Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

 

Специфічною межею управління документацією по персоналу є підвищена значущість документів по обліку персоналу, у тому числі що містять персональні дані працівників. Це, з одного боку, викликає необхідність у веденні значного числа облікових документів, а з іншої — вимагає ретельнішої регламентації порядку поводження з вказаними документами і обліковими даними, що містяться в них.

Документи по обліку персоналу можуть бути умовно розділені на дві функціональні групи зображені в табл.1.4.

Таблиця 1.4

Документи по обліку персоналу

 

Документи первинного обліку	Документи вторинного обліку
особиста картка працівника, облікова картка науково - педагогічного працівника, особиста справа працівника, особистий листок по обліку кадрів (з відповідними доповненнями до нього), а також документація по обліку переміщення персоналу підприємства (картотеки, журнали, книги і т. п.).	накази і розпорядження по персоналу, трудові договори з робітниками підприємства.

 

Особливості організації зберігання документів по персоналу:

• оперативного зберігання вказаних документів;
• підготовки документів по персоналу з минулими термінами оперативного зберігання і що не представляють практичної (науково-історичної) цінності до передачі на постійне зберігання;
• постійного зберігання документів по персоналу у відомчому архіві.

Як правило, оперативне зберігання документів по персоналу здійснюється по місцю їх формування в справи, тобто в структурному підрозділів служби персоналу, у веденні якого знаходяться питання документаційного забезпечення управління персоналом. Забезпеченню збереження документів по персоналу в процесі оперативного зберігання сприяє створення оптимальних умов зберігання документів і справ, їх раціональне розміщення, дотримання встановленого порядку видачі документів і кодів в тимчасове користування, а також систематичний контроль за їх наявністю і станом. В цілях належної організації оперативного зберігання документів по персоналу слід дотримуватися загальних вимог, що пред’являються до організації оперативного зберігання управлінської документації підприємства.

Підготовка документів по персоналу з минулими термінами оперативного зберігання і що не представляють практичної (науково-історичною) цінності в обов’язковому порядку передує їх передачі на постійне зберігання у відомчий або державний архів, як правило, у складі відповідних справ. Підготовча процедура включає проведення експертизи цінності справ, оформлення справ, складання описів справ і актів про виділення до знищення документів і справ.

Передача у відомчий архів справ з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання виробляється після виділення не менше двох років після перекладу вказаних документів на режим оперативного зберігання. При цьому справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі у відомчому архіві не підлягають і зберігаються в службі персоналу, а після закінчення зазначеного терміну зберігання — знищуються в установленому порядку.

Таким чином, вся управлінська діяльність тісно пов’язана з роботою над документами, оскільки для ухвалення будь-якого рішення необхідна інформація з питання, яке розглядається, носієм якої є документ - об’єкт праці у сфері управління. Тому вдосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямом підвищення продуктивності праці у сфері управління. Роль управління постійно зростає унаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв’язків, зростання об’ємів документаційної інформації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Аналіз діяльності підприємства ТОВ «Мрія»

 

2.1. Загальна характеристика підприємства  ТОВ «Мрія»

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «Мрія» було засновано 03 червня 2006 року. ТОВ «Мрія» розташоване в м. Запоріжжя, вул. Сталеварів, 16. Режим роботи тур фірми – з 10.00 до 19.00 без вихідних. ТОВ «Мрія» є приватною власністю і має двох засновників по 51% і 49% від статутного капіталу підприємства. Підприємство є юридичною особою, комерційною організацією, зареєстроване в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України (ЄДРПОУ), має самостійний баланс, розрахунковий рахунок в Запорізькому регіональному управлінні АКІБ «УкрСиббанк», круглу печатку зі своїм повним найменуванням, фірмовий знак та інші необхідні реквізити. Туристична фірма має право мати штампи і бланки зі своїм фірмовим найменуванням. Туристична фірма «Мрія» має ліцензію на туроператорську і турагентську діяльність. Підприємство діє на основі повного господарського розрахунку та самофінансування. ТОВ «Мрія» є платником ПДВ та податку на прибуток на загальних підставах. В своїй діяльності турфірма керується законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями КМУ.

