Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

Ядро системы AWS Manager непосредственно отвечает за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный  этап  работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый интерфейс, посредством которого можно получить всю необходимую информацию   об интересующих процессах. С помощью AWS Builder строятся карты процессов и выполняется их реинжиниринг с введением новых сотрудников (долей), их назначением, определением временных интервалов и штрафных санкций, а также статическая проверка карты на замкнутость при генерации схемы. 
Модуль AWS Analist предназначен для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии, с оптимизацией по времени, либо по затратам.

Система управления документами DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет в распределенной гетерогенной среде организовать электронный архив предприятия для хранения, поиска и  обработки  информации.

Система построена  по архитектуре "клиент – сервер" с установкой библиотечного (для картотеки документов) и документального (для файлов) серверов с дополнительной реализацией сервера полнотекстового индекса. Для хранения библиотеки используется любая модификация промышленного SQL-сервера. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: поддерживать ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.  
Документы размещаются в сетевых файловых системах NetWare и Windows NT с возможностью полуавтоматического удаления редко используемых файлов. Классификация документов строится на основе атрибутов учетной карточки, полнотекстовых индексов и объединением их в папки. Для отбора используются интерфейс запроса по образцу и механизмы атрибутивного и контекстного поиска.

Система DOCS Open позволяет  вести распределенные и удаленные электронные архивы. Она сопрягается с LotusNotes через дополнительный модуль (InterchangeforLotusNotes) и с системой управления документооборотом ActionWorkFlow.

К недостаткам DOCS Open относится чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам  при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Система для  организации групповой работы LotusNotes представляет собой платформу типа «клиент – сервер», служащую для  разработки и размещения приложений класса groupware на основе электронной почты, являющейся неотъемлемым атрибутом системы.

Современные требования, предъявляемые к программному обеспечению  электронной почты, не ограничиваются только необходимостью обеспечения  передачи сообщений. Электронная почта  должна обеспечить выполнение одновременно несколько функций, или другими словами, она должна быть многокомпонентным программным продуктом. Эти компоненты приведены в Приложении 1.

Она позволяет  пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать  документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты. Пользователям система LotusNotes предоставляет доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix). 
LotusNotes обеспечивает:

1. единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
2. гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов (newsfeeds), сканированных изображений и структурированных реляционных систем;
3. быструю разработку прикладных программ для рабочих групп;
4. систему защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа;
5. тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;
6. открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов API);
7. масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации);
8. интеграцию набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), для создания технологии бизнес-процесса заказчика.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы LotusNotes основано на графическом пользовательском интерфейсе и включает шесть фиксированных экранных окон, в которых размещаются пиктограммы баз документов.

База документов Notes – это средство хранения документов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию. Сложные документы создаются и обновляются при помощи бланков NotesForms и встроенного редактора.

 

3.2. Оценка  эффективности предлагаемых рекомендаций

 

Оценить эффективность внедрения информационной системы, достаточно сложно. Внедрение подразумевает немалые затраты на общую автоматизацию (компьютеры, серверы, сетевое оборудование, лицензии, консультационные услуги и т.д.). В этой связи важно сопоставлять расходы на автоматизацию того или иного процесса, учитывая его место в системе, с итоговыми результатами проекта в целом. То есть необходимо ответить на вопрос, что даст ведение учета соответствующих операций в системе или предоставление таких – то данных такому – то управленцу? Каких потерь это поможет избежать? Как повысить эффективность используемых ресурсов? Какие резервы, позволит вовлечь в производственную деятельность? В противном случае возрастает риск того, что затраты на автоматизацию процессов не окупятся.

Такого рода технологические платформы относятся  к сложным программным продуктам, требующим достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор корпоративной информационной системы (КИС), приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании - поставщика или консультанта. Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Внедрение системы LotusNotes позволит эффективно контролировать следующие процессы:

• работу с организационно – распорядительными документами;
• внутрикорпоративный документооборот;
• подготовку проектов исходящих документов;
• обработку входящей корреспонденции;
• согласование договоров;
• контроль исполнительской дисциплины.

Для проведения оценки эффективности внедрения  ИТ на предприятии необходимо пройти несколько этапов:

• выбор источника эффективности;
• количественная оценка вложений;
• моделирование существующих процессов;
• применение методики расчета, на основании сравнительного анализа показателей по конкретным источникам эффективности.

