Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

 

 

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ  І  НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ  УКРАЇНИ

 

Запорізька державна інженерна академія

 

 

Кафедра менеджменту організацій

 

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

 

з дисципліни «Управління персоналом»

на тему «Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом»

 

 

Студента групи М-07-2

Вельченка Євгена Олександровича

____________________________

(підпис)

 

Прийняла к.е.н., доцент:

 Крайнік Олена Миколаївна

__________________________

(підпис)

 

Запоріжжя, 2011

 

 

РЕФЕРАТ

Курсова робота: 49 с., 12 рис., 6 табл., 25 джерел, 3 додатки.

 

 Об’єкт дослідження – інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом в ТОВ «Мрія».

Мета даної курсової роботи - розглянути інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом, розкрити особливості застосування сучасних інформаційних технологій в управлінні туристичним підприємством «Мрія».

Для досягнення мети курсової роботи необхідно вирішити наступні завдання:

1. Дати характеристику  теоретичних основ інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом;

2. Розглянути практику документаційного та інформаційного забезпечення управління персоналом у ТОВ «Мрія»;

3. Визначити шляхи вдосконалення  інформаційного та документаційного  забезпечення управління персоналом  на ТОВ «Мрія».

Методи дослідження: системний, описовий, аналітичний, порівняльний, статистичний, системний, синергетичний, аналізу і синтезу.

 

 

 

 

 

 

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ, АВТОМАТИЗОВАНА ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ, ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ, ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА, ДОКУМЕНТАЦІЯ ПО ПЕРСОНАЛУ, 

 

 

Зміст

Вступ………………………………………………………………………………….1

1. Теоретико-методологічні засади аналізу інформаційного та документального забезпечення управління персоналом
1. Аналіз інформаційного забезпечення управління персоналом……………………………………………………………..5
2. Аналіз документального забезпечення управління персоналом……………………………………………………………12
2. Аналіз діяльності підприємства ТОВ «Мрія»
1. Загальна характеристика підприємства ТОВ «Мрія»…………..….25
2. Інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом в ТОВ «Мрія»………………………………………..…29
3. SWOT – аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом у туристичній фірмі «Мрія»………………………………………………………................39
3. Пропозиції щодо вдосконалення інформаційного та документального забезпечення управління персоналом на туристичній фірмі                              ТОВ«Мрія»…………………………………………………………………..44

Висновки……………………………………………………………………………46

Використана література…………………………………………………………...48

Додатки

 

Вступ

Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. Для прийняття ефективних управлінських рішень в умовах динамічного розвитку ринкової економіки підприємству потрібна доцільна система інформаційного та документаційне забезпечення, яка б об’єктивно відображала сформовану економічну ситуацію.

Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базуються на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.

У підсистемі управління персоналом, як і в системі управління всією організацією, впроваджені і ведуться такі уніфіковані системи документації:

 - організаційні документи: структура і штатна чисельність підприємства, штатний розклад, положення про служби та відділи, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку;

- документи по особовому складу: накази з особового складу (прийом і звільнення, переведення і переміщення, надання відпусток, стягнення та заохочення, матеріальна відповідальність), особисті справи, трудові книжки;

- інформаційно-довідкові документи: акти, листи, доповідні записки.

Окрему групу становлять: трудові договори (контракти), колективні договори, договори з індивідуальної та колективної матеріальної відповідальності, які укладаються з працівниками.

Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформляє, виконує ту документацію, яка відповідає його функціональному призначенню. Особливістю нинішнього етапу є те, що якщо у кадрових службах державних установ і підприємств зберігаються традиції обов’язкового суворого і чіткого ведення кадрової документації, то в комерційних організаціях часто недооцінюється роль документації з особового складу, ігнорується необхідність створення окремих видів документів і дотримання правил їх зберігання. Керівники недержавних та громадських організацій нерідко схильні вважати документацію, що виникає в діяльності цих організацій, приватною власністю фірми чи об’єднання. У зв’язку з цим ними не враховуються встановлені державою правила ведення справ виробництва і здачі документів на державне зберігання. Слід враховувати, що відомості про чисельність, склад працюючих, їхню заробітну плату, умови праці, а також про наявність вільних робочих місць не можуть становити комерційну таємницю. Разом з іншими документами організації документація з особового складу підлягає передачі для тривалого зберігання в державні архіви.

Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів, дослідження показують, що 75% робочого часу співробітників організацій витрачається на їх підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу. За даними ISO (International Standards Organization), управління документами стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства.

Інформаційне забезпечення управління - це зв’язок інформації з системами управління підприємством і управлінським процесом в цілому. У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов’язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв’язку.

