Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

Для того, щоб служба управління персоналом  могла  успішно виконувати свої функції, необхідно дотримуватися певних вимог, що пред’являються  до якості інформації. Корисність інформації визначається користувачами, які висувають до її якості наступні вимоги рис. 1.2 [15].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2 Вимоги до інформації у системі управління

 

Інформаційне забезпечення служби управління персоналом можна  розділити  на  немашинне  і  внутрішньо-машинне.   Така класифікація інформаційного забезпечення  може  бути  використана  лише за тієї умови, що в підрозділах служби управління  персоналом  є засоби обчислювальної  техніки  (персональні комп’ютери або використовувані обчислювальні ресурси організації).

Немашинне   інформаційне   забезпечення   включає: систему класифікації  і кодування інформації; системи управлінської документації;  систему   організації,   зберігання,   внесення   змін   в документації. Немашинна  інформаційна  база  є  сукупністю повідомлень,  сигналів  і  документів  у   формі,   що сприймається   людиною безпосередньо без вживання засобів обчислювальної техніки.

У  немашинній  сфері  в процесі   управління   обмін   інформацією реалізується у вигляді  руху  документів  між  керованими    системами, що управляють: від органу управління  до  об’єкту  слідують  документи,  що містять планову інформацію (накази, розпорядження, планові завдання,  плани-графіки і т. п.); по лінії зворотного  зв’язку  –  від  об’єкту  до  органу  управління  – слідують  документи,  що містять  обліково-звітну  інформацію  (інформація  про поточний   або   минулий   стан об’єкту    управління).    Немашинне інформаційне  забезпечення   дозволяє   провести   ідентифікацію   об’єкту управління, формалізувати інформацію, представити дані у вигляді документів.

Внутрішньо-машинне інформаційне забезпечення містить масиви  даних, що формують інформаційну базу  системи  на  машинних  носіях,  а також систему програм організації, накопичення, ведення  і  доступу  до  інформації цих масивів. Основним   елементом   внутрішньо-машинного   інформаційного   забезпечення є   інформаційний   масив,   що є сукупністю однорідних записів.

Структура  масиву, склад, порядок дотримання записів  в масиві не залежать від типа машинного носія.

Останнім часом широкого поширення набуло використання ПК в структурних  підрозділах  організації,  у тому числі  у  відділі  кадрів, відділах праці і заробітної плати і так далі. В зв’язку з цим однією  з  центральних проблем  проектування  інформаційного   забезпечення   служби   управління персоналом є організація даних в пам'яті ПК.

Недоліки традиційного підходу  організації  масивів  інформації  в пам’яті ПК, при якому розробка  інформаційної  бази  орієнтувалася  на конкретні  функціональні  завдання,  привели  до   необхідності   орієнтації власне на інформацію, на дані, що зумовило  перехід  від  проблемно - орієнтованої бази даних до інформаційно-орієнтованої.

Все це зумовило нову організацію даних  в  ЕОМ,  що  знайшло  своє віддзеркалення в розробці банків даних, що є сукупністю  баз даних користувачів,  технічних  і  програмних  засобів  формування  і ведення цих баз.

Банк даних будується з баз даних,  кожна  з  яких  є  сукупністю  даних,  організованих   по   певних   правилах, що передбачають  загальні  принципи  опису,  зберігання  і   маніпулювання даними. У базі даних накопичується і постійно оновлюється інформація у вигляді невеликого числа масивів, кожен з яких орієнтований  на  використання при рішенні багатьох завдань управління.

При цьому  основна  увага  приділяється безперервній  підтримці  в  системі  точної  динамічної   інформаційної моделі об’єкту управління.

До інформаційного забезпечення управління персоналом відноситься автоматизована інформаційна система (АІС) яка зазвичай визначається як сукупність програмно-апаратних засобів, призначених для автоматизації діяльності, пов’язаної із зберіганням, передачею і обробкою інформації.

АІС є комплексом дій і заходів технічного, організаційного і економічного характеру, який дозволяє понизити міру участі або повністю виключити безпосередню участь людини в здійсненні тієї або іншої функції виробничого процесу, процесу управління. Вельми зручно, що сучасні системи управління базами даних володіють широкими можливостями резервного копіювання і архівації даних, паралельної обробки інформації і так далі.

Існуючі в даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом  по їх функціональній спрямованості можна розділити на наступні основні групи: багатофункціональні експертні системи, що дозволяють проводити профорієнтацію, відбір, атестацію співробітників підприємства; експертні системи для групового аналізу персоналу, виявлення тенденцій розвитку підрозділів і організації в цілому;  програми розрахунку зарплати; комплексні системи управління персоналом, що дозволяють формувати і вести штатний розклад, зберігати повну інформацію про співробітників, відображати рух кадрів в середині організації, розраховувати зарплату.

І так, сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи, в першу чергу, керівництва і персоналу кадрових служб підприємств і грають велику роль в підвищенні продуктивності їх праці. Автоматизація управління забезпечує всі рівні управління необхідною інформацією (табл.1.2.) [13].

Таблиця 1.2

Забезпечення рівнів управління інформацією

Рівень управління	Інформація що надходить
вищий рівень	інформація стосовно аналізу ринку, кон’юнктури, конкуренції, альтернативних варіантів пошуку стратегії розвитку підприємства.
середній рівень	вирішення завдань з розрахунку планових показників, контролю за їх виконанням.
оперативний рівень	оброблення фактичних результатів діяльності в реальному масштабі часу в міру їх виникнення.

