Анализ и совершенствование управленческой деятельности в организации (на примере Главного управления МЧС России по Республике Ингушет

В частности, использование Web-технологии – внутрикорпоративной сети Интранет. Интранет – это перенос технологий Интернет во внутрикорпоративную деятельность предприятий или организаций. Информация, обращающаяся в Интранет, не предназначена для публичного использования, следовательно, особую роль играют методы авторизации доступа и криптозащиты данных.

Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам корпоративной сети Интранет. Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой мультимедиа-информации), а также путем организации внутренних ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах).

Интранет дает ощутимый эффект в деятельности организации, что связано, в первую очередь, с  резким улучшением качества потребления  информации и ее прямым влиянием на процесс. Для информационной системы  организации ключевыми становятся понятия «публикация информации», «потребители информации», «представление информации».

Также на предприятии  широко используется пакет программ MicrosoftOffice. В качестве редактора для обработки текстовой информации используется MicrosoftWord, для обработки табличной, числовой информации применяется MicrosoftExcel.

В качестве основной СУБД в настоящее время используется MicrosoftAccess, локальная СУБД, позволяющая создавать запросы, осуществлять связь с внешними таблицами и базами данных.

Кроме того на предприятии  используется программа для работы с электронной почтой и группами новостей OutlookExpress, программа для распознавания текста ABBYYFineReader, позволяющая быстро и точно переводить изображения документов и PDF – файлы в электронные редактируемые форматы без необходимости перепечатывания.

В качестве информационно  – справочной системы на предприятии  используется правовая система ГАРАНТ, обеспечивающая доступ к полному  и актуальному банку юридической  информации.

Также организация подключена к системе МЭДО (Межведомственный электронный документооборот). Это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота.

Реализация  взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы  «Информационное общество (2011-2020 гг.)», утвержденной распоряжением Правительства  РФ от 20.10.2010 № 1815-р.

Целью создания МЭДО является повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

• редактирование текста
• электронные таблицы
• деловая и презентационная графика
• планирование работ и совещаний
• генерация отчетов из базы данных
• мультимедиа 
  Функциональная схема управления электронными документами на предприятии представлена на следующем рисунке.

 

            Рис.5. Документооборот на предприятии

 

Информация  в офис поступает путем импорта  файлов с магнитных носителей  или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты  и т.п.).

Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

 Вывод информации  производится путем печати документов, публикации их на Web – серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникационным линиям связи.

К основным проблемам  в управленческой деятельности отдела ИТ,ГИС и ОКСИОН и Организации в целом следует отнести:

• дублирование работ некоторыми подразделениями;
• низкая скорость исполнения заданий;
• усложненный процесс документооборота;
• недостаточное использование современных информационных технологий. В частности, СУБД Access, используемая на предприятии, неэффективно расходует сетевой трафик и показывает низкую эффективность при большом количестве пользователей.

Информационная  технология организации плохо справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации, что ведет к увеличению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии - это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

• степень централизации  технологического процесса;

• тип предметной области;

• степень охвата задач управления;

• класс реализуемых  технологических операций;

• тип пользовательского  интерфейса;

• способ построения сети.

Наблюдается повышенная степень централизации технологического процесса.

При этом нарушено соотношение с федеральными информационными  системами.

Как известно, ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

При этом очевидно, что в рассматриваемой организации не достаточно сложилась система управления административно-территориальными объектами, расположенными на территории Республики Ингушетия.

В целом информационная система, представленная в ГУ МЧС  Республики Ингушетия больше подходит для малых предприятий, что не соответствует в целом функциям организации.

 

Выводы

В результате проведенного исследования было выявлено, что в  рассматриваемой организации не достаточно сложилась система управления административно-территориальными объектами, расположенными на территории Республики Ингушетия.

Целями и  предметом деятельности ГУ МЧС России по РИ является: обеспечение решения задач в области гражданской обороны.

Отдел ИТ, ГИС и ОКСИОН входит в состав Управления делами. Главной функцией отдела является поддержание автоматизированных систем предприятия в работоспособном и актуальном состоянии, а также организация разработки и внедрения новых систем.

