Организация внутрифирменных коммуникаций

Помимо обмена по нисходящей, организация  нуждается в коммуникациях по восходящей. Их назначение – пояснение задач, обеспечение вовлеченности. К примеру, банковский служащий может заметить, что новая ЭВМ иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем прежде, поскольку машина периодически занята или отключается. Служащие могут сделать вывод, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, банк эффективно проинформировал каждого служащего о том, что обслуживание клиента – первая наша забота. В этом случае служащие готовы своему непосредственному начальнику о возникшей проблеме. Этот начальник, в свою очередь, должен проинформировать управляющего операциями, а тот – вице - президента по банковским операциям [15].

Передача информации с низших уровней  на высшие может заметно влиять на производительность. В одном реальном примере инженер разработал более  эффективный способ раскроя листового  металла для крыльев самолета, и сообщает о своей идее непосредственному  начальнику. Если руководитель решил  поддержать предложение инженера, он сообщит о нем на следующий, более  высокий уровень управления. Изменение  требует одобрения со стороны  управляющего заводом или управляющего производственными операциями на более  высоком уровне. Налицо ситуация, в  которой нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться  на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности  организации за счет увеличения производительности [6].

Другими словами, коммуникации снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Отдельно останавливаясь на коммуникации «руководитель – подчиненный, можно сказать, что наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, рассмотрим этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, с обсуждением проблем эффективности работы, достижения признания, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях [19].

Отдельного внимания этот тип внутренней коммуникации заслуживает еще и  потому, что здесь надо говорить о стилях управления или стилях руководства. Именно от стиля зависит модель коммуникации на вертикальном уровне.

По М. Мескону, «стиль руководства – это привычная манера поведения руководителя по отношению к подчинённым, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению стилей организации». Или другими словами, стиль работы – это способ воздействия руководителя на подчинённых с целью эффективного  выполнения управленческих функций.

На стиль оказывают влияние личность руководителя, способы и приёмы, с помощью которых он осуществляет управленческую функцию, т.е. субъективные факторы, а с другой стороны окружающая производственная среда, специфика сферы деятельности, особенности руководимого коллектива и др. объективные факторы и, наконец, стиль выражает отношения, складывающиеся между руководителем и подчинённым. Сложность и разнообразие этих отношений предопределяют высокую вариантность конкретных стилей руководства, которые могут классифицироваться по различным признакам. Командирский стиль руководства был ведущим стилем в управлении социалистическими предприятиями или коллективами, так как страна постоянно вела битву за план. А где битва, там и приказ, а где приказ, там и беспощадность к человеку, подчинённому. Командный стиль руководства требовал особых психологических и правовых установок. Сейчас создаются новые, исключительно благоприятные возможности для становления высокорезультативного стиля руководства, что до недавнего времени сдерживалось, в частности, слабостью демократических начал в управлении, господством коммерческо-бюрократических приёмов работы, отсутствием должной личной ответственности и прочими недостатками [18].

Остановимся теперь на коммуникации между руководителем и рабочей группой. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и рабочей группой. Коммуникацией с рабочей группой в целом позволяет руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритета отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой [5].

Что касается коммуникации между различными отделамим, то можно сказать, что  в дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Горизонтальная коммуникация в организации осуществляется между теми, кто находится на одинаковом уровне иерархии управления, а также общение с людьми, не относящиеся к этой организации. Продольное общение позволяет начальникам одних отделов общаться с начальниками других отделов, что дает возможность им координировать свою деятельность. Работники отдела сбыта могут общаться со своими покупателями, инспектора с заведующими хозяйствами и т. д [4].

Таким образом, наличие канала общения  между различными звеньями с целью  решения многих проблем и передачи информации, представляющей общий интерес  способствует их согласованной работе. К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через научно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникации по горизонтали заключаются в  формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации. 
Формальные и неформальные коммуникации.

Кроме всего перечисленного, в организации  следует различать еще виды коммуникаций: формальный коммуникации, неформальные коммуникации (связанные с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространение слухов о служебных вопросах).  
При осуществлении коммуникаций следует принимать во внимание наличие «барьеров непонимания» (семантического, стилистического, логического, фонетического, барьера авторитета и др.) и овладевать методами их преодоления.

Формальные коммуникации протекают в формальных группах – подразделениях людей, созданных по инициативе администрации. Руководители этих подразделений и члены формальных групп назначаются администрацией [2].

Неформальные коммуникации протекают в неформальные группы–это группы людей, не связанных должностной иерархией и объединенных на основе дружеских отношений, общности интересов и т. п.  
Во многих случаях информация, передаваемая по неофициальной системе коммуникаций, оказывается более точной и эффективной, чем официальная система. Система неофициальных сообщений (виноградная лоза) является основной неофициальной коммуникационной системой, которая оплетает всю организацию и оплетает нисходящие, восходящие и горизонтальные официальные каналы. 