 

Зокрема, менеджери по персоналу за допомогою таких систем позбавляються від виконання рутинних операцій при роботі з кадрами, підготовці і обліку наказів.

Вітчизняні науковці класифікують автоматизовані інформаційні системи за типом підтримки, яку вони забезпечують підприємству [8].

У результаті всі системи поділяють таким чином:

Системи першого класу – обробляють інформацію, що генерується та використовується в ділових операціях:

• системи оброблення операцій, які можуть проводитись способами пакетного оброблення даних або в режимі реального часу;

• автоматизовані системи управління технологічними процесами;

• системи співробітництва на підприємстві, використовують комп’ютерні мережі для забезпечення координації, зв’язку та співробітництва між відділами, робочими групами, спеціалістами, що беруть участь у процесі. Співробітництво здійснюється за допомогою різноманітних мережевих ресурсів таких, як електронна та голосова пошта; аудіо-, відео-конференції; програмні засоби управління; системи автоматизації документообігу та ін.;

Системи другого класу – надають допомогу менеджерам у прийнятті рішень:

• інформаційні менеджерські системи – системи забезпечення менеджменту, що виробляють заздалегідь визначені звіти, надають дані та відображають результати вжитих заходів періодично або за запитом;

• системи підтримки прийняття рішень – використовують моделі прийняття рішень, базу даних і особисті міркування в кожному конкретному випадку для здійснення аналітичного процесу прийняття певного рішення;

• управлінські інформаційні системи – це системи з додатковими можливостями для управління, зокрема такими, як аналіз даних, використання засобів підтримки прийняття рішень, інструментарію підвищення особистої продуктивності.

Інтегрована управлінсько-інформаційна система – це цілісне операційне середовище, метою функціонування якого є забезпечення керівництва й персоналу підприємства необхідною актуальною і правдивою інформацією про стан підприємства, а також надання можливості уповноваженим особам без перешкод здійснювати вплив на рівні виконавців, не дивлячись на їх територіальну віддаленість [19].

Таким чином, інформаційне забезпечення управління персоналом призначене для зберігання і миттєвого здобуття всіх необхідних відомостей про співробітників. Також воно дозволяє вести табель обліку робітників, вихідних, лікарняних і відпускних днів, розраховувати заробітну плату співробітників, нараховувати премії, стягати штрафи, формувати різну звітність.

Для ефективного інформаційного забезпечення управління персоналом на підприємстві потрібні сучасні ІТ для автоматизації інформаційних систем та впровадження інтегрованої управлінсько-інформаційної системи.

2. Аналіз документаційного забезпечення управління персоналом

 

 

Документаційне забезпечення управління - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій. Від правильної організації і якнайповнішої механізації і автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління персоналом.

Документаційне забезпечення управління персоналом підприємства — це комплекс заходів, направлених на створення і підтримку умов, необхідних для здійснення ефективного управління документацією по персоналу, документування трудової діяльності працівників підприємства, а також діяльності керівного складу підприємства. Як правило, організація документаційного забезпечення управління персоналом підприємства покладається на службу персоналу підприємства. Документальне забезпечення управління персоналом підприємства організовується у відповідності:

• із законодавством України;

• нормативно-правовими актами Президента України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів;

• організационно-распорядчими та організаційно-методичними документами органів виконавчої влади;

• організационно-распорядчими і організаційно-методичними документами територіальних, галузевих, відомчих і місцевих органів управління (по відношенню до яких підприємство займає підлегле положення) по питаннях управління персоналом і документального забезпечення управління, видаваних ними в межах своєї компетенції;

• локальними актами підприємства.

На основі перерахованих актів і документів підприємство (служба персоналу, інший структурний підрозділ або посадова особа, що виконує функції служби) має право розробляти і затверджувати інструкцію по документаційному забезпеченню управління персоналом, а також інструкції і інші аналогічні документи (положення, правила, роз’яснення і т. п.) по окремих питаннях управління документацією по персоналу, документування трудової діяльності працівників підприємства і діяльності служби персоналу. В процесі своєї діяльності служба персоналу взаємодіє з іншими структурними підрозділам і посадовими особами підприємства, а в необхідних випадках — з іншими підприємствами, організаціями і установами, в компетенції яких знаходяться ті або інші питання управління персоналом.

Кінцевою метою документаційного забезпечення управління персоналом є забезпечення його найвищої ефективності, що передбачає, з одного боку, своєчасне, повне і точне виконання посадовими особами підприємства вимог відповідних нормативно-правових актів, організаційно-розпорядчих і організаційно-методичних документів, а також положень локальних актів підприємства по питаннях документаційного забезпечення управління і управління персоналом, а з іншого боку, скорочення матеріальних витрат і термінів, потрібних для прийняття і реалізації рішень по управлінню документацією, документуванню діяльності працівників підприємства і служби персоналу.

Документація по персоналу - це впорядкована сукупність документів по персоналу. У свою чергу, документація по персоналу є одним з основних компонентів організаційно-розпорядливої документації (ОРД).

Склад ОРД (і відповідно склад документації по персоналу) встановлений уніфікованою системою документації. Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – система документації, що використовується для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління [4].

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у Державному класифікаторі управлінської документації за їх належністю до певних систем документації. Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, включена до Державного класифікатору управлінської документації як самостійна система, являє собою сукупність стандартів, інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання, спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації включає такі уніфіковані форми документів: акт, графік відпусток, доповідна записка, інструкція, положення, постанова, правила, наказ, протокол, розпорядження, рішення тощо, - всього 73 уніфіковані форми документів.