Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

Итак, критерий эффективности – это показатель, выражающий главную меру желаемого  результата, которая учитывается  при рассмотрении вариантов решения.

Критерий эффективности управления определяется не только оптимальностью функционирования объекта управления, но и должен характеризовать качество труда в управляющей системе, экологическую и социальную эффективность.

Для управления эффективностью организации необходима разработка единых принципов и подходов к управлению, измерению и оценке развития и работы организации в условиях постоянных изменений с учетом современных складывающихся представлений об успешной организации.

Рассматривая  организацию как открытую систему, следует выделить два направления оценки ее эффективности: оценка эффективности всех ее подсистем и оценка эффективности развития организации во внешней среде¹⁰.

Назовем принципиальные для анализа положения организации  моменты:

1. Выявление сильных и слабых сторон организации (внутренние факторы) и их сравнение с возможностями и опасностями рынка (внешние факторы) позволяет оценить реальные предпосылки ее приспособления к внутренней структуре, определить потенциал адаптационного управления и направления его реализации. Компоненты адаптационного потенциала (организационные, кадровые, технологические и информационные ресурсы) определяются основными составляющими подсистемами организации (персонал, экономика и финансы, маркетинг, инновации) и одновременно являются объектами управления и оценки.

2. При оценке и измерении эффективности организации необходимо учитывать взаимосвязь и взаимовлияние параметров работы входящих в организацию подсистем.

3. Общее состояние организации предопределяется не только параметрами ее подсистем, но и динамикой факторов внешней среды, прямо или косвенно воздействующих на нее. Чтобы описать будущее состояние внешней среды, определяют отдельные параметры и проецируют в будущее их потенциальную динамику. При этом выделяют соответствие изменений внутренней среды организации (параметров всех ее подсистем) изменениям микросреды (поставщиков, посредников, конкурентов, потребителей) и макросреды (политической, демографической, научно-технической, культурной и природной среды) по их направленности на цели развития организации.

4. Изменения, происходящие во внешней среде, предопределяют необходимость стратегического подхода к развитию и работе организации.

5. Работа организации в реальном масштабе времени должна быть подчинена целевым установкам стратегии развития организации.

6. Связь между  стратегическим, текущим и оперативным  управлением должна базироваться  на использовании методического  инструментария, обеспечивающего единство  подходов, оценок, измерений.

7. Использование  интегрированных систем планирования, отчетности и информационного обеспечения как базы для взаимосвязанного управления развитием и работы организации¹¹.

При определении  критериев и показателей эффективности  работы организации необходимо учитывать  принятые в мире подходы, в соответствии с которыми выделяют, по меньшей мере, семь критериев оценки:

• действенность;
• экономичность;
• качество;
• прибыльность (доходы/расходы);
• производительность;
• качество условий трудовой жизни;
• внедрение новшеств.

Действенность – это степень достижения системой поставленных перед ней целей. Чтобы ее измерить, сравнивают намеченные результаты с фактическими. Наиболее распространенный метод измерения — расчет индексов действенности, показывающих степень достижения цели в одном периоде по сравнению с другим.

Экономичность – это степень использования системой «нужных» вещей. Экономичность определяют путем сопоставления ресурсов, которые предполагалось израсходовать для достижения определенных целей и выполнения конкретных работ (услуг), с ресурсами, которые были фактически потреблены.

Качество - это степень соответствия системы требованиям, спецификации и ожиданиям клиентов. Традиционные методы определения качества предоставляемых работ (услуг) включают установление соответствия спецификациям и своевременности предоставления работ (услуг) - в сроки и во время, которое удобно для потребителей.

Прибыльность – это соотношение между валовыми доходами (или сметными показателями) и суммарными издержками (или фактическими расходами). Конкретными показателями прибыльности являются:

• уровень прибыли, отнесенный к объему продаж;
• соотношение прибыли и совокупных активов;
• отношение прибыли к собственному капиталу.

Производительность – это соотношение количества работ (услуг) и затрат на их реализацию.

Качество условий трудовой жизни – это престижность работы, чувство безопасности, уверенности, удовлетворенности работников организации, включая управленческий персонал. Методы измерения направлены на определение степени соответствия личных представлений работников о социально – психологических условиях в трудовом коллективе и фактического состояния условий труда.

Внедрение новшеств – это реальное использование новых достижений в области современной техники и управления в организации для достижения поставленных целей¹².

Наиболее важным источником затрат является аппарат  управления. Эффективность деятельности менеджеров напрямую довольно сложно измерить, так как между решением и результатом проходит время  и множество преобразований. Необоснованные управленческие решения имеют большую разрушительную силу. Они могут подорвать не только организацию, но и социально – экономическую систем. Решения могут быть неэффективными вследствие неправильно выставленных целей, нехватки ресурсов, плохого выполнения работ и т.д.

Итак, эффективность менеджмента организации обеспечивается за счет деятельности по оптимизации затрат и увеличения результативности по всем направлениям менеджмента:

• в управлении трудовыми ресурсами;
• в управлении производством или при создании операционной    системы;
• при определении методов и структур управления.

Говоря об эффективности  по отношению к организации, нельзя не отметить, что она включает как  минимум две стороны:

• эффективность основной деятельности (производственной), то есть оценка того, что делает организация. В этом случае применяются традиционные показатели эффективности, соизмеряющие результаты и затраты;
• эффективность системы управления организацией, то есть оценка как организация добивается соответствующих результатов. Здесь показатели преимущественно носят качественный характер. 

Эффективность характеризуется такими признаками, как высокая результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов, высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации, предприимчивость, высокая активность, усердие, трудолюбие, настойчивость участников¹³.

Эффективность управленческой деятельности также  зависит от рационального построения организационной структуры управления. Организационная структура – форма распределения задач и полномочий на принятие решений между лицами или группами лиц (структурными подразделениями), составляющими организацию, учитывающая направленность организации на достижение стоящих перед ней целей.

Эффективность структуры определяется количеством, значением, формой и содержанием ее составных частей и тем местом, которое они занимают в целом, и существующими между ними отношениями.

Для того чтобы  система управления эффективно функционировала, ее организационная структура должна быть построена с соблюдением следующих принципов:

1. Минимальное  число иерархических уровней,  то есть минимальное число  звеньев по уровням управления. Это позволяет повышать оперативность  управления, оптимизировать объем  информации, перерабатываемой на  каждом уровне, сокращать время реализации управленческих решений.

2. Гибкость структуры,  то есть способность перестраиваться  под влиянием внутренних и  внешних изменений. Организационная  структура должна адекватно реагировать  и изменяться с изменением  характера выпускаемой продукции, ее объемов, механизацией и автоматизацией производственного процесса, а также процесса управления. 

3. Рациональное  соотношение централизации и  децентрализации функций управления  на всех его уровнях. На верхнем  уровне управления должны приниматься решения, определяющие стратегию и перспективы развития предприятия, а тактические и оперативные решения должны приниматься на среднем уровне при наличии соответствующей меры ответственности. Оптимальная централизация приводит к установлению четкого взаимодействия и координации работы различных функциональных и производственных подразделений, устраняет дублирование в их работе и в работе отдельных специалистов.

4.  Четкое  распределение функций между  звеньями различных уровней. 

Также позволяет избежать дублирования в работе подразделений и исполнителей. Создает условия для специализации управленческих подразделений, оптимизации их численности и полной занятости работников¹⁴.

 

1.3. Роль  информационных технологий в  управлении

 

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемая для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде блоков (рис. 1):

• ввод информации из внешних или внутренних источников;
• обработка введенной (исходной) информации и представление ее в удобном виде;
• вывод информации для предоставления потребителям или передачи в другую систему;
• обратная связь – информация, переработанная персоналом данной организации, необходимая для коррекции исходной информации.

               Рис.1. Процессы в информационной  системе

 

Информационные  системы характеризуются следующими свойствами:

• любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;
• информационная система – динамичная и развивающаяся система;
• при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;
• выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;
• информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации¹⁵.

В зависимости  от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы (ИС) определяют как ручные, автоматические, автоматизированные.

Ручные ИС характеризуются  отсутствием современных технических  средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.

Автоматические  ИС выполняют все операции по переработке  информации без участия человека. Автоматизированные ИС предполагают участие  в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

  По характеру использования информации они подразделяются на информационно–поисковые и информационно–решающие. 

Информационно–поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение и выдачу информации по запросу  пользователя без сложных преобразований данных.

Информационно – решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процессе принятия решений и выделить управляющие и советующие ИС.