З позиції життєвого циклу організації ТОВ «Мрія» знаходиться на стадії дитинства і юності. Тому для компанії характерно: головна мета – отримання короткострокового прибутку і його зростання; основна ціль – прискорення зростання і виживання завдяки коректному керівництву; основні завдання – укріплення та розширення частини ринку, організація праці та планування прибутку, збільшення оплати, а більш детальніше:

• організація виробничих процесів щодо надання туристичних послуг;
• розширення клієнтури шляхом пошуку та залучення нових споживачів;
• збільшення кількості менеджерів по галузі;
• здійснення комерційно-посередницької діяльності за угодами;
• вчасне і повне забезпечення підприємства необхідними матеріалами для виробництва;
• оперативна діяльність щодо матеріально-технічного забезпечення підприємства;
• впровадження прогресивних технологій та нової техніки;
• підвищення рівня мотивації персоналу;
• проведення заходів щодо забезпечення охорони раці, техніки безпеки і виробничої санітарії;
• здійснення контролю, проведення документаційних ревізій та перевірок у структурних підрозділах;
• здійснення інших видів діяльності, що не заборонені чинним законодавством.

Основними напрямками діяльності фірми є:

- здійснення туристичної  діяльності як всередині України, так і за кордоном;

- організація та забезпечення  візової підтримки;

- оформлення закордонних  паспортів;

- організація індивідуальних  і групових турів;

- організація транспортного обслуговування, у тому числі бронювання квитків на всі види транспорту;

- забезпечення проживання  туристів в будь-якій країні  світу, у тому числі бронювання  готельних номерів;

- послуги з організації  подорожувань;

- організація турів, пов’язаних з навчанням і професійною діяльністю.

 Спочатку основним  напрямком роботи компанії були  Сполучені Штати Америки, Канада, країни Карибського басейну. Це  було зумовлено тим, що велика  частина співробітників мала  вже 3-х річний досвід роботи  в Американській  туристичній компанії. Поступово штат фірми збільшувався і разом з цим діапазон інтересів фірми розширився.

До штату фірми входять: генеральний директор, бухгалтер, 3 менеджера по галузях, менеджер з оформлення паспортів, менеджер з реклами, кур’єр. Загальна чисельність штату співробітників турфірми - 8 осіб. Як видно, туристична фірма «Мрія» відноситься до числа малих підприємств.

Організаційно - управлінська структура підприємства – це взаємовідносини рівнів управління і видів робіт (функціональні обов’язки ), які виконують підрозділи організації або окремі працівники. Вищою керівною ланкою організації є засновники. Вищу виконавчу владу має генеральний директор, який здійснює поточне управління діяльністю компанії, окрім питань, які належать виключно до юрисдикції засновників. Контроль за діяльністю підприємств здійснюють засновники спільно з директором, а також частково кожний співробітник. Директор виконую багато функцій: організація роботи всієї компанії та кожного співробітника в ній, планування, управління персоналом, навчання нових працівників, ведення замовлень клієнтів та контроль виконання завдань працівниками, ведення документації та інформування співробітників необхідною інформацією. Директор делегує повноваження менеджерам. Кожен працівник в кінці місяця звітує у письмовій формі перед директором щодо результатів роботи. Директор в свою чергу кожного тижня проводить робочі наради і кожного місяця загально фірмові наради, на яких кожен працівник може висловити свої побажання та бачення щодо подальшого розвитку компанії.

Туристична фірма «Мрія» має лінійну організаційну структуру управління (рис.2.1).

 

 

 

Рисунок 2.1. Організаційна структура ТОВ «Мрія»

Для такої структури характерно: чітко виражений принцип єдиного початку, високий рівень централізації управління, повноваження функціональних спеціалістів незначні, мають рекомендаційний характер.

 До переваг лінійної  структури належать: єдність, чіткість  розпоряджень,узгодження дій виконавців, один канал зв’язку, чітко визначена відповідальність, оперативність у прийнятті рішень, особиста відповідальність керівника за кінцевий результат. Недоліки: високі вимого до керівника, відсутність ланцюгів по плануванню і підготовці рішень, перевантаженість інформацією і контактами, концентрація влади.

Кожен з менеджерів за напрямками займається виключно по своїх напрямках (країнах), закріпленим за ними. У зв’язку з цим структуру турфірми можна частково віднести і до продуктової структури, яка характеризується тим, що повноваження з реалізації послуг передаються одному менеджеру, який є відповідальним за даний тип послуг.

Ступінь централізації чи децентралізації дуже важко визначити через дуже малих розмірів організації. З точки зору кількості, ваги, наслідків прийнятих рішень менеджерами турфірма є децентралізованою. Але з точки зору ступеня директора контролю за роботою підлеглих - централізованої, так як директор в курсі всіх прийнятих менеджерами рішень і у разі потреби може на них вплинути. На користь централізованої структури говорить і той факт, що директор залишає за собою право виносити рішення з найважливіших питань, таких як визначення цін, розробка видів послуг, маркетинг і т.д.