Інформація потрібна всім: управляючим структурам, колективам підприємств, громадським організаціям та всім працюючим. Неможливо спиратися тільки на інтуїцію, на свій життєвий і практичний досвід, необхідно одержувати і освоювати інформацію, яка допомагає вирішувати виникаючі питання. Інформація виступає сьогодні як один з першорядних ресурсів, значення якого не менше, ніж значення матеріальних, сировинних і інших ресурсів. До речі, використання останніх в значній мірі залежить саме від стану і використання інформації. На відміну від більшості ресурсів, які здатні виснажуватися, інформаційний потенціал може використовуватися багато разів як колективами, так і індивідуальними працівниками. При цьому він постійно збільшується і збагачується.

Проблема інформаційного та документаційного забезпечення системи управління персоналом пояснюється поки ще недостатнім насиченням служб управління персоналом висококваліфікованими фахівцями.

Актуальність обраної теми обумовлюється недостатнім опрацюванням інформаційного та документального забезпечення системи управління персоналом. Вирішення труднощів управління документацією в сучасних умовах дозволить цілеспрямовано формувати інформаційні та кадрові ресурси організацій, забезпечувати їх ефективне функціонування. Саме тому інформаційне та документальне забезпечення системи управління персоналом є настільки важливою і необхідною для вивчення темою.

Предметом даної курсової роботи виступає інформаційне та документаційне забезпечення управління персоналом, а об’єктом – туристична фірма ТОВ «Мрія».

Мета даної курсової роботи - розглянути інформаційне та документальне забезпечення управління персоналом, розкрити особливості застосування сучасних інформаційних технологій в управлінні туристичними підприємствами.

Для досягнення мети курсової роботи необхідно вирішити наступні завдання:

• Дати характеристику теоретичних основ інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом;
• Розглянути практику документаційного та інформаційного забезпечення управління персоналом у ТОВ «Мрія»;
• Визначити шляхи вдосконалення інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом на ТОВ «Мрія».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретико-методологічні засади аналізу інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

 

1. Аналіз інформаційного забезпечення управління персоналом

 

У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі нової похідної інформації у виді керуючих впливів.

Будь-який процес управління — це передусім інформаційний процес, який передбачає перетворення повідомлень, що надійшли, і формування таких керівних дій, за яких досягаються поставлені цілі управління. При цьому прийняття управлінського рішення можливе тільки за наявності достовірних, актуальних і зрозумілих повідомлень та подальшого опрацювання тих із них, які необхідні для вирішення саме цього економічного завдання.

Головні функції процесу управління персоналом - вироблення рішень і  контроль  за їх виконання. Саме виконання  цієї функції дає можливість  розглядати  управління  персоналом  як  інформаційний процес, тобто включає  здобуття,  передачу,  обробку (перетворення), зберігання і використання інформації.

Процес управління  персоналом  можна  представити  у вигляді  безлічі погоджених, таких, що постійно приймаються і реалізовуються рішень,  направлених  кінець кінцем на  досягнення  головної мети  функціонування  організації. Вироблення кожного з цих рішень має бути інформаційно забезпеченим.

Для успішної діяльності будь-якій фірмі потрібен постійний потік правдивої та своєчасної інформації. На основі цієї інформації ухвалюються всі управлінські рішення. Джерела управлінської інформації на підприємстві представлені на рис.1.1 [2].

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Джерела управлінської інформації

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом – це сукупність реалізованих рішень  за об’ємом,  розміщенню  і  формам організації  інформації,  циркулюючої  в   системі   управління   при   її функціонуванні.  

Інформація, використовувана в управлінні персоналом, по своєму характеру підрозділяється на нормативну, довідкову, методичну, облікову, засновану на матеріалах первинного обліку, а також звітну, представлену вже в узагальненому вигляді, класифікатори  техніко-економічної  інформації  і системи документації (уніфіковані і спеціальні). Взаємозв’язки функцій управління і інформаційного забезпечення відбиті в табл. 1.1 [24].

Таблиця 1.1

 Види інформації, необхідної  для реалізації основних функцій  управління персоналом

Перелік основних функцій управління персоналом	Види інформації
	нормативна	методична	якісна	облікова
1.Персональний облік кадрів за допомогою ЕОМ	+	-	+	+
2.Видача рекомендацій для підбору  та розміщення кадрів	+	+	+	+
3.Облік та аналіз відомостей  про особисті та професійні  якості робітника	+	+	+	+
4.Аналіз якісного складу та  руху кадрів	-	+	+	+
5.Адміністративне оформлення руху кадрів	-	+	-	+
6.Складання оперативних зведень  по кадрам	-	+	-	+
7.Скаладання статистичної звітності  по кадрам	-	+	-	+
8.Контроль за правильним підбором  і розміщенню кадрів	+	+	+	+
9.Довгострокове планування та  прогнозування потреби в кадрах	+	+	-	+