Планирование и управление товарно-материальными запасами

Тема 4. Планирование и управление товарно-материальными  запасами

 

 

1. Политика управления запасами

В качестве одного из важнейших направлений  деятельности менеджера компании выступает  управление запасами. Это является следствием того, что достижение максимальной рентабельности собственного капитала возможно в основном двумя способами: повышением эффективности (рентабельности) производственной деятельности и повышением оборачиваемости активов.

Действительно, капитал, замороженный в виде запасов, не только не приносит «процентов»  на вложенный капитал, но и требует  затрат по хранению. Поэтому современные компании стараются минимизировать уровень запасов.

С другой стороны, нехватка запасов также приводит к потерям как материальным - затраты на срочную покупку и доставку, так и не выражающихся непосредственно в денежном виде - потеря доверия клиентов.

Таким образом, необходимо построение такой  системы управления запасами, которая бы минимизировала издержки по владению запасами. При этом в отношении определенной категории запасов предприятием вырабатывается соответствующая политика управления.

Политика управления запасами - это часть общей политики управления оборотными активами предприятия, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением.

Разработка  политики управления запасами охватывает ряд последовательно выполняемых этапов работ, основными из которых являются:

1. Анализ запасов  товарно-материальных ценностей  в предшествующем периоде - выявление уровня обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования:

1.1. Показатели общей суммы запасов товарно-материальных ценностей — темпы ее динамики, удельный вес в объеме оборотных активов и т.п.

1.2. Структура запасов в разрезе их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров.

1.3. Эффективность использования различных видов и групп запасов и их объема в целом, которая характеризуется показателями их оборачиваемости.

1.4. Объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.

Классификация затрат по компонентам:

1. Затраты, связанные с владением  материалами:

1.1. Коммерческие затраты:

1.1.1. Проценты:

1.1.2. Страхование;

1.2. Затраты на хранение:

1.2.1. Содержание складов;

1.2.2. Операции по перемещению запасов.

1.3. Затраты, связанные с риском  потерь вследствие:

1.3.1. Устаревания;

1.3.2. Порчи;

1.3.3. Замены одного вида материала  на складе другим;

1.3.4. Замедления темпов потребления  данного продукта.

1.4. Возможности получения прибыли  путем альтернативного вложения средств:

1.4.1. Увеличение производственной мощности;

1.4.2. Снижение стоимости продукции;

1.4.3. Капиталовложения в другие предприятия;

1.4.4. Выплата дивидендов.

2. Затраты, связанные с размером  партий:

2.1. Выдача и закрытие заказов;

2.2. Ведение соответствующих переговоров;

2.3. Подготовка производства:

2.3.1. Наладка оборудования;

2.3.2. Испытание первого образца изделия;

2.3.3. Брак, полученный при наладке  оборудования;

2.3.4. Потери времени на период освоения  операций.

2.4. Потери мощности при изменении видов работ.

2.5. Затраты на перемещение партий, оперативное планирование и расходы,  связанные с ускорением оборота оборотных средств.

2.6. Риск исчерпания запасов.

3. Затраты, связанные с дефицитом  запасов:

3.1. Ускорение доставки поступающих материалов:

3.1.1. Расходы на связь;

3.1.2. Расходы на разъезды;

3.1.3. Оплата агента;

3.1.4. Дополнительные расходы,  связанные с малыми размерами  партий.

3.2. Ускорение движения запасов на  предприятии:

3.2.1. Затраты на изменение графика  очередности заказов;

3.2.2. Дополнительные затраты, связанные  с дроблением партий.

3.3. Ускорение поставки отгружаемых  материалов:

3.3.1. Расходы на связь;

3.3.2. Расходы на перевозку товаров  отдельными партиями;

3.3.3. Премии за быструю транспортировку.

3.4. Коммерческие убытки и расходы  - потеря прибылей и рост доли  накладных расходов, связанный с сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров:

3.4.1. Конкуренты получают возможность  установить связи с ее заказчиками;

3.4.2. Заказчики побуждаются к размещению  заказов у других поставщиков;

3.4.3. Необходимость затрат времени на восстановление связей с клиентами.

4. Затраты на управление запасами:

4.1. Затраты на обучение:

4.1.1. Технического персонала;

4.1.2. Управленческого аппарата;

4.2. Затраты на содержание:

4.2.1. Технических служащих;

4.2.2. Конторских служащих.

2. Определение целей формирования запасов:

а) обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов);

б) обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции);

в) накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде (сезонные запасы сырья, материалов и готовой продукции) и т.п.

В процессе формирования политики управления запасами они соответствующим образом классифицируются для обеспечения последующей дифференциации методов управления ими.

3. Оптимизация размера основных групп текущих запасов:

3.1. Разделение всей совокупности  запасов товарно-материальных ценностей на два основных вида — производственные запасы (запасы сырья, материалов и полуфабрикатов) и запасы готовой продукции.