У структурі організації не має посади менеджера по персоналу, кадрами займається генеральний директор. Це викликано тим, що розширення турфірми не планується у зв’язку з обмеженістю робочого простору (офісу) і, як наслідок, відсутністю вільних вакансій, а також відсутністю плинності кадрів (з часу заснування фірми складу співробітників майже не змінювався). Крім того, директор в разі необхідності (наприклад, відпустка менеджера напрямку) поєднує свої функції з функціями своїх підлеглих.

 

 

 

2.2. Інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом в ТОВ «Мрія»

 

Сьогодні одним із факторів підвищення ефективності інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом, процесів розробки та реалізації туристичного продукту є застосування сучасних інформаційних технологій (далі – ІТ) в управлінській діяльності більшості туристичних підприємств. Підприємства, які своєчасно усвідомили роль інформаційного забезпечення і переваги інформаційних технологій в організації та веденні туристичного бізнесу, які стали використовувати їх в управлінні, не тільки оптимізували виробництво та реалізацію своїх продуктів, а й забезпечили конкурентні переваги, що дозволило їм вижити в умовах кризи, а також полегшили роботу персоналу підприємства. Туристична фірма «Мрія» не стала винятком, вона активно впровадила ІТ у діяльність свого підприємства, які докорінним чином змінило процедуру формування, просування та реалізації туристичних послуг. Поява національних і міжнародних систем бронювання, комп’ютерних мереж та Інтернету, електронних баз даних, систем взаєморозрахунків та інших сучасних досягнень у сфері ІТ сприяла значному збільшенню обсягів наданих туристичних послуг, поліпшенню їх якості, зниженню собівартості, скороченню затрат туристів на пошук і придбання необхідного пакету послуг.

Забезпечення планування та управління всіма ресурсами підприємства потребує для турагента і туроператора необхідної автоматизації таких операцій, як: облік заявок і клієнтів у базі даних, можливість друкування всього пакету документів, які видаються клієнтам і відправляються партнерам; для туроператора: облік і контроль квот, завантаження рейсів, друкування прайсів, он-лайн бронювання, зв’язки з турагентським софтом, зв’язок із бухгалтерською програмою. Програмні комплекси, які застосовуються в діяльності туристичного підприємства «Мрія» є максимально автоматизованими (рис.2.2) [16].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2     Програмні комплекси автоматизації процесів діяльності туристичного підприємства «Мрія»

 

Робота туроператора (менеджера по напрямках) зводиться до розробки пропозицій, надання свого продукту на ринок й обробки замовлень. Забезпечити ефективність такої роботи можливо при автоматизації цих процесів, їх суміщенні та зв’язку між ними, тобто при перенесенні такої роботи в Інтернет. ТОВ «Мрія» має власний сервер, на якому знаходиться вся інформація про туристичну продукцію фірми в Інтернеті. На сервері встановлене програмне забезпечення і розміщений сайт фірми. (www.mriaytur.com.ua) [25]. До сайту організовані різні рівні доступу для самого туроператора, для турагенств, для туристів і для приймаючої сторони. Сайт працює в реальному режимі часу. Забезпечують необхідне програмне забезпечення існуючі на ринку ІТ пошуково-інформаційні системи. Вони вирішують також завдання організації офісу туристична фірми «Мрія» в Інтернеті. Туристична фірма  «Мрія» транслює на своєму сайті пропозиції тих туроператорів, з якими вона працює, і надає тури по тим країнам, на яких вона спеціалізується. Це дозволяє туристичній фірмі «Мрія» організувати на своєму сайті велику торговельну площадку і сконцентруватись на роботі з туристами.

Застосування ІТ у виробничому процесі туристичного підприємства «Мрія» здійснюється шляхом автоматизації основних етапів проектування туру з використанням пошукових інформаційних систем; стандартного і спеціального програмного забезпечення; послуг мережі Інтернет.

Перелік робіт зі створення туру містить [17].

• дослідження ринку потенційного попиту;

• пошук партнерів-постачальників товарів і послуг;

• перевірку наявності послуг і встановлення адекватності інформації, що надійшла раніше;

• підготовку договорів (контрактів) про співробітництво з постачальниками та реалізаторами турпродукту;