Организация внутрифирменных коммуникаций

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы обусловлена тем, что коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность  управления организацией и на ее функционирование в целом. Коммуникация – это одна из наиболее сложных и неоднозначных проблем организационного поведения. По общему признанию ведущих специалистов в области PR, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только организации, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей станы в целом.

Объектом исследования данной курсовой работы является ОАО «СоюзПищепром». Предметом изучения курсовой работы выступила организация внутрифирменных  коммуникаций на примере компании «СоюзПищепром».

Цель данной курсовой работы – рассмотреть и проанализировать организацию внутрифирменных коммуникаций.

Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть основные понятия PR – коммуникаций;

2) определить место и роль внутрифирменных коммуникаций в современном обществе;

3) проанализировать проблемы организации внутренних коммуникаций и рассмотреть решения этих проблем;

4) сравнение организации внутрифирменных коммуникаций зарубежных и отечественных компаний;

5) рассмотреть организацию внутренних коммуникаций на примере компании «СоюзПищепром» и разработать рекомендации по совершенствованию внутрифирменной работы.

В теоретическую основу курсовой работы легли исследования таких специалистов в области PR и менеджмента, как И.М. Синяева, В.Л. Доблаев, Е.П. Голубков, С.Г. Божук и др.

Курсовая работа включает в себя: введение, два раздела, заключение, библиографический список из 27 источников, 4 приложения. В первом разделе освещены вопросы теоретико - методологических аспектов организации внутрифирменных коммуникаций. Вторая глава – это практическая часть, где будет рассмотрена организация внутренних коммуникаций в компании «СоюзПищепром» и предложены рекомендации по улучшению организации внутренних коммуникаций для дано компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  ВНУТРИФИРМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

 

1. Понятия о PR - коммуникациях

Под коммуникацией в широком  смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку. В организационном  контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация – это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Коммуникация – это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [3].

Коммуникация – это процесс информирования и убеждения субъектов коммуникации, с целью изменения действий или поведения субъектов. Коммуникация обязательно подразумевает под собой трансляцию информации в двух направлениях: от инициатора к получателю, и от получателя – к инициатору. Неотъемлемой частью коммуникаций является процесс обратной связи [7].

Коммуникации, осуществляемые организацией (фирмой, корпорацией и т.п.), могут  быть как внешними, так и внутренними.

Внешние коммуникации распространяются за рамки организации, то есть коммуникатор или получатель сообщения находится за пределами структур.

Примерами внешней коммуникации могут  служить пресс - релиз, посылаемый организацией в СМИ, публичные выступления её представителя на пресс - конференции, издание информационного бюллетеня для широкой аудитории, дни открытых дверей и т.п.

Для профессиональной организации  внешних коммуникаций необходимо знание, как внешней среды, так и особенностей коммуникативного процесса.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся  внутри структуры. К внутренним коммуникациям, например, относятся корпоративная газета (информационный листок для сотрудников), собрания, внутреннее радио, доска объявлений и т.д [4].

Иными словами, следует сказать, что Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации – это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

 

 

2. Понятие и сущность внутрифирменных коммуникаций

Рассмотрим один из видов коммуникаций – внутренний вид коммуникации.

Внутрифирменные коммуникации – это процесс коммуникаций, охватывающий аудитории внутри компании.

Инициатором внутрикорпоративной коммуникации выступают руководители компании, активные сотрудники (лидеры мнений), владельцы уникальной информации или группы сотрудников, заинтересованные в обсуждении или решении конкретных вопросов [8].

Субъектом внутрифирменной  коммуникации выступает как отдельный сотрудник компании (любого уровня) или группа сотрудников компании, объединенная по некоторому принципу, так и подразделение (филиал, общество компании) [9].

В любой организации используются как минимум два коммуникативных  средства – устные коммуникации и заметки - записки. В более крупных организациях используются другие виды коммуникативных средств.

