Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

Уніфіковані форми документів, що забезпечують певні функції управління, об’єднуються в групи документів, однакових або близьких за призначенням, тобто класи.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов’язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт «Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації» [5].

Основні види документів, створюючі документацію по персоналу відповідно до Державного класифікатора управлінської документації показано в додатку 1.

Управління документацією по персоналу включає:

 • організацію раціонального  документообігу, що утворюється унаслідок перемещенія документів по персоналу;

 • контроль виконання  документів по персоналу;

 • оперативне зберігання  документів по персоналу, включаючи  їх належне підготування до передачі на архівне зберігання в державний або відомчий (по приналежності підприємства) архів;

 • подальше зберігання  документів по персоналу в  архіві.

Управління документацією по персоналу підприємства здійснюється відповідно до загальних вимог, що пред’являються до управління документацією підприємства і з врахуванням особливостей організації і вмісту діяльності по управлінню персоналом.

Для ефективності управління документацією по персоналу підприємства вельми важливе значення має формування і подальше ведення табеля форм документів по персоналу.  Табель форм документів по персоналу — це перелік дозволених до вживання уніфікованих форм документів по персоналу, призначених для реалізації функцій і завдань повсякденної діяльності служби персоналу підприємства.

Табель форм включає:

 • характеристику  юридичного статусу документів по персоналу;

 • опис основних  етапів їх підготовки.

Функціональне призначення табеля форм полягає:

• у оптимізації складу вживаних підприємством форм документів по пер- соналу і документальному закріпленню вказаного складу;

 • класифікації вживаних підприємством форм документів відповідно до їх функціонального призначення;

 • уніфікації і  нормативному регулюванні процедури  підготовки документів по персоналу.

Вживання табеля форм документів по персоналу забезпечує відповідність використовуваних форм вирішуваним завданням, а також сприяє скороченню витрат і часу на підготовку відповідних документів. Проект табеля форм документів по персоналу розробляється під організаційно-методичним керівництвом служби документаційного забезпечення управління підприємства, а також у взаємодії з архівом, у який після закінчення термінів оперативного зберігання документи по персоналу, що зберігають свою практичну і (або) науково-історичну цінність, передаються на постійне зберігання. Розробка табеля форм документів по персоналу включає декілька етапів, у тому числі:

• попереднє вивчення складу і вмісту документації, що є у розпорядженні підприємства, по персоналу;

 • вибір форми табеля;

 • формування структури  табеля;

 • відбір форм документів  для включення в табель.

 Попереднє вивчення  складу і вмісту документації, що є у розпорядженні підприємства, по персоналу передбачає:

• визначення функцій і завдань в області управління персоналом, для реалізації яких потрібна відповідна документаційна підтримка;

• визначення класифікаційної схеми документів по персоналу — наприклад, по їх функціональному призначенню;

• визначення зразкової структури і складу табеля форм;

• визначення зразкового переліку документів по персоналу, включити які передбачається в табель форм.

В процесі попереднього вивчення складу і вмісту наявної в розпорядженні підприємства документації по персоналу аналізуються функціональне призначення, вміст і структура відповідних документів, у тому числі:

 • документи, складаючи правову базу діяльності організації і її служби кадрів — перш за все законодавчі і нормативно-правові акти органів влади і управління, що регламентують різні аспекти повсякденною діяльності підприємства по управлінню персоналом;

• організаційно-правова документація підприємства — статут або положення, штатний розклад, регламент роботи посадових осіб з числа керівного складу підприємства, а також колегіальних (дорадчих) органів підприємства, правила внутрішнього трудового розпорядку і т. п.;

• організаційно-правова документація служби персоналу — положення про службу, положення про підрозділи служби, посадові інструкції працівників служби;

• розпорядлива документація підприємства — накази, вказівки, розпорядження і інші вирішення керівництва підприємства і керівника служби персоналу по питаннях управління персоналом;

• нормативно-методичні документи по питаннях документаційного забезпечення діяльності підприємства і служби персоналу: інструкція по документаційному забезпеченню підприємства і служби персоналу, правила підготовки документів, інструкції по роботі з документами, номенклатура справ;

• документація служби персоналу, що утворилася в процесі її повсякденної діяльності (щонайменше, за три попередні роки).