3.2. В разрезе каждого из видов  выделение запасов текущего хранения — постоянно обновляемая часть запасов, формируемых на регулярной основе и равномерно потребляемых в процессе производства продукции или ее реализации покупателям. Для оптимизации размера текущих запасов товарно-материальных ценностей используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила модель Уилсона «Модель экономически обоснованного размера заказа» (Economic ordering quantity — EOQ model). Она может быть использована для оптимизации размера как производственных запасов, так и запасов готовой продукции.

4. Оптимизация общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов – расчет оптимальной суммы запасов каждого вида (в целом и по основным группам учитываемой их номенклатуры) осуществляется по формуле:

З_iПЛ = (Т_iТХ * С₀)+ З_iСХ + З_iЦН    (1.1)

где З_iПЛ — оптимальная сумма запасов i-го вида на конец рассматриваемого периода; Т_iТХ — норматив запасов текущего хранения в днях оборота; С₀ — однодневный объем производства (для запасов сырья и материалов) или реализации (для запасов готовой продукции) в предстоящем периоде; З_iСХ — планируемая сумма запасов сезонного хранения; З_iЦН — планируемая сумма запасов целевого назначения других видов.

5. Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии -  с целью своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечения в хозяйственный оборот излишне сформированных их видов.

Среди систем контроля за движением запасов в странах с развитой экономикой наиболее широкое применение получила «Система ABC».

Суть  этой контролирующей системы состоит  в разделении всей совокупности запасов товарно-материальных ценностей на три категории исходя из их стоимости (стоимость единицы запасов умножают на потребность в натуральных единицах), объема и частоты расходования, отрицательных последствий их нехватки для хода операционной деятельности и финансовых результатов и т. п.

При ранжировании используют правило любителей пива – «20% людей выпивают 80% пива» или «на небольшое количество позиций запасов приходится значительная денежная ценность». При этом выделяют три основные категории товарно-материальных запасов (см. рис. 1.1).

КАТЕГОРИЯ А	Небольшое количество позиций, имеющих наибольшую денежную  ценность
КАТЕГОРИЯ В	Среднее количество позиций, имеющих среднюю денежную  ценность
КАТЕГОРИЯ С	Большое количество позиций, имеющих небольшую денежную ценность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Особенности управления запасами при методике АВС

 

В категорию «А» включают наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком. Для управления запасами из данной категории применяются наиболее сложные методики, тщательно отслеживается оборот и наличие данных запасов на складе; особое внимание уделяется работе с поставщиками данных запасов, небольшие ошибки в управлении запасами данной категории приводят к большим потерям. Частота завоза этой категории запасов определяется, как правило, на основе «Модели EОQ». Круг конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в категорию «А», обычно ограничен и требует еженедельного контроля.

В категорию «В» включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности. Запасы этой группы контролируются обычно один раз в месяц. Для управления товарами данной категории применяются те же методики управления, но в них используют более простые, приближенные расчеты, большие ошибки при управлении недопустимы, так как они приводят к большим потерям.

В категорию «С» включают все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Для управления данной категорией запасов применяются упрощенные методы, как правило, используют большой объем одного заказа, создают избыточные страховые запасы (в разумных пределах), реже отслеживается состояние запасов на складе; затраты на скрупулезное управление данным видом запасов не компенсируются экономией от эффективного управления, основная задача управления данной категорией запасов - постоянное наличие их на складе. Поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.

Таким образом, основной контроль запасов  по «Системе ABC» концентрируется на наиболее важной их категории с позиций обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов.

В процессе разработки политики управления запасами должны быть заранее предусмотрены  меры по ускорению вовлечения в оборот сверхнормативных запасов. Это обеспечивает высвобождение части финансовых ресурсов, а также снижение размера потерь товарно-материальных ценностей в процессе их хранения.

6. Реальное отражение в финансовом учете стоимости запасов товарно-материальных ценностей в условиях инфляции. В связи с изменением номинального уровня цен на товарно-материальные ценности в условиях инфляционной экономики, цены, по которым сформированы их запасы, требуют соответствующей корректировки к моменту производственного потребления или реализации этих активов. Если такая корректировка цен не будет произведена, реальная стоимость запасов этих активов будет занижаться, а соответственно будет занижаться и реальный размер инвестированного в них капитала.

В практике финансового менеджмента для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод ЛИФО (LIFО), который основан на использовании в учете последней цены их приобретения по принципу «последний пришел — первый ушел». В отличие от метода ФИФО (FIFO), основанном на принципе «первый пришел — первый ушел», он позволяет получить реальную оценку этих активов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

2. Модель оптимального размера заказа (модель Уилсона)

Для создания на предприятии эффективной системы управления запасами с целью минимизации совокупных издержек владения необходим широкий спектр информации.

Информация, необходимая  для эффективного управления запасами:

• Прогноз спроса (потребности) (D) - как правило, прогноз спроса по месяцам с учетом сезонных колебаний. Может быть постоянным и переменным (в единицах). Переменный спрос - это такой спрос, при котором существует вероятность отклонения реального дневного спроса от среднего дневного спроса.
• Время выполнения заказа (t_п) - время, которое проходит с момента заказа товаров у поставщика до прихода товара на склад. Время выполнения заказа так же может быть постоянным и переменным. При переменном времени выполнения заказа существует вероятность того, что товар поступит на склад позже установленного срока.