамотен и вежлив с клиентом, умение ориентироваться в страховых продуктах, способность заинтересовать клиента и продать ему страховой продукт.