За підсумками попереднього вивчення складу і вмісту наявної в розпорядженні підприємства документації по персоналу встановлюються:

• види документів, що утворюються в процесі повсякденної діяльності по управлінню персоналом;

• періодичність їх підготовки (щодня, щонеділі і т. д.);

• форми вказаних документів.

Відомості про кожен виявлений документ фіксуються у відповідній карті (картці), до якої вносяться наступні відомості:

• повне найменування форми документа (включаючи заголовок до тексту документа, якщо він є);

• функціональне призначення документа;

• інформація про етапи підготовки документа, у тому числі про структурний підрозділ (посадові особи), в компетенцію якого входить підготовка відповідного документа, про основні особливості його підготовки — наприклад, необхідність в зовнішньому або внутрішньому узгодженні проекту і т. п., про порядок надання документу юридичної сили — допустимий, за допомогою його підписання або твердження, з постановкою відтиску печатки або без, і т. д., про адресата (адресатах) документа — як усередині підприємства, так і за його межами, про реєстрацію документа, забезпечення контролю його виконання, місці зберігання контрольного екземпляра документа (оригіналу або копії, якщо перший екземпляр документа відправляється за межі підприємства).

Підготовлені карти (картки) групуються відповідно до основної класифікаційної ознаки, наприклад, залежно від функціонального призначення документів, після чого доповнюються зразковими формами відповідних документів (у паперовому і (або) електронному вигляді). Дані із заздалегідь згрупованих карт (карток) заносяться в таблиці, створюючи в своїй сукупності проект табеля форм. У графах таблиць фіксуються відомості, що характеризують відповідні документи, у тому числі:

• найменування форми документа;

• код форми документа;

• підстава для вживання форми документа;

• періодичність підготовки документа;

• основні етапи і особливості підготовки документа;

• структурні підрозділи (посадові особи), відповідальні за підготовку документа.

У необхідних випадках в табелі форм можуть відбиватися і інші відомості, необхідні для належної підготовки документів по персоналу, у тому числі:

• про порядок реєстрації документа;

• про організацію контролю виконання документа;

• про порядок (місці і термінах) зберігання контрольного екземпляра документа;

• про кількість документів, що підлягають тиражуванню.

 Для ефективності роботи з табелем форм велике значення має обґрунтований вибір його структури. Попередній варіант структури виробляється на основі класифікаційної схеми функцій і завдань, що вирішуються перед прийняттям в процесі управління персоналом, відповідно до угрупування карт (карток) документів по персоналу. Фактично структуру табеля форм утворюють розташовані в певній послідовності розділи документа, в межах яких, у свою чергу, групуються документи схожого функціонального призначення, у тому числі документи по підбору і розставлянню персоналу, його обліку, атестації, підвищенню кваліфікації, відрядженню, а також по інших питаннях управління персоналом (зокрема, по нормуванню праці, охороні праці і т. п.). В межах розділів і, якщо в цьому є необхідність, підрозділів табеля форми документів розташовуються в певній послідовності, наприклад в залежності від відносної значущості документа, частоти його використання в процесі управління персоналом і тому подібне.

Проект табеля форм документів по персоналу підписується розробником (наприклад, начальником структурного підрозділу служби персоналу, у веденні котрого знаходяться питання документаційного забезпечення управління персоналом), керівником служби персоналу, узгоджуються з керівником служби документаційного забезпечення управління і керівником відомчого архіву, після чого затверджується керівником підприємства. Затверджений табель форм документів по персоналу тиражується в необхідній кількості екземплярів, при цьому контрольний екземпляр табеля, як правило, передається в службу документаційного забезпечення управління.

Зважаючи на все ширше проникнення в управлінський процес і його забезпечення (у тому числі в документаційне забезпечення управління персоналом) інформаційних технологій, заснованих на вживанні комп’ютерної техніки і відповідних програмних інструментів, представляється доцільним вести табель форм документів по персоналу одночасно і в паперовому, і в електронному видах.

Ефективність управління документацією по персоналу багато в чому зумовлюється і тим, наскільки оптимальні структура і склад номенклатури справ служби персоналу — тобто належним чином оформленого і систематизованого переліку заголовків справ документів, що утворюються в процесі діяльності служби персоналу з вказівкою термінів їх зберігання.