Существует несколько методов оценки эффективности внедрения информационных технологий на предприятии:

1. метод сопоставления  данных позволяет оценить уровень  автоматизации процессов, по отношению  к прошлым периодам;

2. бюджетный  метод – позволяет оценить  и управлять бюджетом на ИТ на этот и следующие годы;

Следует обратить внимание на целесообразность использования  сразу нескольких методик при  оценке эффективности вложений в  ИТ. Сочетание вышеуказанных методов  и применение комплексного показателя эффективности может дать более полный учет всех факторов эффективности деятельности и конкурентоспособности предприятия, необходимо заранее обсудить, продумать и структурировать план работы, так как оценка занимает достаточно много времени, обычно до нескольких месяцев. Оценка ИТ должна проводиться не только в самом Отделе ИТ, ГИС и ОКСИОН, но и во всех остальных подразделениях ГУ МЧС России по РИ».

Решение проблем  оценки эффективности на современном  уровне предполагает применение тех  или иных управленческих методик, внедрение современных информационных технологий, адекватных проблемам. При этом возникает необходимость согласования и организации интегрированного взаимодействия множества финансовых и управленческих методик, внедренных на предприятии, посредством ИТ – систем, а также создания и ведения на предприятии электронной библиотеки или хранилища оптимальных управленческих решений, экспертных систем, средств и систем поддержки принятия решений.

Не менее  важными объектами проектирования являются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов-менеджеров и руководителей различных звеньев и уровней управления организацией. Определяющим в этом процессе является профессиональная ориентация работника. Учитывается, что специалисты-менеджеры и руководители среднего звена решают главным образом задачи тактического характера: занимаются среднесрочным планированием, анализом и организацией работ в течение ограниченного временного отрезка, например, анализом и планированием поставок материальных ресурсов, сбытом готовой продукции, составлением производственных программ. АРМ такой категории работников проектируется с учетом специфических особенностей решаемых ими задач. Такими особенностями являются периодичность (регламентированность) формирования результатных документов, четко определенные алгоритмы решения задач, использование разнообразной нормативно-справочной и оперативной информации, накапливаемой и сохраняемой в информационной базе АРМ специалиста либо на файл-сервере корпоративной ИС.

 

АРМ руководителей  верхнего уровня управления (руководителей фирм; предприятий, организаций) проектируются с расчетом решения стратегических и прогнозных задач. Такими задачами могут быть: установление стратегических целей, планирование материальных ресурсов, выбор источников финансирования, формирование инвестиционной политики и т. п. Задачи СППР имеют, как правило, нерегулярный характер, им свойственны недостаточность имеющейся ин- формации, ее противоречивость, неточность, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованности алгоритмов решения. Поэтому АРМ руководителя должен оснащаться программными средствами для составления аналитических отчетов произвольной формы, реализации задач математико-статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования, вывода результатов анализа в виде разнообразных графиков и т. п. При этом учитывается необходимость использования баз обобщенной информации, информационных хранилищ, баз знаний, правил и моделей принятия решений.

 

Объектом проектирования является и каждое рабочее место специалиста-менеджера, где очень важным оказывается организация интерфейса пользователя для повышения эффективности его профессиональной деятельности. АРМ проектируется либо как локальное рабочее место специалиста, либо как узел - рабочая станция - корпоративной ИС. Именно этим определяется интерфейс пользователя, состав обеспечивающих подсистем и набор специального программного обеспечения для решения функциональных задач.

На основании  данного исследования можно выявить, что существует прямой эффект от внедрения современных информационных технологий на предприятии: сокращается время на обработку информации, обслуживание клиентов, повышается производительность, уменьшаются непроизводственные затраты, исключаются возможности ошибок, снижаются риски и т.д. Внедрение новых информационных технологий ГУ МЧС России по РИ так же предопределяет его гибкие возможности в будущем, повышает его эффективность.

 

Выводы

В качестве рекомендаций по устранению проблем, обнаруженных в  службе обработки информации, были предложены: пакет управления документооборотом ActionWorkflow.система для организации групповой работы LotusNotes.

Внедрение новых  информационных технологий в ГУ МЧС России по РИ способствует повышению производительности труда, сокращению времени на обработку информации, В итоге, все это способствует  устойчивости организации, развитию его эффективной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее  время эффективное функционирование предприятий и организаций невозможно осуществлять без применения современных информационных технологий. Важным фактором совершенствования управленческой деятельности на всех уровнях управления являются информационные технологии, которые представляют массу новых возможностей получения и обработки информации, перенося предмет управления в новую плоскость.

При помощи информационных технологий решается двойная управленческая задача: с одной стороны, развиваются и стимулируются способности сотрудников, с другой – создаются условия для приведения их в соответствие с общей стратегией и принципами работы организации.

Предметом данного  исследования явились пути повышения  эффективности управленческой деятельности с применением информационных технологий в современных условиях.

Объектом исследования выступило ГУ МЧС России по РИ.

В рамках первого  раздела была рассмотрена управленческая деятельность и ее составляющие. Исходя из этого, была обозначена сущность понятия «управление», выделены критерии эффективности, дано обоснование роли и места информационных технологий в управлении.