Анализ организационных структур ОАО

Каждое из отмеченных обстоятельств  приводит к изменениям структуры и может указывать на необходимость пересмотра главной стратегии предприятия.

Перераспределение задач, прав и ответственности, информационных потоков повышает эффективность организации путём роста производительности и по крайней мере временно сдерживает рост издержек, повышает прибыльность. Улучшение организационных форм нередко способствует выработке новых и более совершенных стратегических решений. Почти на любом крупном предприятии можно найти примеры, когда осуществлению хорошо задуманных стратегических планов мешала организационная структура, которая задерживала их выполнение или отдавала предпочтение решению второстепенных вопросов.

Взаимосвязь стратегии и  структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием. Аналитический процесс по изучению стратегии предприятия является неотъемлемым элементом корректировок в структуре. Используемые методы анализа, как правило, состоят из нескольких этапов.

Первый этап состоит в выяснении задач предприятия, областей неопределённости и наиболее вероятных альтернатив развития. В случае образования совершенно новых предприятий определение задачи может быть ограничено установлением проектных параметров.

Второй этап — анализ организационной структуры — заключается в определении переменных, которые значительно влияют на выполнение задачи. На этом этапе необходим глубокий анализ экономической и производственной структуры предприятия и её основных компонентов.

На третьем этапе изучаются цели и программы развития предприятия. Важно убедиться, что текущие цели соответствуют главной задаче предприятия, а программы согласованы с ключевыми факторами успешного функционирования. Это является существенным моментом, поскольку цели и планы оказывают непосредственное воздействие на организационную структуру путём определения приоритетов и значения ранее принятых решений.

На четвертом этапе оценивают, насколько структура организации отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешность её функционирования. Для этого необходимо тщательно изучить существующую формальную структуру, определить все её слабые и сильные стороны, выяснить, какие недостатки в формальной структуре компенсируют неформальные элементы и насколько эффективно.

Н.П. Беляцкий пишет, что трудным, но неизбежным моментом в анализе организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Исследователь изучает основные процессы управления — планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль — для того, чтобы установить, насколько они способствуют выполнению задачи, цели и стратегических программ [2, c. 309]. Анализ организации и окружающей среды представляет колоссальный объём информации, который необходимо оценить так, чтобы можно было принять решение о структуре, что является конечным этапом аналитического процесса.

Выработка такого решения является очень трудным, почти полностью эмпирическим процессом. Структура больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Скорость изменений настолько увеличивается, что ищут не столько специфическую, постоянную структуру, сколько временную, которая отражает определённый этап развития организации. И, наконец, структура, зафиксированная в схемах и уставах, всё меньше места занимает в проектах организации.

1.3 Методы анализа организационных структур управления

Прежде чем производить оптимизацию организационной структуры управления в соответствии с выбранной стратегией предприятия, необходимо ее исследовать. Анализ организационных структур осуществляется на основе нескольких взаимодополняющих методов [24, c. 56]. Рассмотрим некоторые из них.

Метод аналогий заключается в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными характеристиками (целями, технологией, спецификой, размером и т.д.) по отношению к исследуемой организации.  К методу аналогий  относится определение границ типовых структур управления и условий их применения.

Экспертно-аналитический  метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением руководителей, что позволяет выявить специфические особенности проблем и «узкие места» в работе аппарата управления. Метод дает возможность выработать рациональные рекомендации по формированию или перестройке управления, исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Данный метод является наиболее гибким и всеобъемлющим.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей и подцелей организации, включая их количественную и качественную формулировки и последующий анализ организационных структур с позиций их соответствия системе целей.

Метод организационного моделирования состоит в разработке формализованных математических, графических и других отображений (моделей) распределения полномочий и ответственности в организации. Разработанные модели являются базой для проведения вычислительного эксперимента с целью построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур во взаимосвязи их переменных.

В настоящее  время появились автоматизированные системы, позволяющие по функциональным целям и сведениям о состоянии ресурсов организации и о динамике развития внешней среды получить соответствующий проект организации. Однако не следует слишком преувеличивать роль автоматизированных информационных систем в решении задачи проектирования организаций.

Работа автоматизированных систем предусматривает использование процедур имитационного моделирования, основу которых составляет ориентация на использование опыта и интуиции проектировщика. Соответственно ответственность за возможные просчеты и ошибки в процессе проектирования целиком возлагается на человека, так как принятие окончательного решения остается за ним, а экспертная система только предлагает набор альтернатив, удовлетворяющих поставленным условиям, или, что не менее важно, сообщает проектировщику об отсутствии таковых.

Выбор метода решения  той или иной организационной  проблемы зависит от ее характера, а также от результатов соответствующего исследования. Должны приниматься во внимание качество и эффективность используемой методики, наличие необходимой информации, квалификация разработчиков системы, сроки выдачи рекомендаций, материальная и научно-техническая база и т.д.

Внесение корректив  в организационную структуру  управления должно сопровождаться систематическим анализом функционирования организации и изучением окружающей ее среды с целью выявления проблемных зон. Для этого необходимо разработать генеральный план совершенствования организационной структуры и гарантировать, что в программе нововведений содержатся максимально простые и целенаправленные предложения. Кроме того, важно определить последовательность в реализации планируемых перемен.

В зависимости  от конкретных обстоятельств изменения  в структуре организации могут быть частичными, касающимися отдельных служб и определенных видов деятельности, или радикальными, когда под влиянием бурного или даже скачкообразного развития рыночной обстановки требуется глубокая и многосторонняя реорганизация. Важно подчеркнуть, что реорганизация предприятия не может производиться моментально, внезапно, без глубокой и всесторонней предварительной работы специалистов разного профиля.