Функціональне призначення номенклатури справ служби персоналу полягає в забезпеченні єдиного порядку формування і обліку справ з документами по персоналу, що утворюються в процесі діяльності служби, і вирішення наступних основних завдань управління документацією по персоналу:

• розподіл виконаних документів по персоналу між справами;

• систематизація справ;

• закріплення індексів справ;

• встановлення термінів зберігання справ;

• організація обліково-довідкової картотеки (бази даних) у справах служби персоналу.

Крім того, на основі номенклатури справ служби персоналу складаються описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і акти знищення справ з минулими термінами зберігання і що не представляють більше практичної або науково-історичної цінності. Номенклатура справ служби персоналу формується на основі номенклатури справ структурних підрозділів у складі служби. У свою чергу, номенклатура справ служби персоналу є невід’ємною частиною звідної номенклатури справ підприємства.

Підготовка проекту номенклатури справ служби персоналу здійснюється відповідно до загальних вимог, що пред’являються до розробки аналогічних документів підприємства, і з врахуванням особливостей, обумовлених специфікою організації і вмісту діяльності служби персоналу. Як правило, підготовка проекту номенклатури справ служби персоналу на перед календарний рік, що стоїть, виробляється в останньому кварталі попереднього року.

При складанні проекту, окрім номенклатури справ структурних підрозділів служби, враховується вміст:

• відповідних положень статуту (положення) підприємства;

• штатного розкладу підприємства;

• положення про службу персоналу і її структурних підрозділів;

• документів планування і звітності підприємства;

• типових і зразкових номенклатурних справ;

• типових і відомчих переліків документів, що утворюються в процесі діяльності підприємства з вказівкою термінів їх зберігання;

• номенклатура справ служби персоналу за попередні роки;

• описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Крім того, беруться до уваги результати аналізу документообігу служби персоналу за поточний рік.

Безпосереднє керівництво підготовкою проекту номенклатури справ служби персоналу здійснює керівник структурного підрозділу служби, у веденні якої знаходяться питання документаційного забезпечення управління персоналом. Вказана робота організовується у взаємодії із службою документаційного забезпечення управління підприємством, відомчим архівом і іншими відповідними органами (посадовими особами).

Проект номенклатури справ служби персоналу узгоджується із службою документаційного забезпечення управління і відомчим архівом, підписується керівником служби персоналу, після чого представляється на твердження керівникові підприємства. Затверджена номенклатура справ служби персоналу тиражується у необхідній кількості екземплярів, які прямують за призначенням (у вигляді копій або виписок).

Після закінчення діловодного року на підставі відомостей оформляється підсумковий запис, до якого вносяться відомості про категорії і кількість справ постійного, тимчасового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання, заведених службою персоналу в даному році. В табл. 1.3 наведені приклади справ і строки їх зберігання [18].

Таблиця 1.3

Терміни зберігання документів

 

№	Заголовок справи	Термін зберігання справ
1.	Накази (розпорядження) керівника організації про прийом, переведення, звільнення робітників	75 років
2.	Накази (розпорядження) керівника організації про надання відпусток, стягнення, відрядження робітників	3 роки
3.	Накази (розпорядження) керівника організації по адміністративно-господарській діяльності підприємства	5 років
4.	Штатний розклад організації (затверджений)	постійно
5.	Положення про службу кадрів та посадові інструкції співробітників	3 роки після заміни  новими
6.	Документи (заяви, довідки, пояснювальні записки та ін.) до розпоряджень по кадрам, не увійшовши до особових справ	3 роки
7.	Документи (доповіді, річні звіти та ін..) про стан і перевірку роботи з кадрами	постійно
8.	Трудові договори та угоди	3 роки після закінчення  терміну дії договору та угоди  при умові закінчення ревізії
9.	Список (штатно-обліковий склад) робітників організації	75 років
10.	Особові справи та особові карточки робітників	75 років
11.	Книга обліку прийому, переміщенню, звільненню робітників	75 років
12.	Листування з організаціями про прийом, розподіл, переміщенні, обліку кадрів	3 роки
13.	Листування з організаціями про підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів	3 роки
14.	Документи (положення, характеристики, атестаційні листки та ін.) про проведення атестації робітників	75 років зберігаються  в особових справах, ті що не  увійшли до складу особових справ – 5 років
15.	Документи (графіки, заяви та ін..) про надання відпусток	1 рік
16.	Журнал обліку видачі довідок з місця роботи	3 роки
17.	Номенклатура справ служби кадрів	5 років