Система неофициальных сообщений, обладая гибкостью и затрагивая личности, распространяет информацию гораздо быстрее, чем самая эффективная управленческая коммуникационная система. 
Таким образом, во-первых, это наиболее скорая форма коммуникации. Во-вторых, все виды информации передаются при помощи этой системы. В-третьих, поток информации не следует по установленному образцу. Но очень часто эта система пользуется дурной славой из-за того, что она искажает информацию. Так как эта система является неофициальной, то для нее не существует официальных сфер (линий) полномочий (ответственности) и подотчетности. Поэтому, каждый человек, участвующий в этой системе, может изменять передаваемые блоки информации по своему усмотрению. 
Слух является неформальным и неконтролируемым средством коммуникации. Он несет информацию более волнующую, чем просто факты или правда, так как возникает в том случае, когда отсутствует четкая и правдивая информация. Слово путешествует дальше той группы, в которой рождается, и чем дальше движется, тем больше искажается. Задача специалистов – реагировать на слух сразу. Как правило, лиц, пристрастных к такого рода информации, особенно привлекают данные о заработной плате, подробности продвижения по службе, данные, касающиеся личных сторон жизни таких, как семейные отношения и т.п. В силу своих качеств эта система неофициальных сообщений может искажать любые передаваемые блоки информации. Но это не значит, что необходимо бороться с неформальными группами и неофициальной информацией, ведь формальные и неформальные группы тесно взаимодействуют, и необходимо приобретать навыки управления ими с тем, чтобы направлять усилия на достижения целей организации. В идеале следовало бы приближать формальную информационную сеть организации к неформальной структуре, чтобы облегчить персоналу общение, ведь всякое затруднение прохождения информации по отделам ослабляет производственный потенциал организации [14].

Таким образом, коммуникации в организациях должны обеспечивать точную информацию с надлежащим эмоциональным подтекстом для всех членов, нуждающихся в ней. Это предполагает, что каждая компания выбирает свой стиль и уровень внутренних коммуникаций, в связи с ее структурой и политикой.

1.4 Модели организации внутрифирменных коммуникаций

Разработка стратегии внутренних коммуникаций основывается на анализе  того, что руководство стремится донести до сотрудников: послания, исходящие от руководства, касающиеся не только достижений и результатов, но и ценностей, планов, намерений и предложений (с возможностью их обсуждения с работниками и получения от них обратной связи); что сотрудники хотят узнать от руководства (это можно установить с помощью фокус - групп, анкетирования сотрудников, включенного наблюдения, анализа производственных конфликтов); какие проблемы возникают при передаче информации в компании(например, отсутствие соответствующих каналов коммуникации, недооценка потребности сотрудников быть информированными о происходящих в компании изменениях, недостаток навыков делового общения или использования уже внедренных каналов коммуникации); какова степень централизации организационной структуры и корпоративного бренда [10].

В зависимости от особенностей бизнес - стратегии и типа организационной структуры выделяют несколько видов организации системы внутренних коммуникаций.

1. Модель «Ресурсный центр». Подходит для бизнес - стратегии, не предполагающей серьезных внутриорганизационных изменений. Данный подход оправдывает себя в крупных компаниях, работающих в условиях низкоконкурентной среды, на стабильных рынках.  Эта классическая модель подразумевает, что в компании внутренние коммуникации не только административно, но и технически обеспечиваются единым подразделением. Оно располагает собственной редакцией, полиграфией, аудио - визуальными средствами (включая корпоративные радио -  и телепередачи, создание и распространение корпоративных компакт-дисков и т. д.), собственной командой организаторов корпоративных событий. Подразделение действует «по - журналистски», как «внутрикорпоративный репортер», при этом мало внимания уделяется стратегическому планированию внутренних коммуникаций, решению организационных проблем и выстраиванию социального партнерства.

2. Модель «Экспертный центр». Подходит крупным устойчивым компаниям, характеризующимся большим количеством уровней управления,  но действующим в условиях более динамичной конкурентной среды. Одно центральное подразделение по внутренним коммуникациям обеспечивает всю стратегическую и техническую поддержку компании. Этот, как правило, крупный департамент разделен на отделы по функциям, по каналам информации (отдел печатных СМИ, отдел мультимедия и т. д.), по этапам организации (например, отдел исследований, отдел планирования, отдел корпоративных событий и т.п.), по целевым группам (например, отдел по работе со СМИ, отдел по работе с местным сообществом, отдел по работе с молодыми специалистами и т.д.). Департамент готовит и защищает план своей деятельности на год, опираясь на минимальное количество консультаций с линейными менеджерами. Он оповещает другие подразделения о том, что он планирует делать для них в течение года, но остается при этом открытым к их запросам. Бюджет на внутренние коммуникации практически полностью централизован, а внешние консультанты привлекаются, как правило, лишь при проведении особо крупных программ.