1. Корпоративное СМИ (Например, листки новостей – внутренние газеты, одно из печатных средств коммуникаций. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике, могут окрашиваться в свой цвет, могут распространяться по принципу «почитал – передай другому», или адресно руководителям подразделений. Управленческие  публикации–многие компании публикуют частые бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. Существуют и более формальные публикации–такие как журналы для менеджмента).

2.  Ежегодные отчеты для занятых – новое и менее распространенное средство для российских организаций, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Ежегодный отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года.

3.   Доски  объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инциндентов. Электронные доски внутренних объявлений могут вестись организацией, использующей Internet.

4.  Внутреннее  видео и использование видеопленки становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику.

5. Интернет как средство внутриорганизационных  коммуникаций. По эл. почте  может рассылаться информационный бюллетень. Корпоративная эл. доска объявлений для сотрудников – удобное средство внутреннего информирования для организаций, где значительное количество сотрудников имеют прямой и удобный доступ к Интернет – на рабочих местах.

6. Непосредственные  коммуникации с руководителями – конференции, проводимые раз в год или в полгода, собирают вместе людей, которые редко встречаются вместе. В сравнении с видео, конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводиться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом.

7.  Слухи в некоторых организациях – наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции.

На выбор и построение оптимальных  внутренних коммуникаций определяющее влияние оказывает предназначение организации – ее цели, задачи, статус, масштаб и направление деятельности.

Целью внутрифирменной коммуникации является трансляция информации внутри компании, от одной целевой группе к другой, а также принятие и разделение сотрудниками целей и ценностей компании.

Внутрифирменные коммуникациим – один из двигателей бизнеса компании [16].

Коммуникации – это нервная система организации, каналы, по которым передается информация, жизненно необходимая для работы компании. Эффективные коммуникации доставляют нужную для работы информацию в нужное место и кратчайшие сроки, что помогает нам строить свой бизнес эффективно.

Внутрифирменные коммуникации – часть корпоративной культуры и этики компании. Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными и точными; прозрачными, а сообщаемые сведения – основанными на достоверных фактах; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

Коммуникация считается  успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель (Приложение А).

Задачами внутрикорпоративных коммуникаций являются:

1) создание единого информационного пространства для всех сотрудников компании;

2) информирование сотрудников о бизнесе компании и предоставление им необходимой информации о работе компании;

3) получение обратной связи от сотрудников и работа с ней;

4) сопровождение изменений в компании;

5) укрепление лояльности персонала;

6) формирование единой корпоративной культуры;

7) укрепление командного духа и чувства общности;

8) поддержание и развитие горизонтальных связей внутри компании.

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные факторы. Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные – осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.) [23].

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны – это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений [11].

Тип личности человека имеет  также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание  типа личности собеседника позволит вам адаптировать свои предложения  и даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах [10].

Иными словами, можно сказать, что коммуникации – жизненно важное звено между руководителем и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы.

 

 

1.3 Уровни внутрифирменных коммуникаций

Говоря об обмене информацией внутри организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного  общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс [17].

Различают несколько уровней внутрифирменных  коммуникаций:

–  межуровневые коммуникации в организации;

–  коммуникация «руководитель – подчиненный»;

–  коммуникация «руководитель – рабочая группа»;

–  коммуникации между различными отделами;

–  формальные и неформальные коммуникации.

Рассмотрим более подробно каждый уровень коммуникации. В межуровневой коммуникации информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Ее назначение – координация действий. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменение приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице - президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. Эта форма коммуникации относится к руководству людьми и управление будет эффективным, если будут приняты во внимание проблемы общения, направленного вниз. Рост и сложность современной промышленности и коммерческой деятельности усложняет процесс управления, делает актуальным создание эффективных средств передачи информации низшим звеньям. Своевременная и точная передача информации подчиненным во всех звеньях предприятия как бы избавляет их от страха и подозрения, которые иногда рабочие испытывают к своему начальнику. Это вызывает у них чувство сопричастности, гордости за свой труд и чувство собственного достоинства. В конечном счете, эффективное общение сверху вниз помогает подчиненным понимать, принимать и реагировать на все изменения в деятельности организации.