Организационная структура Отдела автоматизации  построена по линейно–функциональному  принципу. Кадровый состав Отдела автоматизации количественно и качественно обеспечен кадрами, уровень образования, квалификация, стаж работы руководящих работников удовлетворяют требованиям работы Предприятия.

Служба обработки  информации в Организации включает в себя различные технологии обработки, хранения, защиты и передачи информации. В связи с увеличением роста пользователей информационных технологий используемые ныне в Организации СУБД замедляют темп работы, тем самым, снижая  эффективность управленческой деятельности в целом. Следовательно, необходимо внедрить в Организации новые, более эффективные информационные технологии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ С ПРИМЕНЕНИЕМ ИНФОРМАЦИОННЫХ   ТЕХНОЛОГИЙ В ГУ МЧС РОССИИ ПО РЕСПУБЛИКЕ ИНГУШЕТИЯ

 

3.1. Рекомендации по совершенствованию управленческой деятельности              с использованием информационных технологий

 

По результатам  анализа управленческой деятельности ГУ  МЧС России по РИ», а именно отдела ИТ, ГИС и ОКСИОН, выявились различные недостатки в функционировании службы обработки информации. Информационные потоки на предприятии недостаточно эффективны, не используются все возможности современных информационных технологий. Все это, в свою очередь, замедляет и усложняет рабочий процесс, снижает общую эффективность.

Необходимо  в кратчайшие сроки реорганизовать систему управленческой деятельности в ГУ МЧС республики Ингушетия.

Концентрация  системы вокруг единственного сервера  не всегда является лучшим решением, так  как существуют жесткие ограничения на количество клиентов, подключенных к серверу. Увеличение числа клиентов приводит к замедлению реакции системы. Кроме того, в современных условиях функционирования предприятия или организации для выработки оптимального управленческого решения необходимо централизованно решать разноплановые задачи, начиная с традиционных бизнес-приложений типа программ бухгалтерского учета и заканчивая задачами оценки коммерческого риска с использованием систем искусственного интеллекта.

Практика показывает, что смешивать весь спектр подобных задач в одном компьютере неэффективно, а попытки обойти указанные ограничения за счет наращивания вычислительной мощности центрального сервера приводят к резкому увеличению финансовых затрат. Поэтому подобное комбинированное построение автоматизированной информационной технологии и организация локальной вычислительной сети с одним информационным узлом концентрации вполне себя оправдывают только при реализации на малых предприятиях.

Большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т.д.

Производится  наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификации и т.д. Для исключения узких мест в организации информационной технологии средних предприятий используется несколько серверов в различных функциональных подразделениях предприятия. Так, локальная вычислительная сеть средних предприятий представляет собой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне - подключение локальных вычислительных сетей различной топологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам.

В качестве рекомендаций по устранению данных проблем можно  предложить программный продукт ActionWorkflow. Данная система позволяет свести к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия, а также дает возможность планирования определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. В случае, если нет устоявшегося порядка обработки текста и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в распоряжение предоставляется «свободный маршрутизатор», созданный и интегрированный в систему DOCS Open. Посредством его из списка пользователей системы или групп абонентов выбирается адресат, просматривается статус мероприятия (получена/прочитана/выполнена и т.д.), прослеживаются  этапы  обработки  той или иной  информации. При наличии относительно стабильных маршрутов прохождения документов предпочтительнее использовать возможности продукта ActionWorkflow компании ActionTechnologies.

При этом необходимо определится с выбором инструментария для переноса существующих в организации процессов на язык, понятный машинам. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования комплекса, но и на конечный результат. Методология ActionWorkflow в элементарном звене (цикле) включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес – процесса.

Основные особенности ActionWorkflow:

• методология учитывает "человеческий фактор";
• в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли);
• созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему;
• четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;
• на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами;
• санкционированный доступ к информации, администратор системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
• поэтапность внедрения – автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс;
• система имеет открытый интерфейс для поддержки существующих приложений.