При устранении недостатков организационных структур особое значение приобретает разработка методов упреждающего выявления отклонений от нормы в работе деловых организаций уже на начальном этапе их развития. Диагностические исследования системы управления проводятся с целью оценки текущего состояния предприятия и выявления проблемных ситуаций. Проблемой будем считать ситуацию, при которой цели, поставленные перед предприятием и системой управления, по какой-либо причине не могут быть достигнуты и появляется необходимость в корректировке системы.

Первый этап диагностики системы управления заключается в выявлении и описании признаков, вызывающих затруднения в работе, т.е. в выявлении «симптомов заболевания», как это принято говорить в медицине. Симптом болезни - это отклонение от нормы, поэтому необходимым условием успешного проведения диагностических исследований предприятия является наличие положений и нормативов, служащих основой измерения экономических и социально-психологических характеристик деятельности системы.

Второй этап - измерение параметров и анализ полученных показателей.

Третий этап - выводы и заключения, позволяющие  поставить окончательный диагноз и принять необходимые меры для исправления ситуации.

При анализе  эффективности систем управления предприятиями малого и среднего бизнеса наиболее целесообразно проведение диагностических исследований в процедурах упреждающего управления, т.е. в процессе прогнозирования развития системы и выявления возможности возникновения проблемных ситуаций.

Среди менеджеров существует мнение, что предвидеть проблему - значит наполовину ее решить. В данном случае решение - это разработка действий системы управления по предотвращению неблагоприятного развития событий. В условиях острой конкурентной борьбы, когда состояние предприятия определяется не только его собственными действиями, но и влиянием множества внешних, зачастую трудно предсказуемых факторов, это далеко не всегда удается.

В ходе диагностических  исследований должны быть изучены не только возможности системы управления по выходу из проблемных ситуаций, но и ее способности использовать сложившиеся обстоятельства для коррекции своей деятельности с целью эффективного решения задач, стоящих перед предприятием в целом. Действия системы должны быть следствием умелого использования существующих возможностей и сложившейся ситуации.

Традиционно понятия  «симптом» и «проблема» принято  связывать с негативными явлениями, однако применительно к развитию организаций это не всегда справедливо. К примеру, в отрасли появилась новая технология работы. Ее быстрое освоение может оказаться достаточно серьезной проблемой. Или в результате стабильного развития Вам удалось привлечь дополнительные инвестиции. Освоение новых капиталовложений — тоже большая управленческая проблема. Но и то и другое — это положительные факторы, способствующие развитию организации.

Поскольку предприятие  является сложным социальным объектом открытого типа, диагностика проблем представляет собой сложную многошаговую задачу. Первый шаг — это сбор информации. Для выявления возможных причин возникновения затруднений необходим научный анализ информации. На первом этапе целесообразно сформулировать проблему в общем виде, что даст возможность сократить число факторов, которые необходимо учитывать при исследовании, и соответственно уменьшить объем необходимой работы по сбору и анализу информации. Информация должна содержать сведения о состоянии рынка, действиях конкурентов и государственных организаций.

При анализе  состояния организации следует  обратить внимание на такие показатели, как прибыль, сбыт, издержки, производительность, а также на такие социально-психологические признаки неблагополучного положения дел, как текучесть кадров, конфликтность в коллективе. Сбор и анализ информации должен проводиться с использованием современных программно-технических средств и ПЭВМ. Для группирования факторов и описания их влияния на работу организации целесообразно использовать методы факторного  анализа.  Для оценки сложившейся ситуации как на количественном, так и качественном уровне рекомендуется привлекать независимых консультантов и экспертов.

Также оценка строится путем сведения различных показателей, характеризующих работу организации, в единый интегральный ряд. Это позволяет определить относительный уровень отклонения обследуемого предприятия от выбранного эталона, что может быть использовано для построения рейтинговых оценок организаций в рассматриваемой группе. Наивысший балл присваивается предприятию-эталону.

При выполнении рассматриваемой процедуры необходимо использовать два подхода: на макро и микро уровне.

Микроподход - это  анализ самой организации, основных свойств ее элементов и взаимодействия между ними. Перечень факторов внутреннего характера, определяющих качество, зависит в первую очередь от организационной структуры и от схемы функционального взаимодействия управляющих и исполнительных звеньев. Структура системы управления, а также механизм ее действия должны сочетаться с целью и выбранной стратегией поведения. Поэтому этапу анализа системы на микроуровне предшествует описание выбранной стратегии и перечня задач, которые организация должна решать в рамках реализации этой стратегии.

Макроподход - это  взгляд на организацию систему «со стороны». Такой подход предусматривает изучение в первую очередь входов и выходов, взаимодействия с внешней средой. К ней относятся не подвластные прямому воздействию со стороны системы управления объективные факторы, условия, силы и субъекты (физические и юридические лица), влияющие на деятельность исследуемой организации.

Перечень факторов внешней среды, степень их влияния  зависят от типа деятельности и стратегии действия организации на рынке товаров и услуг. Очень многое определяется ориентацией организации на внутренний или внешний рынок. По мере развитая процессов глобализации экономической деятельности и освоения систем электронной коммерции это различие будет постепенно исчезать.

Интегральная оценка абсолютного  показателя качества организации Р определяется, исходя из условия:

(1)

где  k- число показателей, входящих в интегральную оценку; А_i - значение коэффициента важности показателя; X_i - числовое значение i-ой характеристики качества организации [23, c. 10].

Найденная интегральная оценка абсолютного качества организации будет представлять собой комбинированный показатель, включающий в себя формальные (полученные с помощью экономико-математических методов) и неформальные (полученные на основе личного опыта, наблюдений и интуиции) показатели.

Для оценки степени  отклонения показателей, характеризующих  эффективность  системы  управления  исследуемого предприятия, от показателей эталонной модели можно использовать М - норму: