Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

По сфере  применения ИС подразделяются на следующие  виды.

ИС организационного управления предназначены для автоматизации  функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно данном толковании. Основные функции подобных систем: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

 ИС управления  технологическими процессами служат  для автоматизации функций производственного  персонала. Их широко используют  для поддержания технологического  процесса в металлургической  и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники и технологии. Основные функции САПР: инженерные расчеты, создание графической и проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС применяют для  автоматизации всех функций данной организации в рамках всего цикла: от проектирования до сбыта продукции. Их создание весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели.

В соответствии с концепцией «клиент – сервер » подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных, центральная  машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры «клиент – сервер» является использование языка запросов SQL (рис.2)¹⁶.

Рис.2. Схема  обработки информации по принципу «клиент-сервер»

Информационная  технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность методов и средств  реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Информационная  технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационной системе, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети¹⁷.

Принципиальное  отличие информационной технологии от производственной состоит в том, что информационная технология соединяет  работу четко структурированного типа (оперативный учет, расчетные операции, контроль исполнения и т.п.) и работу творческую, не поддающуюся пока полной формализации (принятие решений). Производственным же технологиям характерны строгая формализация и последовательность всех операций для выпуска продукции.

Информационные  технологии в соответствии с видами информационных процессов классифицируются на технологии:

• сбора, учета информации;
• передачи информации;
• обработки, анализа информации;
• хранения информации;
• представления информации;
• использования информации.

Реализация  информационной технологии предполагает наличие:

• технических средств, соответствующих информационному процессу;
• системы управления техническими средствами (например, для вычислительной техники это программные средства);
• организационно-методического обеспечения, координирующего все действия технических средств и персонала в единый технологический процесс в соответствии с конкретным информационным процессом, характерным определенной функции управленческой деятельности.

Каждый информационный процесс может быть реализован отдельной  технологией с использованием определенной технической базы, системы управления техническими средствами и организационно-методического  обеспечения. Но управленческая деятельность, результатом которой является принятие решений, включает практически все виды информационных процессов. Поэтому условием повышения эффективности управленческого труда является использование целого комплекса информационных технологий, обладающих гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям и изменяющимся условиям.

Внутримашинное  информационное обеспечение связано  с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных  по содержанию, назначению, организации  файлов и информационных связей между ними. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентаций на одну из моделей базы данных. По содержанию информационное обеспечение должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т.е. конкретную предметную область¹⁸.

Банк данных – это автоматизированная информационная система, включающая информационное, программное, аппаратное, математическое и административное обеспечение для автоматизации  бизнес-процессов конкретной предметной области.

В состав банка  данных входят: базы данных; СУБД; прикладные программы.

Базы данных – это поименованная совокупность данных организованных по определенным правилам, отображающая объекты предметной области, их атрибуты и связи между  ними.

Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система управления базой данных (СУБД). СУБД – это пакет программ, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность данных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими программными средствами.

Основные функции  СУБД:

• непосредственное управление данными во внешней памяти;
• управление буферами оперативной памяти;
• управление транзакциями;
• журнализация;
• языки базы данных.

Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствует рассмотренному набору функций. Логически в современной реляционной СУБД можно выделить наиболее внутреннюю часть – ядро СУБД, компилятор языка базы данных (обычно SQL), подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит.

С ростом популярности СУБД появилось множество различных  моделей данных. У каждой из них  имелись свои достоинства и недостатки, которые сыграли ключевую роль в  развитии реляционной модели данных, появившейся во многом благодаря  стремлению упростить проектирование, упорядочить работу с моделями данных и повысить ее эффективность. Основным средством организации и автоматизации работы с базой данных являются системы управления базами данных¹⁹.

Выбор СУБД определяется многими  факторами, но главным из них является возможность работы с конкретной моделью данных.

    

   

 

Рис.3. Иерархическая  модель базы данных

Иерархическую модель базы данных изображают в виде дерева (рис.3). Элементы дерева, вершины, представляют совокупность данных, например логические записи. Каждой вершине соответствует множество экземпляров записей, составляющих логический файл. Вершины расположены по уровням и связаны между собой отношениями подчиненности. Единственная вершина верхнего уровня является корневой. Иерархическая модель данных обеспечивает так называемые одно – многозначные отношения между данными.

Сетевые модели базы данных соответствую более широкому классу объектов управления, хотя требуют  для своей организации и дополнительных затрат. Сетевая модель позволяет любому объекту быть связанным с любым другим объектом. Сетевые модели сложны, что создает определенные трудности при необходимости модернизации или развития СУБД.

Реляционная модель базы данных представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами На этой модели базируются практически все современные СУБД. Это модель более понятна, «прозрачна» для конечного пользователя организации данных. К преимуществам реляционной модели базы данных можно отнести также более высокую гибкость при расширении базы данных, состава запросов к ней. Реляционная организация базы данных в виде таблицы содержит программу выпуска изделий. Эта база данных включает в себя три атрибута: код технологической группы оборудования, код изделия, программу выпуска.

Одно из основных различий между тремя типами моделей  СУБД состоит в том, что для  иерархических и сетевых СУБД их структура не может быть изменена после ввода данных, тогда как реляционных СУБД структура может изменяться в любое время. Для больших баз данных, структура которых остается длительное время неизменной, именно иерархические и сетевые СУБД могут оказаться наиболее эффективными, ибо они могут обеспечивать более быстрый доступ к информации базы данных, чем реляционные СУБД. Однако большинство СУБД для ПК работают с реляционной моделью. К реляционным моделям относят, например, Clipper, dBase, Paradox, FoxPro, Access, Oracle²⁰.

Не менее  важными объектами проектирования являются автоматизирование рабочие места (АРМ) специалистов, и руководителей различных звеньев и уровней управления организацией. Определяющим в этом процессе является профессиональная ориентация работника.

Учитывается, что  специалисты и руководители среднего звена решают главным образом задачи тактического характера: занимаются среднесрочным планированием, анализом и организацией работ в течение ограниченного временного отрезка, например, анализом и планированием поставок материальных ресурсов, составлением производственных программ. АРМ такой категории работников проектируется с учетом специфических особенностей решаемых ими задач. Такими особенностями являются периодичность (регламентированность) формирования результативных документов, четко определенные алгоритмы решения задач, использование разнообразной нормативно – справочной и оперативной информации, накапливаемой и сохраняемой в информационной базе АРМ специалиста либо на файл – сервере корпоративной информационной системы.

АРМ руководителей высшего уровня управления (руководителей фирм, предприятий, организаций) проектируются с расчетом решения стратегических и прогнозных задач. Такими задачами могут быть: установление стратегических целей, планирование материальных ресурсов, выбор источников финансирования, формирование инвестиционной политики и т.д. Задачи системы поддержки принятия решений имеют, как правило, нерегулярный характер, им свойственны недостаточность имеющейся информации, ее противоречивость, неточность, преобладание качественных оценок целей и ограничений, слабая формализованность алгоритмов решения. Поэтому АРМ руководителя должен оснащаться программными средствами для составления аналитических отчетов произвольной формы, реализации задач математико – статистического анализа, экспертных оценок и систем, математического и имитационного моделирования, вывода результатов анализа в виде разнообразных графиков и т.д. При этом учитывается необходимость использования баз обобщенной информации, информационных хранилищ, баз знаний, правил и моделей принятия решений²¹.

Объектом проектирования является и каждое рабочее место  специалиста, где очень важным оказывается  организация интерфейса пользователя для повышения эффективности  его профессиональной деятельности. АРМ проектируется либо как локальное рабочее место специалиста, либо как узел, рабочая станция, корпоративной информационной системы. Именно этим определяется интерфейс пользователя, состав обеспечивающих подсистем и набор специального программного обеспечения для решения функциональных задач²².

Эффективность принятия управленческих решений в  условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных  инструментов анализа финансово  – хозяйственной деятельности предприятий.